Зачем нужна машиночитаемая доверенность и как ее выпустить
Машиночитаемая доверенность — аналог бумажной. Ее главная задача — подтвердить, что сотрудник вправе подписывать электронные документы от имени бизнеса.
В отличие от электронного скана бумажной доверенности у машиночитаемой есть специальный формат и требования к содержанию. Это помогает информационным системам автоматически считывать сведения из нее.
Что такое МЧД
Машиночитаемая доверенность, МЧД, — это электронный документ, с которым сотрудники могут подписывать документы компании или ИП. Например, чтобы сдавать отчетность в налоговую или обмениваться электронными документами с контрагентами.
МЧД можно хранить на компьютере — тогда ее нужно прикреплять к пакету документов каждый раз при отправке. А можно хранить МЧД в информационных системах, например, Госуслуг, удостоверяющих центров или операторов ЭДО.
Как она работает
Работа с МЧД выглядит так:
- Руководитель компании или ИП формирует доверенность в формате XML и подписывает ее своей усиленной квалифицированной электронной подписью, КЭП. В доверенности указано, кто из сотрудников вправе подписывать документы.
- Сотрудник подписывает электронные документы бизнеса личной электронной подписью и прикрепляет к пакету документов файл доверенности или указывает ее номер.
Что именно нужно прописать в МЧД, закрепляет приказ Минцифры. Например, в доверенности нужно указать срок действия, данные о доверителе и представителе, полномочия представителя — всего 14 пунктов.
Зачем она нужна
Электронную подпись для бизнеса выдают только руководителям компаний или ИП. Сотрудники должны подписывать документы личными электронными подписями и прикладывать к документам файл МЧД.
Вот с чем поможет электронная доверенность:
- сдавать отчетность;
- работать на госпорталах;
- работать с контрагентами.
Сдавать отчетность. Сотрудники компании или ИП готовят пакет документов в налоговую или социальный фонд, подписывают их личной электронной подписью и прикладывают файл МЧД — это подтверждает их право сдавать документы в контролирующие органы.
Работать на госпорталах. С помощью МЧД можно подписывать и отправлять документы в ЕГАИС или в систему «Честный знак» — если работаете с алкоголем или маркированными товарами.
Работать с контрагентами. Сотрудник подписывает договоры или накладные личной электронной подписью, а затем прикладывает файл МЧД или указывает идентификатор, по которому контрагент получает всю информацию об МЧД в информационной системе.
Как выпустить МЧД
Сформировать МЧД самостоятельно сложно: в доверенности есть много обязательных полей. Создать файл МЧД можно бесплатно в сервисе налоговой службы. Для этого нужно пройти три шага:
- На главной странице сервиса нажать «Создать доверенность».
- Выбрать из списка форму доверенности, которая вам нужна: единая форма доверенности, передоверие или МЧД для налоговых органов. Нажать кнопку «Ввод сведений».
- Указать сведения о доверенности: ее внутренний номер, даты выдачи и окончания, сведения о доверителе, представителе и передаваемых полномочиях.
Последние нужно выбрать из государственного классификатора. Если в нем нет подходящего классификатора, полномочия можно прописать буквами.
Сервис сформирует XML‑файл, его нужно заверить квалифицированной электронной подписью руководителя или ИП и можно использовать.
1/3Чтобы создать МЧД, нужно заполнить данные и подписать сформированный файл КЭП руководителя или ИП 
2/3Чтобы создать МЧД, нужно заполнить данные и подписать сформированный файл КЭП руководителя или ИП 
3/3Чтобы создать МЧД, нужно заполнить данные и подписать сформированный файл КЭП руководителя или ИП
Как ее проверить
Проверить подлинность МЧД можно в сервисе налоговой службы. Для этого нужно на главной странице выбрать кнопку «Проверить доверенность», ввести уникальный номер МЧД и нажать на кнопку «Просмотр результата». Если доверенность с указанными реквизитами есть в реестре налоговой службы, карточка МЧД отобразится в сервисе.
1/2В сервисе налоговой службы по уникальному номеру доверенности можно узнать ее статус и период действия 
2/2В сервисе налоговой службы по уникальному номеру доверенности можно узнать ее статус и период действия
Как отправить МЧД уполномоченному лицу
Сотрудник может отправлять машиночитаемую доверенность двумя способами:
- Прикрепить отдельным файлом к пакету подписанных ЭП документов.
- Написать получателю документа номер МЧД, который хранится в специальном реестре налоговой службы.
Прикрепить отдельным файлом к пакету подписанных ЭП документов. Это удобно, если доверенность оформляют на короткий срок или в ней прописаны узкоспециализированные полномочия, которые редко используются. Так контрагент или государственный орган сразу сможет изучить МЧД и проверить ее актуальность.
Написать получателю документа номер МЧД, который хранится в специальном реестре налоговой службы. Но нужно заранее заключить соглашение с контрагентом или государственным органом о проверке МЧД таким способом. Другая сторона может вбить номер в поисковой строке реестра и проверить данные: срок действия МЧД, полномочия сотрудника, электронную подпись директора.
Как отозвать МЧД
Если руководитель компании или ИП решает отозвать доверенность, это можно сделать в три шага:
- Сформировать распоряжение на отмену доверенности.
- Подписать распоряжение квалифицированной электронной подписью генерального директора или ИП.
- Загрузить распоряжение в реестр нотариальной палаты.
Если МЧД хранится в реестре налоговой службы, распоряжение нужно загрузить туда же, и оно автоматически отправится в реестр нотариальной палаты.
Что важно запомнить
- МЧД — это электронный документ, который подтверждает право сотрудника подписывать документы компании или ИП. МЧД формирует генеральный директор компании или ИП и подписывает своей усиленной электронной подписью.
- Сотрудники готовят документы от имени компании или ИП, подписывают личными электронными подписями и прикладывают к документам МЧД.
- С помощью МЧД можно подписывать и сдавать отчетность в контролирующие органы, работать на госпорталах или вести электронный документооборот.
- Чтобы отозвать МЧД, нужно сформировать распоряжение на отмену доверенности и загрузить его в реестр нотариальной палаты или налоговой службы, если МЧД хранится там.
