Как правильно проводить инкассацию
Проведение инкассации нужно бизнесу, который продает товары и услуги за наличные. Например, турагентство хочет положить выручку наличными на расчетный счет и заказывает инкассацию — в офис приедут вооруженные специалисты, заберут мешки с деньгами и увезут в отделение банка.
Что такое инкассация денег
Инкассация — это безопасная доставка наличных или ценностей. Простыми словами: бригада инкассаторов приезжает на бронированной машине на точку, проверяет документы, принимает груз и перевозит его в другую точку.
Инкассация наличных пригодится бизнесу, если нужно:
- зачислить наличные на расчетный счет в банк;
- получить наличные из банка для выдачи зарплаты;
- перевезти наличные из одной торговой точки в другую или из магазинов в офис бухгалтеру;
- собрать наличные из вендинговых аппаратов;
- перевезти дорогую технику или документы.
Услуги инкассаторов платные. Стоимость зависит от количества выездов и величины инкассируемых сумм. Банки предлагают типовые тарифы — обычно это фиксированная оплата выезда бригады и процент от перевозимой суммы. Возможны индивидуальные условия.
Кто проводит инкассацию
Инкассацией занимаются банки и специальные компании с лицензией. Их сотрудники проходят обучение и сдают выпускной экзамен. Выезжают инкассаторы на бронированных автомобилях командой из нескольких специалистов и водителя. Перед выездом каждый инкассатор получает бронежилет, оружие и рацию. Работу служб инкассации регулирует Федеральный закон № 395‑1-ФЗ «О банках и банковской деятельности».
Услуги инкассаторов платные. Стоимость зависит от количества выездов и величины инкассируемых сумм. Банки предлагают типовые тарифы — обычно это фиксированная оплата выезда бригады и процент от перевозимой суммы. Возможны индивидуальные условия.
Что входит в обязанности инкассаторских служб
Инкассаторские службы перевозят:
- выручку в банки;
- наличные из банка клиенту;
- деньги между подразделениями клиента;
- документы, ценные бумаги, драгоценные металлы.
Инкассаторы несут материальную ответственность за перевозимый груз — даже если что‑то пойдет не так во время доставки, бизнес все равно получит свои деньги назад.
Требования к проведению инкассации
Требования к проведению инкассации прописывают в договоре с инкассаторской службой.
- У здания должна быть освещенная дорога и на всем пути до кассы.
- Внутри здания можно свободно перемещаться в сопровождении представителя охраны или уполномоченного сотрудника.
- У здания есть временная парковка для автомобиля.
- В здании есть специальная комната для передачи денег, которая запирается изнутри.
Инкассаторы не будут пересчитывать деньги, они должны их принять и проверить сопроводительные документы.
Как происходит инкассация в кассе
Кассир или бухгалтер должен:
- Подготовить документы для передачи денег. Обычно это накладная и квитанция об оплате. Какие именно документы должны быть и как их заполнять, подскажут в банке. Если инкассаторы найдут ошибку в документах — даже неправильную букву в фамилии, — они могут деньги не взять. Подготавливать документы придется перед каждой инкассацией.
- Упаковать деньги в сейф‑пакеты. Все купюры при передаче должны быть упакованы в одноразовые сейф‑пакеты — такие иногда используют для товаров из интернет‑магазинов. Пакеты невозможно вскрыть незаметно — это дополнительная защита от воровства.
- Заказать инкассацию и согласовать дату и время. У каждой инкассаторской службы или банка свои условия для заказа — по телефону или онлайн. Как правило, инкассацию заказывают за день. За ложный вызов инкассатора бизнес могут оштрафовать.
- Встретить инкассаторов. Перед приездом банк или инкассаторская служба сообщат Ф. И. О. и данные паспортов инкассаторов — представитель бизнеса должен проверить паспорта и доверенность от банка у каждого специалиста.
- Передать документы и деньги бригаде. Специалист должен расписаться в квитанции о получении денег. Квитанция остается у бизнеса и подтверждает, что деньги были переданы.
Дальше остается дождаться зачисления денег на счет — обычно это происходит через три дня после инкассации.
Что важно запомнить
- Инкассация — платная услуга по безопасной перевозке денег из одной точки в другую.
- Для того чтобы заказать инкассацию, бизнесу нужно создать условия по передаче денег: обеспечить безопасный подъезд автомобиля и комнату, которая закрывается изнутри.
- Каждый раз при заказе услуги придется заполнять документы и встречать инкассаторов.
