Как сдать отчет о персонифицированных сведениях физлиц
Если компания или ИП платят зарплату, вознаграждения и другие выплаты, облагаемые страховыми взносами, они должны сдавать в налоговую специальный отчет. Он называется «Персонифицированные сведения о физических лицах», сокращенно — ПСФ.
Исключение — бизнес на АУСН. На этой системе налогообложения сведения о физлицах подавать не нужно.
Кто должен сдавать отчет
Персонифицированные сведения должны сдавать компании и ИП, если переводили деньги физлицам и эти выплаты облагались страховыми взносами. При этом не имеет значения, как человек оформлен: учитываются платежи как работникам в штате, так и исполнителям по договорам ГПХ.
О ком нужно подавать персонифицированные сведения
Сведения надо подавать обо всех сотрудниках, которые:
- числились у работодателя в отчетном месяце по трудовому договору, включая нанятого руководителя;
- работали по договорам ГПХ — о выполнении работ, оказании услуг, авторским договорам.
В отчет также надо включить тех, кто уволился в отчетном месяце, и тех, у кого не было выплат, например работников в неоплачиваемом отпуске.
Подавать сведения надо и о руководителе — единственном учредителе компании без трудового договора. Это тот случай, когда единственный участник назначает директором сам себя. Минфин считает, что такой директор тоже застрахованное лицо.
Если бизнес привлекает самозанятых исполнителей, о них персонифицированные сведения по общему правилу не подают. Исключение — случаи, когда на выплату самозанятому надо начислить страховые взносы, например:
- на отчетную дату заказчик не получил от самозанятого чек на оплату. Если он предоставил его уже после сдачи формы, заказчику надо подать уточненные сведения;
- самозанятый был работником заказчика менее чем два года назад.
Напомним: в последнем случае выплаты самозанятому не подпадают под налог на профессиональный доход. С них нужно удерживать НДФЛ и начислять взносы, как на вознаграждение обычного физлица.
Рассылка для бухгалтеров
Раз в две недели присылаем новости и советы, которые помогут упростить работу и больше зарабатывать
Как заполнить отчет
Рассмотрим, как заполнять титульный лист и внутренние страницы отчета.
Титульный лист. В нем указывают:
- ИНН и КПП компании-работодателя либо только ИНН — если отчет подает предприниматель;
- номер корректировки. Если сведения сдают первый раз за период, пишут «0--»;
- код периода, за который подаются сведения: 01 для января, 02 для февраля, 03 для марта и так далее;
- год, за период которого представляют отчет;
- код налогового органа, куда подаются сведения;
- код места представления сведений. Для организаций это «214», а для ИП — «120»;
- наименование компании или Ф. И. О. предпринимателя по паспорту полностью, без сокращений;
- ОГРНИП — его указывают ИП и главы крестьянских фермерских хозяйств.
Вторая и последующие страницы отчета. На них указывают сведения обо всех застрахованных физлицах. Для каждого человека предусмотрен отдельный блок строк 010—070.
Строку 010 «Признак аннулирования сведений о физическом лице» при первичной подаче сведений не заполняют.
В строках 020—060 надо указать персональные данные физлица: ИНН при наличии, СНИЛС и Ф. И. О. по паспорту.
В строке 070 показывают выплаты, начисленные физлицу за истекший месяц, как облагаемые, так и не облагаемые взносами, например пособие по больничным за первые три дня, матпомощь работникам, пособие на погребение. Не указывают только дивиденды и другие выплаты, которые не являются объектом обложения.
Отрицательные значения сумм выплат в отчете показывать нельзя.
На сотрудника, у которого в текущем месяце выплат не было, заполняют только строки 020—060.
Если работник внутри одного месяца уволился и снова устроился на ту же работу, на него в ПСФ заполняют один раздел, разъяснила ФНС.
Для примера заполнили форму персонифицированных сведений о физлицах для ООО. Чтобы сохранить шаблон, сделайте копию в свой гугл-док: Файл → Создать копию.
Куда сдавать ПСФ
Персонифицированные сведения надо представить в налоговую по месту учета компании или по месту жительства ИП.
