Когда и как работать с УПД
Во время сделки продавец может выписать покупателю вместо стандартного комплекта документов один универсальный документ. Он подтверждает, что товар передан, работы выполнены, а услуги предоставлены.
Кто и когда может применять УПД, как его заполнять, в чем отличие УПД от счета‑фактуры и можно ли применять одновременно два документа, например счет‑фактуру и УПД, читайте в статье.
Что такое УПД
УПД — это универсальный передаточный документ. Компания или ИП могут использовать его, чтобы упростить свой документооборот.
Если предмет сделки — импортный прослеживаемый товар и продавец не платит НДС, он обязан выставлять электронный УПД. В остальных случаях УПД применяют по желанию.
Продавцы на общем режиме используют УПД вместо счета‑фактуры и товарной накладной — формы ТОРГ‑12 — или акта.
Продавцы на УСН при доходе свыше 60 млн в год платят НДС и обязаны выставлять покупателю счета‑фактуры. Вместо них они могут использовать УПД.
Продавцы на остальных спецрежимах используют УПД только как накладную или акт, поскольку счет‑фактуру не выставляют.
УПД подтверждает налоговые расходы, а у покупателей на ОСН — еще и вычеты по НДС. Покупатели на УСН, которые платят НДС по стандартным ставкам 20, 10 и 0%, могут принимать налог к вычету. При льготных ставках 5 и 7% права на вычет входного НДС нет. УПД содержит все реквизиты первичного документа и счета‑фактуры, а потому с ним не будет проблем при налоговой проверке.
Это значит, что при отгрузке товаров или выполнении работ, оказании услуг можно не оформлять счет‑фактуру с товарной накладной или актом. Их можно объединить в один универсальный передаточный документ.
Есть исключение: УПД не сможет заменить транспортную накладную, ее надо составлять по форме, утвержденной правительством.
Транспортная накладная, или ТН, нужна, когда организация или ИП доставляют товар покупателю за отдельную плату или с помощью стороннего перевозчика. Документ подтверждает, что грузоотправитель или грузополучатель заключил с перевозчиком договор транспортировки.
Кто может его применять
УПД могут применять любые компании и предприниматели. Главное — согласовать с контрагентами использование УПД.
Для этого в договоре между продавцом и покупателем нужно прописать условие, что в ходе сделки оформляются УПД. В рамках одного договора можно по одним операциям применять УПД, а по другим — выставлять обычные счета‑фактуры и первичные документы.
Чтобы начать использовать универсальный передаточный документ, компании или ИП нужно:
- зафиксировать это решение в учетной налоговой политике;
- утвердить форму УПД, которую будут применять, или взять ту, что рекомендует налоговая служба.
УПД подойдет тем компаниям и ИП, которые хотят упростить свой документооборот. Покупатель на основании УПД от поставщика может не только оприходовать товары, материалы или основные средства, но и принять НДС к вычету, если работает на общем режиме или УСН.
Для каких операций его можно использовать
УПД обязаны составлять продавцы импортных товаров, подлежащих прослеживаемости, которые не платят НДС, если покупатель — ИП или компания. Например, продавцы холодильников.
Для остальных продавцов есть перечень операций, для которых используют УПД, но он не исчерпывающий. Так, УПД можно оформить:
- на отгрузку товаров с перевозкой и без;
- передачу имущественных прав;
- сдачу‑приемку работ или услуг.
Если компания или ИП иногда оформляют УПД, это не значит, что они должны использовать этот документ по всем сделкам. Можно по своему усмотрению применять как универсальные документы, так и обычные счета‑фактуры и товарные накладные либо акты. Все зависит от договоренностей с контрагентами.
Форма и формат УПД
Оформлять универсальные документы можно на бумаге или электронно. При продаже прослеживаемых товаров УПД оформляют только в электронном виде.
На бумаге. Официально утвержденных форм УПД нет, ведь это необязательный документ. Но есть форма, рекомендованная налоговой службой. Ее можно применять, если привести ее в соответствие с действующей формой счета‑фактуры. Также компания или ИП вправе внести в нее дополнительные показатели.
Еще можно разработать свою форму УПД, дополнив счет‑фактуру реквизитами первичного документа.
Электронно. Электронные форматы универсальных документов утверждены приказом налоговой службы.
Форма и формат — это не одно и то же. Форма — это то, как выглядит документ на бумаге и экране компьютера. А формат — это набор данных для составления в электронном виде.
Форму УПД можно разработать самостоятельно, главное, в ней должны быть все реквизиты счета‑фактуры и первичного документа. Формат УПД формализованный, то есть утвержден налоговой службой. Форматом заведуют учетные программы. Если УПД есть в программе, значит, формат у него подходящий.
УПД подтверждает вычет НДС и налоговые расходы, заменяет счет‑фактуру и накладную или акт. Документ обязаны использовать компании и ИП, которые продают прослеживаемые товары и не платят НДС.
Как учитывать статусы документа
В УПД есть реквизит «Статус». От него зависит, в качестве какого документа применяется УПД.
Статус бывает двух видов: 1 или 2.
Статус 1. Он означает, что продавец на ОСН или УСН одновременно использует УПД и как первичный документ, например вместо накладной, и как счет‑фактуру.
Если продавец освобожден от НДС по статье 145 налогового кодекса, он также ставит в УПД статус 1.
Статус 2. Он означает, что УПД применяется только как первичный документ, например как накладная. Продавцу на ОСН или УСН поступать так нерационально, потому что дополнительно к УПД придется составить отдельный счет‑фактуру.
Если продавец отражает в УПД операции, которые не облагаются НДС, он тоже ставит в документе статус 2.
