Как бизнесу организовать кадровое делопроизводство
Кадровый учет должен вести любой бизнес с сотрудниками. Иногда такую работу поручают бухгалтеру, если он не против. Для этого ему нужно знать Трудовой кодекс РФ и уметь работать с кадровыми документами.
Статья будет полезна любым специалистам, которые ведут кадры. В ней собрали нормативку, которую стоит изучить, шаблоны документов и список отчетности, которую нужно сдавать кадровику.
Что такое кадровый учет
Кадровый учет иногда называют «кадровое делопроизводство» — это документальное оформление всех этапов трудовых отношений с работником. Например, прием на работу, перевод и увольнение, командировки, отпуска, больничные, учет рабочего времени.
Документ по желанию издает руководитель компании или ИП после заключения трудового договора с сотрудником.
Зачем он нужен
Кадровый учет нужен бизнесу, чтобы регламентировать отношения с работниками, сообщать им об условиях работы и их изменении так, как этого требует закон. Это поможет подстраховаться на случай конфликтных ситуаций.
Еще кадровый учет нужен, чтобы отчитываться:
- в социальный фонд — СФР;
- налоговую;
- главное управление по вопросам миграции, ГУВМ, МВД — подавать сведения о сотрудниках‑иностранцах;
- региональную службу занятости — сообщать, например, о сокращении штата;
- военкомат.
Вести кадровый учет должны и компании, и индивидуальные предприниматели с сотрудниками, даже если работает всего один человек.
Кто ведет кадровое делопроизводство на предприятии
В крупных компаниях кадровым документооборотом обычно занимается специальное подразделение — отдел кадров.
Отделы кадров подбирают специалистов, ведут кадровый учет, иногда занимаются укреплением HR‑бренда — создают привлекательный образ компании среди потенциальных сотрудников.
По закону такой отдел компания создавать не обязана. Малый бизнес может поручить кадровую работу бухгалтеру — по согласованию с ним. Главное, правильно это оформить:
- Получить письменное согласие от бухгалтера на выполнение дополнительной работы по другой должности — ч. 1, 2 ст. 60.2 ТК РФ.
- Оформить приказ руководителя на совмещение должностей.
- Оформить допсоглашение к трудовому договору бухгалтера, где нужно прописать содержание и объем дополнительной работы, срок, в течение которого работник будет ее выполнять, и размер вознаграждения.
Если бухгалтер не согласен вести кадровый учет и это не входит в его обязанности по трудовому договору или должностной инструкции, заставить его нельзя.
Приказ оформляют, когда надо передать обязанности отсутствующего работника другому. Например, на время отпуска или если на должность не могут найти кандидата.
Какие нормативные документы для этого нужны
Кадровик оформляет прием сотрудника на работу и увольнение. Еще нужно разрабатывать локальные нормативные акты: например, правила внутреннего трудового распорядка, положение об обработке персональных данных работников. Также кадровику могут поручить вести воинский учет и выполнять обязанности, связанные с наймом мигрантов. Собрали в таблице ссылки на полезные документы.
Что должен знать и уметь кадровик
Кроме нормативной базы, кадровик должен знать и уметь работать:
- в специальных программах для автоматизации делопроизводства, например в 1С:ЗУП;
- сервисах электронного кадрового документооборота — ЭКД, например в Диадоке;
- сервисах по сдаче отчетности через интернет, например в Экстерне.
«Базовые сервисы в моей работе — это 1С и система кадрового электронного документооборота — HRlink. Но доступных программных инструментов для работы с кадровым документооборотом сейчас намного больше. Теперь те операции, которые приходилось выполнять вручную, можно сделать в программе за пару шагов и свести риск потери документов к минимуму.
Дополнительную информацию ищу на специализированных ресурсах, например в сервисах Главбуха, на сайте „Бухгалтерия.ру“ или Контура. Для меня наиболее полезный инструмент — наглядная практика, мнения от других экспертов».
Ольга Осипова
Административный директор коммуникационного агентства iTrend
Рассылка для бухгалтеров
Разборы самых важных законов и советы для бухгалтеров, которые хотят упростить себе работу и больше зарабатывать. Отправляем раз в две недели
Что входит в кадровое делопроизводство
- работает с документами — ведет личные дела сотрудников, табели учета рабочего времени, составляет штатное расписание, оформляет приказы, должностные инструкции, больничные и командировки. Для этого взаимодействует с сотрудниками других отделов — например, с юристами;
- собирает и хранит сведения о сотрудниках: Ф. И. О., даты рождения, контакты, должности, размер зарплаты;
- взаимодействует с контролирующими ведомствами — отправляет им уведомления и отчеты.
