Как заполнить и сдать отчет 6‑НДФЛ в 2026 году
Расчет по форме 6‑НДФЛ сдают все налоговые агенты. Заполняют его нарастающим итогом за первый квартал, полугодие, девять месяцев и год. В статье разбираем, как заполнить каждую из строк и расчет на примере первого квартала.
Сохраняйте статью в избранное ⭐, чтобы не потерять!
С 2026 года бизнес ждет много изменений в связи с внесением поправок в НК РФ — от повышения НДС до новых госпошлин. Собрали все самое важное в кратком гайде.
Кто должен сдавать отчет
Сдавать расчеты по форме 6‑НДФЛ должны все налоговые агенты. Обычно это компании и ИП, которые платят физлицам:
- по трудовым и гражданско‑правовым договорам на выполнение работ или оказание услуг. В чем разница между трудовым договором и договором ГПХ;
- за аренду имущества;
- дивиденды.
Также сдать 6‑НДФЛ придется, например, если вы предоставили работнику беспроцентный заем или заем со ставкой меньше 2/3 ключевой.
Нужно ли заполнять нулевой 6‑НДФЛ
Если люди не получали доходы от компании или ИП, по закону подавать нулевой 6‑НДФЛ не нужно. Но это работает, когда доходов нет весь год. Стоит один раз их выплатить, сдавать 6‑НДФЛ придется за этот квартал и все последующие.
Еще стоит представлять нулевой 6‑НДФЛ, если вы сдавали расчет в предыдущем году. Иначе, не получив его, налоговая может заблокировать расчетный счет. И придется отдельно доказывать, почему вы вправе не отчитываться.
Какие доходы включают в отчет
В 6‑НДФЛ указывают только доходы, облагаемые НДФЛ. Например, не нужно включать в отчет суточные в пределах лимитов или выходные пособия в пределах трех среднемесячных заработков.
Исключение — подарки работникам стоимостью до 4 000 ₽, которые не облагаются налогом. Их стоимость вписывают в 6‑НДФЛ и указывают вычет на сумму подарка.
Чтобы заполнить расчет 6‑НДФЛ, нужно будет рассчитать налог. Это удобно сделать в нашем калькуляторе.
- НДФЛ 13%7 471,00 ₽Скопированосемь тысяч четыреста семьдесят один рубль 00 копеекСкопированопо закону сумма округляется до целого рубля
- Сумма на руки50 000,00 ₽Скопированопятьдесят тысяч рублей 00 копеекСкопировано
- Сумма до вычета налогов57 471,00 ₽Скопированопятьдесят семь тысяч четыреста семьдесят один рубль 00 копеекСкопировано
Срок сдачи 6‑НДФЛ
6‑НДФЛ по итогам 2025 года сдают до 25 февраля 2026 года вместе со справками о доходах каждого физлица‑получателя.
По отчетным периодам 2026 года форму 6‑НДФЛ сдают в такие сроки:
- за первый квартал — до 27 апреля, так как 25 апреля — суббота;
- полугодие — до 27 июля, так как 25 июля — суббота;
- девять месяцев — до 26 октября, так как 25 октября — воскресенье;
- по итогам 2026 года — до 25 февраля 2027 года вместе со справками о доходах каждого физлица‑получателя.
При ликвидации или реорганизации компании представить расчет 6‑НДФЛ надо досрочно — до окончания срока ликвидации, но после всех расчетов с персоналом и участниками ООО.
Куда и как сдавать отчет
6‑НДФЛ представляют в налоговую по месту учета компании. Если у нее есть обособленное подразделение в другом городе или регионе, нужно сдать два расчета по каждому ОКТМО.
ИП на ОСН или УСН подают отчет по месту жительства, а ИП на патенте — по месту учета в качестве плательщика ПСН.
Способ подачи 6‑НДФЛ зависит от численности физлиц, которые получили доход от бизнеса:
- более 10 — расчет подают в электронном виде;
- 10 и менее — на выбор, в электронном виде или на бумаге.
Бумажный 6‑НДФЛ можно сдать лично в налоговой или отправить по почте заказным письмом.