Если отчет сдают по 10 людям и менее, его можно подать на бумаге. По 11 и более людям сведения сдают только в электронном виде — через личный кабинет на сайте налоговой службы или через компанию-спецоператора.
Сроки подачи персонифицированных сведений
Сведения надо сдавать не позднее 25-го числа каждого месяца, следующего за истекшим. Но это нужно делать только за первый и второй месяцы квартала.
За март, июнь, сентябрь и декабрь отчет можно не подавать. Но только в том случае, если работодатель сдал в налоговую РСВ — расчет по страховым взносам за I квартал, полугодие, 9 месяцев, год.
Дело в том, что сведения в персонифицированном отчете и в третьем разделе РСВ идентичны, поэтому информацию можно не дублировать.
Как исправить отчет
Корректировать персонифицированные сведения можно до подачи РСВ за текущий квартал. Если ошибки в персонифицированных сведениях обнаружили после сдачи РСВ, тогда их исправляют, подав скорректированный раздел 3 расчета.
В уточненный отчет надо включить только работников, чьи данные исправляете. На титульном листе указывают номер корректировки.
Если исправляете сумму выплаты, в строке 070 укажите верное значение, а остальные данные перенесите из первичных сведений.
Если была ошибка в ИНН, СНИЛС или Ф. И. О., надо в уточненке заполнить на работника два раздела. В первом в строке 010 поставить «1», а в строке 070 — ничего не писать. Данные из остальных строк ошибочных сведений переносятся без изменений. Во втором разделе в строках 020—070 пишут верные сведения.
Чтобы добавить сведения о забытом работнике, надо заполнить по нему строки 020—070 в обычном порядке. Строку 010 при этом не заполняют.
Сдают ли отчет обособленные подразделения
Если у обособленного подразделения компании есть свой банковский счет, оно само начисляет и выплачивает деньги персоналу, такое подразделение должно отдельно подавать персонифицированные сведения в налоговую по месту своего учета.
Обособленные подразделения заполняют отчет в общем порядке, но есть особенности при заполнении титульного листа:
- в поле «КПП» надо указать код постановки на учет по месту нахождения обособленного подразделения;
- в поле «Представляется в налоговый орган (код)» — код инспекции, в которую ОП сдает отчет;
- в поле «По месту нахождения (учета) (код)» — код «222»;
- в поле «Наименование организации, обособленного подразделения / фамилия, имя, отчество индивидуального предпринимателя, главы крестьянского (фермерского) хозяйства, физического лица» — название ОП, если оно есть. А если нет, указывают название головной компании.
Если у обособленного подразделения нет своего счета в банке и оно не производит выплаты сотрудникам, сведения по его физлицам головная организация включит в свою форму персонифицированных сведений.
Ответственность за несвоевременную подачу персонифицированных сведений
Если работодатель не подаст отчет либо сдаст его с опозданием, налоговая теоретически может оштрафовать его на 200 ₽ за каждый несданный документ. Но практики привлечения к ответственности за это нарушение пока нет.
Что запомнить
- Если компания или ИП делали выплаты, облагаемые взносами, они должны о каждом получателе денег сдавать в налоговую специальный отчет — персонифицированные сведения. Исключение — те, кто применяет АУСН.
- В отчет также надо включать директора — единственного учредителя, работников, которые уволились в отчетном месяце, и тех, у кого не было выплат, например сотрудников в неоплачиваемом отпуске.
- Об исполнителях по договорам ГПХ со статусом самозанятых персонифицированные сведения не сдают.
- Корректировать персонифицированные сведения можно до подачи РСВ за текущий квартал. В уточненный отчет включают только работников, чьи данные исправляют.
- Срок сдачи отчета — не позднее 25-го числа каждого месяца, следующего за истекшим. Но за март, июнь, сентябрь и декабрь его можно не сдавать.
- Если отчет сдают о 10 людях и менее, его можно подать на бумаге. Об 11 и более людях сведения сдают только в электронном виде.
С какими сложностями сталкивались при сдаче персонифицированных сведений?