В документе указывают требования к сотруднику отдела кадров, что он должен знать и уметь, какие у него есть права и обязанности.
«Я — директор, раньше сама вела и бухгалтерию, и кадры. Оформляла на работу: составляла приказы, договоры, должностные инструкции, согласие на обработку персональных данных; начисляла и выплачивала зарплату, отпускные, пособия по временной нетрудоспособности, по беременности и родам. С ростом компании кадровую работу делегировала другим сотрудникам».
Ольга Толкачева
Директор ООО «Вектор»«Как административный директор, я нахожусь на стыке бэк‑офиса и операционной деятельности компании. Поэтому совмещаю много задач: руковожу бухгалтерией, курирую документооборот с нашими клиентами и подрядчиками, договариваюсь с партнерами, управляю кадрами. Для меня важно не только быть руководителем, но и сохранять профессиональные навыки, например оформление трудовых договоров, прием сотрудников на работу».
Ольга Осипова
Административный директор коммуникационного агентства iTrend
Какие документы регулируют кадровый учет
Список документов зависит от размера бизнеса и сферы его деятельности. Есть обязательные кадровые документы — их должны вести все. Есть факультативные — их ведут по желанию. Дальше расскажем о документах, обязательных для большинства работодателей.
Трудовые договоры составляют на бумаге в двух экземплярах, когда принимают сотрудника в штат. Один хранится у работодателя, другой — у сотрудника. Как составить трудовой договор и какие пункты в нем должны быть — рассказали в отдельной статье.
Правила внутреннего трудового распорядка — ПВТР. Документ регулирует отношения между работником и работодателем: например, устанавливает порядок приема и увольнения работников, определяет права, обязанности и ответственность обеих сторон трудового договора, режим работы, правила поощрения и взыскания.
Установленного образца правил внутреннего трудового распорядка нет. Их составляют в свободной форме. Правила утверждают перед наймом сотрудников один раз, а потом знакомят их с документом под подпись.
Правила утверждают перед наймом сотрудников. Документ регулирует отношения между работником и работодателем: например, устанавливает порядок приема и увольнения работников.
Положение о работе с персональными данными. Документ составляют, чтобы по закону работать с персональными данными, которые работники предоставляют работодателю: Ф. И. О., фотографии, адрес проживания, номер телефона, e‑mail, реквизиты счета в банке.
Положение составляют в произвольной форме по требованиям закона о персональных данных. Подробнее об этом рассказали в отдельной статье.
В положении нужно указать состав персональных данных, правила обработки, хранения и использования работодателем личных данных работников, в том числе биометрических, включая записи с видеокамер.
Положение составляет работодатель, он оператор персональных данных своих сотрудников. Составили шаблон документа, который можно скачать и заполнить по образцу.
Согласие на обработку персональных данных. Каждый сотрудник должен подписать документ — это подтверждает, что работник согласен на обработку персональных данных.
Составляют согласие в произвольной форме, но в нем должны быть Ф. И. О. сотрудника, реквизиты паспорта, цель обработки, перечень персональных данных, на получение которых сотрудник дает согласие. Полный список сведений — в законе о персональных данных. Без подписанного сотрудником согласия работодатель не вправе использовать его данные.
Документ составляют компании и ИП для достижения определенных целей. Например, при приеме на работу, чтобы получить реквизиты карты сотрудника для выплаты зарплаты.
Трудовые книжки. Если у работодателя есть бумажные трудовые книжки, в них записывают данные о приеме на работу, о квалификации сотрудника, повышениях, переводах, поощрениях, увольнении. А вообще, сейчас применяют электронные трудовые.
Табель учета рабочего времени. В нем фиксируют, сколько часов за месяц отработал сотрудник. Табель нужен, чтобы начислять пособия, зарплату. Составляют его либо в свободной форме, либо по формам Т‑12 или Т‑13.
