Как заполнить и сдать авансовый отчет
Большинство работодателей использует для авансового отчета форму АО‑1. Его заполняют сотрудник и бухгалтер, а утверждает — руководитель компании или ИП. Разбираем, как это сделать, и делимся шаблоном для заполнения.
🌟 Добавляйте статью в избранное, чтобы не потерять!
Что такое авансовый отчет и когда его нужно составлять
Авансовый отчет — это первичный бухгалтерский документ, который позволяет списать подотчетные суммы на расходы или вернуть сотруднику сумму перерасхода по расходному кассовому ордеру. Как заполнить расходный кассовый ордер. Также отчет подтверждает, что у работодателя нет претензий по тратам сотрудника и последний ничего не должен.
Авансовый отчет составляют работники, которым выдали аванс на нужды компании или ИП. Например, на хозяйственные или командировочные расходы. Таких сотрудников называют подотчетными лицами, потому что теперь им надо отчитаться за деньги работодателя.
Подотчетными лицами, или, по‑простому, подотчетниками, могут быть:
- работники по трудовым договорам;
- исполнители по договорам ГПХ на выполнение работ или оказание услуг.
Сам же ИП может снять деньги с расчетного счета и потратить как угодно, оформлять отчет ему не нужно. А вот руководитель ООО так сделать не может.
Подготовили предзаполненный шаблон отчета по форме АО‑1. Сотрудник должен заполнить отчет, приложить к нему подтверждающие документы и отдать их в бухгалтерию.
Какие документы нужны для его заполнения
Для заполнения авансового отчета понадобятся документы, подтверждающие затраты. Точный перечень зависит от категории расхода.
Как заполнить авансовый отчет: пошаговая инструкция
Обязательного бланка авансового отчета нет. Можно применять унифицированную форму АО‑1 или разработать свою. Выбранный бланк должен утвердить руководитель или ИП в учетной политике. Как составить учетную политику.
Авансовый отчет составляют в одном экземпляре, а вот заполняют два человека — подотчетное лицо и бухгалтер, каждый свою часть.
Документ состоит из трех частей: лицевой, оборотной стороны и расписки.
Подотчетник заполняет лицевую сторону документа пошагово так:
Шаг 1. Строка «Структурное подразделение и его код» — наименование того отдела, где работает. Например, бухгалтерия, отдел продаж, канцелярия. Код структурного подразделения заполняют, если есть внутренняя система кодирования. Если сотрудник не знает код, поле может заполнить бухгалтер.
Шаг 2. Строка «Ф.И. О. подотчетного лица и табельный номер» — в Ф. И. О. важно не допускать ошибок. Табельный номер заполняют, если он есть.
Шаг 3. Строка «Профессия (должность)» — должность, профессия или специальность по штатному расписанию. Если сотрудник совмещает должности, можно указать любую. К примеру, сотрудник работает кладовщиком и водителем. В лицевой части отчета на покупку запасной детали для автомобиля можно указать должность водителя. Как оформить сотрудника по совместительству.
Шаг 4. Строка «Назначение аванса» — цели, на которые выдали деньги. Например, на покупку канцелярских товаров, запчастей. Целевое назначение должно соответствовать документу, по которому выдали аванс: приказу, распоряжению, заявлению сотрудника. Если графу не заполнить, проверяющие могут решить, что подотчетные суммы использованы не по назначению, исключить расходы из налогового учета, доначислить НДФЛ и страховые взносы.
На оборотной стороне подотчетник заполняет такие сведения:
Шаг 5. Строка «Номер по порядку» — порядковый номер записи.
Шаг 6. Строка «Документ, подтверждающий расходы» — дата и номер соответствующего документа.
Шаг 7. Строка «Наименование документа (расхода)»:
- название компании или Ф. И. О. ИП, от которого получил документ;
- наименование товара, работы, услуги, например проживание в гостинице, покупка канцтоваров;
- название документа, подтверждающего расходы, например кассовый чек.
Шаг 8. Строка «Сумма расхода по отчету» — сумма затрат в рублях по каждому документу. Если расходы были в валюте, их указывают в графе 6 и одновременно в графе 5 — суммы, пересчитанные в рубли, на дату, когда утвердили авансовый отчет.
Порядок действий бухгалтера по шагам такой:
Шаг 1. Проверяет, правильно ли подотчетник заполнил сведения:
- Ф. И. О., должность, подразделение, в котором работает;
- назначение выданного аванса;
- сведения о расходах и подтверждающих документах.
Шаг 2. Заполняет на лицевой стороне авансового отчета сведения о компании или ИП, дату и номер отчета.
Шаг 3. Заполняет расписку о приеме документа, отрывает ее и отдает сотруднику.
Шаг 4. Заполняет на оборотной стороне суммы по отчету, которые принимает к учету, и графы 7, 8, 9.
