Как подключить и зарегистрировать онлайн‑кассу

Эта статья будет полезна, если вы устанавливаете кассу впервые. Иначе текст не расскажет ничего нового.

Что такое онлайн‑касса

Налоговая собирает информацию о том, какой доход получает каждый продавец. Тот не может скорректировать информацию на накопителе. А значит, не может занизить доход и заплатить меньше налогов.

Продавец должен использовать кассовый аппарат при продаже товаров, работ и услуг людям без статуса ИП независимо от формы расчетов, а при продаже представителям компаний и ИП — если они платят наличными либо очно картой, в том числе смартфоном.

При очном расчете покупатель по умолчанию получает от продавца бумажный чек. Если покупателю нужна электронная версия документа, онлайн‑касса отправит чек на почту или телефон. При оплате через интернет касса отправит чек на электронную почту.

Кому нужно ее устанавливать

Еще касса нужна, если компания или ИП получают деньги на расчетный счет от человека без статуса ИП. Это может быть оплата картой на сайте, перевод по реквизитам или зачисление по СБП.

Иногда кассу должны применять не продавцы, а покупатели — компании и ИП. Речь о скупке товаров у населения с целью перепродажи. Так, чек надо выбивать в момент покупки у физлица без статуса ИП автомобиля, смартфона или металлолома. Исключение — скупка остального утильсырья и макулатуры.

Кто может работать без ККТ

• ИП на спецрежиме «Налог на профессиональный доход»: они отправляют чеки через приложение «Мой налог»;
• ИП, которые сдают в аренду свое жилье или машино‑место на любом налоговом режиме;
• ИП и компаниям, которые ремонтируют обувь или делают ключи, продают мороженое через киоски, безалкогольные напитки, питьевую воду или молоко в розлив;
• ИП и компаниям, которые работают в труднодоступной местности: перечень таких муниципалитетов устанавливают региональные власти.

ИП на патенте по некоторым видам деятельности и аптеки в селах тоже могут работать без онлайн‑касс.

Что входит в кассовое оборудование

Такое оборудование делят на три типа:

1. Фискальный регистратор с фискальным накопителем — это разновидность онлайн‑кассы без клавиатуры и дисплея.
2. Онлайн‑касса привычного вида с фискальным накопителем.
3. Дополнительное оборудование: сканер штрихкодов, терминал эквайринга, денежный ящик.

Ниже расскажем подробнее о каждом.

Как купить и установить фискальный накопитель

Онлайн‑касса должна передавать данные о платежах по интернету. Для этого нужен фискальный накопитель — оборудование, которое стоит внутри кассы и выглядит как небольшая серая коробка.

Фискальный накопитель записывает операции, удостоверяет их подлинность, шифрует и передает оператору фискальных данных — ОФД. Затем оператор отправляет информацию в налоговую инспекцию. Грубо говоря, фискальный накопитель как бы говорит налоговой: «Эта продажа точно была, у меня все записано».

Стоимость. Фискальный накопитель стоит от 7 000 до 20 000 ₽. Цена зависит от срока действия: они бывают на 13, 15 и 36 месяцев. Когда срок накопителя истекает, нужно купить новый, а онлайн‑кассу — перерегистрировать.

Срок работы. Бизнес выбирает срок фискального накопителя исходя из своей системы налогообложения. Например, фискальный накопитель со сроком 36 месяцев обязателен:

• для ИП и компаний на УСН или ЕСХН;
• для ИП на патенте.

Иногда продавцы могут устанавливать накопители на 15 месяцев:

• если у них сезонная работа;
• они совмещают два режима, один из которых ОСН. Например, ИП одновременно работает на патенте и ОСН;
• они используют онлайн‑кассу в автономном режиме — не передают чеки в налоговую через ОФД. Так работают кассы в муниципалитетах, которые регион включил в список удаленных от сетей связи. Это населенные пункты, где проживает менее 10 тысяч человек;
• компания или ИП — платежный агент. То есть тот, кто принимает наличные пла­те­жи от людей без статуса ИП, например за ин­тер­нет, теле­фон, со­то­вую связь, ЖКУ.

Если ООО и ИП на спецрежиме торгуют подакцизными товарами, например сигаретами, они должны использовать накопитель на 15 месяцев. А вот продавцы на ОСН вправе применять накопитель с любым сроком действия: 13, 15 или 36 месяцев.

• ИП и руководителя ООО — на 1 500—3 000 ₽;
• малое предприятие — на 2 500—5 000 ₽;
• остальные компании — на 5 000—10 000 ₽.

Какие есть виды ККТ и какой выбрать

Онлайн‑касса должна соответствовать требованиям закона. Чтобы это проверить, найдите модель кассы в реестре ККТ на сайте налоговой службы.

