Можно ли использовать автомобиль сотрудника в служебных целях?
Читатель Андрей пишет: «У меня небольшие торговые точки по всему городу. Чтобы проверить товарную выкладку на каждой из них, мне нужен мерчандайзер. Покупать специально для него служебный автомобиль — невыгодно, могу ли я предложить сотруднику пользоваться его личным автомобилем?»
Работодатель может предложить сотруднику пользоваться личной машиной в служебных целях
По закону можно оформить использование личного автомобиля сотрудника в служебных целях, если он согласится. Тогда заключают один из двух типов договоров: соглашение об использовании имущества в служебных целях или договор аренды транспорта с экипажем. Если у сотрудника разъездная работа, для которой нужен автомобиль, это обычно отражено в трудовом договоре, поэтому вносить изменения в него не нужно.
Если работодатель подписал соглашение об использовании личного имущества, ему придется платить сотруднику компенсацию, в которую входят затраты:
- на эксплуатацию, например на шиномонтаж или мойку;
- на топливо, масло, тормозную жидкость и другие горюче-смазочные расходники;
- на техобслуживание.
Размер компенсации: 1200 ₽ в месяц, если объем двигателя менее 2000 см³, и 1500 ₽, если более. Работодатель может заплатить больше нормы, но учесть в налоговых расходах получится только эти суммы.
По договору аренды нужно платить сотруднику арендную плату за использование машины и удерживать с нее 13% НДФЛ.
Страховые взносы придется платить при аренде с экипажем. Но в том случае, если в договоре выделена сумма, которая приходится на услуги управления автомобилем. Рассмотрим каждый вариант подробнее.
Соглашение об использовании имущества в служебных целях
Если сотруднику нужен транспорт, например чтобы ездить между торговыми точками, а у компании или ИП нет служебного автомобиля, можно оформить соглашение и выплачивать работнику компенсацию за использование личного автомобиля: за шиномонтаж, мойку, топливо, техобслуживание и другие расходы.
Чтобы возместить эти расходы, нужна копия паспорта транспортного средства и документы, которые подтверждают расходы, например чеки с заправок.
Размер налоговых расходов по соглашению не очень большой. Если хотите учитывать все затраты, нужно заключать договор аренды автомобиля.
Соглашение об использовании автомобиля работника в служебных целях
Соглашение подписывают, чтобы использовать личный автомобиль сотрудника для нужд бизнеса.
Аренда автомобиля
По договору аренды автомобиля работодатель выплачивает сотруднику арендную плату за использование личного транспорта в служебных целях и платит 13% НДФЛ с этой суммы.
У арендатора есть два варианта: арендовать только машину или машину с экипажем — то есть с водителем автомобиля. Основное отличие этих договоров в том, что при аренде автомобиля с экипажем сотрудник сам оплачивает ремонт машины. Если арендуете только транспорт, придется платить за его ремонт. Еще одна особенность договора аренды с экипажем — часть платы идет на услуги сотрудника, который управляет машиной. Если ее выделить в договоре, придется начислять страховые взносы на соответствующую сумму.
Договор аренды автомобиля
Договор составляют, чтобы использовать личный автомобиль сотрудника для нужд бизнеса.
В обоих случаях налоговую базу при ОСН, УСН либо АУСН «Доходы минус расходы», а также при ЕСХН получится уменьшить на всю сумму расходов.
Если работодатель оформляет договор аренды, ему нужно будет составить акт приема-передачи транспортного средства.
Сотрудник может предложить в аренду машину, которую водит по доверенности. Хотя доверенность позволяет ему распоряжаться автомобилем, такие арендные договоры вызывают вопросы у налоговой.
Акт приема-передачи автомобиля в аренду
Акт составляют работодатель и сотрудник, чтобы передать автомобиль работника под нужды бизнеса. В документе фиксируют состояние транспортного средства.
Как подтвердить расходы
Чтобы отчитаться перед налоговой, нужны первичные документы, которые подтверждают затраты: чеки и путевые листы.
Путевой лист — это документ, который подтверждает маршруты поездок и расходы на топливо. Обычно его выписывают на один день, но в некоторых случаях, например если сотрудник едет в длительную командировку на служебном транспорте, можно оформить на месяц.
Организация должна оформлять путевые листы для контроля и учета расходов на горюче-смазочные материалы.
Путевой лист легкового автомобиля
Путевой лист оформляют компании и ИП, которые используют легковые автомобили для собственных нужд или перевозок за плату. В документ заносят информацию о поездке: название компании или ФИО ИП, марку автомобиля, маршрут, пробег.
Вопрос эксперту
Задайте любой вопрос про бизнес. Например, о налогах, найме работников, оформлении сертификатов на товары или работе на маркетплейсах. Ответ пришлем на вашу почту. Самыми частыми вопросами и ответами на них делимся в Бизнес-секретах в разделе «Вопросы-ответы».
Задайте вопрос про бизнес
Эксперты помогут разобраться в теме. Например, как считать налоги на УСН с 2025 года, отпустить сотрудника в отпуск или выбрать товар для выхода на маркетплейс. Ответим на почту, это бесплатно.
А вам когда-нибудь приходилось просить сотрудника взять его машину для работы? Как вы компенсировали его расходы?