Как работают WMS — системы управления складом

WMS помогают бизнесу управлять ежедневными складскими операциями. Система помогает автоматизировать процессы с момента поступления товаров и материалов до момента продажи готовых продуктов.

WMS полезны и малому бизнесу с небольшим складом, если у собственника есть планы по расширению или компания работает со скоропортящимися товарами.

В статье вместе с экспертами Бизнес-секретов разбираем, в чем особенности разных систем управления и как выбрать подходящую для своего бизнеса.

Работа любого склада сводится к четырем основным процессам:

Рассмотрим, как WMS могут помочь на каждом из этих этапов.

При приемке работник склада сканирует товары с помощью терминала сбора данных — ТСД. В зависимости от товара WMS может дать сотруднику задание, например проверить каждую вторую или каждую пятую коробку. Получив информацию с терминала, система сверяет фактическое количество с ожидаемым и выявляет расхождения.

После приемки сотрудник маркирует товары — наклеивает QR-код, бар-код или RFID-метку, а затем отправляет на склад.

Например, если это товар с низкой оборачиваемостью и он, скорее всего, задержится надолго, его разместят в глубине на верхней полке. Если у товара высокая оборачиваемость или короткий срок хранения, его положат на уровне глаз, ближе к зоне отгрузки.

Если на складе есть свободная маленькая ячейка, система отправит небольшую коробку туда, а не на большую полку, чтобы рационально использовать место. Если в момент поступления коробки маленькой ячейки не было, но позже она появилась, WMS предложит переложить товар.

Комплектация и сборка. Часто WMS работает не самостоятельно — ее интегрируют в ERP-систему, которой уже пользуется бизнес. Подробнее о таких системах расскажем ниже. Через ERP отправляют в WMS задание: собрать комплект товаров для отгрузки. Сотрудники склада получают задания на ТСД. Система показывает, какие товары и в каком количестве нужно собрать, а также оптимальный маршрут сбора, чтобы экономить время и силы работников.

Когда кладовщик берет коробку, он сканирует штрихкод, который нанесли при приемке. Когда все элементы заказа собраны, его отправляют на упаковку и маркировку.

После погрузки WMS меняет статус заказа в системе на «Отгружен» и передает данные в CRM.

Можно настроить инвентаризацию по событиям. К примеру, если количество товара стало меньше неснижаемого запаса или обнаружили несоответствия по наличию товара.

При инвентаризации сотрудник склада сканирует товары и указывает фактическое количество. WMS сверяет фактические данные с учетными и ищет расхождения.

Обычно после внедрения WMS склад начинает работать эффективнее, прозрачнее и им становится проще управлять. Вот какие выгоды получает собственник бизнеса.

Цифровизация бизнес-процессов склада. Становится меньше бумажных документов, и не тратится время на их ручную обработку. Всю информацию о наличии товаров на складе можно отслеживать в реальном времени.

Оптимизация пространства склада. Товары размещаются на полках наиболее рациональным способом, а это экономит место для нового груза.

Адресное хранение. У каждой ячейки на складе есть уникальные характеристики и адрес, и сотрудник всегда знает, на какой конкретной полке находится товар. А если склад очень большой или в заказе много товаров с разных полок, система подскажет кратчайший путь, чтобы собрать весь комплект.

Сокращение числа ошибок, вызванных человеческим фактором. Люди иногда ошибаются. Например, кладовщик без WMS может потерять на складе коробку с йогуртами и подумать, что уже отгрузил ее. В результате йогурты испортятся, бизнес понесет издержки. В долгой перспективе такие ситуации могут обойтись очень дорого. А благодаря маркировке резко снижаются шансы, что какой-то товар потеряется или задвоится в базе.

Снижение затрат. Снижается себестоимость складских операций, число ошибок, а пропускная способность и скорость работы растут. За счет этого затраты на эксплуатацию и содержание склада обычно сокращаются на 20—40%.

WMS делят на коробочные, заказные и адаптируемые.

Коробочная WMS — готовое решение, которое готово к использованию сразу после установки. Этот тип системы подходит для компаний с типовыми задачами и стандартными бизнес-процессами. Так, коробочные решения подойдут малому и среднему бизнесу с ограниченным бюджетом или когда нужно быстро внедрить платформу.

Рассмотрим кратко плюсы и минусы такого решения.