Какую форму использовать
Форма расчета 6‑НДФЛ состоит:
- из титульного листа;
- раздела 1 «Данные об обязательствах налогового агента»;
- раздела 2 «Расчет исчисленных, удержанных и перечисленных сумм НДФЛ»;
- приложения № 1 к расчету «Справка о доходах и суммах налогов физлица». Справки включают только в состав годового и «ликвидационного» расчета.
Уточненные расчеты представляют по форме, которая действовала в тот период, за который вносят изменения.
Подготовили предзаполненный шаблон формы 6‑НДФЛ, сохраняйте!
Как заполнить 6‑НДФЛ
Сначала рассмотрим общие правила.
Составляют 6‑НДФЛ нарастающим итогом с начала года: за первый квартал, полугодие, девять месяцев и год. Например, доход выплатили один раз, во втором квартале. Тогда расчет нужно представить за полугодие, девять месяцев и за год. А вот за первый квартал расчет можно сдать, а можно не делать этого, так как он нулевой. Но лучше представить, чтобы не заблокировали счет.
В отдельных статьях рассказали, почему налоговая может заблокировать счет и что делать, если это случилось.
Строки с суммовыми значениями должны быть заполнены. Если показателя нет, проставляют «0». В строках, где есть ячейки для копеек, указывают суммы в рублях и копейках.
От руки расчет заполняют заглавными печатными символами чернилами черного, фиолетового или синего цвета слева направо, начиная с первого левого знакоместа. При заполнении в программе значения числовых показателей выравнивают по правому последнему знакоместу.
Авансы в расчете
Аванс по зарплате или договору ГПХ на выполнение работ или оказание услуг признают доходом и отражают в 6‑НДФЛ в периоде выплаты.
НДФЛ, удержанный с аванса, отражают в строках 020—026 раздела 1 в зависимости от срока перечисления в бюджет. Дальше покажем это на примере.
Правила заполнения титульного листа
В верхней части титульного листа указывают ИНН и КПП компании — налогового агента. Для 6‑НДФЛ обособленного подразделения ставят его КПП. Предприниматели, адвокаты и нотариусы вносят в расчет только ИНН, потому что КПП у них нет.
В разделе «Достоверность и полноту сведений, указанных в настоящем расчете, подтверждаю» указывают фамилию, имя и отчество руководителя либо ИП, уполномоченного представителя или подписанта. Если расчет подписывает представитель, указывают сведения о доверенности. В случае с электронным расчетом она должна быть машиночитаемой.
Как заполнить раздел 1 расчета 6‑НДФЛ
В разделе 1 расчета 6‑НДФЛ отражают:
- налог, удержанный с 1 января по последнее число квартала;
- налог, возвращенный физлицам с 1 января по последнее число квартала.
Сведения заполняют отдельно по каждому КБК.
Покажем на примере. В ООО «Орион» работает один человек. Зарплату выплачивают 10‑го и 24‑го числа.
В раздел 1 расчета за первый квартал бухгалтер включил НДФЛ, удержанный с 1 января по 31 марта.
Рассылка для бухгалтеров
Разборы самых важных законов и советы для бухгалтеров, которые хотят упростить себе работу и больше зарабатывать. Отправляем раз в две недели
Как заполнить раздел 2 расчета 6‑НДФЛ
В разделе 2 расчета 6‑НДФЛ указывают обобщенные суммы дохода, исчисленного и удержанного налога. Суммы отражают нарастающим итогом за первый квартал, полугодие, девять месяцев и год. Для каждой налоговой ставки и КБК нужно заполнить отдельный раздел 2.
Доходы, НДФЛ с которых рассчитывают по одной ставке, например 13%, и уплачивают на один КБК, отражают на одной странице раздела 2. Неважно, по какому основанию применяют эту ставку.
Разберем, как заполнить строки 161—166 на примере ООО «Орион» с одним сотрудником. Зарплату выплачивают 10‑го и 24‑го числа.
Заполнение отчета в нестандартных ситуациях
Разберем несколько нестандартных ситуаций:
- задержали зарплату и выплатили позже;
- зарплату пересчитали и доплатили;
- налог удержали, но не перечислили.
Задержали, но выплатили зарплату. Допустим, зарплату за сентябрь выдали сотрудникам только 1 ноября. Перечислить НДФЛ с этой выплаты нужно до 22 ноября включительно. Удержанный НДФЛ бухгалтер отразил в строках 023 и 163 расчета за год. Сумму зарплаты — в разделе 2 расчета за год.
