Как «подружить» систему управления доступом и систему учёта на предприятии
СКУД — это система контроля и управления доступом: оборудование и отвечающая за его работу программа. Они отслеживают вход и выход людей на определенной территории. В СКУД входят, например, турникеты и двери, оснащенные считывателями для карт-ключей, или отдельные считывающие устройства и планшеты с камерой, а также программное обеспечение, которое собирает и обрабатывает данные о проходах.
Под 1С стоит понимать систему учёта, например, кадрового. Это программа, где предприятие оформляет прием и увольнение сотрудников, рассчитывает их зарплату, ведёт отчётность по всем аспектам работы персонала и предприятия.
Эти две системы можно интегрировать, настроить обмен данными между ними. В статье мы расскажем, для чего и каким образом это можно реализовать.
Потенциал СКУД: зачем нужна интеграция
Система контроля и управления доступом — это не просто инструмент, который ограничивает проход сотрудников. Данные СКУД также ежедневно необходимы руководителям отделов, специалистам по кадрам, чтобы составить, например, отчет о посещаемости, отчет по опозданиям и переработкам.
«Функционал СКУД на вашем предприятии можно расширить, если «подружить» её с 1С. При этом почти все процессы, связанные с созданием профилей сотрудников в СКУД, выдачей карт и настройкой доступов, получением данных о посещаемости, могут быть автоматизированы. Трудозатраты на составление отчётов можно сократить в десятки раз, а вероятность ошибок свести к минимуму».
Игорь Уласевич
Менеджер продукта PROSTO:СКУД
Например, одному нашему клиенту на производственном предприятии со штатом более 6000 человек необходимо было блокировать доступ на территорию для сотрудников, которые уходили в отпуск или на больничный.
Без интеграции СКУД и 1С это делалось вручную:
- Кадровик отмечал отсутствие сотрудника в 1С.
- Кадровик выгружал данные об отсутствиях и отправлял их в службу безопасности (СБ).
- Сотрудник СБ заносил данные в СКУД и вручную изменял права доступа отсутствующего сотрудника.
- В день выхода сотрудника на работу кадровик напоминал об этом СБ.
- Сотрудник СБ вручную изменял права доступа.
Часто при этом возникали ошибки: сотруднику, вернувшемуся к работе, забывали заново открыть доступ.
С интеграцией СКУД и 1С процесс упрощается до единственного шага: кадровик отмечает начало и окончание отсутствия сотрудника. Далее всё происходит автоматически.
Какие основные выгоды можно получить от интеграции систем:
- «урезать затраты» на Фонд оплаты труда благодаря точным данным об опозданиях и отсутствиях на рабочем месте;
- повысить трудовую дисциплину, так как контроль рабочего времени и расчет зарплаты будут автоматизированы;
- в 3 раза и более сократить ресурсы (человеко-часы): на формирование табеля, расчет зарплаты при нестандартных графиках, оформление новых сотрудников, на изменения прав доступа и прочие процессы.
К тому же отпадает необходимость двойного ввода и сверки информации в разных системах.
Варианты взаимодействия СКУД и 1С
Расскажу, как СКУД может взаимодействовать с 1С и какие возможности это даёт. А чтобы было нагляднее, приведу в качестве примеров кейсы наших клиентов.
Без интеграции. Когда системы не интегрированы, взаимодействие происходит в ручном режиме. Приходится формировать отчёты в программном обеспечении СКУД, выгружать их документом .xls, а потом каким-то образом загружать или вносить и корректировать в 1С. Например, отчёт по форме Т-13 (Табель) придётся дополнять сведениями об отпусках, возможно, округлять отработанное время.
В этом варианте взаимодействия предприятие полностью зависит от функционала программного обеспечения поставщика СКУД. И большинство сводных отчетов придётся дорабатывать вручную. Такой вариант приемлем, если предприятие некрупное и отчеты требуются достаточно редко.
Без интеграции систем возникает дублирование ввода информации. Например, в компанию устраивается новый сотрудник. Отдел кадров заносит его данные в карточку в 1С, и отдел безопасности заносит те же данные в систему СКУД. Если возникает ошибка или поправка, корректировать информацию нужно дважды.
Когда в каком-либо кадровом процессе участвуют несколько человек из разных департаментов, он замедляется и усложняется. Невозможно оперативно получить данные, и кто-то из сотрудников может допустить ошибку.
