Узкая ниша: как 11 лет собирать в Карелии сообщество ИТ в ЛПК со всей России
Более десяти лет мы проводим Леспром.ИТ — конференцию, которая собирает ИТ‑специалистов лесопромышленного комплекса (ЛПК) России в Карелии. Делимся своими наработками, чтобы помочь тем, кто хочет построить своё.
Как найти идею конференции
В ЛПК цифровизация идет медленно, потому что отрасль очень консервативная и есть свои особенности, например, на производствах в отдаленных районах может не быть устойчивой интернет‑связи. Однажды мы заметили парадокс: разные предприятия решают одни и те же задачи (например, учет пиломатериалов) кардинально разными способами — от ручного пересчета до нейросетей. Результаты и бюджеты при этом отличаются в разы. И задумались, что рынку не хватает честного разбора — «что сработало, а что нет». Обычно мероприятия либо дают информацию поверхностно, либо превращаются в рекламную витрину вендоров. Так родился главный принцип: минимум маркетинга, максимум обмена реальным опытом. За 10 лет, руководствуясь таким принципом, мы вырастили сообщество с 19 до 71 постоянного участника.
Поэтому, если вы хотите организовать конференцию, ищите не тему для лекций, а общую боль профессионалов, о которой не принято говорить вслух. Так ваша конференция станет тем местом, где эту боль можно обсудить без страха быть непонятым.
Как планировать бюджет
Если ваша цель — заработать на билетах, это одна история. Если создать сообщество — совсем другая. Наша цель — не заработать, а сплотить. Поэтому бюджет верстается под покрытие расходов, а не под маржу.
Бюджет зависит от цен поставщиков, поэтому нужно выстраивать долгосрочные партнерства
Мы годами не меняем площадку. Однако каждый раз стараемся удивить гостей чем‑то новым, чтобы даже постоянные участники чувствовали интерес, как в первый раз.
Критически важный этап — определение дат. Мы стараемся учесть множество факторов: удобство для гостей, графики отчётности на предприятиях, расписание других мероприятий, транспортную доступность (ж/д и авиасообщение), туристический сезон в Карелии.
Учесть все невозможно, чем‑то приходится жертвовать. Например, многие в анкетах просят провести конференцию летом. Но лето — это время отпусков, когда многие не смогут приехать, и пик туристического сезона в Карелии, что означает иные цены от поставщиков и меньше возможностей для размещения. Поэтому не идите на поводу у желаний участников. Не бойтесь объяснять, почему их желания не могут быть удовлетворены. Опирайтесь на производственный календарь вашей ниши и здравый смысл. И помните, что честность укрепляет доверие сильнее, чем попытки угодить
Цены на участие может расти из‑за внешних факторов (помимо очевидных вещей, вроде ежегодной инфляции, стоит отметить, что значительную роль на повышение цен именно в Карелии оказала пандемия, поскольку сложности с выездом на отдых за границу стали причиной повышения цен на услуги внутреннего туризма), чтобы нивелировать рост стоимости нужно предусматривать бонусы. У нас это скидки за раннюю регистрацию или групповое участие.
Мы пытались оптимизировать бюджет, например, делегировать трансфер подрядчикам — транспортным компаниям, турфирмам. Но практика показала: ни один из вариантов не дает того уровня надежности, который мы хотим обеспечить своим гостям. Сбои в организации случались слишком часто. Поэтому встречаем и провожаем гостей лично.
Когда начинать подготовку
Шутка о том, что подготовка к следующей конференции начинается на следующий день после окончания предыдущей, — реальность. Уже на следующий день после закрытия конференции, пока в памяти свежи впечатления, нужно запускать анализ. Мы проводим разбор со всей командой, где каждый отвечает на вопросы, что сработало хорошо, что стало узким местом, и какая одна идея есть для следующего раза.
Параллельно мы анализируем анкеты участников, задавая не общие вопросы, а конкретные: с кем из новых людей вы обменялись реальными контактами, какой инсайт уже попробовали применить, какой формат дал максимум пользы. Нужно ценить замечания и объяснять почему так. Например, нам часто пишут, что программа настолько насыщенная, что хочется быть в нескольких местах одновременно, однако у нас нет видеозаписей. Мы объясняем, что так и задумано, поскольку так сохраняется ценность момента, живого общения, которое нельзя поставить на паузу.
Вся эта информация — и внутренняя, и внешняя — ложится в основу стратегической сессии, где мы принимаем уже конкретные решения: заменяем устаревшие форматы, меняем принцип нетворкинга или добавляем новую секцию по запросу сообщества.
