Как заполнить 6-НДФЛ
Расчет по форме 6-НДФЛ сдают все налоговые агенты. Заполняют его нарастающим итогом за первый квартал, полугодие, девять месяцев и год. В статье разбираем, как заполнить каждую из строк и расчет за первый квартал.
Кто и когда сдает 6-НДФЛ
Сдавать расчеты по форме 6-НДФЛ должны все налоговые агенты.
Обычно это компании и ИП, которые платят физлицам:
- по трудовым и гражданско-правовым договорам на выполнение работ или оказание услуг;
- за аренду имущества;
- дивиденды.
Также сдать 6-НДФЛ придется, если вы предоставили работнику беспроцентный заем или заем со ставкой меньше 2/3 ключевой.
Если люди не получали доходы от компании или ИП, по закону подавать нулевой 6-НДФЛ не нужно. Но это работает, когда доходов нет весь год. Стоит один раз их выплатить, сдавать 6-НДФЛ придется за этот квартал и все последующие.
Еще стоит представлять нулевой 6-НДФЛ, если вы сдавали расчет в предыдущем году. Иначе, не получив его, налоговая может заблокировать расчетный счет. И придется отдельно доказывать, почему вы вправе не отчитываться.
- Сумма на руки0 ₽ноль рублей 00 копеек
- Сумма до вычета налогов0 ₽ноль рублей 00 копеек
Срок сдачи
6-НДФЛ по итогам 2024 года сдают до 25 февраля 2025 года вместе со справками о доходах каждого физлица-получателя.
По отчетным периодам 2025 года форму 6-НДФЛ сдают в такие сроки:
- за первый квартал — до 25 апреля;
- полугодие — до 25 июля;
- девять месяцев — до 27 октября, так как 25 октября выпадает на субботу;
- по итогам 2025 года — до 25 февраля 2026 года вместе со справками о доходах каждого физлица-получателя.
При ликвидации или реорганизации компании представить расчет 6-НДФЛ надо досрочно. Финальный расчет представляют в налоговую до окончания срока ликвидации, но после проведения всех расчетов с персоналом и другими физлицами, в том числе участниками.
Куда сдавать
6-НДФЛ представляют в налоговую по месту учета компании. Если у компании обособленное подразделение в другом городе или регионе, нужно сдать два расчета по каждому ОКТМО.
Предприниматели подают расчет 6-НДФЛ по месту жительства и по месту ведения деятельности в зависимости от системы налогообложения. Например, ИП на ОСН или УСН подают по месту жительства, а ИП на патенте — по месту учета в качестве плательщика ПСН.
Как сдать
Способ подачи 6-НДФЛ зависит от численности физлиц, которые получили доход от налогового агента:
- более 10 — расчет подают в электронном виде;
- 10 и менее — на выбор, в электронном виде или на бумаге.
Бумажный 6-НДФЛ можно сдать лично в налоговой или отправить по почте заказным письмом.
Форма расчета
Форма расчета 6-НДФЛ состоит:
- из титульного листа;
- раздела 1 «Данные об обязательствах налогового агента»;
- раздела 2 «Расчет исчисленных, удержанных и перечисленных сумм НДФЛ»;
- приложения № 1 к расчету «Справка о доходах и суммах налогов физлица». Справки включают только в состав годового и «ликвидационного» расчета.
Уточненные расчеты представляют по форме, которая действовала в тот период, за который вносят изменения.
Форма 6-НДФЛ
Составили шаблон формы 6-НДФЛ, чтобы можно было его скачать и заполнить по образцу.
Как заполнить 6-НДФЛ
Сначала рассмотрим общие правила.
Составляют 6-НДФЛ нарастающим итогом с начала года: за первый квартал, полугодие, девять месяцев и год. Например, доход выплатили один раз, во втором квартале. Тогда расчет нужно представить за полугодие, девять месяцев и за год. А вот за первый квартал расчет можно сдать, а можно не делать этого, так как он нулевой. Но лучше представить, чтобы не заблокировали счет.
Строки с суммовыми значениями должны быть заполнены. Если показателя нет, проставляют «0». В строках, где есть ячейки для копеек, указывают суммы в рублях и копейках.
От руки расчет заполняют заглавными печатными символами чернилами черного, фиолетового или синего цвета слева направо, начиная с первого левого знакоместа. При заполнении в программе значения числовых показателей выравнивают по правому последнему знакоместу.
Авансы в расчете 6-НДФЛ
Аванс по зарплате или договору ГПХ на выполнение работ или оказание услуг признают доходом и отражают в 6-НДФЛ в периоде выплаты.
