Как навести порядок в отделе продаж при взрывном росте бизнеса
Недавно к нам обратился лидер финтех рынка — LIFE PAY. За 8 лет клиент автоматизировал 18 000 торговых точек для «Билайна», «СберМаркета» и «Яндекс.Маркета». Но стремительный рост потребовал оптимизации.
Как мы помогли LIFE PAY наладить работу с клиентами, используя amoCRM и другие IT‑решения? Читайте практический кейс для руководителей.
Проблемы и вызовы
Согласитесь, это частая практика, когда при быстром масштабировании бизнеса компания сталкивается с хаосом в отделе продаж. Интерес к вашему продукту растет, но вы не готовы к новому вызову. Так вот с такими проблемами к нам обратился клиент:
Недостаточная автоматизация и хаос в управлении:
- автоматизация была настроена фрагментарно: ключевые этапы воронок требовали ручного контроля и дополнительных проверок;
- у каждого департамента (продажи, поддержка, интеграции) был свой руководитель, который самостоятельно ставил задачи по CRM и даже вносил изменения в настройки — из‑за этого возникали конфликты приоритетов, путаница в системе и постоянный хаос в работе команд;
- большое количество виджетов перегрузило CRM, замедляло работу и снижало стабильность всей системы.
Постоянные технические проблемы:
- компания столкнулась с техническими сложностями, такими как блокировка WhatsApp из‑за использования «серых» решений — это привело к сбоям в коммуникации с клиентами и необходимостью срочного перехода на легальные решения;
- регулярно возникали задачи, требующие оперативного решения, но внутренние ресурсы компании не всегда могли справиться с ними самостоятельно.
Отсутствие экспертизы и поддержки:
- LIFE PAY уже работала с несколькими интеграторами, но их решения не закрывали всех потребностей компании;
- не хватало экспертизы для приоритизации задач и внедрения решений, которые действительно приносили бы пользу бизнесу.
Рост компании и увеличение нагрузки:
- LIFE PAY значительно выросла за последние годы, что привело к увеличению числа пользователей CRM (с 83 до 169) и усложнению процессов;
- старые решения и подходы перестали справляться с новыми вызовами, что требовало пересмотра стратегии работы с CRM.
Нашей задачей стало:
- Убрать лишние процессы и автоматизировать работу в CRM.
- Перейти на надежные, легальные решения для общения с клиентами.
- Навести порядок в управлении CRM, убрав хаос и путаницу между департаментами.
- Обеспечить стабильную работу системы, избавившись от постоянных сбоев и авралов.
Для достижения поставленных задач эксперты предложили взвешенный и комплексный подход, который лег в основу дальнейших действий.
Рассылка: как вести бизнес в России
Пять полезных писем пришлем сразу после подписки. В них — бизнес‑идеи, готовые промпты для нейросетей, советы, как выбрать налоговый режим и получать пассивный доход
Задачи и их решения
Для преодоления хаоса в продажах мы сосредоточились на ключевых проблемах. Такой подход обеспечивает надежность, гибкость и полный контроль над процессами. В результате мы разработали следующие решения:
Оптимизация и автоматизация процессов в amoCRM. Сначала мы упростили и ускорили обработку заявок, сделок и задач за счет оптимизации воронок продаж, процессов Sensei и триггеров.
Решения:
- проведен аудит и оптимизация 400+ процессов Sensei, что ускорило обработку заявок и сделок;
- заменены множественные условия на мульти‑условия для ускорения работы;
- внедрены автоматические процессы для контроля SLA и переноса задач на рабочее время;
- удалены неиспользуемые процессы и поля для повышения производительности системы.
Стабилизация работы системы и устранение технических проблем. Даже при выстроенной воронке продаж sales менеджер может столкнуться с чередой технических проблем, которые замедляют процесс отклика. Такие преграды могут стоить компании не только драгоценного времени, но и упущенной прибыли.
Решения:
- проведена миграция с «серого» WhatsApp на легальное решение Wababa;
- пересобрана структура Salesbot и шаблонов сообщений, согласованных с Meta;
- настроены интеграции с почтовыми сервисами и другими внешними системами;
- устранены баги и плохо оптимизированные процессы.