Как формировать программу, подбирать темы и спикеров
Чтобы темы были живыми, нужно держать руку на пульсе круглый год. Нам в этом помогают ежемесячные онлайн‑дискуссии с технологами, IT‑директорами и поставщиками. Мы разбираем конкретные кейсы, смотрим на вопросы и комментарии — так собираем самые острые боли и формируем повестку.
Главное правило отбора спикеров — ноль рекламы. Мы просим презентации заранее. Если видим слайды с логотипами вместо схем процессов — отправляем на доработку. Нам не нужно «какие мы — молодцы». Нам нужно: «как мы преодолевали сопротивление персонала» и «что пошло не так при интеграции с 1С». Поэтому доклад «Топ‑10 трендов ЛПК» нам не подойдет. А — «Цифровой двойник леса: применение БПЛА и лидар для учета, планирования заготовки — ошибки и первые результаты» — мы включим в программу.
В нишевых конференциях доверие к спикеру важнее хедлайнера. Ищите тех, у кого есть реальный опыт внедрения. Вводите цензуру на продажи. Да, будут сложности, с которыми придется столкнуться. Во‑первых, не все авторы своих решений — любят выступать. Во‑вторых, на некоторых предприятиях запрещено рассказывать о своих достижениях (слушать можно, рассказывать нельзя). Как вариант решения этой проблемы — растить спикеров изнутри. Например, Дмитрий Петров из «Алтайлес» приехал к нам сначала как участник, а через год выступал уже как докладчик.
Рассылка: как вести бизнес в России
Пять полезных писем пришлем сразу после подписки. В них — бизнес‑идеи, готовые промпты для нейросетей, советы, как выбрать налоговый режим и получать пассивный доход
Как организовать работающий нетворкинг и собирать честную обратную связь
Эффективность нетворкинга закладывается еще на этапе подготовки. Для информирования о конференции мы используем комплексную коммуникацию: онлайн‑встречи, таргетированную рекламу и делаем рассылки. Однако ключевой метод — точечная работа. Мы формируем списки личных приглашений, ориентируясь на тех, кто задавал самые острые вопросы на прошлых мероприятиях или чей опыт был наиболее важен для сообщества.
Трёхдневный формат конференции также предусмотрен не случайно: он позволяет провести смысловой цикл «проблема — решение — интеграция». В первый день проходят пленарные выступления и круглые столы для выявления общих вызовов. Во второй — практические мастер‑классы и вернисаж решений, где можно «пощупать» технологии. В третий — стратегические сессии в малых группах, где участники уже на основе полученных инсайтов совместно проектируют дорожные карты для своих предприятий.
Длинные кофе‑брейки по 45 минут дают возможность продолжить диалог у стойки. Запрет на видеосъёмку докладов позволяет спикерам делиться неудачными кейсами и реальными цифрами, не опасаясь утечек. Отдельные переговорные комнаты доступны для бронирования онлайн, чтобы два технолога с разных заводов могли приватно обсудить детали внедрения.
Иначе говоря, создавайте условия, при которых людям будет комфортно общаться, быть в контакте. Для этого убирайте барьеры (страх видеосъемки, нехватку времени), добавляйте точки соприкосновения (тематические столы, переговорки).
На одной из конференций мы нашли идеальную формулу первого дня, который вспоминаем как эталон, но не смогли повторить. Вместо отеля поехали запускать дроны в центре города. Прямо над парком летали, снимали деревья. Потом — на лесопромышленное предприятие, где разработчики показывали, как их приложение считает объемы леса по фото. Все снимали, пробовали, щупали. В автобусе экскурсовод рассказывал о Карелии и Петрозаводске, знакомил гостей с нашим краем. Было супер: и практично, и полезно, и интересно и главное сблизило всех в первый же день конференции. С тех пор мы пытались повторить этот вау‑эффект — и каждый раз упирались в планку, которую сами же и задали. Это, наверное и хорошо. Приходится не копировать удачные форматы, а искать то, что сработает заново.
Как оценивать итоги и определять ключевые метрики
Итоги мероприятия зависят от его цели. Если мы не ставим задачу извлечения прибыли, то и показатели эффективности будут находится в другой плоскости. В нашем случае это «расширение круга друзей» — планомерный прирост участников при сохранении основного пула, количество новых осмысленных контактов между участниками (о которых они сами рассказали в анкетах), прирост базы спикеров‑практиков из индустрии (не консалтинга) и процент «возвращающихся» участников.
При таком подходе главное достижение не выручка с билетов, а лояльность сообщества и количество горизонтальных связей, которые вы помогли создать.
