Как составить правила внутреннего трудового распорядка
Правила внутреннего трудового распорядка, сокращенно ПВТР, должны быть практически у всех компаний и ИП с работниками. В документе прописывают правила приема и увольнения работников, режим работы и отдыха и другие разделы.
📄 В тексте даем примеры приказов, чтобы утвердить правила. Сохраняйте статью в закладки, чтобы не потерять!
Что такое ПВТР
Правила внутреннего трудового распорядка — это локальный нормативный акт, в котором прописано, как устроен рабочий процесс у конкретного работодателя. Например, что можно делать сотрудникам, а что нельзя, во сколько начинается и заканчивается рабочий день, какие есть меры поощрения персонала.
Всех новых сотрудников на стадии оформления на работу, то есть до подписания трудового договора, надо под подпись знакомить с правилами — ст. 68 ТК РФ.
Внутри — пошаговый план, как официально принять сотрудника на работу по трудовому договору.
Кто должен иметь правила внутреннего трудового распорядка
ПВТР должны быть у каждого работодателя. Исключение — микропредприятия и НКО с персоналом не более 15 человек и с доходом за предыдущий год до 120 млн рублей. Важно, чтобы с сотрудниками были заключены трудовые договоры по типовой форме.
Если микропредприятие или НКО утратят свой статус, у них есть четыре месяца на то, чтобы обзавестись ПВТР.
Подготовили предзаполненный шаблон правил. Фрагменты, которые нужно изменить под ваш бизнес, выделили желтым.
Структура и правила составления
Утвержденного образца таких правил нет, их составляют произвольно — как отдельный документ либо приложение к коллективному договору. Но есть разделы, которые обязательно должны быть в ПВТР:
- Порядок приема на работу сотрудников.
- Порядок увольнения работников.
- Основные права и обязанности работодателя.
- Основные права и обязанности работников.
- Режим работы и время отдыха.
- Ответственность сторон трудового договора.
- Меры поощрения и взыскания, применяемые к работникам.
Другие вопросы работодатель прописывает в ПВТР на свое усмотрение. Например, дополнительно можно указать требования к дресс‑коду и внешнему виду сотрудников. Или прописать запрет держать личные вещи на рабочем столе.
Кратко пройдемся по обязательным разделам ПВТР.
Порядок приема на работу сотрудников. Тут прописывают, какие документы работник должен принести при найме, какой договор с ним заключают, какие приказы издают. Еще можно предусмотреть заполнение специальной анкеты при приеме на работу. Перечень документов приведен в ст. 65 ТК РФ, он закрытый.
Порядок увольнения сотрудников. Он регламентируется гл. 13 ТК РФ, поэтому в этом разделе ПВТР можно написать общую фразу: «Трудовой договор может быть прекращен в порядке и по основаниям, предусмотренным законодательством РФ».
Здесь же можно указать, кому и когда сотрудник при увольнении должен передать дела, а также прописать обязательное оформление обходного листа.
В документе отмечают, что у сотрудника нет задолженностей перед работодателем. Например, что работник сдал рабочий ноутбук или корпоративную кредитную карту.
При этом нельзя закреплять условие, что, если работник не сдаст обходной лист, ему не выплатят окончательный расчет и не отдадут трудовую книжку либо сведения по форме СТД‑Р.
Основные права и обязанности работников и работодателя прописаны в статьях 21 и 22 ТК РФ. Можно в ПВТР просто сделать отсылку к ним.
Если работодатель предоставляет работникам дополнительные права или гарантии, например ДМС или в период больничного доплачивает до оклада, целесообразно тоже прописать это в правилах.
Здесь же устанавливают дополнительные обязанности сотрудника, например:
- использовать рабочий интернет только для работы;
- не курить на территории работодателя;
- вежливо и уважительно общаться с коллегами и клиентами;
- соблюдать дресс‑код.
Режим работы и время отдыха. Обычно положения о режиме работы и отдыха объединяют в один раздел. В нем нужно прописать, в частности:
- Продолжительность рабочей недели.
- Должности работников с ненормированным рабочим днем, если такие есть.
- Время начала и окончания работы. Можно уточнить, например, что к началу рабочего дня сотрудник должен уже переодеться в форменную одежду и быть на рабочем месте.
- Порядок введения суммированного учета рабочего времени, если он нужен. О таком учете — в ст. 104 ТК РФ.
- Перерывы в течение рабочего дня. Минимальный обеденный перерыв — 30 минут в день, а максимальный — два часа.
- Выходные дни. Общий выходной — воскресенье. При сменной работе надо указать, что выходные предоставляются по графику. Также в ПВТР нужно указать, если работодатель предоставляет работникам дополнительные выходные, например в профессиональный праздник или в день рождения сотрудника.
- Отпуска. Кроме ежегодного основного оплачиваемого отпуска, здесь перечисляют все виды дополнительных оплачиваемых отпусков. Как оформить и оплатить отпуск сотруднику.
Ответственность сторон трудового договора. Тут можно ограничиться формулировкой: «Работник и работодатель несут ответственность в соответствии с действующим законодательством». Ответственность установлена в ТК РФ, КоАП и уголовном кодексе. В этой части работодатель не может придумывать собственные правила.
Меры поощрения и взыскания. Здесь обычно указывают виды поощрений за труд — они перечислены в ст. 191 ТК РФ:
- объявление благодарности;
- премирование;
- награждение ценным подарком, почетной грамотой;
- представление к званию лучшего по профессии.
Если работодатель практикует другие меры поощрения, их тоже можно прописать в ПВТР. Но допустимо ограничиться формулировкой: «Работодатель вправе поощрить работников иным образом».
