Как подключить бизнес к ЕГАИС
Степан открыл кафе: в нем решил продавать не только десерты и кофе, но и глинтвейн. Для продажи алкоголя нужно подключиться к ЕГАИС. Рассказываем, как это правильно сделать.
Что такое ЕГАИС и зачем она нужна
ЕГАИС — единая государственная автоматизированная информационная система. В ней отслеживают оборот алкогольной и спиртосодержащей продукции — можно посмотреть путь товара от производителя к конечному потребителю через оптовых и розничных продавцов.
Система помогает бороться с подделками — на любом этапе видно, что происходит с алкоголем. Если он куда‑то пропадет или его подменят, можно найти ответственного.
Участники системы
Подключаться к ЕГАИС нужно почти всем продавцам алкоголя:
- производителям и импортерам;
- оптовикам;
- розничным магазинам;
- общепиту.
Есть исключения — сельскохозяйственные производители вина и шампанского из собственного винограда, а также предприятия, которые покупают алкоголь как сырье, например кондитерские.
Как бизнес взаимодействует с информационной системой
ЕГАИС получает информацию и следит за оборотом таким образом:
- Производитель либо импортер сообщает в систему, сколько сделал или ввез алкоголя.
- Когда магазин или точка общепита закупает партию алкоголя, производитель, импортер или оптовик отправляет информацию в ЕГАИС — кому, какой товар и в каком объеме он продал. Информацию о товаре продавец алкоголя передает покупателю в электронной товарно‑транспортной накладной — ТТН. Этот документ используют при передаче алкоголя между контрагентами.
- Покупатель при получении партии сверяется с ТТН. Количество алкоголя в реальности должно соответствовать данным электронной накладной. Если все в порядке, покупатель подтверждает закупку в ЕГАИС. Если есть расхождения, нужно составить акт об излишках или недостаче. Поставщик должен будет подтвердить этот акт.
- Покупатель алкоголя загружает закупленные товары в кассовую программу, и при продаже конечному потребителю товар списывается из системы. В общепите товар списывается не при продаже, а при вскрытии бутылки.
Отправлять в ЕГАИС данные о поставке нужно не позднее следующего рабочего дня, после того, как продали или получили алкоголь.
После того как компания или ИП подтвердили закупку, ЕГАИС отправляет уведомление, что данные зафиксированы. Только после этого сообщения можно продавать товары.
Регистры ЕГАИС
Регистры ЕГАИС — это виртуальные хранилища, где находятся сведения об остатках алкогольной продукции на балансе организации. В системе есть три регистра для учета алкоголя:
- Регистр № 1 «Виртуальный склад».
- Регистр № 2 «Виртуальный торговый зал».
- Регистр № 3 «Хранилище кодов акцизных и федеральных специальных марок».
Регистр № 1 «Виртуальный склад». Сюда попадает весь алкоголь при приеме и фиксируется партиями на основе накладных. Учет продукции ведут по названию, алкокоду, партии и производителю.
Регистр № 2 «Виртуальный торговый зал». Здесь отражается поступление товара на баланс для продажи, а после продажи алкоголя его вычитают из остатков. Учет ведут по алкокодам без разделения на партии.
Регистр № 3 «Хранилище кодов акцизных и федеральных специальных марок». Количество алкогольной продукции здесь не отражается, коды марок удаляют из регистра, как только продукцию списывают с баланса.
При поступлении продукции от поставщика ее вносят на баланс в регистре № 1, а в регистр № 3 автоматически заносятся акцизные марки с привязкой к партии.
При продаже крепкого алкоголя происходит автоматическое списание бутылки с регистра № 1 и марки с регистра № 3. Если продают слабоалкогольный напиток, списание с регистра № 2 нужно проводить вручную, не позднее следующего дня от даты продажи.
Как работать с ЕГАИС в рознице
Порядок действий будет отличаться для продажи крепкого алкоголя и для пива, но в любом случае понадобится онлайн‑касса.
Как фиксировать продажу крепкого алкоголя. При продаже крепкого алкоголя каждую бутылку учитывают поштучно. На бутылке есть специальный опознавательный знак — федеральная специальная марка. Ее часто называют акцизной, но это ошибка — акцизных марок давно нет. По ней можно посмотреть данные о происхождении бутылки и убедиться, что это не подделка, товар продается законно и соответствует всем требованиям.
