Агентство или специалист на фрилансе: плюсы и минусы для бизнеса

Среди всего обилия вопросов, стоящих перед бизнесом, есть те, для решения которых всегда проще привлечь специалистов на аутсорсе, чем нанимать сотрудников в штат. Чаще всего это задачи, связанные с пиаром, маркетингом, SMM и производными от них — например, дизайном или копирайтингом.

Глобально пути тут два — либо найти одного специалиста и поручить задачи ему, либо обратиться в агентство.

Я в пиаре больше 15 лет, и за это время успела поработать и как фрилансер-одиночка, и как руководитель агентства. В этой статье я расскажу о том, какие плюсы и минусы для бизнеса есть в каждом формате, и какие универсальные правила коммуникации помогут выстроить эффективную работу со специалистами на аутсорсе.

Прежде чем приступать к выбору, бизнесу важно ответить себе на два ключевых вопроса.

Какой бюджет вы готовы выделить? В большинстве случаев ценник специалиста будет ниже, чем агентства. Однако важно учитывать, что, к примеру, на рынке пиара, сегодня очень большой разброс цен и у агентств. Условно, есть специалисты, гонорары которых начинаются от 150 тысяч рублей в месяц, но есть и небольшие агентства, которые работают за ту же сумму. Поэтому гипотетически даже небольшой локальный бренд может позволить себе работу с агентством, если количество задач объективно превышает ресурсы и компетенции одного специалиста — тут мы возвращаемся к вопросу №1.

После того, как вы четко поняли, что вы хотите и сколько готовы за это платить, важно более детально оценить плюсы и минусы каждого из форматов работы.

Агентство — это команда, где у каждого своя роль. Например, в PR-агентстве стратег разрабатывает концепцию, менеджер ведет коммуникацию со СМИ, копирайтеры пишут тексты, редактор — проверяет и помогает доработать, дизайнеры оформляют материалы и т. д. Поэтому, если бизнесу нужно «всё и сразу», то агентство способно равномерно распределить нагрузку и выдать желаемый результат в желаемые сроки. Бизнес при этом высвобождает ресурсы внутри компании и может сосредоточиться на стратегических вопросах.

Среди других плюсов можно отметить следующие.

Возможности для коллабораций. Часто агентство работает с несколькими клиентами из одной ниши, либо из смежных ниш. И тут открываются классные возможности для коллабораций — бренды могут стать бустами друг для друга. Например, ресторатор и нутрициолог могут рассказать, как сделать правильное питание вкусным, а эксперт по недвижимости и дизайнер интерьеров — как купить и обустроить идеальную квартиру для жизни.

Гибкость и оперативный отклик на изменившийся запрос. Часто в процессе работы выясняется, что клиенту нужны дополнительные услуги. Например, он пришел за публикациями в СМИ, а после захотел стать спикером на мероприятиях. Агентство за счет наличия нескольких отделов и разнопрофильных специалистов в команде способно быстро реагировать и корректировать план работы. То есть компании-клиенту нет необходимости искать другого подрядчика, чтобы решить свои задачи — все ресурсы уже есть.

Агентство — это отдельная экосистема. В ней есть свои руководители, свои исполнители, свои правила взаимодействия. Сделать из другой компании подчиненного, управлять ей как специалистом в найме или отдельным фрилансером не получится. И для некоторых заказчиков этот факт может стать минусом. Однако если изначально принять, что агентство — это партнер, с которым вы вместе идете к единой цели, то можно выстроить экологичную структуру работы и получать классные результаты без директивных указаний и прямого контроля над исполнителями.

Что еще может сыграть не в пользу агентства при выборе?

Слишком много контактных лиц — непонятно, кто за что отвечает. В некоторых агентствах существует практика (очень порочная, на мой взгляд), добавлять в чат с клиентом сразу всю команду. В этой ситуации возникает риск поломанной коммуникации — заказчику не всегда понятно, к кому и с каким вопросом обращаться, с кого спрашивать результат. Чтобы минимизировать этот риск, клиенту важно еще на первом этапе коммуникации четко проговорить, с кем непосредственно он будет взаимодействовать и от кого получать отчеты.

Непонятно, за что платятся деньги. Нередко в агентствах случается перекос в сторону внутренних коммуникаций — сотрудники постоянно находятся в контакте друг с другом, но не с заказчиком. То есть им очевидно, что работа ведется и результат будет, но клиент, который не погружен во все процессы, не понимает, почему он уже неделю не получает никаких новостей. Поэтому если PR-агентство, к примеру, отлично занимается PR-задачами, но при этом забывает о сервисе, это может привести к тому, что клиент окажется в информационном вакууме и будет считать, что он платит за воздух. Чтобы обезопасить себя, заказчику важно четко зафиксировать в договоре перечень предоставляемых услуг, KPI, форму и сроки предоставления отчетности и т. д. Агентству же стоит постоянно оказывать сервисное сопровождение — уведомлять клиента о статусах задач, запущенных процессах, фиксировать договоренности, выступать с предложениями.

Часто есть минимальный срок для заключение контракта. Агентства при заключении договора зачастую прописывают минимальный срок сотрудничества — обычно это 6–12 месяцев, в отдельных случаях возможно заключение контракта на 3 месяца, если поставленные задачи можно решить за этот срок. Однако это не демонстрация недоверия к клиенту и умышленное затягивание сроков, а вполне логичное условие — ведь у руководителя агентства есть обязательства не только перед заказчиком, но и перед командой, которой нужно платить зарплату, и перед партнерами, с которыми ведутся переговоры. И если процессы будут запущены, а клиент через месяц решит прекратить работу, агентство понесет большие издержки.

