Как вести табель учета рабочего времени

Табель учета рабочего времени нужен, чтобы фиксировать отработанное сотрудником время и исходя из этого рассчитывать ему зарплату. Рассказываем, как вести табель, сколько хранить и что грозит за отсутствие документа.

Что такое табель учета рабочего времени

Табель учета рабочего времени — это документ, в котором фиксируют фактические часы присутствия сотрудника на работе, а также опоздания, прогулы, отпуска, больничные и другие периоды отсутствия.

Кто должен его заполнять и как назначить ответственного

Заполнять документ может руководитель компании, работодатель‑ИП либо работник, которого назначили ответственным.

Если в компании или у ИП несколько структурных подразделений, каждый руководитель составляет табель по своему отделу, а потом передает его в отдел кадров. Дальше кадровики заверяют документ и передают в бухгалтерию.

Выпускать приказ необязательно. Главное, чтобы в трудовом договоре или должностной инструкции ответственного работника была прописана обязанность вести табель.

Какую форму табеля использовать

Работодатель может использовать:

• форму Т‑12;
• форму Т‑13;
• самостоятельно разработанную форму.

Форма Т‑12 состоит из трех разделов: учета рабочего времени, расчетов с сотрудниками и итогового табеля за месяц.

Форма Т‑13 по содержанию проще, чем Т‑12, — в ней один лист. Ее используют чаще.

Как заполнять табель учета рабочего времени

При заполнении табеля можно использовать буквенные обозначения. Вот основные:

• Я — явка, рабочий день;
• Н — работа в ночное время;
• ОТ — ежегодный основной отпуск;
• ОВ — дополнительные оплачиваемые выходные дни;
• К — командировка.

Явки и в некоторых случаях неявки можно обозначать без указания часов. Но иногда неявку придется указать в часах. Например, когда сотрудник первую половину дня был свидетелем в суде, что не считается прогулом, но отметить в табеле нужно, а во вторую часть дня вышел на работу.

Ночную работу, однодневные командировки с выходом на работу в тот же день, работу в выходные и праздничные дни надо указывать в часах.

Подписывают табель два человека:

• сотрудник, который его составляет;
• начальник отдела кадров или руководитель структурного подразделения.

Форма Т‑12. В ней для каждого дня месяца отведены две строки: в верхней указывают, явился сотрудник на работу или нет, в нижней — сколько времени на ней провел.

В графах 5 и 7 указывают сведения о работе сотрудника за первую и вторую половину месяца. В верхней ячейке отражают общее количество отработанных сотрудником рабочих дней, а в нижней — количество отработанных часов.

Форма Т‑13. Для каждого работника в табеле отведено четыре строки, по две на каждую половину месяца. Принцип заполнения аналогичен Т‑12: в верхней ставят код, в нижней — фактически отработанное время.

Ошибки в заполнении

Чаще всего при заполнении табеля допускают такие ошибки:

• не указывают опоздания работника;
• не считают выходные в командировке;
• не считают отработанные дни в командировке;
• не включают медосмотры в рабочее время;
• считают командировкой обучение в другом городе;
• не учитывают количество отработанных часов при ненормированном графике;
• неверно отражают праздничные дни во время отпуска работника.

Не указывают опоздания работника. Если сотрудник опоздал, нужно отметить фактически отработанное количество часов.

Не включают медосмотры в рабочее время. Если сотрудник по требованию работодателя проходит медосмотр, это считают рабочим временем. Если работник проходит медосмотр в свой выходной день, нужно записать количество потраченных часов и оплатить их в двойном размере. В табеле ставят «РВ».

Считают командировкой обучение в другом городе. Курсы повышения квалификации в другом городе в табеле отмечают кодом «ПМ».

Неверно отражают праздничные дни во время отпуска работника. Нерабочие праздничные дни в период отпуска не входят. Если на период отпуска выпадают праздники, нужно проставить код «В».

Сроки и периодичность заполнения

Ответственный сотрудник заполняет табель каждый рабочий день. Передавать информацию в бухгалтерию нужно не реже раза в месяц, обычно — в последний день расчетного периода. Если зарплата выплачивается дважды в месяц, табель можно сдавать дважды — например, на 15‑е и 30‑е или 31‑е число.

Как внести исправления в табель

Нормативные акты не регулируют порядок внесения изменений в табель учета рабочего времени, работодатель определяет его сам. Исправления можно внести двумя способами: зачеркнуть ошибочную информацию и вписать новую в исходный табель или составить корректирующий табель.

В первом случае неверные данные зачеркивают и над ними пишут правильные. Сотрудник, который ответственен за табель, заверяет исправления своей подписью и указывает дату корректировки.

Если нет возможности исправить первый табель, составляют корректирующий с данными первоначального, но без ошибок. Тогда табель можно заполнить на одного работника, у которого произошли изменения.

Нужно ли присваивать табельный номер работнику

Часто работникам присваивают табельный номер — это уникальный идентификатор сотрудника в учете. Он упрощает ведение кадровой документации и исключает путаницу при совпадении Ф. И. О.

Номер присваивают один раз при приеме на работу, и он сохраняется до увольнения. Но работодатели делают это на свое усмотрение и по своим правилам. Ведь в законе нет обязанности присваивать персоналу табельные номера.

Как и сколько хранить табель

Табель учета рабочего времени надо хранить 5 лет по общему правилу и 50 лет, если у вас вредные и опасные условия труда, так как документ может понадобиться для назначения льготной пенсии.

Ответственность за отсутствие табеля рабочего времени

• ИП и малым предприятиям — от 1 000 до 5 000 ₽;
• руководителям компаний — от 1 000 до 5 000 ₽ или предупреждение;
• средним и крупным компаниям — от 30 000 до 50 000 ₽.

Еще налоговая при выездной проверке может потребовать доначислить зарплату работникам, а также налоги и взносы за них, если работодатель не сможет подтвердить фактическое время работы.

Главное

1. Табель учета рабочего времени нужен, чтобы рассчитать сотруднику зарплату и проконтролировать, как прилежно он выходит на работу. В табеле отмечают явку или неявку каждого сотрудника.
2. Обычно ведением табеля учета рабочего времени занимается руководитель подразделения или кадровик.
3. Госкомстат разработал две формы табеля учета рабочего времени. Они отличаются размером: форма Т‑12 подробнее, а Т‑13 проще. Можно разработать свою.
4. В конце месяца табель нужно подписать. Это должны сделать тот сотрудник, который занимается его заполнением, и начальник отдела кадров или руководитель бизнеса.
5. По общему правилу табель учета рабочего времени нужно хранить 5 лет, а для работников с вредными и опасными условиями труда — 50 лет.