Чтобы считать марку для продажи крепкого алкоголя, понадобится двумерный сканер, его еще называют 2D‑сканером. Обычный одномерный сканер для штрихкодов не подойдет. Если в магазине уже есть 2D‑сканер, одномерный покупать не нужно — двумерный может считывать и марки, и обычные линейные штрихкоды остальных товаров.
Вот как происходит продажа и списание алкоголя:
- Магазин принимает товары по электронной товарно‑транспортной накладной и фиксирует закупку в ЕГАИС.
- Когда посетитель покупает алкоголь, кассир сканирует штрихкод и марку 2D‑сканером — то есть каждую бутылку нужно отсканировать два раза.
- Данные о том, что бутылку купили, через кассовую программу передаются в ЕГАИС, и бутылка выходит из оборота.
- На чеке дополнительно к обычному QR‑коду печатается QR‑код алкогольной продукции, по которому покупатель сможет удостовериться, что товар продается легально.
Как фиксировать продажу пива и слабоалкогольной продукции. Продажа пива почти не отличается от продажи остальных потребительских товаров. В ЕГАИС нужно фиксировать только закупку, когда магазин принимает товар.
С 1 сентября 2025 года обязателен ЭДО по пиву в банках, бутылках и другой потребительской упаковке. Магазин должен подтверждать приемку, перемещение и возврат товара не только в ЕГАИС, но и в «Честном знаке» через УПД. Как и для кегового пива, нужно указывать идентификатор электронного или бумажного перевозочного документа с госномером автомобиля, который доставил товар.
С этой же даты розница должна выводить продукцию из оборота по причинам, не связанным с продажей. Оба требования действуют для пива в потребительской упаковке, которое ввезли в Россию или произвели 1 сентября 2025 года или позже.
Как работать с ЕГАИС в общепите
Точно так же, как в рознице, продажу алкоголя нужно фиксировать поштучно, а продажу пива — партиями. Предприятия общепита обязательно подают за каждый квартал декларацию в Росалкогольтабакконтроль, независимо от того, продается там только крепкий алкоголь или пиво.
Декларацию в региональное ведомство и Росалкогольтабакконтроль должны сдавать компании, которые торгуют алкоголем в районах без интернета, общепит, если в его меню есть алкоголь.
Отличие учета алкоголя в ЕГАИС для ресторанов и кафе: продажей считается вскрытие тары — бутылки или кеги. Если бутылку вскрывают не для клиента, а для приготовления какого‑то блюда, это все равно продажа.
Федеральную специальную марку на крепком алкоголе тоже нужно считывать сразу после вскрытия бутылки — для этого, как и в магазине, понадобится сканер. Если у бармена нет доступа к системе, он может считывать коды 2D‑сканером без подключения к компьютеру и сохранять их в текстовом виде. Потом он отправит их бухгалтеру или другому уполномоченному сотруднику, а тот подключится к системе и отправит данные в ЕГАИС.
Важный момент — если общепит покупает алкоголь изредка, например только вино для сезонного глинтвейна, может показаться, что проще купить его в розницу в обычном магазине. Но тогда продукция будет считаться контрафактом — в магазине вам пробьют обычный чек, в ЕГАИС зафиксируют, что товар вышел из оборота, а потом в вашем кафе он откуда‑то появится снова. Получится, что данные в декларации о реализованной продукции не совпадут с данными из ЕГАИС, — можно получить штраф за нарушение учета алкогольной продукции.
Алкоголь для продажи обязательно нужно закупить у производителей, импортеров или оптовиков, подключенных к ЕГАИС, оформить партию товарно‑транспортной накладной и зафиксировать это в системе.
Как подключить ЕГАИС
Разбираем пошаговый порядок действий для регистрации бизнеса в ЕГАИС.
Шаг 1. Купить защищенный USB‑носитель. Он нужен для электронной подписи. Подойдет JaCarta или Рутокен ЭЦП 2.0. Они продаются в аккредитованных удостоверяющих центрах. На сайте Минцифры есть перечень со всеми аккредитованными центрами в разных городах.
Если магазинов или точек общепита несколько, компании или ИП нужно купить ключ для каждого.
Шаг 2. Получить КЭП и записать ее на USB‑носитель. КЭП — это квалифицированная электронная подпись. Руководителям компаний или ИП такие подписи бесплатно выдает налоговая или ее доверенные лица. А работникам компаний или ИП — удостоверяющие центры за плату.
Шаг 3. Авторизоваться в личном кабинете ЕГАИС. Квалифицированная подпись нужна на этом шаге. Работать с ЕГАИС можно только в браузерах Internet Explorer 9.0 и выше или Microsoft Edge с эмуляцией Internet Explorer.