Как заполнять УПД
В УПД со статусом 1 нужно заполнить все реквизиты. Если вы покупатель и вам нужен вычет НДС, критически важно, чтобы в документе четко читалась следующая информация:
- стороны сделки;
- предмет и сумма сделки;
- ставка и сумма НДС.
УПД со статусом 1 продавец на ОСН должен зарегистрировать в книге продаж, а покупатель на общем режиме — в книге покупок. В журнале учета счетов‑фактур его регистрируют только посредники и застройщики. Покупатель на спецрежиме — УСН, АУСН или патенте — книгу покупок не ведет и потому нигде УПД не регистрирует. Исключение — компании и ИП на УСН, которые заработали больше 60 млн рублей в год. С 2025 года они платят НДС и ведут книги покупок и продаж.
В УПД со статусом 2 на продажу непрослеживаемых товаров, а также работ или услуг нужно заполнять лишь те реквизиты, которые обязательны для накладной или акта. Это значит, что можно оставить пустыми:
- строку 5 «К платежно‑расчетному документу»;
- строку 5а «Документ об отгрузке»;
- графу 6 «В том числе сумма акциза» — даже если товар подакцизный;
- графы 10 и 10а «Страна происхождения товара» — цифровой код и краткое наименование;
- графу 11 «Номер таможенной декларации».
Если же УПД со статусом 2 оформляется на прослеживаемый товар, в нем нужно заполнить графы 10—14. Не заполнять можно следующее:
- строку 5 к «Платежно‑расчетному документу»;
- графу 6 «В том числе сумма акциза».
Графы 12—13 счета‑фактуры в УПД на прослеживаемый товар придется добавить, в рекомендуемой форме их нет.:
В любом случае можно не заполнять строки 14 и 19 «Наименование экономического субъекта» — если на документе будет стоять печать продавца и покупателя с полным наименованием организации или Ф. И. О. предпринимателя.
УПД со статусом 2 не нужно нигде регистрировать — ни в книге покупок, ни в книге продаж, ни в журнале учета счетов‑фактур.
| пн | вт | ср | чт | пт | сб | вс |
|---|---|---|---|---|---|---|
| пн | вт | ср | чт | пт | сб | вс |
|---|---|---|---|---|---|---|
- Сумма пеней720,00 ₽Скопированосемьсот двадцать рублей 00 копеекСкопировано
Когда нельзя использовать УПД вместо счета‑фактуры
УПД нельзя оформить в одном случае: он не подойдет при получении продавцом на ОСН или УСН, который платит НДС, частичной или полной предоплаты — аванса. Тогда нужно выставлять покупателям обычные счета‑фактуры. А продавцы на УСН с выручкой до 60 млн рублей, а также на других спецрежимах в принципе не обязаны выдавать покупателям отдельный документ на аванс.
Когда нельзя использовать УПД вместо накладной
Универсальный документ не может заменить накладную в четырех ситуациях:
- По условиям договора, если стороны прописали в нем, что применяется товарная накладная или иной отгрузочный документ, кроме УПД.
- При исправлении ранее выданных документов другой формы.
- При оформлении корректировочного документа.
- При оформлении дубликатов документов иной формы.
По условиям договора, если стороны прописали в нем, что применяется товарная накладная или иной отгрузочный документ, кроме УПД. Например, указали, что накладная составляется по форме ТОРГ‑12, или привели в приложении к договору совместно разработанный бланк. В этом случае поставщик обязан оформлять поставку документами, указанными в договоре.
При исправлении ранее выданных документов другой формы. Если ранее выдавали накладную ТОРГ‑12, исправления нужно вносить в нее, оформить УПД не получится.
При оформлении корректировочного документа. Если нужно изменить стоимость или количество товара, нужно составить универсальный корректировочный документ — УКД. Он совмещает в себе корректировочный счет‑фактуру и первичный документ об изменении стоимости или количества отгруженных товаров, выполненных работ, оказанных услуг. Но УКД не подходит, если первоначальную поставку оформляли комплектом ТОРГ‑12 плюс счет‑фактура.
Универсальный корректировочный документ — УКД — оформляют, если изменились стоимость или объем отгруженных товаров, выполненных работ или оказанных услуг по универсальному передаточному документу — УПД.
При оформлении дубликатов документов иной формы. Если первичный документ утрачен или испорчен, может понадобиться дубликат. Его нужно составить по форме первоначального документа. Если требуется дубликат накладной ТОРГ‑12, оформляют накладную.
Главное
- УПД — универсальный передаточный документ — могут применять компании и предприниматели без ограничений. Главное — согласовать использование УПД со своими контрагентами.
- Продавцы на общем режиме и УСН, которые платят НДС, используют УПД вместо счета‑фактуры и товарной накладной по форме ТОРГ‑12 или акта.
- Продавцы на УСН с годовым доходом до 60 млн рублей, а также на других спецрежимах используют УПД только как накладную или акт, так как счет‑фактуру не выставляют.
- УПД подходит, в частности, для отгрузки товаров с перевозкой и без, передачи имущественных прав, сдачи‑приемки работ или услуг.
- Оформлять универсальные документы можно как на бумаге, так и электронно. При продаже прослеживаемых товаров УПД оформляют только в электронном виде.
- УПД нельзя оформлять вместо счета‑фактуры в одном случае: при получении продавцом на ОСН частичной или полной предоплаты — аванса. В этом случае нужно выставлять покупателям обычные счета‑фактуры.
В каких ситуациях вы используете в работе УПД?
Евгения, добрый день!
Если вы являетесь клиентом Т-Бизнес, вы можете уточнить это в чате или у персонального менеджера. А если нет, то по бесплатному телефону 8 800 700-66-66
День добрый, как создать УПД в Т-бизнес?