Табель можно составить в свободной форме или использовать унифицированную. Документ пригодится, чтобы проконтролировать, сколько часов за месяц проработал сотрудник, и рассчитать ему зарплату.
График отпусков. Документ составляют, чтобы видеть очередность отпусков сотрудников и зафиксировать ее. График составляют каждый год. Утвердить его нужно минимум за две недели до наступления следующего календарного года. Например, график на 2026 год нужно утвердить не позднее 17 декабря 2025 года.
В нем прописывают сроки и даты отпуска всех сотрудников. График можно составлять в свободной форме или по форме Т‑7.
В графике прописывают сроки отпуска каждого работника. Это обязательный документ: если его не будет при проверке трудинспекции, могут назначить штраф.
Приказы составляют по унифицированной или в свободной форме. К обязательным относят такие приказы:
Все эти документы нужно хранить — от года до 75 лет. Про сроки хранения каждого документа рассказали в отдельной статье.
Какие данные о сотрудниках нужно сдавать и куда
Отчитываться по сотрудникам нужно, даже если в штате только один человек. Одни отчеты подают регулярно, а другие — только при наступлении определенных событий:
- все работодатели отчитываются в налоговую, СФР и региональный центр занятости населения — ЦЗН;
- работодатели, которые нанимают иностранцев, отчитываются дополнительно в ГУВМ МВД;
- большинство работодателей отчитывается в Росстат. Узнать, нужно ли сдавать статистику.
Как организовать кадровый учет: пошаговая инструкция
Закон не регулирует организацию кадрового учета. Это должен делать работодатель. Рекомендуем действовать так.
Шаг 1. Разработайте и утвердите положение или инструкцию по кадровому делопроизводству. В этом документе пропишите правила оформления, учета, оборота и хранения кадровых документов.
Шаг 2. Примите локальные акты, обязательные для всех работодателей. Это, в частности, правила внутреннего трудового распорядка, положение о работе с персональными данными, документы об охране труда.
Шаг 3. Назначьте ответственного за ведение кадрового делопроизводства — это можно сделать отдельным приказом или установить эту обязанность в трудовом договоре и должностной инструкции сотрудника.
Шаг 4. Обеспечьте сохранность кадровых документов в течение установленного срока хранения. Например, бумажные документы нужно хранить в сейфах или помещениях с ограниченным доступом.
При смене сотрудника, ответственного за кадровое делопроизводство, надо составлять акт приема‑передачи кадровых документов.
Штрафы за отсутствие кадрового учета
За кадровым учетом работодателя следит ГИТ — Государственная инспекция труда. Она проводит документарные, плановые и внеплановые проверки и, если находит нарушения, привлекает к ответственности. В отдельной статье рассказали, что проверяет трудовая инспекция, как проходят проверки и как к ним подготовиться.
Проверить, насколько правильно вы ведете кадровый учет, можно по чек‑листам Роструда или в онлайн‑сервисе «Электронный инспектор». Такой самоаудит помогает заранее подготовиться к визитам трудовой инспекции.
За повторные нарушения штраф будет больше. А человека, ответственного за кадровый учет, могут дисквалифицировать — лишить права занимать должность на срок до трех лет.
Главное
- Кадровый учет — ведение документов, связанных с сотрудниками.
- Ведут кадровый учет компании и ИП хотя бы с одним сотрудником.
- Ведение кадрового учета можно поручить бухгалтеру, если он на это согласен. Для этого нужно получить у него письменное согласие на работу по другой должности. Совмещение должностей нужно оформить приказом руководителя.
- Если бухгалтер не хочет вести дополнительно еще и кадры, заставить его нельзя.
- Дополнительную работу нужно оплатить. Размер доплаты прописывают в допсоглашении к трудовому договору.
- Кадровик оформляет прием сотрудника на работу, увольнение, разрабатывает локальные нормативные акты: например, правила внутреннего трудового распорядка, положение об обработке персональных данных работников. Еще может вести воинский и миграционный учет.
- Список документов, которые должны быть у кадровика, зависит от размера бизнеса и сферы его деятельности. Обязательные кадровые документы должны вести все, а факультативные ведут по желанию.
- Кадровик должен отчитываться за сотрудников в контролирующие органы.
- За неправильное ведение кадрового учета могут быть штрафы.
Расскажите, как давно ведете кадровый учет? Что самое сложное в нем, на ваш взгляд?