Зачем нужен брифинг и как правильно его провести
Бизнесу нужны услуги и продукты, которые могут создать сторонние команды. Например, банк обращается к разработчику бизнес‑игр, чтобы получить набор карточек для менеджеров по продажам и сплотить сотрудников без проведения долгих скучных тренингов. В такой ситуации он — заказчик, а команда, которая берется за задачу, — исполнитель. Заказчику и исполнителю важно синхронизировать потребности и ожидания до начала работы над проектом. Когда обе стороны одинаково понимают задачу на этапе подготовки, сокращается количество ошибок и уточнений из‑за додумывания деталей, а люди меньше спорят. Задать правильный старт проекту поможет брифинг.
Поговорили с экспертом, какими бывают брифинги, как их правильно проводить и чего стоит избегать.
💬 Если у вас были интересные, неожиданные или забавные ситуации при проведении брифинга, поделитесь в комментариях.
Что такое брифинг и зачем он нужен
Брифинг — это короткая структурированная встреча, на которой команда получает информацию по конкретной задаче, проекту или мероприятию. Обычно в брифинге участвуют заказчик и исполнитель. На видеосозвоне или при личной встрече они обозначают суть работы, выделяют промежуточные этапы, обсуждают сроки завершения проекта.
«Брифинг побуждает заказчика продумать и детализировать видение продукта. Он собирает ожидания у коллег, следует наводящим вопросам исполнителя и ставит непротиворечивое техническое задание.
Исполнитель помогает заказчику разобраться с пониманием задачи, фиксирует пожелания в документах, получает необходимые разрешения — например, на видеосъемку — и контактные данные, знакомится с ЛПР».
Алёна Кетова
Руководитель агентства «Прогресс играючи»☝🏼 Брифинг важен в проектах, где конечный результат зависит от множества факторов. Например, в творческих, связанных с разработкой, аналитикой, маркетингом. На таких созвонах обсуждают ожидания от продукта, целевую аудиторию, конкурентов по нише и способы отстройки от них, бюджет, временные рамки и другие ограничения, критерии оценки результата и успеха после запуска. Длительность встречи — от 20 минут до часа в зависимости от сложности задачи.
Брифинг проводят в нескольких случаях.
Планирование нового проекта. На встрече участники четко проговаривают цели и шаги к достижению, расспрашивают друг друга о процессе работы.
Переупаковка стандартного продукта. Например, завод хочет изменить привычную систему обучения производственных наставников за счет внедрения геймификации. Исполнитель проводит брифинг, разбирается в задаче и придумывает, как сделать обучение более эффективным.
«Банк предлагает нам собрать игру из тренинга по корпоративной культуре, чтобы сделать знакомство нужных сотрудников с компанией более интересным.
Представителей банка мы зовем на брифинг: если неправильно поймем заказчика и справимся с задачей плохо, игра будет работать абы как, пострадает репутация или мы останемся без оплаты.
В наших интересах переспросить обо всем по десять раз. Аккуратно собранная игра даст новые заказы от этого же банка и от других крупных заказчиков через сарафанное радио».
Алёна Кетова
Руководитель агентства «Прогресс играючи»Изменение состава команды исполнителей или тех, кто оценивает результат со стороны заказчика. В такой ситуации на встрече всех причастных вводят в курс дела.
Согласование действий нескольких отделов. Если продукт сложный, адаптированный под индивидуальные требования заказчика и над ним работает много людей, видеосозвон с записью договоренностей помогает не теряться в задачах и разделении ответственности.
По результатам брифинга составляют бриф — документ с основными договоренностями, на основе которого пишут детализированное техническое задание. Последовательность бывает обратной: сначала исполнитель отправляет заказчику анкету‑бриф, а на созвоне участники встречи последовательно проходятся по вопросам и уточняют ключевые моменты.
«В сфере разработки и проведения бизнес‑игр брифинг — процедура, которая помогает до мельчайших деталей зафиксировать на бумаге ожидания заказчика.
При длинном цикле сделки заказчик может описать задание одним образом, а позже сказать: „Я хотел вообще другое!“ Чтобы такого не происходило и готовую работу приняли в соответствии с изначальными ожиданиями, мы закрепляем намерения и желания на бумаге — это дает безопасность и нам, и заказчику».
Алёна Кетова
Руководитель агентства «Прогресс играючи»Простыми словами, брифинг — это встреча и обсуждение задачи, а бриф — письменный результат встречи.
Также по результатам брифинга исполнитель может подготовить коммерческое предложение для заказчика, где опишет его проблему и возможные способы решения.