Зарплату пересчитали и доплатили. Как отразить пересчет зарплаты за прошедшие периоды в 6‑НДФЛ, зависит от того, в какую сторону изменилась сумма — большую или меньшую.
Если зарплату пересчитали в большую сторону, подавать уточненные 6‑НДФЛ не нужно. Дополнительно выплаченную сумму отражают в 6‑НДФЛ как самостоятельную выплату. Дата получения дохода — день выплаты. Удержанный НДФЛ отражают в зависимости от срока перечисления в бюджет. В раздел 2 выплаченный доход и НДФЛ с него включают в периоде выплаты.
Если сумму пересчитали в меньшую сторону, зарплату и начисленный с нее налог отразите в 6‑НДФЛ с учетом пересчета. Если ошибку обнаружили после сдачи 6‑НДФЛ, представьте уточненный расчет.
Налог удержали, но не перечислили. В этом случае 6‑НДФЛ заполняют, как если бы уплатили налог вовремя. Долг по нему не влияет на заполнение расчета. Об этом мы рассказывали в разделе «Как заполнить раздел 1 расчета 6‑НДФЛ».
Штрафы за несдачу отчета
Инспекторы могут оштрафовать налогового агента за нарушения по 6‑НДФЛ в двух случаях:
- не сдали расчет или сдали с опозданием;
- указали в расчете недостоверные сведения.
Налоговая может вызвать свидетелей на допрос, если подозревает, что компания нарочно занижает размер налогов. Рассказываем в гайде, как вести себя, если сотрудники получили повестку от налоговой, и как их подготовить к встрече с инспектором.
Не сдали 6‑НДФЛ или сдали расчет с опозданием. Штраф — 1 000 ₽ за каждый полный или неполный месяц со дня, установленного для сдачи расчета в инспекцию. Период просрочки инспекторы считают с этого дня до даты, когда сдали 6‑НДФЛ.
Если не сдать 6‑НДФЛ вовсе, через 20 рабочих дней после истечения срока инспекторы могут заблокировать расчетный счет налогового агента.
Привели в расчете недостоверные сведения. Штраф за ошибки в расчете 6‑НДФЛ, в том числе в справках о доходах, — 500 ₽. Штраф начислят за весь расчет как единый документ, а не за каждую ошибку. Если уточнить расчет до того, как ошибку обнаружит инспектор, ответственности не будет.
Инспекторы могут оштрафовать не только компанию, но и ответственных сотрудников, к примеру руководителя. Штраф — от 300 до 500 ₽.
Предпринимателей, адвокатов, нотариусов к административной ответственности не привлекают.
Главное
- Сдавать расчеты по форме 6‑НДФЛ должны все налоговые агенты. Это компании и ИП, которые платят физлицам, например по трудовым и гражданско‑правовым договорам, за аренду имущества и дивиденды.
- Если компания или ИП хотя бы один раз выплатили доход, сдавать 6‑НДФЛ придется за этот квартал и все последующие. Еще стоит представлять нулевой 6‑НДФЛ, если сдавали расчет в предыдущем году.
- В отчете указывают только доходы, облагаемые НДФЛ, такие как зарплата, премии, отпускные, больничные. Исключение, например, — подарки работникам стоимостью до 4 000 ₽, которые не облагаются налогом.
- 6‑НДФЛ по итогам года сдают до 25 февраля следующего года вместе со справками о доходах каждого физлица‑получателя. По отчетным периодам форму 6‑НДФЛ сдают до 25 апреля, июля и октября.
- Способ подачи зависит от численности физлиц, которые получили доход от налогового агента: более 10 — расчет подают в электронном виде, 10 и менее — на выбор, в электронном виде или на бумаге.
Что вызывает у вас самые большие сложности при заполнении 6‑НДФЛ?
user27599, добрый день! Да, все верно.
Эксперт, здравствуйте! Извините, если аванс выплатили 25.03.24, а НДФЛ срок оплаты 05.04.24, почему выше ответили, что указывается в строке 026 и 166?!