✅ Не требует долгой разработки и настройки. Обычно при установке система предлагает выбрать необходимый функционал — поставить галочки рядом с функциями, которые нужны бизнесу. Весь процесс занимает один-три месяца.

✅ Стоит дешевле остальных видов WMS — разработчики продают одну и ту же систему и не тратят ресурсы на индивидуальные доработки.

⛔️ Ограниченная функциональность и отсутствие гибкости. Коробочные решения могут не поддерживать специфичные требования бизнеса.

⛔️ Часто коробочные WMS сложнее интегрировать с другими платформами.

Заказная WMS создается индивидуально под конкретный бизнес. Для ее разработки сначала проводят исследования: как работают бизнес-процессы склада и какие там есть товары. Главная цель — максимально учесть особенности бизнеса. Но свои минусы в таком решении тоже есть.

✅ Индивидуальная разработка — главный плюс. У системы будут все функции, которые необходимы бизнесу.

⛔️ Высокая стоимость — разработать систему с нуля всегда дороже, чем купить готовый продукт.

⛔️ Из-за индивидуальных настроек могут возникнуть трудности с дальнейшей поддержкой и сопровождением.

⛔️ Длительный срок внедрения — на создание системы, ее тестирование и интеграцию уходит до года.

⛔️ Риски при разработке. Если проект недостаточно хорошо спланирован, создание платформы может затянуться и привести к перерасходу бюджета.

Заказные системы обычно используют логистические комплексы или распределительные центры с огромным ассортиментом, где за один час проходит более тысячи последовательных операций. В таких системах могут одновременно работать сотни сотрудников.

Адаптируемая WMS — нечто среднее между коробочными и заказными решениями. Они поставляются с готовым набором базовых функций, в которые можно вносить изменения.

Подытожим основные плюсы и минусы адаптируемого варианта.

✅ Компромисс между стоимостью и гибкостью. Более доступная цена по сравнению с заказными системами, при этом достаточный уровень кастомизации.

✅ Модульная структура: в систему можно добавлять новые функции по мере роста бизнеса и изменения требований.

✅ Недолгое внедрение, в среднем два-шесть месяцев. Хотя адаптация системы требует времени, этот процесс короче, чем при создании платформы под заказ.

⛔️ Ограниченные возможности. Хоть систему и можно адаптировать, отдельные специфичные функции могут отсутствовать, а дополнительная разработка окажется слишком сложной.

⛔️ Для сопровождения и поддержки могут потребоваться специалисты, которые внедряли систему.

То есть это более комплексное решение. ERP позволяет вести все бизнес-процессы в одном месте: планировать производство и продажи, оформлять заказы поставщикам, вести бухгалтерию и начислять зарплаты сотрудникам, анализировать прибыль и убытки компании.

А WMS — более узкое понятие, она фокусируется на управлении складской деятельностью. Например, WMS можно интегрировать с ERP-системой для обмена данными об остатках, заказах и других операциях.

Можно выбрать WMS, опираясь на шесть критериев:

Размер и сложность склада. Малому бизнесу, скорее всего, подойдет коробочное решение с простым учетом товаров. Производствам — даже небольшим — нужны системы с трекингом компонентов и партий, поэтому нужно смотреть уже более сложные варианты.

Крупному ретейлу и логистическим центрам нужны многоуровневые алгоритмы и мультискладское управление. Вероятно, такому бизнесу разумно сделать WMS под заказ.

Возможности интеграции. WMS должна уметь бесшовно обмениваться данными с учетными системами, в которых уже работает бизнес. Поэтому при выборе конкретной WMS стоит обязательно проверить, совместима ли она с вашими инструментами.

Стоимость внедрения и обслуживания. Нужно оценить первоначальные затраты на покупку лицензии, расходы на внедрение, обучение персонала и техническую поддержку. И сопоставить их с тем, какую предполагаемую выгоду вы получите после внедрения.

Масштабируемость решения. Если планируете расширять бизнес, придется увеличивать склад и усложнять его работу. А значит, лучше сразу устанавливать адаптированную WMS, в которую в будущем можно добавить новый функционал.

Удобство использования. Бизнесу нужно обучить всех сотрудников работать в новой системе, поэтому стоит сначала ее протестировать. Работать будет проще, если у WMS будет интуитивно понятный интерфейс.

Репутация разработчика и техподдержка. Как и при любой покупке, стоит оценить отзывы. Обратите внимание на количество успешных проектов, отзывы клиентов и поддержку, которую предлагает разработчик.