Скачайте на компьютер драйвер Рутокен для ЕГАИС и установите его — теперь можно регистрироваться в системе. Для этого на сайте перейдите по ссылке «Личный кабинет Росалкогольтабакконтроля» — «Электронные услуги Росалкогольтабакконтроля для организаций».
В первую очередь система предложит проверить соответствие компьютера и оборудования. Появится список того, что будет проверяться: операционная система, браузер и ключ. Когда проверка закончится, появится кнопка «Перейти в личный кабинет».
Для входа понадобится вставить USB‑носитель с электронной подписью в компьютер и ввести ПИН‑код, который выдали вместе с USB‑носителем, — если все верно, на экране появится сертификат электронной подписи.
Шаг 4. Сгенерировать RSA‑ключ. Это сертификат для защищенного соединения компьютера с сервером ЕГАИС. Его нужно сформировать на сайте ЕГАИС — если у бизнеса несколько подразделений, для каждого понадобится свой ключ.
Нужно кликнуть по сертификату электронной подписи, выбрать в открывшемся окне строчку «Получить ключ доступа» и нажать кнопку «Оформить ключ». Ключ запишется на защищенный USB‑носитель — тот же, на который записана УКЭП.
Шаг 5. Скачать и установить транспортный модуль, УТМ. Это приложение, которое передает на сервер Росалкогольтабакконтроля данные о закупках и продажах. Его можно скачать при регистрации личного кабинета.
Чтобы установить УТМ, нужно выбрать пункт «Транспортный модуль» в меню и скачать подходящий установщик в зависимости от операционной системы. Скачанный файл‑установщик нужно запустить от имени администратора, то есть с расширенными правами.
Шаг 6. Настроить интеграцию УТМ и товароучетной системы. У самого транспортного модуля нет пользовательского интерфейса. Его нужно интегрировать в обычную учетную систему, которую будет использовать бизнес, например МойСклад или СБИС.
В товароучетной системе обычно есть блок ЕГАИС, в котором нужно ввести данные об ИП или компании и указать особенности учета, фасовки и маркировки продукции для вашего бизнеса. Чаще всего в этом блоке есть подсказки, что именно надо указать, чтобы настроить интеграцию.
Шаг 7. Подключить кассовую программу. Она должна быть совместима с ЕГАИС и поддерживать обмен данными с УТМ. Например, Контур.Маркет, СБИС Розница или Дримкас Учет.
Штрафы за нарушения работы с информационной системой
Нельзя продавать алкоголь, не подключившись к ЕГАИС. Если подключиться к системе, но не сканировать товары — это тоже нарушение. Штраф можно получить даже случайно: например, если сканер не распознал деформированный код.
Сумма штрафов за нарушение работы с ЕГАИС:
- от 150 000 до 200 000 ₽ — для средней или крупной компании;
- от 75 000 до 100 000 ₽ — для малого предприятия;
- от 10 000 до 15 000 ₽ — для ИП и руководителя компании.
Помимо штрафа возможна конфискация продукции — предмета правонарушения.
ИП не могут продавать крепкий алкоголь и не сканируют федеральные специальные марки, но могут получить штраф за ошибки при оприходовании полученной партии пива.
Если информация в декларации о проданном алкоголе не совпадает с ЕГАИС, бизнес могут лишить лицензии на продажу алкоголя.
Главное
- ЕГАИС — единая государственная автоматизированная информационная система, которая отслеживает оборот алкогольной и спиртосодержащей продукции.
- К ЕГАИС должны подключаться практически все компании, которые работают с алкоголем. Исключение — сельскохозяйственные производители вина и шампанского из собственного винограда и производства, которые используют алкоголь как сырье.
- При закупке алкоголя компания должна зафиксировать в ЕГАИС, что получила эту партию — товар перешел к следующему звену в цепочке от производителя к покупателю.
- При продаже крепкого алкоголя нужно сканировать марку каждой бутылки, чтобы в ЕГАИС поступала информация о том, что она вышла из оборота.
- Общепит должен отправлять алкодекларацию независимо от того, продает он крепкий алкоголь или пиво.
- Чтобы зарегистрироваться в личном кабинете ЕГАИС, нужна квалифицированная электронная подпись.
- У программы, которая передает информацию в ЕГАИС, нет собственного интерфейса, поэтому ее нужно будет интегрировать в свою товароучетную систему.
Что самое сложное при работе с алкоголем в заведении? Поделитесь опытом в комментариях.
не актуальное руководство