Как выплатить компенсацию за задержку зарплаты
Бывает, что работодатель задерживает выплату зарплаты, отпускных, больничных, сверхурочных или расчета при увольнении. Тогда он должен вместе с просроченной суммой заплатить сотрудникам компенсацию за каждый календарный день просрочки. При этом неважно, виноват ли работодатель в задержке или нет.
Если не выплатить компенсацию, бизнесу грозит штраф от трудинспекции. Разбираемся, как этого избежать.
Что говорит закон
В трудовом кодексе сказано, что просроченные выплаты работодатель должен перечислить сотруднику с процентами. Они начисляются в двух случаях:
- зарплата была начислена, но не выплачена;
- причитающиеся сотруднику выплаты не были вовремя начислены, при этом суд признал за работником право на их получение.
Вторую ситуацию закрепили в трудовом кодексе в начале 2024 года, поправки внесены законом от 30.01.2024 № 3-ФЗ по предписанию Конституционного суда. В этом случае проценты надо начислить со следующего дня, когда работодатель должен был выплатить положенную сумму, если бы начислил ее своевременно.
Но такой подход применяется с 13 апреля 2023 года — именно тогда официально опубликовали постановление КС, которое обязывало законодателей внести поправки в трудовой кодекс.
Напомним: раньше многие суды считали, что если зарплату и другие обязательные выплаты взыскали с работодателя по суду, то он не должен платить компенсацию за задержку. Конституционный суд решил, что это нарушает права работников, поэтому правила начисления процентов надо уточнить.
Для выплаты компенсации не имеет значения, виноват ли работодатель в задержке или нет. Например, компания вовремя отправила в банк платежку на перечисление аванса. Но в банке произошел программный сбой, и деньги пришли на карты сотрудников только через три дня. Вины работодателя в этом нет, но по закону он обязан компенсировать персоналу запоздалое перечисление.
Как рассчитать компенсацию: формула и пример
Компенсацию работнику за каждый день задержки зарплатных выплат считают исходя из 1/150 ключевой ставки ЦБ. Формула для расчета:
Долг — задержанная выплата за минусом НДФЛ и других удержаний, например алиментов.
Ставка ЦБ — ключевая ставка, которая действовала в период задержки.
Дни — число дней задержки выплаты.
Просрочка считается со следующего календарного дня после даты, когда работник должен был получить выплату. А заканчивается в день погашения долга.
Тамаре за вторую половину января начислено 75 000 ₽, то есть на руки полагалось 65 250 ₽ за вычетом НДФЛ 13%. Установленный срок выплаты — 5 февраля 2025, но деньги ей перечислили только 14 февраля.
Просрочка с 6 по 14 февраля 2025 — 9 дней. Ставка ЦБ в этот период — 21%.
Сумма компенсации: 65 250 ₽ × 21% / 150 × 9 дней = 822,15 ₽.
Работодатель может установить у себя в локальном акте повышенный размер компенсации, например из расчета полной ставки ЦБ. Главное, чтобы не меньше, чем 1/150 ключевой ставки. Такое условие противоречит ТК, поэтому будет недействительно.
Как оформить выплату
Закон не требует каким-то образом оформлять выплату компенсации. Но если работодатель хочет, он может издать приказ об этом. В нем надо прописать, что выплата производится на основании статьи 236 ТК РФ, и указать конкретный период, за который выплатили компенсацию.
Тех сотрудников, которых касается этот приказ, надо ознакомить с ним под подпись.
Приказ о выплате компенсации за задержку зарплаты
Приказ издают, когда работодатель нарушил срок выплаты зарплаты и должен заплатить проценты за задержку.
В какие сроки нужно перечислить компенсацию
Работодатель должен выплатить проценты за задержку вместе с просроченной выплатой.
При этом сама компенсация не является составной частью зарплаты. Поэтому если работодатель выплатил сотрудникам зарплату с опозданием, а затем задержал и выплату компенсации, то он не должен на ее сумму начислять проценты.
Облагается ли компенсация налогами
С суммы компенсации надо удержать НДФЛ и начислить на нее страховые взносы, в том числе на травматизм.
Давно, еще в 2008 году, Минфин высказывал противоположное мнение в части НДФЛ: начисленные проценты налогом не облагаются. Но это устаревшая позиция, которая изменилась, и эксперты Бизнес-секретов не рекомендуют ей следовать.
Обратите внимание, что компенсацию нельзя включить в затраты и тем самым уменьшить налогооблагаемую базу. Это касается работодателей на ОСН, а также УСН и АУСН с объектом «Доходы минус расходы».
Как отразить ее в бухучете
Бухгалтерские проводки по учету компенсации будут такими.
Ответственность за невыплату компенсации
Если работодатель не выплатит компенсацию за задержку зарплаты или сделает это с опозданием, ему грозят штрафы от трудинспекции. Оштрафовать могут на такие суммы:
- малое предприятие или ИП — от 1 000 до 5 000 ₽;
- остальные организации — от 30 000 до 50 000 ₽;
- директора компании — от 10 000 до 20 000 ₽.
Привлечь к ответственности за это нарушение могут в течение года со дня, когда работодатель должен был выплатить сотруднику компенсацию.
При этом размер штрафа не зависит от того, одному ли работнику не выплатили компенсацию или всему персоналу. И в том и в другом случае штраф будет одинаковый.
Что запомнить
- За опоздание с выплатой зарплаты, а также отпускных, больничных, расчета при увольнении работодатель должен заплатить сотруднику компенсацию за каждый день просрочки. Компенсацию нужно начислить независимо от того, виноват работодатель в задержке или нет.
- Проценты начисляются на сумму задержанной выплаты за минусом НДФЛ и других удержаний исходя из 1/150 действующей ставки ЦБ РФ. Но работодатель может заплатить и больше, это не запрещено.
- Приказ о выплате компенсации можно не издавать.
- Если работодатель не выплатит компенсацию или сделает это с опозданием, ему грозят штрафы от трудинспекции.
- С суммы компенсации надо удержать НДФЛ и начислить на нее страховые взносы, в том числе на травматизм. А вот в налоговых расходах ее учесть нельзя.
класс!