Повышение удобства и продуктивности работы сотрудников. Для максимальной эффективности отдела продаж необходимо создать комфортные условия для работы менеджеров и других пользователей CRM.
Решения:
- внедрена система Workplace для автоматического распределения задач и их приоритизации;
- добавлены процессы для переноса задач, вставших на выходные, на рабочее время;
- внедрен виджет Finder для отслеживания входящих сообщений клиентов;
- произведена оптимизация интерфейса и удаление лишних виджетов;
- созданы видеоинструкции по использованию ключевых функций CRM.
Цифровизация процессов. Для надежной работы и будущего масштабирования мы перевели все процессы в цифровой формат, обеспечили гибкость и прозрачность работы CRM.
Решения:
- оцифровка всех воронок продаж — от первичного контакта до закрытия сделки;
- аудит и оптимизация 1000+ полей в amoCRM (удалены дубли, неиспользуемые данные, упрощены формы);
- документирование всех процессов (как работают триггеры, этапы сделок, SLA), чтобы любой сотрудник мог быстро разобраться;
- собрана аналитика по скорости работы системы и ключевым показателям.
Контроль качества обслуживания и соблюдение сроков (SLA). На данном этапе у многих компаний новые сделки могут сорваться из‑за переизбытка бесед и отсутствия мониторинга. Во избежание подобного наша команда повысила контроль над сделками и исключила срывы сроков.
Решения:
- настроены процессы для контроля сделок, находящихся на одном этапе более 7 дней;
- внедрена логика проверки SLA (первого касания) для всех воронок;
- добавлены триггеры для автоматического закрытия бесед при закрытии сделок.
Долгосрочное партнерство и поддержка. После успешной настройки и решения проблем мы обеспечили стабильное развитие CRM‑системы с постоянным мониторингом показателей, влияющих на конверсию и доходность бизнеса, а также оперативное решение возникающих задач.
Решения:
- еженедельные встречи с ЛПР, которые включают разбор ключевых показателей;
- приоритизация задач, которые напрямую влияют на выручку (например, исправление ошибок в платежных интеграциях);
- организована техподдержка в рабочие часы (с 10:00 до 19:00 по Москве);
- постоянное взаимодействие с командой LIFE PAY для оперативного внедрения доработок, повышающих конверсию.
Таким образом, мы успели стабилизировать работу системы, устранить технические проблемы, сделать работу сотрудников удобной и выделили ежедневную техническую поддержку.
Результаты
За время работы с клиентом мы не только адаптировали CRM‑систему для масштабирования бизнеса, но и настроили ее под новые стратегические цели компании. В результате:
- Время загрузки страниц в CRM сократилось с 18 до 10 секунд.
- Объем обрабатываемых заявок увеличился в 10 раз: с 100 до 1000 заявок.
- Устранены риски прерывания коммуникации с клиентами из‑за технических сбоев.
- Увеличено количество обрабатываемых заявок на одного менеджера с 15 до 25 в день.
- Менеджеры стали тратить на 30% меньше времени на поиск информации благодаря оптимизированному интерфейсу.
- Количество ручных операций сократилось с 20 до 5‑7 на одну сделку.
- Перенос задач на рабочее время снизил количество «авральных» ситуаций на 40%.
- Теперь система поддерживает быстрый запуск новых продуктов (например, подключение СБП заняло 2 недели вместо 1,5 месяцев).
- Появились гибкие сценарии для разных типов клиентов (малый бизнес, корпорации) — менеджеры могут выбирать нужный путь сделки в 1 клик.
- Менеджеры тратят на 30% меньше времени на ручной контроль сроков.
Теперь компания может быстрее выводить новые услуги на рынок (например, тестировать гипотезы в отдельных регионах без доработки всей CRM), все этапы работы с клиентами теперь прозрачны и измеримы, а риски ошибок при масштабировании нивелированы (например, при открытии новых направлений не нужно «изобретать» процессы с нуля — есть готовые шаблоны).