Все онлайн‑кассы можно разделить на кассы автономного типа, облачные, POS‑системы. Иногда вместо онлайн‑кассы можно использовать фискальный регистратор.

Фискальный регистратор — аппарат без клавиатуры и дисплея. Для работы его нужно подключить к компьютеру или планшету с кассовой программой. Примеры фискальных регистраторов: АТОЛ 11Ф, АТОЛ 25Ф, АТОЛ 30Ф. Выглядят они примерно так:

Фискальный регистратор состоит из трех компонентов:

• фискальный накопитель;
• чековый принтер;
• вычислительно‑коммуникационный модуль.

Не будем вдаваться в подробности. Важно, что габариты фискального регистратора зависят от того, на какую ширину чековой ленты он рассчитан: есть узкие модели под ленту 58 мм, есть под более широкую ленту — до 80 мм.

Фискальный регистратор — это не совсем онлайн‑касса. Вот какие различия:

В случае с фискальным накопителем все операции кассир совершает на компьютере. Здесь есть плюсы и минусы:

✅ Кассир работает не с маленьким экраном обычной онлайн‑кассы, а с удобным монитором, на котором могут быть параллельно открыты другие рабочие программы. Это подходит для супермаркетов с большим ассортиментом.

✅ Регистратор использует память компьютера, она больше, чем память онлайн‑касс. Также актуально для супермаркетов.

✅ Скорость печати чеков выше, чем у онлайн‑касс, за счет мощного ресурса компьютера и высокой скорости обработки информации. Значит, будет меньше очередей на кассах.

❌ Решение для крупных магазинов. Для работы нужен компьютер.

Онлайн‑касса автономного типа. Это может быть простая автономная касса или смартфон продавца, который связан с базой данных товарного ассортимента. Подойдет для выездной торговли, курьеров и мелкой розницы. Например, АТОЛ 11Ф мобильный, АТОЛ 15Ф.

Плюсы и минусы автономной кассы:

✅ Компактная — помещается в карман или сумку.

✅ Мощные аккумуляторы — долго держит заряд.

✅ Можно использовать на улице — есть защита от влаги и морозов.

✅ Подключение по беспроводной сети через Wi‑Fi, сим‑карту или по Bluetooth.

✅ Стоит от 5 700 до 40 000 ₽. Минимальная цена — обычно без фискального накопителя.

❌ Низкая скорость печати чеков (40 мм в секунду) и нет автоотреза — медленное обслуживание большого потока покупателей.

❌ Не интегрируется с компьютером — не подойдет для крупных торговых сетей.

Чтобы подключить оплату на сайте, продавец должен оформить договор интернет‑эквайринга с банком или подключиться к платежному сервису — ЮКassa, Робокассе и другим.

Плюсы и минусы:

✅ Покупать облачные онлайн‑кассы не обязательно — можно взять в аренду. Тогда и фискальный накопитель в ней будет менять арендодатель, а не продавец.

✅ Не занимает место в офисе или на складе — это не обычная касса с кнопками и принтером чеков.

✅ Стоит в среднем от 1 500 ₽ в месяц.

❌ Нельзя использовать для очных расчетов и печатать бумажные чеки.

POS‑система — это комплекс оборудования, в котором все устройства интегрированы между собой: онлайн‑касса, сканер штрихкодов, весы. Подойдет рознице с большим потоком клиентов и широким ассортиментом товаров. Например, АТОЛ Sigma 7.

Плюсы и минусы POS‑систем:

✅ Несложно обновить при изменениях в нормативных документах.

✅ Автоматизирует работу магазина — загружает в кассу товары и цены, отслеживает печать ценников, закрытие и открытие смены, добавляет акции, распродажи и скидки на товар.

✅ Производители продают запчасти к таким системам даже после снятия модели с производства.

❌ Стоит дорого — до 150 000 ₽.

Теперь посмотрим, сколько стоит онлайн‑касса в зависимости от целей бизнеса:

Где купить онлайн‑кассу

Рассказываем о плюсах и минусах каждого варианта.

В ОФД. У большинства операторов можно купить ККТ. Тогда за подключение и настройку онлайн‑кассы будут отвечать менеджеры ОФД. Зачастую ассортимент касс у ОФД ограничен.

У операторов сотовой связи — МТС и МегаФона. Например, МТС продает кассы, которые работают на их программном обеспечении, — MSPOS и Нева. МегаФон продает кассы брендов «АТОЛ» и «Эвотор». Главный минус — это ограниченный выбор моделей, и обычно касса привязана к софту оператора.

