Как вернуть излишне перечисленную зарплату
Если бухгалтер ошибся в расчетах и перечислил зарплату в большей сумме, нужно предложить работнику в течение месяца вернуть ее добровольно. Если он этого не сделает, можно удержать излишек из зарплаты. А вот если переплата произошла из‑за сбоя программы, вернуть деньги будет сложнее.
Что такое счетная ошибка
Счетная ошибка — это ошибка в арифметических действиях. Например, вместо того чтобы сложить, бухгалтер умножил.
Есть три вида ошибок, которые не признают счетными:
- ошибки из‑за неправильного применения норм закона;
- повторная выплата зарплаты за один период;
- внесение недостоверных сведений в программу по расчету зарплаты.
Если произошел сбой расчетной программы и из‑за этого выплатили сумму больше, такую ошибку называют технической. Хотя некоторые суды все‑таки признают их счетными. Вот два противоположных решения.
Ситуация. ИП полгода выплачивал зарплату и отпускные восьми людям, которые не были его сотрудниками. В сумме выплаты превысили 600 000 ₽. ИП утверждает, что виной всему — ошибка в программе банка, в котором у бизнеса был зарплатный проект.
Аргументы. Суд указал, что ошибка в программе — техническая, ошибок в арифметических действиях здесь нет. И оснований подозревать людей в недобросовестности у суда тоже нет.
Решение. Суд отказал отказал предпринимателю во взыскании денег.
Определение Девятого кассационного суда общей юрисдикции от 9.02.2023 № 88‑181/2023
Ситуация. Компания в 2019 году уволила сотрудника из‑за сокращения штата. При расчете компенсации бухгалтерская программа дала сбой, из‑за чего работник получил лишние 580 000 ₽. Компания обратилась в суд, чтобы вернуть деньги.
Аргументы. Суд указал, что под счетной ошибкой следует понимать в том числе техническую ошибку.
Решение. Ошибку признали счетной, поэтому работник был должен вернуть деньги.
Определение Третьего кассационного суда общей юрисдикции от 24.05.2021 № 88‑7202/2021
Можно ли попросить сотрудника вернуть переплату
При любой ошибке проще всего объяснить ситуацию сотруднику, извиниться и попросить вернуть переплату. Обычно работники идут навстречу и проблем нет. Сотрудник может вернуть всю сумму сразу или отдавать ее по частям.
Можно ли удержать сумму переплаты из следующей зарплаты
Порядок удержания излишне перечисленных сумм зависит от того, какая была ошибка: счетная или техническая.
Если ошибка счетная, можно удержать переплату со следующих зарплат сотрудника даже без его согласия.
Есть ограничение: удержать можно не более 20% зарплаты в месяц. Если переплата больше, придется растянуть процесс на несколько месяцев.
Чтобы удержать деньги с работника, нужно издать приказ. На это у работодателя есть месяц, позже работник не обязан возвращать деньги.
Если ошибка техническая, удержать деньги без согласия сотрудника не получится — даже через суд. Такую переплату нельзя расценивать как неосновательное обогащение, и возвращать деньги он не должен.
Можно ли взыскать с бухгалтера переплату по зарплате
Если ошибка техническая, можно взыскать переплату с бухгалтера, если она не превышает его среднемесячного заработка. Переплата будет материальным ущербом. Как взыскивать такой ущерб с сотрудника, разбирали в другой статье. В ней речь о кассире, но с бухгалтером порядок действий такой же.
План действий будет таким:
- Издать внутренний приказ о служебном расследовании.
- Получить письменные объяснения от работника.
- Определить степень вины.
- Ознакомить работника с актом проверки.
- Издать приказ о привлечении к материальной ответственности.
Если сумма ущерба превышает среднемесячный заработок бухгалтера, ее можно удержать только с его согласия. В противном случае надо идти в суд. Если бухгалтер уже уволился, работодатель сразу готовит судебный иск.
За нарушения в процедуре привлечения к материальной ответственности трудовая инспекция может оштрафовать работодателя. ИП и малое предприятие штрафуют на сумму от 1 000 до 5 000 ₽. Средние и крупные компании — на сумму от 30 000 до 50 000 ₽.
Приказ издает руководитель компании или ИП, чтобы удержать деньги из зарплаты сотрудника за причиненный работодателю ущерб
Что делать, если сотрудник подстроил переплату
Бывает, сотрудник сам подстроил переплату. Например, предоставил неверные данные для расчета. Вернуть деньги можно, если сотрудник действовал умышленно.
Если сотрудник неправомерно завысил отработанное время, признался в этом и не оспаривает сумму удержания, взыскать деньги без суда можно так же, как при счетной ошибке. Если же зарплата завышена из‑за иных умышленных действий работника, придется обращаться в суд.