Про меры взыскания достаточно написать так: «В случае совершения работником дисциплинарного проступка работодатель вправе применить дисциплинарные взыскания, предусмотренные законодательством РФ». Дополнительно можно указать, за какие проступки объявят замечание, а за какие — выговор.
Что нельзя включать в правила
В ПВТР не должно быть условий, которые противоречат действующему законодательству и ухудшают положение работников по сравнению с трудовым кодексом, коллективным договором или отраслевыми соглашениями.
Например, нельзя заставлять работников сообщать о признаках социально значимых или опасных для окружающих заболеваний из постановления правительства от 01.12.2004 № 715. Это, в частности, туберкулез, гепатит В и С, сахарный диабет, ВИЧ, педикулез.
Вот еще примеры запретов, которые нельзя прописывать в ПВТР:
- Работать в одной компании с родственниками или вступать в брак с коллегой.
- Делить отпуск на части меньше 7 дней. Одна из частей ежегодного отпуска должна быть не менее 14 календарных дней. Оставшиеся дни можно делить как угодно,говорит Минтруд.
- Приносить свои еду и питье. Эксперты Роструда считают, что запретить это работникам нельзя, даже если на территории есть кафе или столовая.
- Становиться ИП или быть учредителем компании.
- Увольняться в «горячие» периоды — например, когда компании надо сдавать отчетность. По ТК работник вправе уйти, когда пожелает, отработав необходимый срок.
- Приезжать на работу на своей машине.
- Общаться сотрудникам между собой.
Незаконные или дискриминирующие пункты ПВТР считаются недействительными, даже если работник расписался, что ознакомлен с правилами. А еще за подобные условия работодателю могут вынести предупреждение или выписать штраф:
- для ИП, малых предприятий и директоров компаний — от 1 000 до 5 000 ₽;
- для средних и крупных организаций — от 30 000 до 50 000 ₽.
Такие же санкции грозят за отсутствие у работодателя утвержденных правил.
Рассылка для бухгалтеров
Разборы самых важных законов и советы для бухгалтеров, которые хотят упростить себе работу и больше зарабатывать. Отправляем раз в две недели
Кто и как утверждает ПВТР
Если в компании нет профсоюза, достаточно издать приказ об утверждении правил за подписью руководителя. Также можно использовать специальный гриф утверждения.
Если профсоюз есть, перед утверждением ПВТР ему надо направить проект правил. Максимум через пять рабочих дней профсоюз должен прислать письменное мнение по проекту.
Если он с согласен с проектом, ПВТР можно утверждать. На первой странице документа надо сделать отметку «Мотивированное мнение первичной профсоюзной организации (протокол от _________ № _____) учтено».
Если профсоюз не согласен, работодатель должен провести с ним дополнительные консультации в течение трех календарных дней. Если и после этого останутся разногласия, оформляют протокол о них, после чего ПВТР утверждают. Но профсоюз в этом случае может обратиться в суд.
Как ознакомить работников с ПВТР
У работодателя должны быть подписи всех сотрудников о том, что они прочитали документ. Подписи собирают в листе ознакомления с ПВТР, обычно его оформляют как приложение к правилам. Если работников много, можно завести журнал ознакомления.
С дистанционными сотрудниками можно обменяться электронными документами.
Как внести изменения в правила внутреннего трудового распорядка
Если работодатель что‑то меняет в организации трудового процесса, надо внести поправки в ПВТР. Это можно сделать двумя способами: издать приказ об изменениях или утвердить новую редакцию ПВТР.
Издать приказ о внесении изменений в ПВТР — подойдет, если поправок немного.
Утвердить новую редакцию правил — так делают, когда поправки масштабные, например в ПВТР добавляется новый раздел.
Если в компании есть профсоюз, надо учесть его мнение по поправкам. Перед тем как их утвердить, надо направить ему проект с обоснованием изменений.
С изменениями в ПВТР нужно под подпись ознакомить только тех работников, на которых распространяются поправки. Так считает столичная трудинспекция.
Срок действия и хранения
ПВТР действуют до ликвидации компании или снятия человека с учета в качестве ИП.
Прежние редакции правил нужно хранить один год — на основании п. 381 Перечня, утвержденного приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Срок отсчитывается с 1 января года, следующего за годом, в котором ПВТР или их конкретная редакция перестали действовать.
Ответственность за нарушение ПВТР
Установить ПВТР — обязанность работодателя, следует из ст. 189 ТК РФ. Если не утвердить правила, можно получить штраф:
- для ИП, малых предприятий и руководителей компаний — от 1 000 до 5 000 ₽;
- для средних и крупных компаний — от 30 000 до 50 000 ₽.
Соблюдать Правила внутреннего трудового распорядка — это обязанность работника. Если он их нарушает, то совершает дисциплинарный проступок, сказано в п. 35 постановления Пленума ВС от 17.03.2004 № 2.
Нарушителя можно привлечь к дисциплинарной ответственности: объявить ему замечание или выговор. А если он в течение года совершит еще один проступок, тогда работника можно уволить.
Главное
- Правила внутреннего трудового распорядка — это локальный нормативный акт, который должен быть почти у каждого работодателя.
- В любых ПВТР должны быть разделы, которые названы в ТК РФ, например порядок приема и увольнения, права и обязанности сторон трудового договора. Остальные разделы включают по желанию работодателя.
- С правилами нужно ознакомить всех сотрудников под подпись. Новых сотрудников знакомят до подписания трудового договора.
- Работников, которые не соблюдают ПВТР, можно привлечь к дисциплинарной ответственности.
Какие дополнительные разделы вы включали в ПВТР? Делитесь в комментариях!