Составили краткий гайд о том, какими бывают коммерческие предложения и как их оформить перед отправкой клиенту, чтобы вам обязательно ответили.
Если стороны договорились, составляют официальный договор, прикрепляют к нему бриф с подписью заказчика и обсуждают частоту промежуточных встреч.
Виды брифингов
Брифинги бывают устными и письменными. В первом случае это видеосозвон или личная встреча, во втором — заполнение анкеты.
На практике продуктовые команды выбирают гибридный формат: заказчик отвечает на вопросы в анкете и приходит на видеовстречу к команде исполнителей, чтобы обсудить детали. Для созвонов используют сервисы вроде Zoom или Контур.Толка.
Вот основные виды брифингов:
- маркетинговые — на них говорят о продвижении продукта или услуги;
- стратегические — проводятся для глобальных проектов, от которых зависит развитие и позиционирование компании;
- технические — нужны, чтобы обговорить, например, функции и архитектуру ИТ‑проекта;
- креативные — посвящены творческим аспектам продукта: стилю, дизайну, концепции;
- кризисные — когда надо быстро объяснить, что произошло, и договориться о решении проблем.
Еще бывают пресс‑брифинги, когда представитель компании коротко рассказывает журналистам о важных событиях, и политические брифинги для озвучивания официальной позиции ведомств.
Рассылка: как вести бизнес в России
Пять полезных писем пришлем сразу после подписки. В них — бизнес‑идеи, готовые промпты для нейросетей, советы, как выбрать налоговый режим и получать пассивный доход
Как правильно провести брифинг
Чтобы брифинг получился емким и продуктивным, нужно сделать следующее:
- Подготовиться к встрече.
- Выбрать время для созвона и отправить шаблон брифа.
- Обозначить цели, структуру и длительность встречи в начале беседы.
- Пройтись по вопросам.
- Ответить на вопросы другой стороны.
- Закрыть встречу четким выводом.
- Оформить бриф и отправить на подпись.
Шаг 1. Подготовиться к встрече. Исполнитель изучает сайт, соцсети, новости, продукты заказчика — это помогает задавать предметные, а не общие вопросы. Еще он внимательно прислушивается к запросу заказчика, который тот озвучивает при первом обращении.
Заказчик продумывает, каким видит продукт, по каким критериям станет оценивать работу и в какие сроки хочет получить результат. Исполнитель может заранее передать ему анкету с вопросами или задать их во время встречи.
Шаг 2. Выбрать время для созвона и отправить шаблон брифа. Если шаблона нет или он не подходит, но у исполнителя есть время, можно собрать в анкету вопросы для конкретного заказчика.
Шаг 3. Обозначить цели, структуру и длительность встречи в начале беседы. Такой подход помогает обеим сторонам собраться и говорить по делу.
Шаг 4. Пройтись по вопросам. Если заказчик заполнил бриф заранее, на встрече стоит задать ему уточняющие вопросы; если не заполнил — последовательно задавать основные вопросы из брифа и записывать ответы, а уточнения прислать позже.
Шаг 5. Ответить на вопросы другой стороны. Над некоторыми ответами исполнителя заказчику нужно подумать — это нормально. Не стоит торопить его с принятием решений, но полезно спросить, через какое время ждать уточнений.
Шаг 6. Закрыть встречу четким выводом. Сказать «Благодарим за внимание!» и отключиться от созвона недостаточно. К концу беседы все участники должны знать, что и к какому сроку нужно сделать и кто ответственный за конкретную задачу в команде.
Шаг 7. Оформить бриф и отправить на подпись. На основании брифа составляют техническое задание, коммерческое предложение и официальный договор.
Какие вопросы задавать во время брифинга
👉🏼 Главный совет исполнителю: пользоваться критическим мышлением и задавать открытые вопросы, чтобы побуждать заказчика к развернутым, а не односложным ответам.
❌ Ваши сотрудники уже играли в игры для сплочения команды?
✅ Расскажите, пожалуйста, какие командные игры вы уже проводили?
Вот базовые вопросы, которые стоит обсудить на брифинге:
- Кто целевая аудитория продукта?
- Каков прошлый опыт взаимодействия с аналогичными продуктами и командами исполнителей?
- Чего хочет достичь заказчик?
- Какая сумма заложена на проект?
- К какому сроку нужен результат и почему именно к этой дате?
- Какие есть ограничения по продукту?
- Кто будет оценивать результат и по каким критериям?