НДФЛ, удержанный с аванса, отражают в строках 020—026 раздела 1 в зависимости от срока перечисления в бюджет. Дальше покажем это на примере.
Титульный лист
В верхней части титульного листа указывают ИНН и КПП компании — налогового агента. Для 6-НДФЛ обособленного подразделения ставят его КПП. Предприниматели, адвокаты и нотариусы вносят в расчет только ИНН, потому что КПП у них нет.
В разделе «Достоверность и полноту сведений, указанных в настоящем расчете, подтверждаю» указывают фамилию, имя и отчество руководителя либо ИП, уполномоченного представителя или подписанта. Если расчет подписывает представитель, указывают сведения о доверенности.
Как заполнить раздел 1 расчета 6-НДФЛ
В разделе 1 расчета 6-НДФЛ отражают:
- налог, удержанный с 1 января по последнее число квартала;
- налог, возвращенный физлицам с 1 января по последнее число квартала.
Отдельно указывают суммы по шести периодам уплаты и возврата. Сведения заполняют отдельно по каждому КБК.
Чтобы определить, в какую строку включить удержанный или возвращенный НДФЛ, смотрите таблицу. В ней — порядок отражения НДФЛ в разделе 1 в зависимости от периода удержания или возврата.
Покажем на примере, как в разделе 1 расчета 6-НДФЛ указать удержанный НДФЛ.
В ООО «Орион» работает один человек. Зарплату выплачивают 10-го и 24-го числа.
В раздел 1 расчета за первый квартал бухгалтер включил НДФЛ, удержанный с 1 января по 31 марта.
Рассылка для бухгалтеров
Важные новости, разборы законов и советы для бухгалтеров, которые хотят упростить себе работу и больше зарабатывать. Отправляем раз в две недели
Как заполнить раздел 2 расчета 6-НДФЛ
В разделе 2 расчета 6-НДФЛ указывают обобщенные суммы дохода, исчисленного и удержанного налога. Суммы отражают нарастающим итогом за первый квартал, полугодие, девять месяцев и год. Для каждой налоговой ставки и КБК нужно заполнить отдельный раздел 2.
Доходы, НДФЛ с которых рассчитывают по одной ставке, например 13%, и уплачивают на один КБК, отражают на одной странице раздела 2. Неважно, по какому основанию применяют эту ставку.
Разберем, как заполнить строки 161—166 на примере ООО «Орион» с одним сотрудником. Зарплату выплачивают 10-го и 24-го числа.
Как заполнять 6-НДФЛ в нестандартных ситуациях
Разберем несколько нестандартных ситуаций:
- задержали зарплату и выплатили позже;
- зарплату пересчитали и доплатили;
- налог удержали, но не перечислили.
Задержали, но выплатили зарплату. Допустим, зарплату за сентябрь выдали сотрудникам только 1 ноября. Перечислить НДФЛ с этой выплаты нужно до 22 ноября включительно. Удержанный НДФЛ бухгалтер отразил в строках 023 и 163 расчета за год. Сумму зарплаты — в разделе 2 расчета за год.
Зарплату пересчитали и доплатили. Как отразить пересчет зарплаты за прошедшие периоды в 6-НДФЛ, зависит от того, в какую сторону изменилась сумма — большую или меньшую.
Если зарплату пересчитали в большую сторону, подавать уточненные 6-НДФЛ не нужно. Дополнительно выплаченную сумму отражают в 6-НДФЛ как самостоятельную выплату. Дата получения дохода — день выплаты. Удержанный НДФЛ отражают в зависимости от срока перечисления в бюджет. В раздел 2 выплаченный доход и НДФЛ с него включают в периоде выплаты.
Если сумму пересчитали в меньшую сторону, зарплату и начисленный с нее налог отразите в 6-НДФЛ с учетом пересчета. Если ошибку обнаружили после сдачи 6-НДФЛ, представьте уточненный расчет.
Налог удержали, но не перечислили. В этом случае 6-НДФЛ заполняют, как если бы налог был уплачен вовремя. Долг по удержанному налогу не влияет на заполнение расчета. Об этом мы рассказывали в разделе «Как заполнить раздел 1 расчета 6-НДФЛ».
Ответственность за несдачу 6-НДФЛ
Инспекторы могут оштрафовать налогового агента за нарушения по 6-НДФЛ в двух случаях:
- не сдали расчет или сдали с опозданием;
- указали в расчете недостоверные сведения.