Если же переплата случилась из‑за иных умышленных действий работника, придется обращаться в суд. Сделать это надо в течение года с момента ошибки, позже суд уже не примет иск.
При удачном исходе дела работодатель взыскивает переплату с сотрудника, в том числе бывшего, на основании исполнительного листа.
Ситуация. Военнослужащая ушла в декрет. По ошибке два с половиной года ей начисляли и декретное пособие, и денежное довольствие. Затем на службе заметили ошибку и подали в суд на сотрудницу с требованием взыскать лишние деньги — 1 225 364 ₽.
Аргументы. Первые две инстанции постановили, что сотрудница должна вернуть деньги, так как это неосновательное обогащение в результате счетной ошибки.
Верховный суд решил, что счетной ошибки не было. Вопрос в другом: знала ли сотрудница, что ей не положены обе выплаты одновременно. Проще говоря, есть умысел в поведении женщины или нет. Верховный суд отправил дело на пересмотр в первую инстанцию.
В первой инстанции вновь рассмотрели дело. Работодатель не смог предоставить документы или привести свидетелей, доказывающих умысел сотрудницы.
Решение. Суд оставил миллион рублей женщине.
Решение Белогорского гарнизонного военного суда по делу № 2‑42/2021 от 27.07.2021
Что делать, если сотрудник уволился
Если переплату обнаружили после увольнения сотрудника, деньги все равно можно вернуть.
План действий такой же: предложите бывшему работнику вернуть переплату добровольно, а если откажется — идите в суд. Заметить ошибку надо в течение года, позже суд может не принять иск.
Если уволенный сотрудник готов вернуть деньги сам, издавать приказы не надо.
Как отразить возврат излишне выплаченной зарплаты в бухучете
При возврате излишне выплаченной зарплаты нужны проводки, чтобы:
- исправить сумму начисленной зарплаты;
- отразить погашение работником переплаты;
- исправить сумму НДФЛ;
- исправить сумму страховых взносов;
- исправить сумму налога на прибыль или налог при УСН «Доходы минус расходы».
Исправить сумму начисленной зарплаты. Нужно провести сторнирование — отменить или скорректировать бухгалтерские записи. Проводка будет зависеть от того, по какому счету компания отражает выплату зарплаты этому сотруднику. В зависимости от этого дебет коррекции может быть по счетам 20, 26 или 44. Кредит — 70. Сумма проводки — переплата сотруднику.
Отразить погашение работником переплаты. Если работник перевел деньги на расчетный счет или принес в кассу, проводка такая: дебет — 51, кредит — 73.
Исправить сумму НДФЛ. Нужно провести излишне начисленную сумму налога: дебет — 70, кредит — 68.
Еще нужно подать уточненные расчеты 6‑НДФЛ. В них надо указать верный доход и исчисленный НДФЛ. Если завысили зарплату в предыдущем году, надо дополнительно сдать в налоговую уточненную справку о доходах физлица.
Исправить сумму страховых взносов. Дебет будет зависеть от подразделения, в котором работает сотрудник, счета те же, что и при коррекции зарплаты: 20, 26 или 44. Кредит — 69.
Также надо скорректировать формы РСВ и раздел 2 формы ЕФС‑1. Излишне уплаченные взносы можно зачесть в счет будущих платежей или вернуть на счет работодателя.
Исправить сумму налога на прибыль или налог при УСН. Зарплата и взносы — это расходы бизнеса. На ОСН и УСН «Доходы минус расходы» на эти траты уменьшают налоговую базу. Когда работник вернул переплату, надо доплатить налог. Уплату налога проводят по дебету 68‑го счета и кредиту 51‑го.
Еще в инспекцию нужно будет сдать уточненные декларации по налогу на прибыль.
На УСН надо будет сдать декларацию, если ошиблись в предыдущем году. Внутри года отчетности по УСН нет — уточнять нечего.
Если вернуть переплату не вышло, НДФЛ и взносы пересчитывать не нужно, налог на прибыль или налог при УСН — тоже.
Главное
- Если бухгалтер ошибся в расчетах и перечислил зарплату в большей сумме, нужно предложить работнику в течение месяца вернуть переплату добровольно. Если он этого не сделает, излишек можно удержать из его зарплаты.
- Если переплата произошла из‑за сбоя программы, удержать деньги с сотрудника можно через суд. Он не обязан возвращать.
- Если ошибка техническая, взыскать переплату можно с бухгалтера, если она не превышает его среднемесячного заработка. Переплата будет материальным ущербом.
- Если сотрудник уволился, нужно предложить ему вернуть переплату добровольно, а если откажется — обращаться в суд. Заметить ошибку надо в течение года, позже суд может не принять иск.
Случалось ли, что ваши сотрудники находили ошибки бухгалтерии в зарплате? Как вы решали вопрос?