☝🏼 Если продукт относится к узкой нише, надо расспрашивать заказчика обо всех нюансах и объяснять, почему важно отвечать развернуто. Вторую сторону тоже стоит побуждать к вопросам: если заказчик молча кивает на брифинге, неудобные вопросы он задаст позже, когда часть работы уже будет сделана.
«Исполнителю важно узнать образ результата со стороны заказчика, запросить референсы и примеры. В свою очередь, мы рассказываем о бизнес‑играх так, чтобы заказчик понимал, что конкретно будет происходить для достижения его цели. Люди не имеют дело с бизнес‑играми постоянно, это узкая ниша. Поэтому терпеливо объясняем нюансы и рассказываем, как все происходит. Заказчик чувствует себя комфортно, безопасно и в теме, а к нам не летят вопросы вроде „Почему так долго?“»
Алёна Кетова
Руководитель агентства «Прогресс играючи»В конце встречи надо договориться о следующем шаге. Например, об оформлении брифа или новом созвоне для уточнения деталей.
Ошибки при проведении брифинга
Собрали семь распространенных ошибок, которые встречаются при проведении брифинга.
❌ Отказываться от встречи или относиться к ней как к формальности. Когда команда берет в работу много похожих проектов, брифинг начинает казаться ненужной рутиной. Это не так: четкое описание задач выручает обе стороны.
«Важно донести до заказчика, что брифинг и бриф — не прихоть исполнителя, а взаимная защита от конфликтов и срыва сроков. Участники проекта „выгружают“ из головы важные нюансы на бумагу, проговаривают их и в любой момент могут освежить в памяти, если посмотрят бриф или запись видеовстречи. Такой подход повышает конверсию заказа в хороший рабочий продукт».
Алёна Кетова
Руководитель агентства «Прогресс играючи»❌ Собирать людей на брифинг, когда нет времени или нужен другой формат общения. Если заказчик срочно хочет купить стандартный продукт и не просит доработать его под свои требования, стоит сразу отправить ему договор на почту и обсудить мелочи в телеграм‑чате.
❌ Приходить неподготовленными. Заказчик может решить, что исполнителю не интересен его проект, — это рушит доверие.
❌ Задавать мало вопросов. Если не выяснить важные детали, они появятся позже и нарушат процесс работы — например, затянут сроки или вынудят переделывать задачу из‑за разницы в ожиданиях. При сомнениях и неловкости стоит сказать прямо: «Мы хотели бы задать вам много вопросов по проекту. Некоторые из них могут показаться глупыми, но они важны для одинакового понимания задачи».
❌ Нарушать деловую этику. Например, давать невыполнимые обещания, игнорировать NDA клиентов, использовать внутренний сленг без пояснений.
❌ Проговаривать все вопросы за одну встречу. Сложные проекты стоит обсуждать в несколько этапов. Серия брифингов — это нормально.
❌ Умалчивать о подводных камнях. Трудности в работе над проектами возникают независимо от опыта и уровня квалификации исполнителя. О таких моментах надо предупредить другую сторону на брифинге.
«Не стоит бояться „напугать“ заказчика на встрече возможными сложностями: пусть он узнает о них сразу и учтет при принятии решений.
Например, заказчикам командных бизнес‑игр мы говорим: „Тесты на фокус‑группе помогут вовремя подсветить проблемы с механикой. Если их не будет, возможно, придется переделывать концепцию игры — это займет дополнительное время“.
Или так: „Срок печати карточек — декабрь. Под конец года типографии обрабатывают заказы в три раза дольше обычного“.
Порой задаем и такие вопросы: „Игры для сплочения иногда дают непредсказуемый эффект. Например, некоторые команды на практике оказываются разобщенными. Вы готовы к этому?“
Честный диалог создает у сторон одинаковое представление о продукте, помогает подготовиться к форс‑мажорам».
Алёна Кетова
Руководитель агентства «Прогресс играючи»Главное
- Брифинг — короткая структурированная встреча, на которой команда обсуждает конкретную задачу, проект или мероприятие.
- Письменный результат брифинга — бриф, на основании которого составляют подробное техническое задание, коммерческое предложение и официальный договор.
- К брифингу надо готовиться: составить список открытых вопросов, чтобы побуждать заказчика к развернутым ответам, продумать структуру встречи.
- На брифинге не стоит давать невыполнимые обещания, молчать о подводных камнях, пытаться обсудить все детали за один раз.
У вас есть лайфхаки для успешного проведения брифинга? Поделитесь опытом в комментариях.