Можно ли использовать автомобиль сотрудника в служебных целях?
Читатель Андрей пишет: «У меня небольшие торговые точки по всему городу. Чтобы проверить товарную выкладку на каждой из них, мне нужен мерчандайзер. Покупать специально для него служебный автомобиль — невыгодно, могу ли я предложить сотруднику пользоваться его личным автомобилем?»
Работодатель может предложить сотруднику пользоваться личной машиной в служебных целях
По закону можно оформить использование личного автомобиля сотрудника в служебных целях, если он согласится. Тогда заключают один из двух типов договоров: соглашение об использовании имущества в служебных целях или договор аренды транспорта с экипажем. Если у сотрудника разъездная работа, для которой нужен автомобиль, это обычно отражено в трудовом договоре, поэтому вносить изменения в него не нужно.
Если работодатель подписал соглашение об использовании личного имущества, ему придется платить сотруднику компенсацию, в которую входят затраты:
- на эксплуатацию, например на шиномонтаж или мойку;
- на топливо, масло, тормозную жидкость и другие горюче‑смазочные расходники;
- на техобслуживание.
Размер компенсации: 1200 ₽ в месяц, если объем двигателя менее 2000 см³, и 1500 ₽, если более. Работодатель может заплатить больше нормы, но учесть в налоговых расходах получится только эти суммы.
По договору аренды нужно платить сотруднику арендную плату за использование машины и удерживать с нее 13% НДФЛ.
Страховые взносы придется платить при аренде с экипажем. Но в том случае, если в договоре выделена сумма, которая приходится на услуги управления автомобилем. Рассмотрим каждый вариант подробнее.
Соглашение об использовании имущества в служебных целях
Если сотруднику нужен транспорт, например чтобы ездить между торговыми точками, а у компании или ИП нет служебного автомобиля, можно оформить соглашение и выплачивать работнику компенсацию за использование личного автомобиля: за шиномонтаж, мойку, топливо, техобслуживание и другие расходы.
Чтобы возместить эти расходы, нужна копия паспорта транспортного средства и документы, которые подтверждают расходы, например чеки с заправок.
Размер налоговых расходов по соглашению не очень большой. Если хотите учитывать все затраты, нужно заключать договор аренды автомобиля.
Соглашение подписывают, чтобы использовать личный автомобиль сотрудника для нужд бизнеса.
Аренда автомобиля
По договору аренды автомобиля работодатель выплачивает сотруднику арендную плату за использование личного транспорта в служебных целях и платит 13% НДФЛ с этой суммы.
У арендатора есть два варианта: арендовать только машину или машину с экипажем — то есть с водителем автомобиля. Основное отличие этих договоров в том, что при аренде автомобиля с экипажем сотрудник сам оплачивает ремонт машины. Если арендуете только транспорт, придется платить за его ремонт. Еще одна особенность договора аренды с экипажем — часть платы идет на услуги сотрудника, который управляет машиной. Если ее выделить в договоре, придется начислять страховые взносы на соответствующую сумму.
Договор составляют, чтобы использовать личный автомобиль сотрудника для нужд бизнеса.
В обоих случаях налоговую базу при ОСН, УСН либо АУСН «Доходы минус расходы», а также при ЕСХН получится уменьшить на всю сумму расходов.
Если работодатель оформляет договор аренды, ему нужно будет составить акт приема‑передачи транспортного средства.
Сотрудник может предложить в аренду машину, которую водит по доверенности. Хотя доверенность позволяет ему распоряжаться автомобилем, такие арендные договоры вызывают вопросы у налоговой.
Акт составляют работодатель и сотрудник, чтобы передать автомобиль работника под нужды бизнеса. В документе фиксируют состояние транспортного средства.
Как подтвердить расходы
Чтобы отчитаться перед налоговой, нужны первичные документы, которые подтверждают затраты: чеки и путевые листы.
Путевой лист — это документ, который подтверждает маршруты поездок и расходы на топливо. Обычно его выписывают на один день, но в некоторых случаях, например если сотрудник едет в длительную командировку на служебном транспорте, можно оформить на месяц.
Организация должна оформлять путевые листы для контроля и учета расходов на горюче‑смазочные материалы.
Путевой лист оформляют компании и ИП, которые используют легковые автомобили для собственных нужд или перевозок за плату. В документ заносят информацию о поездке: название компании или ФИО ИП, марку автомобиля, маршрут, пробег.
Задайте вопрос про бизнес
Эксперты помогут разобраться в теме. Например, как считать налоги на УСН с 2025 года, отпустить сотрудника в отпуск или выбрать товар для выхода на маркетплейс. Ответим на почту, это бесплатно.
А вам когда‑нибудь приходилось просить сотрудника взять его машину для работы? Как вы компенсировали его расходы?