Как в 2025 году оформить и оплатить отпуск, если он совпал с больничным?
Читатель Леонид спрашивает: «Надо ли менять даты отпуска, если работник перед ним ушел на больничный? Если да, то как это оформить?»
Правила оформления зависят от того, совпадают ли даты больничного и отпуска
Если сотрудник перед отпуском ушел на больничный и вернулся до его начала, ничего менять не нужно. Если же работник продолжает болеть и во время отпуска, работодателю надо:
- Согласовать с работником продление или перенос отпуска.
- Оплатить первые три дня больничного и пересчитать отпускные, если из-за болезни месяц начала отпуска изменился.
- Внести изменения в кадровые документы.
Разберем по порядку.
Согласовать продление или перенос отпуска
Если работник болеет сам, а не ухаживает за ребенком или взрослым родственником и болезнь совпала со временем оплачиваемого отпуска, отпуск можно продлить или перенести на другие даты.
В каких ситуациях можно продлить или перенести отпуск. Это зависит от вида отпуска и причины больничного. Например, нельзя перенести отпуск, если сотрудник взял его за свой счет.
Отпуск можно:
- продлить, если работодатель узнал о больничном до выхода сотрудника на работу;
- перенести, если работодатель узнал о больничном после выхода сотрудника на работу.
На сколько дней можно перенести отпуск. Отпуск можно продлить или перенести на то число дней болезни, которые с ним совпали. Считают календарные дни, включая субботы и воскресенья, но кроме праздников.
У сотрудницы плановый отпуск с 28 февраля по 12 марта, при этом она была на больничном с 5 по 12 марта.
Получилось, что дни болезни с 5 по 12 марта совпали с отпуском, это 8 календарных дней. Нерабочий праздничный день — 8 марта — в расчет не включают, поэтому сотрудница может продлить или перенести 7 дней отпуска.
Сотрудница решила перенести эти дни на май, начало отпуска — 1 мая. Это нерабочий праздничный день, как и 9 мая. Значит, всего сотрудница будет отдыхать 9 дней, но 1 и 9 мая отпускными не оплатят.
В региональных законах могут быть указаны дополнительные нерабочие праздничные дни.
Производственный календарь
Календарь помогает рассчитывать заработную плату, оплату больничных листов, норму выработки, сверхурочные часы и отпускные, заполнять табели. Скачайте его в формате PDF.
Оплатить первые три дня больничного и пересчитать отпускные, если из-за болезни месяц начала отпуска изменился
Если сотрудник заболел во время отпуска, он имеет право на оплату больничного, а если месяц начала отпуска изменился — еще и на пересчет отпускных.
Больничный. Правила оплаты больничного не меняются. Компания или ИП оплачивает сотруднику только первые три дня болезни. Деньги за остальные дни переводит Социальный фонд России — СФР — на основании сведений, которые предоставил работодатель.
Отпускные. Если из-за болезни месяц начала отпуска изменился, нужно пересчитать отпускные.
Если среднедневной заработок сотрудника уменьшился, излишне выплаченные отпускные можно удержать с согласия работника. Без согласия удержать деньги можно при выполнении двух условий:
- Сотрудник отгулял отпуск авансом.
- Сотрудник увольняется до того, как накопился стаж, нужный для отпуска такой длины.
Если среднедневной заработок работника увеличился, отпускные надо доплатить. Рассмотрим на примере.
Допустим, сотруднику предоставлен ежегодный отпуск на 28 календарных дней с 20 июня по 17 июля. Из них с 20 июня по 3 июля он был на больничном — всего 14 дней.
Среднедневной заработок считают за 12 месяцев, предшествующих месяцу начала отпуска: с июня 2024 года по май 2025 года. Предположим, это 3 200 ₽ в день — столько положено работнику за каждый день отпуска.
Разберем две возможные ситуации:
- Сотрудник по согласованию с работодателем перенес 14 дней отпуска на другие даты — с 1 по 14 сентября. В этом случае старые отпускные зачтут в счет пособия за первые три дня болезни и зарплаты за остаток июля и август, а перед сентябрьским отпуском отпускные рассчитают заново и выплатят полностью.
- Сотрудник захотел сдвинуть начало отпуска на 14 дней и отдыхать с 4 июля по 31 июля. Поскольку месяц начала отпуска изменился, среднедневной заработок для отпускных теперь надо считать с июля 2024 года по июнь 2025 года и пересчитывать все отпускные.
Допустим, новый среднедневной заработок сотрудника 3 300 ₽. Рассчитаем доплату.
Внести изменения в кадровые документы
Если сотрудник продлевает или переносит отпуск, это надо оформить в кадровых документах. Вот что нужно сделать работодателю:
- Взять у работника письменное заявление о продлении или переносе отпуска на период больничного.
- Оформить приказ.
- Внести изменения в график отпусков.
- Исправить данные в личной карточке, если она ведется.
Рассмотрим подробнее, как оформить каждый документ.
Заявление. В заявлении сотрудник должен указать:
- первоначальные даты отпуска по утвержденному графику;
- период болезни и номер больничного листа;
- новые даты отпуска.
Заявление о продлении отпуска
Работодатель обязан продлить отпуск сотруднику, если тот в это время был на больничном, исполнял государственные обязанности, например был в суде присяжным заседателем. Тогда сотрудник должен написать заявление и сообщить работодателю, когда он выйдет из отпуска.
Приказ. Он обязателен только при переносе отпуска. Если сотрудник решил продлить отпуск, заявление и приказ оформлять не обязательно. Но обычно их оформляют и в этом случае.
В приказе указывают количество дней, которые надо перенести, новые даты и основание переноса отпуска.
Приказ о переносе отпуска
Приказ оформляют, если работник или работодатель хотят перенести даты ежегодного отпуска. Документ составляют в произвольной форме. Нужно указать основание для переноса и новые даты отпуска.
График отпусков. В график отпусков надо записать основание переноса — приказ, а также новые даты отпуска.
Личную карточку работника. Сейчас вести такие документы не обязательно. Но если компания или ИП их оформляет, нужно внести изменения в раздел VIII «Отпуск» формы Т-2.
Личная карточка работника
Личную карточку заполняют при приеме сотрудника на работу. В нее вносят паспортные и личные данные, информацию о должности и отпусках. Карточку работника может запросить трудовая инспекция при проверке. Если ее не будет, выпишут штраф до 50 000 ₽. Личные карточки нужно хранить 50 лет.
Рассылка: как вести бизнес в России
Раз в неделю присылаем самые важные новости и лайфхаки для развития вашего бизнеса
Вопрос эксперту
Задайте вопрос про бизнес
Эксперты помогут разобраться в теме. Например, как считать налоги на УСН с 2025 года, отпустить сотрудника в отпуск или выбрать товар для выхода на маркетплейс. Ответим на почту, это бесплатно.
С какими трудностями сталкивались вы при выплате больничных сотрудникам?