У завода‑изготовителя. В большинстве случаев изготовители не продают ККТ в розницу или мелкий опт. Им выгоднее работать с магазинами и сервисными центрами. Но если нужно купить большое количество ККТ, можно попробовать обратиться напрямую.

У предыдущего владельца. Закон разрешает работать с онлайн‑кассами, которые раньше использовали другие предприниматели или компании. Нужно запросить у предыдущего владельца документ, что онлайн‑касса снята с учета в налоговой. Но фискальный накопитель надо купить новый: подключить тот, что был у другого пользователя, нельзя.

Минусы этого варианта:

1. ККТ может быть потеряна или украдена. Тогда зарегистрировать ее в налоговой не получится.
2. Предыдущий владелец мог выбивать на кассе фиктивные чеки, которые покупали компании и ИП, чтобы учесть несуществующие налоговые расходы. Если зарегистрировать такой аппарат на себя, можно привлечь пристальное внимание налоговой.

Дальше расскажем, как подключить онлайн‑кассу.

Способы ее подключения

Чтобы онлайн‑касса передавала данные в ОФД и налоговую, ее нужно подключить к интернету:

• через кабель;
• по Wi‑Fi или мобильному интернету через сим‑карту — на кассе нужно включить режим передачи данных.

Подключение по кабелю подходит, если в торговой точке плохо работает Wi‑Fi. Так бывает, если магазин находится, например, в подвале. Для Wi‑Fi нужен роутер. Его можно взять бесплатно в аренду у интернет‑провайдера.

Как установить и зарегистрировать кассу

Рассказываем по шагам, как установить и зарегистрировать онлайн‑кассу.

1. Заключите договор с оператором фискальных данных.
2. Оформите электронную подпись.
3. Подайте заявление на регистрацию онлайн‑кассы.
4. Введите регистрационный номер в онлайн‑кассу.
5. Введите данные отчета о регистрации в личном кабинете.
6. Получите карточку регистрации онлайн‑кассы.
7. Введите параметры регистрации в личном кабинете ОФД.

Дальше разберем каждый шаг подробно.

Шаг 1. Заключите договор с оператором фискальных данных. Оператор фискальных данных — посредник между продавцом и налоговой.

Шаг 3. Подайте заявление на регистрацию онлайн‑кассы в личном кабинете юрлица или ИП на сайте налоговой службы. В разделе «Учет контрольно‑кассовой техники» нажмите «Зарегистрировать ККТ».

В списке выберите «Заполнить параметры заявления вручную».

Заполните в заявлении:

1. Адрес и место установки онлайн‑кассы, адрес местонахождения продавца — адрес магазина, кафе или другой точки, где стоит касса. Например, торговый центр «Ромашка», павильон 187. Причем адрес регистрации продавца и адрес установки онлайн‑кассы могут не совпадать. Если подключаете облачную кассу, адресом места установки будет ЦОД — центр обработки данных поставщика кассы.

Адрес нужно выбрать из справочника ФИАС. Если его в справочнике нет, нужно собрать документы на торговую точку, например договор аренды, обратиться с ними в администрацию района расположения точки и подать заявление о включении помещения в адресный справочник ФИАС.

2. Модель и заводской номер ККТ и фискального накопителя. Посмотрите их в паспорте кассы или на обратной стороне аппарата. Модель кассового аппарата нужно выбрать из предложенного списка. Все серийные номера ККТ и серийные номера фискального накопителя есть в базе ФНС. Как только укажете номер, сразу же запускается автоматическая проверка на наличие номера в базе и на то, не зарегистрирован ли этот номер за кем‑либо другим.

3. Сведения об использовании ККТ. Поставьте галочку, если у вашей кассы есть какие‑то особенности: например, вы будете использовать ее только для расчетов в интернете или для развозной торговли.

4. ОФД, с которым вы оформили договор. Выберите его из предложенного списка.

Отправьте заявление. Если проверка пройдет успешно, в столбце «Состояние» появится регистрационный номер кассы.

Шаг 4. Введите регистрационный номер в онлайн‑кассу. У вас есть сутки с момента проверки, чтобы ввести регистрационный номер и ИНН в ККТ. Если ошибетесь хотя бы в одной цифре, фискальный накопитель станет недействительным и его можно будет просто выбросить. Придется покупать новый. Если вы все сделали правильно, онлайн‑касса распечатает отчет о регистрации.

Шаг 5. Введите данные отчета о регистрации в личном кабинете. Вернитесь в личный кабинет на сайте налоговой службы, на вкладку «Учет контрольно‑кассовой техники». Откройте «Отчет о регистрации ККТ»: укажите в нем время чека, его порядковый номер и в строке «Фискальный признак» 10 цифр с аббревиатурой «ФП» или «ФПД» — эту информацию вы тоже берете из отчета.

