Как правильно оформлять расчетные листки
По трудовому кодексу работодатель обязан письменно информировать сотрудников, из чего складывается их зарплата. Это нужно делать при любом способе ее выплаты — на карту или наличными. Для этого используют расчетный листок.
Утвержденной формы расчетного листка нет, можно составить ее самостоятельно. Подготовили предзаполненный шаблон.
Что такое расчетный листок и зачем он нужен
Расчетный листок — это документ, в котором указано, какая сумма начислена работнику за месяц, чего и сколько с него удержано и какую сумму он получит на руки.
По закону в листке должна быть такая информация:
- составные части зарплаты работника за соответствующий период — это оклад, различные компенсации, например за работу ночью или в выходные, премии;
- другие начисленные суммы, к примеру отпускные или часть больничных, которые платит работодатель;
- суммы и основания удержаний: НДФЛ, алименты, профсоюзные взносы, перечисления в счет погашения кредита по заявлению работника;
- общая сумма к выплате.
А вот примеры выплат, которые не надо включать в листок:
- деньги, выданные под отчет;
- вознаграждение, которое работник получил как исполнитель по договору ГПХ;
- займы от работодателя;
- пособия за счет СФР;
- стипендия по ученическому договору.
Выплаченную сотруднику материальную помощь работодатель не обязан включать в листок, но может это сделать по желанию, разъясняет Роструд.
Унифицированной формы расчетного листка нет. Работодатели — компании и ИП должны сами разработать форму листка и утвердить приказом руководителя. Перед утверждением ее надо согласовать с профсоюзом, если он есть. Форма листка обычно есть в расчетных бухгалтерских программах.
Когда он выдается, а когда нет
Расчетный листок надо выдавать каждому работнику при выплате зарплаты за вторую половину месяца. Но если его выдать при выплате аванса — это не нарушение.
В день увольнения листок тоже надо выдать, считает Роструд.
Расчетный лист по зарплате при увольнении выдают сотруднику в его последний рабочий день. Забирайте предзаполненный шаблон.
А вот отдельно на отпускные его выдавать не надо: информация о них будет в листке за отработанный месяц.
Также не требуется оформлять листки на выплату среднего заработка бывшему работнику за второй и третий месяцы после увольнения в связи с сокращением. Так считают эксперты портала Роструда «Онлайнинспекция.рф», ссылаясь на ч. 1 ст. 136 ТК РФ.
Как заполнить расчетный листок
Расчетный листок надо заполнять так, чтобы сотруднику было четко видно, за что и сколько денег он получил за конкретный период. Поэтому все выплаты надо детализировать.
Нельзя объединять под одним названием разные виды начислений. Например, одной строкой показывать оклад и премию или доплаты и надбавки, имеющие разные основания, например за работу в выходной и сверхурочно.
Порядок и сроки выдачи расчетного листка
Ни порядок, ни сроки выдачи расчетных листков в законе не прописаны. А значит, работодатель вправе сам определить их в локальном нормативном акте, говорит Минтруд.
На практике листок выдают либо накануне дня выплаты второй части зарплаты, либо в тот же день с утра.
Как получить подтверждение о получении
В законе нет обязанности фиксировать выдачу работникам расчетных листков. Но в интересах работодателя иметь доказательство того, что сотрудник получил листок.
Поэтому имеет смысл предусмотреть в локальном акте способ фиксации выдачи бумажных листков, например:
- вести журнал регистрации;
- утвердить форму расчетного листка с отрывным корешком, который остается у работодателя при получении сотрудником листка.
В сервисах кадрового электронного документооборота обычно предусмотрена функция фиксации получения. И если работник скажет, что расчетный листок не получал, работодатель сможет подтвердить, что выдавал его.
Электронные расчетные листы
Работодатель не вправе рассылать сотрудникам электронные расчетные листки, например на рабочую почту. Надо выдавать бумажные. Исключение — компания или ИП перешли на кадровый электронный документооборот в порядке, установленном статьями 22.1—22.3 ТК РФ. Так считает Минтруд.
Кстати, раньше ведомство высказывало иное мнение — в письме от 21.02.2017 № 14‑1/ООГ‑1560. На этом основании региональные трудинспекции разрешали работодателям направлять персоналу расчетные листки через мессенджеры.
Но сейчас лучше так не делать. Тем более что в чек‑листах Роструда, по которым инспекторы проводят проверки, четко сказано, что электронный расчетный листок допускается только «в случае взаимодействия посредством электронного документооборота».
Штрафы за нарушения
Если работодатель не выдает сотрудникам расчетные листки, он нарушает трудовое законодательство. Инспекторы при проверке могут вынести предупреждение или оштрафовать на сумму:
- директора компании, ИП или малое предприятие — от 1 000 до 5 000 ₽;
- среднюю или крупную фирму — от 30 000 до 50 000 ₽.
Также нельзя выдавать расчетные листки по форме, которую работодатель не утверждал. Это тоже трудовое нарушение и может повлечь санкции по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.
С какими проблемами сталкивались при выдаче расчетных листков? Делитесь в комментариях.