Чек-лист «Что делать, если налоговая вызвала сотрудников на допрос»
Налоговая может вызвать свидетелей на допрос, если подозревает, что компания нарочно занижает размер налогов. Рассказываем в гайде, как вести себя, если сотрудники получили повестку от налоговой, и как их подготовить к встрече с инспектором.
Не сдали 6-НДФЛ или сдали расчет с опозданием. Штраф — 1000 ₽ за каждый полный или неполный месяц со дня, установленного для сдачи расчета в инспекцию. Период просрочки инспекторы считают с этого дня до даты, когда сдали 6-НДФЛ.
Если не сдать 6-НДФЛ вовсе, через 20 рабочих дней после истечения срока инспекторы могут заблокировать расчетный счет налогового агента.
Привели в расчете недостоверные сведения. Штраф за ошибки в расчете 6-НДФЛ, в том числе в справках о доходах, — 500 ₽. Штраф начислят за весь расчет как единый документ, а не за каждую недостоверную справку. Если уточнить расчет до того, как ошибку обнаружит инспектор, ответственности удастся избежать.
Инспекторы могут оштрафовать не только компанию, но и ответственных сотрудников, к примеру руководителя. Штраф — от 300 до 500 ₽.
Предпринимателей, адвокатов, нотариусов к административной ответственности не привлекают.
Что вызывает у вас самые большие сложности при заполнении 6-НДФЛ?
user27599, добрый день! Да, все верно.
Эксперт, здравствуйте! Извините, если аванс выплатили 25.03.24, а НДФЛ срок оплаты 05.04.24, почему выше ответили, что указывается в строке 026 и 166?!
насколько я поняла, сумму аванса показываем в строке 120, исчисленная сумма НДФЛ «сидит» в строке 140, но ведь этот НДФЛ мы перечислим уже во 2-ом квартале, 05.04.24! В строке 166, да, но не в строке 026! Разве нет?
Добрый день! Вопрос заключается в следующем. Сотрудница получила з-ту за январь 2024, с 01.02.по 10.03. в отпуске за свой счет, получила аванс за март. Вычет на детей у нее больше чем аванс за март. В итоге 370 рублей излишне удержанных в январе, но эта сумма нивелируется при выплате в апреле. надо ли мне 370 рублей показывать в строке 180 раздела 2 декларации 6 НДФЛ.
crocodile26, добрый день! Нет, в строке 180 отражают суммы излишне удержанного НДФЛ. Если бы вы ранее забыли предоставить вычет, его надо было бы отразить тут.
Здравствуйте, у Вас в примере выплата есть 9 и 22 февраля строка 023 и 024 , НДФЛ, удержанный с 1 по 22 февраля=строке 023 почему попала сумма в 024 сточку ?
volka-2023, добрый день! В примере не указано, когда выплачен НДФЛ, указано, когда выплачен доход. Налог должен быть перечислен налоговым агентом в бюджет не позднее дня, следующего за днем выплаты. Считаем, что он перечислен на следующий день.
Эксперт, здравствуйте! Разве осталось это правило? Если доход выплачен с 1 по 22 число, то НДФЛ подлежит перечислению в бюджет до 28 числа. Никаких «не позднее дня, следующего за днем выплаты» больше нет. Поэтому НДФЛ с выплат 9 и 22 должен попасть в стоку 023.
Ирина, я тоже так думаю)
Ирина, cогласна!! это правило уже давно отменено!! чтобы на следующий день НДФЛ перечисляли максимум!
Эксперт, добрый день. Тоже считаю, что у Вас здесь неверно отражена сумма по строке 024 и соответственно 164 (где должно быть отражено «0»), вся сумма НДФЛ за выплату 9 февраля и 22 февраля должна попадать в уведомление об исчисленных суммах налогов, авансов, представляемых до 25.02.2024 и оплачена до 28.02.2024 г. Никаких выплат физлицу с 23.02-29.02 не было произведено, поэтому в строках 024 и 164 ставится «0».
вопрос подскажите пож. в 6ндфл в разделе 2 строка 140 и 160 у меня разные суммы и эти строчки на равны, как у Вас в примере идеальный вариант, как правильно ? у Вас самая хорошая информация по заполнению 6ндфл. спасибо
Как посчитать сумму вычетов и расходов по строке 130
У меня эт о вычеты на ребенка за целый месяц (аванс +пол зарплаты) за половину декабря и за аванс марта????
oleg35061, добрый день! Переформулируйте, пожалуйста, свой вопрос.
