Маркировка товара в 1С:Бухгалтерия: инструкция для новичков

Добро пожаловать в мир маркировки! Если вы только начинаете работать с ней в 1С:Бухгалтерии предприятия, то, вероятно, сталкиваетесь с множеством вопросов: «Что такое «Честный ЗНАК», как правильно просканировать код, что делать, если товар пришел без маркировки?»

В статье мы пошагово разберем весь процесс: от настройки программы до решения самых частых проблем. Расскажем, как работать с маркировкой так, чтобы вы чувствовали себя уверенно и перестали бояться проверок.

Немного теории о маркировке: что это, для чего введена и схема работы

1. Борьба с контрафактом и подделками. По оригинальному коду прослеживается весь путь товара от его производства/изготовления до продажи в розницу. Это препятствует распространению нелегальной продукции, а код помогает покупателям убедиться в подлинности товара.
2. Защита прав потребителей. Любой покупатель, сканируя код в специальном мобильном приложении, мгновенно получает всю информацию о приобретенном продукте. Это гарантирует его качество и оригинальность.
3. Повышение прозрачности рынка. Государство видит всю цепочку движения товаров. Это помогает в борьбе с контрабандой и пресекает уклонение от уплаты налогов.

В России весь путь товара регулируется системой маркировки «Честный знак». Методологи компании Scloud собрали основную информацию, как это работает, чтобы вам было проще понять процесс.

После выбытия кода из оборота повторно он не используется.

Работа с маркированными товарами в 1С:Бухгалтерия

Представьте, что вы получили от поставщика партию маркированных товаров. Что делать дальше? Вся работа будет проходить в несколько простых шагов. Убедитесь, что программа 1С:Бухгалтерия готова к работе с маркировкой.

Включите функционал маркировки. Выбирайте «Полный» функционал программы: Администрирование — Функциональность — пункт «Главное» либо вкладка «Главное» — Настройки — Функциональность. Можно выбрать «Выборочный» функционал, тогда проставьте нужные галочки: пункт «Торговля» — Обязательная маркировка.

Выберите товар для обмена с ИС. Сделайте это на вкладке «Администрирование». Затем перейдите в «Настройки программы» — Интеграция с ИС МП.

Откройте гиперссылку «Настройки сканирования кодов маркировки». В общем списке настроек она отвечает за то, как будут сканироваться и проверяться коды. Нужно лишь отметить галочкой соответствующие пункты.

Настройте обмен с ИС «Честный знак». Программа должна «общаться» с государственной системой. Для этого необходима усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) и настроенный ЭДО. Убедитесь, что все работает корректно. Подпись придется получить самим, а за настройкой обмена ЭДО можно обратиться к специалистам.

Создайте карточки для маркированного товара в 1С:Бухгалтерия. Это нужно, чтобы «познакомить» программу с вашим товаром. Карточка создается на вкладке «Справочники» — Товары и услуги — Номенклатура — кнопка «Создать». В карточке заполните все необходимые поля. Но главное тут поле — это «Вид маркировки». Выберите в нем ту группу товара, по которой будет происходить обмен между программой 1С и ИС «Честный знак».

Получите коды. Поставщик должен прислать вам бумажную накладную. Но вместе с ним еще и электронный документ через систему ЭДО, в котором будут указаны все коды маркировки.

Создайте документ «Поступление товаров». На вкладке «Покупки» создайте новый документ поступления. В шапке документа справа вверху кнопка «Еще» — пункт «ЭДО». В выпадающем списке выберите вариант создания документа.

Проверьте товар. Перед подписанием обязательно проведите сверку на соответствие товара в документе и по факту. Можно и не сверять фактическое количество и в бумагах, но тогда вы рискуете уже в процессе принятия к учету на свой склад выявить расхождение, на что придется создавать корректировочные документы.

По окончании успешной сверки можно спокойно утвердить документ. После завершения всех шагов касательно документооборота оператор ЭДО передает данные в ИС «Честный знак». В этот момент регистрируется новый владелец кодов на товар. Теперь они числятся за вами как за покупателем.

После завершения всех операций товар готов к продаже как по безналичной оплате более мелким оптовикам, так и за наличный расчет в розницу. Разница лишь в том, что в первом случае надо выписать документы на реализацию товаров и пройти процедуру ЭДО, только уже в качестве поставщика. Во втором случае документом на продажу будет кассовый чек после сканирования кода и пробития товара на кассе. В обоих случаях коды маркировки с вас будут списаны: в первом случае — оператором ЭДО, во втором — оператором фискальных данных.

Частые ошибки при работе с маркировкой и их решение

Даже если все сделано по инструкции, от ошибок никто не застрахован. Хотя маркировка действует давно, ошибки совершаются практически одни и те же. Однако, «предупрежден — значит вооружен», поэтому важно знать, как их быстро исправить. Вот часто встречающиеся проблемы, с которыми вы можете столкнуться, и их решение.