Шаг 5. Заполняет на лицевой стороне сведения об остатке и расходовании денег.
Шаг 6. Отдает заполненный авансовый отчет на подпись об утверждении руководителю компании или ИП.
Авансовый отчет можно заполнять на бумаге или электронно. Электронные авансовые отчеты можно также хранить в электронном виде.
Нужно ли ставить печать и подпись
Печать на авансовом отчете ставить не обязательно. Но должны быть собственноручные подписи:
- подотчетного лица;
- бухгалтера;
- главного бухгалтера, если он есть;
- руководителя.
Факсимиле использовать нельзя.
Электронный авансовый отчет сотрудник может подписать электронной цифровой подписью. Если у работника ее нет, авансовый отчет нужно распечатать на бумаге, заполнить и подписать вручную.
Сроки сдачи
Сроки сдачи отчета зависят от целей выдачи денег.
Сотрудник был в командировке. Срок для представления авансового отчета — три рабочих дня с даты, когда сотрудник вернулся из поездки.
Например, сотрудница ООО «Альфа» Иванова 15 декабря уехала в командировку. Вернулась 20 декабря. Авансовый отчет нужно сдать до 23 декабря.
Остальные случаи. В законе срок не прописан, поэтому работодатель устанавливает его сам в положении о расчетах с подотчетными лицами или в документе о выдаче денег, к примеру приказе. Обычно это три‑пять дней.
Например, сотрудница ООО «Альфа» Иванова 19 января 2026 года получила аванс на покупку канцтоваров. Приказом руководителя установлено, что хозтовары нужно купить в течение пяти рабочих дней с даты выдачи денег. А срок для авансового отчета — два рабочих дня со дня окончания этого срока. Срок, на который выдали деньги, заканчивается 26 января. Авансовый отчет нужно сдать до 28 января.
Возможные ошибки при оформлении отчета
Перечислим частые ошибки, которые допускают при заполнении авансового отчета, и рассмотрим, как их можно исправить.
Если документ невозможно восстановить — оформить служебную записку с объяснением причины и согласовать с руководителем. В крайнем случае — списать неподтвержденные суммы как прочие расходы с обоснованием и подписями.
Некорректные или нечитаемые чеки. Исправить можно так:
- Попросить подотчетное лицо получить дубликат чека у продавца — через ОФД или кассу.
- Проверить данные чека в сервисе проверки чеков ФНС по QR‑коду или реквизитам.
Если чек не восстанавливается — оформить служебную записку с описанием ситуации и приложить скриншот проверки из сервиса ФНС. Суммы без подтверждения — не принимать к учету или не включать в расходы.
Нарушение сроков сдачи отчета. Исправить можно так:
- Зафиксировать нарушение сроков в акте с подписями бухгалтера и сотрудника.
- Запросить объяснительную от подотчетного лица.
Если срок пропущен без уважительной причины — рассмотреть взыскание в соответствии с локальными нормативными актами.
Арифметические ошибки. Если ошибка в пользу работодателя — перерасход, — вернуть сотруднику. Если ошибка в пользу сотрудника — потребовать вернуть деньги или удержать из зарплаты с согласия работника.
В любом случае нужно оформить корректировочный авансовый отчет с исправленными суммами и подписями.
Проблемы с валютными расходами: нет справки о курсе на дату расхода, не приложили выписку или справку из банка о списании валюты, неверно пересчитали валюту в рубли. Исправить можно так:
- Запросить выписку банка о списании валюты и курс на дату расхода. Пересчитать суммы по официальному курсу ЦБ РФ или курсу банка, если он зафиксирован в договоре.
- Оформить расчет конвертации с подписями бухгалтера и подотчетного лица.
Если курс не указан — использовать курс ЦБ на дату выдачи под отчет как наиболее безопасный вариант для налога на прибыль.
Штрафы за несдачу или ошибки в оформлении отчета
Если подотчетный сотрудник не представил авансовый отчет в определенный срок — это считается нарушением кассовой дисциплины. Налоговая сможет оштрафовать компанию за это по статье 15.11 КоАП РФ.
Главное
- Авансовый отчет — первичный бухгалтерский документ. Можно использовать унифицированную форму № АО‑1 или собственный бланк, утвержденный приказом руководителя или ИП и закрепленный в учетной политике.
- Подотчетник заполняет свою часть, вносит данные о полученных средствах, расходах, прикладывает подтверждающие документы. Бухгалтер — проверяет заполненную часть подотчетного работника, заполняет свою часть, проводит отчет по бухгалтерии. Руководитель или ИП — утверждает итоговую сумму.
- Сроки сдачи авансового отчета по расходам на хознужды устанавливаются внутренним регламентом компании или ИП. Для командировок — не позднее трех рабочих дней после возвращения.
Какие у вас бывают сложности при проверке или заполнении авансового отчета?