Пожалуй, главным аргументов в пользу специалиста-фрилансера может стать более низкая цена. Однако есть и другие плюсы.

Высокая личная вовлеченность. Специалист обычно одновременно ведет 1–2 клиентов, и при этом нередко занимается всем спектром задач самостоятельно. Например, пиарщик-фрилансер может и согласовать тему с редакцией, и написать статью, и проконтролировать выход публикации. То есть ему нет необходимости платить зарплаты, он вкладывает в работу только свое время и ресурсы. Соответственно, чтобы показать клиенту высокие результаты и выстроить лояльные отношения, он может дать больше, чем предусмотрено договором.

Гибкий график. Обычно со специалистом-фрилансером проще договориться о нестандартном графике работы — например, назначать созвоны на выходные дни или на поздний вечер. Тогда как у агентств чаще всего есть установленные рабочие часы.

Практически все пункты в списке ниже — это «теневые» стороны тех бонусов, которые я перечислила выше.

Ограниченные ресурсы. Если в процессе заказчик понимает, что нужны дополнительные опции, или просто вырастает объем задач, есть риск, что новый запрос фрилансеру окажется не по силам. Конечно, гипотетически он может взять на себя поиск других специалистов или самостоятельно делегировать часть задач коллегам, однако, если у него нет проверенных контактов, это может сильно снизить качество и затормозить процесс.

Отсутствие подстраховки. Банально, но факт: люди болеют, переезжают, делают ремонты и хотят ездить в отпуск. Поэтому важно при заключении договора обсудить, есть ли у фрилансера четкий план на случай подобных ситуаций.

Риск выгорания. Очень неприятное последствие высокой вовлеченности. Фрилансер может «загореться» проектом, вложить в него всю душу и выдавать сверхрезультаты, но если он вовремя не позаботиться о собственном work-life balance, то с высокой долей вероятности может выгореть и покинуть проект одним днем.

Отсутствие четкой структуры и нарушение границ. А вот это обратная сторона дружеской коммуникации и гибкого графика. Если они не идут рука об руку с системой отчетности и контроля, то процесс работы может превратиться в неуправляемый хаос, а результаты будут стремиться к нулю.

Иногда лучшим вариантом для бизнеса оказывается гибридный подход — например, фрилансер плюс агентство, сотрудник в найме плюс агентство, агентство плюс агентство — вариаций тут множество. Если бюджет позволяет, то такой формат может открыть бизнесу дополнительные возможности и усилить результат. К примеру, у вас есть копирайтер-фрилансер, который максимально попадает в tone of voice бренда и идеально пишет, но вот PR-стратегии и выходов на СМИ у него нет — зато они есть у PR-агентства.

Но тут важно, чтобы участники такого «тандема», во-первых, четко разделяли зоны ответственности, во-вторых, не воспринимали друг друга как конкурентов.

Однако вне зависимости от того, какой выбор делает бизнес, есть универсальные правила, от которых зависит, насколько эффективно будут решаться задачи, отданные на аутсорс.

Открытый диалог. Не нужно юлить, не нужно кем-то казаться — важно четко говорить, что вы, как заказчик, хотите получить и сколько за это готовы платить. Тогда и вторая сторона примет правила и честно скажет, готова ли она предоставить эти услуги и обеспечить результаты. Это позволит уже на первом этапе взаимодействия заложить фундамент, необходимый для пролонгированной и результативной работы.

Наличие стратегии. Она может выглядеть по-разному — как экшен-план, как дорожная карта, как масштабная концепция с уходом в смежные области (например, пиар плюс маркетинг). Но это должна быть единая зафиксированная история, которая дает всем участником процесса понимание, к какому результату, в какие сроки и за счет чего предполагается прийти.

Регулярная коммуникация. Выше я говорила об информационном вакууме, который может создавать агентство. Но уходить в молчание может и сам заказчик, причем по самым разным причинам. Это тоже может снижать результативность. Поэтому обеим сторонам важно быть в контакте, проводить митапы, озвучивать не только позитивные новости, но и сложности.

Фиксация промежуточных результатов. Важно сразу договориться о комфортном формате — например, что подробный отчет предоставляется в конце месяца, а каждую пятницу в рабочем чате фиксируются актуальные статусы задач. Это поможет свериться и убедиться, что вы движетесь в одном направлении.

Разумная субординация. Скажу честно: в пиаре клиентам и заказчикам довольно легко переходить на «темную сторону» и становиться друзьями. И теплая коммуникация, безусловно, может сработать на пользу. Однако тут важно держать баланс и помнить, что главным паттерном эффективного взаимодействия должно оставаться взрослое и равноправное партнерство.

Резюмируем. Выбор между агентством и фрилансером зависит от задач, бюджета и внутренних ресурсов компании. Агентство больше подходит для комплексных стратегий и масштабных проектов, которые требуют системности и привлечения нескольких разнопрофильных специалистов. Адресная работа с фрилансером — для точечных задач, экспертов-практиков и небольших компаний. Однако вне зависимости от формата, ключ к успеху — это прозрачная и регулярная коммуникация и отлаженная система взаимодействия.