насколько я поняла, сумму аванса показываем в строке 120, исчисленная сумма НДФЛ «сидит» в строке 140, но ведь этот НДФЛ мы перечислим уже во 2-ом квартале, 05.04.24! В строке 166, да, но не в строке 026! Разве нет?
Добрый день! Вопрос заключается в следующем. Сотрудница получила з-ту за январь 2024, с 01.02.по 10.03. в отпуске за свой счет, получила аванс за март. Вычет на детей у нее больше чем аванс за март. В итоге 370 рублей излишне удержанных в январе, но эта сумма нивелируется при выплате в апреле. надо ли мне 370 рублей показывать в строке 180 раздела 2 декларации 6 НДФЛ.
crocodile26, добрый день! Нет, в строке 180 отражают суммы излишне удержанного НДФЛ. Если бы вы ранее забыли предоставить вычет, его надо было бы отразить тут.
Здравствуйте, у Вас в примере выплата есть 9 и 22 февраля строка 023 и 024 , НДФЛ, удержанный с 1 по 22 февраля=строке 023 почему попала сумма в 024 сточку ?
volka-2023, добрый день! В примере не указано, когда выплачен НДФЛ, указано, когда выплачен доход. Налог должен быть перечислен налоговым агентом в бюджет не позднее дня, следующего за днем выплаты. Считаем, что он перечислен на следующий день.
Эксперт, здравствуйте! Разве осталось это правило? Если доход выплачен с 1 по 22 число, то НДФЛ подлежит перечислению в бюджет до 28 числа. Никаких «не позднее дня, следующего за днем выплаты» больше нет. Поэтому НДФЛ с выплат 9 и 22 должен попасть в стоку 023.
Ирина, я тоже так думаю)
Ирина, cогласна!! это правило уже давно отменено!! чтобы на следующий день НДФЛ перечисляли максимум!
Эксперт, добрый день. Тоже считаю, что у Вас здесь неверно отражена сумма по строке 024 и соответственно 164 (где должно быть отражено «0»), вся сумма НДФЛ за выплату 9 февраля и 22 февраля должна попадать в уведомление об исчисленных суммах налогов, авансов, представляемых до 25.02.2024 и оплачена до 28.02.2024 г. Никаких выплат физлицу с 23.02-29.02 не было произведено, поэтому в строках 024 и 164 ставится «0».
вопрос подскажите пож. в 6ндфл в разделе 2 строка 140 и 160 у меня разные суммы и эти строчки на равны, как у Вас в примере идеальный вариант, как правильно ? у Вас самая хорошая информация по заполнению 6ндфл. спасибо
Как посчитать сумму вычетов и расходов по строке 130
У меня эт о вычеты на ребенка за целый месяц (аванс +пол зарплаты) за половину декабря и за аванс марта????
oleg35061, добрый день! Переформулируйте, пожалуйста, свой вопрос.
здравствуйте. подскажите пож.оплачен ндфл за дек.23г. -в январе 24г. попадает в строки 021 и 161 нового отчета за 1кв.24г. ? значит з/пл за декабрь 23г попадает в строку 120 сумма дох. полученная ? ( в отчете 6НДФЛ за 2023г. ее указала за весь год и декабрь тоже ) как быть ?
volka-2023, добрый день! Срок перечисления декабрьского НДФЛ — последний день прошлого года, в расчет за 1 квартал не должен попасть. Зарплата за декабрь, выплаченная в декабре, тоже не должна попасть в этот расчет.
Эксперт, зарплату за декабрь выплачивали мы 10 января! значит, попадает!
подскажите пож. еще в новой форме строка 140 сумма налога исчисленная =160 сумма налога удержанная ? (У меня не равна т.к я декаб.23 не включила в отчет)
volka-2023, нет, строка 140 не обязательно должна быть равно строке 160. Если строки равны — это идеальный случай, когда НДФЛ удержан при каждой выплате. На практике бывает иначе: удержано больше, чем начислено. Например, когда сотрудник в течение года стал налоговым резидентом РФ.
Добрый день! Если аванс выплачивается 16 марта, зарвботная плата выплачивается 01 апреля, по строке 26 и строке 166 не показывать НДФЛ за 2 половину марта? По строке 120 сумма доходов физических лиц за январь+ февраль + первая половина марта ?
