Excel для бюджетов компании: когда стоит переходить на новую платформу

По запросам пользователей в поисковых системах можно увидеть частый вопрос: у меня бюджет в Excel, может, пора менять систему? Разберем восемь признаков того, что наступил момент перехода, и расскажем, какие решения подойдут вашему бизнесу.

Почему компании пользуются Excel

Компании 90% бюджетов все еще ведут в Excel. Причины в популярности программы и эффективности для малого и среднего бизнеса.

Известность. Excel остается самым популярным инструментом финансового планирования в малом и среднем бизнесе. Компаниям нравится гибкость, отсутствие зависимости от вендора, да и команда привыкла. Это причины, по которым его невозможно отменить указом сверху. В большинстве случаев, финансовая модель в Excel — исторически сложившаяся практика, и переезжать с нее без явной боли никто не торопится.

Когда Excel эффективен. Excel справляется с годовым бюджетом компании, у которой от одного до двух подразделений с собственным бюджетом (ЦФО — центров финансовой ответственности). Сюда же относятся операционная модель проекта и инвестиционный план под конкретное направление. В этом случае выгоднее оставаться в Excel и не платить за лишний софт.

8 признаков, что Excel пора менять

• бюджетный цикл занимает больше 30 рабочих дней;
• в компании больше пяти ЦФО, и у каждого свой шаблон;
• размер таблицы превышает 200 тысяч строк, файл «лагает»;
• версии бюджета хранятся в файлах с приставками v1, v_final, final_final2;
• ключевую формулу понимает один человек в компании, и он скоро уходит;
• невозможно за час пересчитать сценарий «–10% выручки, +20% инфляции»;
• факт и план сравниваются через 30–45 дней после закрытия квартала;
• бухгалтерия и финансовая служба ведут два параллельных набора справочников.

Если у вас совпадают три пункта, вы находитесь в зоне риска. Пять и больше означает, что Excel вам мешает, а цена его «бесплатности» уже выше стоимости новой платформы. Достаточно посчитать, сколько часов в месяц уходит у финансовой команды на сведение версий, починку формул и поиск ошибок.

Четыре варианта решений

Наиболее важные показатели, которые стоит учитывать при выборе системы, — это сложность финансовой модели компании и количество участников бюджетного процесса. Размер выручки здесь фактор вторичный.

Как устроен рынок управленческого учета. Программа подбирается под размер бизнеса и уровень сложности финансовой модели. На российском рынке выделяются четыре основных класса решений с разной логикой ценообразования и внедрения.

Облачные сервисы для малого бизнеса. Это готовые формы для платежного календаря, бюджетов и отчетности, без программирования и вендорского проекта. Подходят компаниям с выручкой до 100 млн. рублей в месяц и с простой структурой учета. В качестве примеров, ПланФакт, Финтабло, Финансист, Аспро.Финансы. На запуск программ в среднем уходит одна неделя. Однако, в них не предусмотрен выход за пределы предустановленных форм. Консультанты рынка оценивают их стоимость от 1 до 10 тыс. рублей в месяц.

Бюджетные модули в 1С. Больше подойдут компаниям, в которых уже выстроен 1С‑ландшафт и операционный учет ведется там же. Как примеры, 1С:Управление холдингом, 1С:ERP, БИТ.ФИНАНС. Их преимущество в бесшовной стыковке плана с фактом. Минус в том, что бюджетная модель привязана к плану счетов, и это сужает гибкость аналитики. Стоимость: от 300 тыс. до 25 млн. рублей.

Специализированные платформы планирования. Это многомерные модели со сценарным моделированием «что если», которые делают расчеты в оперативной памяти. Они позволяют создавать бизнес‑логику без программирования. Подходят средне‑крупному бизнесу, холдингам, компаниям с несколькими видами деятельности и проектов с комплексной автоматизацией планирования. Также подходят middle‑проектам или enterprise‑проектам с отдельной функцией для автоматизации. Например, в ритейле: планирование выручки по торговым точкам. В качестве примера, системы бюджетирования Планум‑Платформа, Optimacros, Knowledge Space, Форсайт, ТУРБО Бюджетирование, In.Plan. На рынке есть прецеденты самостоятельного внедрения силами финансовой команды без привлечения интеграторов. Это редкий, но реальный сценарий для бизнеса, где в команде есть финансовый контролер с опытом моделирования. Стоимость: от 5 до 150 млн. рублей на проект.

Самописные решения. Это аналитические платформы (BI) и хранилище данных с собственными надстройками. Работают в компаниях с сильной ИТ‑командой и готовностью платить за поддержку как за постоянную статью бюджета. Подходят крупному бизнесу с собственной методологией планирования, которая не вписывается в готовые продукты.

5 ошибок выбора, о которых вендор сам не скажет

Ошибка 1. Подбирать систему только по соответствию реестру российского ПО. В реестре больше 30 тысяч программных продуктов. Включение в него системы обязательно для компаний из КИИ‑секторов (критической информационной инфраструктуры): банки, ТЭК, телеком, транспорт. Для остального бизнеса это полезный, но второстепенный фильтр при выборе системы бюджетирования.

Ошибка 2. Выбирать отраслевой шаблон под ключ. По оценке консультантов рынка, до 90% компаний, сделавших выбор в пользу отраслевого шаблона, разочаровываются и полностью его перестраивают под свою модель бизнеса. В итоге, выгоднее платить за гибкость платформы, чем за готовую коробочную конфигурацию.

Ошибка 3. Не учитывать скрытый TCO (совокупная стоимость владения). При выборе платформы планирования нельзя рассчитывать бюджет только на покупку лицензии. На самом деле на нее уходит только 25–35% стоимости проекта. На внедрение уйдет 30–50%. Остальная часть пойдет на обучение сотрудников и техническую поддержку. Поэтому бюджет на покупку системы необходимо считать на 3 года вперед. На сопровождение вендором нужно закладывать постоянную статью затрат.

Ошибка 4. Рассчитывать на быстрое освоение программы. Вендор в маркетинговых материалах обещает, что команда изучит новую систему бюджетирования за полгода. На самом деле на обучение сотрудников уходит от 12 до 18 месяцев.

Ошибка 5. Не закладывать бюджет на миграцию данных. Перенесение данных — это отдельный проект внутри проекта, который следует планировать заранее. По опыту рынка, 20–30% бюджета внедрения уходит на чистку справочников и загрузку исторических данных.

Начните с пилотного проекта

Что дает пилотный проект. Он позволяет проверить методологию вендора и качество его команды на маленьком процессе. Если пилот не взлетает за квартал, поменять вендора в этой точке в десятки раз дешевле, чем после полного внедрения. Автоматизация финансов имеет смысл, когда измеримый эффект виден уже на небольшой задаче.

Финальный шаг. Если вы задаетесь вопросом, с чего начать бюджетирование на предприятии, сверьтесь с чек‑листом восьми признаков замены и определите узкое место. Если совпадений больше трех, начните с короткого аудита и пилотного проекта на одной функции. Советуем сосредоточиться на маленьком процессе, где можно проверить и систему, и команду вендора.