здравствуйте. подскажите пож.оплачен ндфл за дек.23г. -в январе 24г. попадает в строки 021 и 161 нового отчета за 1кв.24г. ? значит з/пл за декабрь 23г попадает в строку 120 сумма дох. полученная ? ( в отчете 6НДФЛ за 2023г. ее указала за весь год и декабрь тоже ) как быть ?
volka-2023, добрый день! Срок перечисления декабрьского НДФЛ — последний день прошлого года, в расчет за 1 квартал не должен попасть. Зарплата за декабрь, выплаченная в декабре, тоже не должна попасть в этот расчет.
Эксперт, зарплату за декабрь выплачивали мы 10 января! значит, попадает!
подскажите пож. еще в новой форме строка 140 сумма налога исчисленная =160 сумма налога удержанная ? (У меня не равна т.к я декаб.23 не включила в отчет)
volka-2023, нет, строка 140 не обязательно должна быть равно строке 160. Если строки равны — это идеальный случай, когда НДФЛ удержан при каждой выплате. На практике бывает иначе: удержано больше, чем начислено. Например, когда сотрудник в течение года стал налоговым резидентом РФ.
Добрый день! Если аванс выплачивается 16 марта, зарвботная плата выплачивается 01 апреля, по строке 26 и строке 166 не показывать НДФЛ за 2 половину марта? По строке 120 сумма доходов физических лиц за январь+ февраль + первая половина марта ?
Присоединяюсь к вопросу. Программа (ЗУП) заполнила в строке 026 »-», т.е. ничего. 6‑й срок перечисления — это не позднее 05 апреля. Получается, мы налог удержали (строка 166), но не оплатили (строка 26), что не соответствует действительности.
Нина, чтобы расчет 6-НДФЛ заполнился корректно, нужно обновить 1С: ЗУП до новой версии 3.1.27.193. В прошлых версиях была зарегистрирована ошибка (80000294).
Нина, добрый день!
Зарплата — это доход в день выплаты, и не важно, за какой период она выплачивается. В строке 120 — вся зарплата, которая выплачена с 1 января по 31 марта включительно. Что выплачено в апреле — пойдет в полугодие
В строке 020 — НДФЛ, который должны были удержать и должны были перечислить с 1 января по 31 марта из выплаченных доходов, разбивка по шести срокам перечисления в бюджет.
В строке 160 — НДФЛ, который удерживали с 1 января по 31 марта из выплаченных доходов, разбивка по шести срокам удержания.
Строки 020 и 160 должны быть равны, если не было ошибок никаких.
Эксперт, строки 020 и 160 не будут равны, если в строку 020 заносим удержанный и уплаченный налог, а в 160 удержанный, т.к. удержанный с 22 по 31 марта налог платится в апреле. Разница должна быть на сумму, которая удержана в марте, но подлежит уплате в бюджет в апреле. Разве не так?
Юлия, нет, не так. Уплаченный налог в расчете на отражается. В строке 020 отражают обязательство по НДФЛ — сумму налога, ПОДЛЕЖАЩУЮ УДЕРЖАНИЮ и перечислению, а не фактически перечисленную.
Это налог, который исчислили и ДОЛЖНЫ БЫЛИ УДЕРЖАТЬ ПО нормам НК в установленные сроки, то есть в момент выплаты дохода. То есть даже если налог исчислили и удержали, а в бюджет в установленный срок не перечислили, его все равно нужно отразить в строке 020. Или даже если налог исчислили, но при выплате дохода НЕ удержали по ошибке, его все равно надо показать в строке 020, а вот в строке 160 его не будет- как раз по той причине, что фактически НЕ удержали.
Поэтому и сказано, что если нет ошибок, то суммы 020 и 160 будут равны.
Тот факт, что удержанный налог с 23 по последнее числа марта уплачиваем в апреле 5 числа для заполнения расчета не имеет значения. В строке 020 мы показываем обязательство по НДФЛ, этот налог ИФНС начислит на ЕНС как обязательство по 6-му сроку уплаты. Раз фактически налог был удержан до конца марта, его сумма должна быть в строке 160.
Эксперт, Понятно. Спасибо!
Эксперт, есть налог исчисленный, есть налог удержанный, а есть перечисленный! Зачем Вы путаете людей, когда и так везде инфа противоречивая, доверяешь Вам, в итоге и Вы смуту наводите!
В строке 020 — перечисленные по срокам, а в строке 160 — удержанный НДФЛ!
налог с аванса, выплаченный 25.03.24, удержан (выплатили за минусом НДФЛ), но перечислять его надо 05.04.24, 2‑й квартал!
В строках -020-026 — перечисленные в период с 01.01.24 по 31.03.24, а в строках 160-166 — который удержали!