Присоединяюсь к вопросу. Программа (ЗУП) заполнила в строке 026 »-», т.е. ничего. 6‑й срок перечисления — это не позднее 05 апреля. Получается, мы налог удержали (строка 166), но не оплатили (строка 26), что не соответствует действительности.
Нина, чтобы расчет 6-НДФЛ заполнился корректно, нужно обновить 1С: ЗУП до новой версии 3.1.27.193. В прошлых версиях была зарегистрирована ошибка (80000294).
Нина, добрый день!
Зарплата — это доход в день выплаты, и не важно, за какой период она выплачивается. В строке 120 — вся зарплата, которая выплачена с 1 января по 31 марта включительно. Что выплачено в апреле — пойдет в полугодие
В строке 020 — НДФЛ, который должны были удержать и должны были перечислить с 1 января по 31 марта из выплаченных доходов, разбивка по шести срокам перечисления в бюджет.
В строке 160 — НДФЛ, который удерживали с 1 января по 31 марта из выплаченных доходов, разбивка по шести срокам удержания.
Строки 020 и 160 должны быть равны, если не было ошибок никаких.
Эксперт, строки 020 и 160 не будут равны, если в строку 020 заносим удержанный и уплаченный налог, а в 160 удержанный, т.к. удержанный с 22 по 31 марта налог платится в апреле. Разница должна быть на сумму, которая удержана в марте, но подлежит уплате в бюджет в апреле. Разве не так?
Юлия, нет, не так. Уплаченный налог в расчете на отражается. В строке 020 отражают обязательство по НДФЛ — сумму налога, ПОДЛЕЖАЩУЮ УДЕРЖАНИЮ и перечислению, а не фактически перечисленную.
Это налог, который исчислили и ДОЛЖНЫ БЫЛИ УДЕРЖАТЬ ПО нормам НК в установленные сроки, то есть в момент выплаты дохода. То есть даже если налог исчислили и удержали, а в бюджет в установленный срок не перечислили, его все равно нужно отразить в строке 020. Или даже если налог исчислили, но при выплате дохода НЕ удержали по ошибке, его все равно надо показать в строке 020, а вот в строке 160 его не будет- как раз по той причине, что фактически НЕ удержали.
Поэтому и сказано, что если нет ошибок, то суммы 020 и 160 будут равны.
Тот факт, что удержанный налог с 23 по последнее числа марта уплачиваем в апреле 5 числа для заполнения расчета не имеет значения. В строке 020 мы показываем обязательство по НДФЛ, этот налог ИФНС начислит на ЕНС как обязательство по 6-му сроку уплаты. Раз фактически налог был удержан до конца марта, его сумма должна быть в строке 160.
Эксперт, Понятно. Спасибо!
Эксперт, есть налог исчисленный, есть налог удержанный, а есть перечисленный! Зачем Вы путаете людей, когда и так везде инфа противоречивая, доверяешь Вам, в итоге и Вы смуту наводите!
В строке 020 — перечисленные по срокам, а в строке 160 — удержанный НДФЛ!
налог с аванса, выплаченный 25.03.24, удержан (выплатили за минусом НДФЛ), но перечислять его надо 05.04.24, 2‑й квартал!
В строках -020-026 — перечисленные в период с 01.01.24 по 31.03.24, а в строках 160-166 — который удержали!
Та сумма НДФЛ, которая отражена в строке 166, будет в строке 021 в отчёте за полугодие 2024, разве нет?
Ольга, эх, странно, конечно...но сделала, как ответили — строка 026=строке 166, иначе при проверке была ошибка об этом (когда 0 был в строке 026/), а поставила сумму, равную строке 166, ошибок нет.
Здравствуйте. Вопрос: Зарплату за октябрь-декабрь 2023 выплатили в январе 2024. Сотруднику положены вычеты на детей. Нужно давать вычет только за январь? (т.к. доход за весь 4кв.2023 получен в одном месяце) Или все-таки за 3 месяца?
bakiforest, добрый день! Долг по зарплате — это доход того месяца, когда он выплачен. То есть вычет на детей давать в январе как за один месяц. Например, если ребенок один, то вычет — 1400₽.
Добрый день!