Происходит задержка с подтверждением входящих документов по ЭДО. Из‑за этого информация о приемке товара не поступает в «Честный знак» в установленный срок. Чтобы избежать этого, принимайте и отправляйте документы по ЭДО сразу, не откладывая в долгий ящик. Для подтверждения есть три рабочих дня, включая день отгрузки/приемки/передачи товара (п. 94 ППРФ от 31.05.2023 № 894). Также назначьте ответственного сотрудника, который будет ежедневно проверять входящие документы.

Отсутствует код на товаре или он не верный. Так бывает потому что поставщик не прислал коды по ЭДО или сотрудник ввел вручную с ошибкой. В этой ситуации сообщите поставщику об отсутствии кодов (у некоторых операторов ЭДО передача кодов — отдельная услуга). Чтобы исключить человеческий фактор, пользуйтесь сканером штрихкодов. Также в «Настройке сканирования кодов маркировки» отметьте пункты контроля статуса и владельцев кодов маркировки.

Помимо отсутствия, код на товаре может быть поврежден. Обязательно запросите у поставщика замену товара. Не принимайте такой товар! Закажите эмиссию нового кода в ИС «Честный знак» для замены испорченного, если товар уже ваш. После чего выведите из оборота товар и заново промаркируйте. Если нет потребности повторной маркировки, тогда спишите товар со склада.

Отгрузили товар с чужими кодами маркировки. Опять же, человеческий фактор никто не отменял: на складе приклеили этикетку с кодом не на тот товар или по ошибке ввели не тот код в оборот. Чтобы не допустить подобного повторения, используйте сканеры, проверяйте коды на соответствие товарам в накладной. Оформите «Вывод из оборота» для неверного кода, а потом правильный введите в оборот.

Неверно оформляются возвраты и списания. Возвращенный товар не вводят в оборот через соответствующий документ или товар списывают (брак, потеря, порча), но в «Честном знаке» не отражают. Избежать этого можно следующим образом: при возврате от покупателя в 1С создайте документ «Возврат от покупателя» на основании реализации. А в ЛК ИС «Честный знак» оформите «Ввод в оборот». Не забывайте при списании товара по любому основанию в ИС создавать документ «Вывод из оборота» с указанием подходящей причины.

Дублируются коды на разных товарах. Это может произойти из‑за сбоя, при котором код из буфера обмена печатается повторно. Устраняется это так — в настройках блокируйте печать одного кода дважды.

Соблюдая сроки, сверяя коды и используя надежные инструменты, можно автоматизировать процессы и избежать дорогой цены ошибок: штрафов и потери доверия клиентов. Это поможет сохранить репутацию и предотвратить приостановку продаж.

Из‑за чего не подтягиваются коды в возвратах

Работа с маркировкой — это не только о приемке и продаже. Есть и другие важные моменты, которые нужно знать, чтобы избежать проблем. Часто при оформлении возврата от покупателя 1С не «видит» коды, которые нужно вернуть в оборот. Самая частая причина этого:

Документ возврата не связан с документом реализации. Если вы создаете новый документ возврата, а не на основании документа продажи, 1С не сможет автоматически «подтянуть» коды.

Решения этого вопроса довольно простое — создавайте «Возвраты от покупателей» на основании исходного документа «Реализация (акты, накладные, УПД)». Так программа автоматически подставит нужные коды и вернет их в оборот в программе. Не забудьте код возвращенного товара обязательно ввести в оборот в ИС «Честный знак».

Статус продукции «маркирован»: нужен или нет

Вот ручной ввод этого кода для большого количества товаров — это долго и неудобно. По мнению методологов компании Scloud, хорошая новость в том, что в 1С:Бухгалтерия есть инструменты, чтобы автоматизировать этот процесс.

Загрузка из файла. Если вы являетесь оптовиком или розничным продавцом, то эти коды вы получаете вместе с УПД через ЭДО. Можно внести коды вручную, но чтобы исключить ошибки, связанные с человеческим фактором, в 1С:Бухгалтерия для этого есть специальная кнопка: документ «Поступление товаров» — кнопка «Еще» в шапке документа — ЭДО — Загрузить документ из файла.

Использование ТСД. Является эффективным способом. Подключите ТСД к компьютеру, откройте документ поступления или реализации и просто сканируйте коды один за другим. Информация о товаре передается в вашу информационную базу, а соответствующие поля в документе заполняются автоматически.

Использование этих методов значительно сэкономит ваше время и снизит вероятность ошибок.

Резюме

Рассмотренные вопросы — это лишь часть процесса, связанного с маркировкой товара. Главное, что нужно запомнить: внимательность и своевременность — ваши лучшие помощники. Всегда проверяйте документы, сверяйте коды и не откладывайте на завтра то, что можно сделать сегодня.

Конечно, будут возникать и новые вопросы, так как система «Честный знак» постоянно развивается, и все меньше остается товаров без обязательной маркировки. Но если вы будете следовать этим простым правилам, то сможете успешно справляться с любыми задачами. Маркировка — это не просто дополнительная нагрузка, а шаг к прозрачности и порядку в бизнесе. А с такими инструментами, как 1С, она становится понятной и управляемой.