Та сумма НДФЛ, которая отражена в строке 166, будет в строке 021 в отчёте за полугодие 2024, разве нет?
Ольга, эх, странно, конечно...но сделала, как ответили — строка 026=строке 166, иначе при проверке была ошибка об этом (когда 0 был в строке 026/), а поставила сумму, равную строке 166, ошибок нет.
Здравствуйте. Вопрос: Зарплату за октябрь-декабрь 2023 выплатили в январе 2024. Сотруднику положены вычеты на детей. Нужно давать вычет только за январь? (т.к. доход за весь 4кв.2023 получен в одном месяце) Или все-таки за 3 месяца?
bakiforest, добрый день! Долг по зарплате — это доход того месяца, когда он выплачен. То есть вычет на детей давать в январе как за один месяц. Например, если ребенок один, то вычет — 1400₽.
Добрый день!
В 2023 году не было наёмных рабочих. Отчёты сдавал «нулевые».
Нужно ли сдавать их в 2024 году? Спасибо.
autorizacia-1, добрый день!
Если в 2024 году вы не будете производить выплаты физлицам по трудовым и гражданско-правовым договорам, то расчет 6-НДФЛ подавать не надо
как вставить в справку зпл за вторую половину декабря 2023 г
Добрый вечер, подскажите как быть в данной ситуации : исчислили и заплатили НДФЛ с аванса по срокам 31 марта 2024 года потом при начислении заработной платы отменили выплату сотруднику и получилось что исчисленный налог меньше чем удержанный налог в 6-ндфл, но исчисленный НДФЛ скорректировался в мартовской зарплате , но срок уплаты НДФЛ уже в апреле. Надо ли заполнять строчку 180 в 6 НДФЛ как излишне удержанный или нет, так как фактически излишне удержанного налога нет. Спасибо
в первом квартале сумма проходит за декабрь 2023 года ,10 января к примеру 14689,тогда сумма выплаченных ндфл больше чем исчисленна ,пишет при проверки нет соотношения строк,это неправильно,а когда я дела. эту сумму излишне уплаченной тогда ошибок нет
Добрый день, подскажите, в декабре сотрудникам была начислена надбавка, исчислен 15% НДФЛ и перечислен в бюджет. Но надбавка сотрудникам не перечислена в декабре. Надбавка перечислена сотрудникам в январе и в марте. Излишне удержанный налог 15% указываю в расчете 2 раздела стр 160,161,165,180? Спасибо
anv, добрый день! Да, верно.
У вас в примере ошибка. Если аванс за февраль и аванс за март выплачены 22.02.2024 и 22.03.2024, то эти суммы попадают в период с 01.02.2024 по 22.02.2024 и в период с 01.03.2024 по 22.03.2024 и соответственно эти суммы должны быть отражены в стр. 023 и 025
user38550, добрый день! Спасибо большое за комментарий. Уточним у экспертов и поправим.
Добрый день, если ЗП за май, выплатили 26 августа, то в какую графу поставить при сдаче НДФЛ за 9 мес. или с корректировкой за 2 кварт
user101651, зарплата, выплаченная с нарушением сроков выплаты, является доходом работника за тот месяц, в котором он получил деньги.
Зарплату, которую задержали, отразите в 6-НДФЛ в периоде выплаты. Зарплату за май, которую выдали в августе, включите в расчет за девять месяцев. Дата получения дохода — день выплаты (п. 1 ст. 223 НК). Заполните 6-НДФЛ в следующем порядке.
Раздел 1. Отразите удержанный налог в соответствующей строке 021–026 в зависимости от срока перечисления в бюджет.
Раздел 2. Включите выплаченную зарплату в строку 120. Исчисленный и удержанный налог отразите в строках 140 и 160–166.
Не могу понять как считать ндфл? Пишут зарплата 30000,00, ндфл 3900,00, то есть 30000 х13%=3900,00. А разве не 34483х13%=4483? Или я чего-то не понимаю?
oooulko, добрый день! Способ расчета зависит от условий трудового договора. Оба способа верные.
Заполнение дивидендов и перечисление налога ндфл
gmagazin2014, добрый день!
Уточните более детально вашу ситуацию.
Эксперт, Добрый День! Мне наверное нужна подробная инструкция по заполнению Декларации 6-НДФЛ Начисленные дивиденды , удержанный и уплаченный налог, без выдачи авансов и зарплаты, доход получаем с аренды
Приветствую! Для уточнения, если 27/03/24 выплатили аванс из зп за март 2024, удержанный НДФЛ показываем как в стр. 026 и 166. (Правильно я понимаю)