Как контролировать курьеров с помощью бизнес‑карты

Компаниям важно контролировать траты по бизнес‑картам курьеров, чтобы сохранить деньги компании и обезопасить себя от краж.

Для этого в Т⁠-⁠Банк Бизнесе разработали несколько решений: можно устанавливать суточные лимиты, ограничивать покупки по категориям и выставлять лимиты автоматически на сумму заказа. Так на личные нужды курьеры тратят из своего кармана, а не со счета компании.

В статье рассказываем, как работает бизнес‑карта для крупных компаний с тысячей курьеров и для небольших служб доставки.

На бизнес‑карте курьера ровно столько денег, сколько нужно для заказа

Курьеры не смогут купить что‑то, кроме заказа для доставки. Лимиты по бизнес‑карте устанавливаются автоматически, как только курьер берет новый заказ: приходит заказ на 5000 ₽ — на карте лимит устанавливается на эту сумму.

Сервис по доставке еды работает с тысячей курьеров. Чтобы контролировать траты всех курьеров по бизнес‑картам, руководитель решает интегрировать автоматические лимиты.

Программист встраивает методы API в приложение: там курьеры видят новые заказы, их стоимость и могут взять в работу. Теперь когда курьер берет новый заказ, банк автоматически повышает лимит на бизнес‑карте курьера на сумму этого заказа.

Курьер может расплачиваться только в определенной категории магазинов и компаний

Служба доставки может ограничить категории покупок по бизнес‑карте. Тогда курьер сможет расплачиваться ей только в профильных магазинах или компаниях — в других оплата не пройдет. Это решение подойдет компаниям, которые доставляют что‑то из одной сферы: продукты из супермаркетов, мебель, запчасти и другие.

Компания занимается доставкой продуктов. Бухгалтер или руководитель подразделения выбирает в настройках бизнес‑карт категорию «Супермаркеты».

Приходит заказ на доставку из Пятерочки, курьер Иван едет в супермаркет, покупает продукты и оплачивает их по бизнес‑карте — оплата проходит. Если Иван захочет оплатить в соседнем магазине запчасти для велосипеда или перекусить в ресторане на обеде, оплата по бизнес‑карте не пройдет.

Технология работает по МСС‑кодам — это четырехзначный номер, который обозначает вид деятельности компании, ее продукты и услуги. При расчете по карте между банком и терминалом оплаты происходит обмен данными: оплата проходит, только если код совпадает с выбранной категорией по бизнес‑карте.

Сейчас мы предлагаем выбор из 44 категорий: от супермаркетов до авиабилетов. Установить можно сколько угодно, но для более точного ограничения рекомендуем выбирать одну категорию — в которой работает служба доставки.

Для большей безопасности можно дополнительно установить еще один лимит, например суточный. Он устанавливается вручную в интерфейсе приложения Т⁠-⁠Банк Бизнеса.

В отличие от лимита на месяц, бухгалтеру или руководителю подразделения не нужно устанавливать сразу большую сумму. Так курьер, скорее всего, не сможет на деньги компании купить мебель себе домой: суточный лимит на карте ограничит траты. При этом если внезапно придет заказ на сумму больше суточного лимита, бухгалтер сможет моментально увеличить его.

Служба доставки мебели хочет к категории «Дом и ремонт» добавить суточный лимит. Бухгалтер его рассчитывает: за последние полгода один курьер доставлял товаров не больше чем на 300 000 ₽ в день. Он ставит суточный лимит по бизнес‑картам 300 000 ₽. Курьер Иван на следующий день выполняет 10 заказов на сумму 296 000 ₽ — купить себе домой диван или шкаф он не может.

Бухгалтер может проверить список покупок по детальному чеку в личном кабинете Т⁠-⁠Банк Бизнеса. Если в чеке есть позиции не из заказов, он может уменьшить суточный лимит, а если курьер не покупал ничего лишнего по бизнес‑карте, оставить лимит прежним или увеличить.

Курьер тратит по бизнес‑карте не больше суточного лимита на заказы

Для небольших служб доставки из разных категорий удобнее всего работать только с суточными лимитами. Так компании могут обезопасить себя от крупных краж денег. Это решение подойдет на время, пока у компании нет программиста: потом она сможет интегрировать автоматические лимиты по API.