В 2023 году не было наёмных рабочих. Отчёты сдавал «нулевые».
Нужно ли сдавать их в 2024 году? Спасибо.
autorizacia-1, добрый день!
Если в 2024 году вы не будете производить выплаты физлицам по трудовым и гражданско-правовым договорам, то расчет 6-НДФЛ подавать не надо
как вставить в справку зпл за вторую половину декабря 2023 г
Добрый вечер, подскажите как быть в данной ситуации : исчислили и заплатили НДФЛ с аванса по срокам 31 марта 2024 года потом при начислении заработной платы отменили выплату сотруднику и получилось что исчисленный налог меньше чем удержанный налог в 6-ндфл, но исчисленный НДФЛ скорректировался в мартовской зарплате , но срок уплаты НДФЛ уже в апреле. Надо ли заполнять строчку 180 в 6 НДФЛ как излишне удержанный или нет, так как фактически излишне удержанного налога нет. Спасибо
в первом квартале сумма проходит за декабрь 2023 года ,10 января к примеру 14689,тогда сумма выплаченных ндфл больше чем исчисленна ,пишет при проверки нет соотношения строк,это неправильно,а когда я дела. эту сумму излишне уплаченной тогда ошибок нет
Добрый день, подскажите, в декабре сотрудникам была начислена надбавка, исчислен 15% НДФЛ и перечислен в бюджет. Но надбавка сотрудникам не перечислена в декабре. Надбавка перечислена сотрудникам в январе и в марте. Излишне удержанный налог 15% указываю в расчете 2 раздела стр 160,161,165,180? Спасибо
anv, добрый день! Да, верно.
У вас в примере ошибка. Если аванс за февраль и аванс за март выплачены 22.02.2024 и 22.03.2024, то эти суммы попадают в период с 01.02.2024 по 22.02.2024 и в период с 01.03.2024 по 22.03.2024 и соответственно эти суммы должны быть отражены в стр. 023 и 025
user38550, добрый день! Спасибо большое за комментарий. Уточним у экспертов и поправим.
Добрый день, если ЗП за май, выплатили 26 августа, то в какую графу поставить при сдаче НДФЛ за 9 мес. или с корректировкой за 2 кварт
user101651, зарплата, выплаченная с нарушением сроков выплаты, является доходом работника за тот месяц, в котором он получил деньги.
Зарплату, которую задержали, отразите в 6-НДФЛ в периоде выплаты. Зарплату за май, которую выдали в августе, включите в расчет за девять месяцев. Дата получения дохода — день выплаты (п. 1 ст. 223 НК). Заполните 6-НДФЛ в следующем порядке.
Раздел 1. Отразите удержанный налог в соответствующей строке 021–026 в зависимости от срока перечисления в бюджет.
Раздел 2. Включите выплаченную зарплату в строку 120. Исчисленный и удержанный налог отразите в строках 140 и 160–166.
Не могу понять как считать ндфл? Пишут зарплата 30000,00, ндфл 3900,00, то есть 30000 х13%=3900,00. А разве не 34483х13%=4483? Или я чего-то не понимаю?
oooulko, добрый день! Способ расчета зависит от условий трудового договора. Оба способа верные.
Заполнение дивидендов и перечисление налога ндфл
gmagazin2014, добрый день!
Уточните более детально вашу ситуацию.
Эксперт, Добрый День! Мне наверное нужна подробная инструкция по заполнению Декларации 6-НДФЛ Начисленные дивиденды , удержанный и уплаченный налог, без выдачи авансов и зарплаты, доход получаем с аренды
у меня вот вообще глобальный вопрос — какому «умнику» пришло в голову огромную страну заставить голову всем бухгалтерам сломать чтобы все вдруг начали по кассовому методу отчитываться по ндфл с учетными периодами дважды в месяц ? лично хочется отблагодарить за такую ххххх. думаю просто им эта информация ни к чему — достаточно как было так и оставили бы, а вот на штрафах бюджет хорошо нажиться может с такой отчетностью. у меня ип с тремя сотрудниками= содержать проф.бухгалтера дорого.
Приветствую! Для уточнения, если 27/03/24 выплатили аванс из зп за март 2024, удержанный НДФЛ показываем как в стр. 026 и 166. (Правильно я понимаю)