Интеграция вручную, или частичная интеграция. На более крупных предприятиях, где отчёты о посещаемости требуются ежедневно, и часто происходят кадровые движения сотрудников: приемы, увольнения — необходима хотя бы частичная интеграция СКУД и 1С. И чаще всего за неё отвечает внутренний модуль СКУД от его производителя. Обмен данными между системами существует, но мало автоматизирован и не решает всех задач.
Что стоит помнить при внедрении частичной интеграции СКУД и 1С:
- процессы по-прежнему инициирует и контролирует пользователь;
- для некоторых СКУД есть автоматический обмен, но только основной информацией: выгрузка сотрудников из 1С в СКУД и загрузка событий в 1С, создание Табеля по данным СКУД в 1С;
- табель, который формируется на стороне СКУД, не учитывает отклонений от планового графика 1С и мало применим в реальной жизни, не решается задача по формированию отчетов о трудовой дисциплине;
- операции по актуализации данных сотрудников в СКУД: должностей, фотографий, ФИО — по приему на работу, переводу или увольнению остаются полностью или частично не автоматизированными;
- СКУД не знает, когда сотрудник ходил в отпуск, были ли у него командировки, какой актуальный плановый график работы;
- из-за того, что много информации необходимо вводить вручную в СКУД, эта работа либо не делается вовсе, либо процесс затягивается.
Именно так было на производственных и складских объектах «Керама Марацци». Процедура создания пропуска для новичка была сложной и многоэтапной.
Полноценная интеграция СКУД и 1С. Максимально закрыть задачи и потребности предприятий помогает полноценная интеграция СКУД и 1С. Системы автоматически обмениваются информацией по таким ключевым бизнес-процессам, как: учёт сотрудников, управление уровнями доступа, контроль трудовой дисциплины, формирование табеля по фактическим данным проходов.
Полноценная интеграция систем существенно отражается на рабочих процессах.
В 1С подтягиваются все данные из журнала событий СКУД. На их основе пользователи формируют необходимые отчёты прямо в окне 1С. С помощью отчетов можно оперативно отслеживать присутствие персонала на предприятии, прогулы и опоздания сотрудников, просматривать историю выдачи карт, действующие карты и историю предоставления прав доступа.
Кадровые специалисты формируют табель без запросов в службу безопасности. При этом документы имеют максимальную актуальность, и дополнительной настройки на стороне СКУД не требуется. Обмен происходит«по регламентному заданию» с требуемой периодичностью, настраиваемой на стороне 1С.
Полностью исключается двойной ввод информации. Карточки сотрудников из 1С автоматически попадают в СКУД, а также оправдательные и иные документы, оперативно изменяются параметры доступа.
Полная интеграция избавляет от ручного ввода данных, многоэтапных сверок и риска ошибок. Поэтому, если предприятие крупное: много кадровых процессов, требуются ежедневные отчёты — этот вариант взаимодействия 1С и СКУД является наиболее эффективным.
Например, в «Керама Марацци» с помощью интеграции удалось в 6 раз сократить трудозатраты в процессе выдачи пропусков. Для этого использовали расширение PROSTO:СКУД. Оно также позволяет работать с данными в одном окне 1С и совсем не использовать интерфейс программного обеспечения СК
Как оценить полноценность интеграции 1С и СКУД
Двусторонний обмен должен обеспечивать следующие функциональные возможности:
- синхронизируются объекты такие, как Организации, Подразделения, Должности и Сотрудники, Графики работы;
- данные о посещениях предприятия из СКУД загружаются как в ручном, так и в автоматическом режиме;
- процесс выдачи, продления и возврата карт доступа происходит через систему 1С, при этом данные автоматически обновятся и в СКУД;
- права доступа в СКУД назначаются владельцам карт через систему 1С;
- табели учёта рабочего времени сотрудников автоматически формируются в информационной базе 1С на основе данных из СКУД;
- индивидуальные графики учета рабочего времени сотрудников формируются в информационной базе 1С на основе фактических проходов из СКУД;
- отчеты, доступные в информационной базе 1С, позволяют проводить план-фактный анализ отработанного времени с возможностью фильтрации по Организации, Подразделению и Сотруднику.
Если у вас есть вопросы по теме взаимодействия 1С и СКУД, пишите в комментариях, я постараюсь ответить.
Какие критерии вам важны при подборе системы интеграции?