Нажмите кнопку «Подписать и отправить» — анкета уйдет на проверку в ФНС. Если она пройдет успешно, то на сайте появится отметка «ККТ зарегистрирована».

Шаг 6. Получите карточку регистрации онлайн‑кассы. Если фискализация прошла успешно, вы получите карточку регистрации, подписанную усиленной квалифицированной подписью налоговой службы.

Шаг 7. Введите параметры регистрации в личном кабинете ОФД. После получения карточки регистрации добавьте кассу в личном кабинете на сайте ОФД. Укажите параметры настройки — у каждого оператора они свои — и нажмите «Зарегистрировать кассу».

Ошибки при регистрации ККТ в налоговой

Налоговая инспекция может отказать в регистрации, если:

• в реестре ККТ или реестре фискальных накопителей нет сведений о вашем устройстве;
• ККТ числится как потерянная или украденная;
• в заявлении о регистрации указаны недостоверные или неполные сведения, например неправильный адрес установки.

Еще могут отказать в регистрации онлайн‑кассы, которая будет работать в автономном режиме, если адреса места установки и работы кассы нет в утвержденном перечне отдаленных местностей.

Что еще нужно купить

Дополнительные устройства, которые помогут более эффективно продавать.

Сканер штрихкодов — для магазинов с большим ассортиментом. Нужен, если нет портативной кассы в виде смартфона со встроенным сканером. Такой сканер считывает штрихкоды, а кассир видит нужные товары на кассе. Без сканера придется искать товар в кассе по названию или вводить его артикул вручную. нужен, если магазин торгует крепким алкоголем, а в остальных случаях подойдет 1D.

Продавцу принимать к оплате банковские карты удобно: ему не надо проверять купюры, пересчитывать деньги и искать сдачу. А покупатели, если расплачиваются картой, получают кэшбэк — бонусы от банка.

Денежный ящик — для магазинов с большим потоком покупателей, которые платят наличными. Нужен, чтобы хранить деньги в безопасности.

Принтер этикеток — понадобится, чтобы самостоятельно промаркировать товар, если штрихкод не нанес производитель. Но распечатывать штрихкоды можно и на обычном принтере, поэтому на принтере этикеток можно сэкономить.

Что делать, если с кассой возникли проблемы

Рассказываем, что делать, если онлайн‑касса:

• не подключается к интернету;
• сломалась или не работает из‑за отключения электричества;
• заблокирована DDoS‑атакой.

Онлайн‑касса не подключается к интернету. Тогда пробитые на кассе чеки не будут передаваться ОФД в момент расчета. Они сохранятся в фискальном накопителе, а после восстановления связи будут переданы ОФД.

Однако это надо проверить. Узнать о непереданных чеках можно:

• из уведомления о не переданных ОФД документах, если это предусмотрено моделью кассы;
• из личного кабинета ОФД. Там можно посмотреть переданные чеки. Если нужных чеков в списке нет, значит, информация не передалась;
• из отчета о закрытии или открытии смены. В нем есть количество чеков, которые не отправлены ОФД;
• из отчета о текущем состоянии расчетов.

Если нашли непереданные чеки, нужно подождать до двух суток, чеки могут уйти не сразу. Если чеки все‑таки не ушли — обратиться к специалисту, который занимается обслуживанием вашей кассы. Он поможет решить проблему.

• для ИП и должностных лиц — от 25 до 50% суммы расчета, но не менее;
• для малых предприятий — от 37,5 до 50%, минимум 15 000 ₽;
• для крупных и средних компаний — от 75 до 100% суммы покупки, но не менее 30 000 ₽.

На случай поломки кассы лучше иметь запасную. Если ее нет, торговлю нужно остановить до тех пор, пока кассу не починят.

Главное

1. Продавцы должны использовать онлайн‑кассы при продаже товаров, работ и услуг физлицам без статуса ИП независимо от формы расчетов, а при продаже представителям компаний и ИП — если те платят наличными либо картой.
2. Некоторые бизнесы могут работать без онлайн‑кассы. Например, ИП и компании, которые ремонтируют обувь или делают ключи, продают мороженое через киоски, безалкогольные напитки, питьевую воду или молоко в розлив.
3. Онлайн‑касса должна быть оборудована фискальным накопителем. Касса и фискальный накопитель должны числиться в специальных реестрах на сайте налоговой службы.
4. Помимо кассы, может понадобиться дополнительное оборудование: сканер штрихкодов, терминал эквайринга, денежный ящик.
5. Онлайн‑кассу нужно зарегистрировать на сайте налоговой службы.
6. Если нет интернета или касса сломалась, вести торговлю нельзя, иначе будет штраф.