Как ускорить планирование графика отпусков в крупной компании: автоматизация в помощь HR

Каждый работодатель обязан утвердить график отпусков не позднее чем за две недели до нового года. Сложность этой задачи напрямую зависит от размера компании.

В небольшой организации с 5‑10 сотрудниками кадровик справится без специального софта: в почте или мессенджере быстро опросит коллег, создаст план отсутствий в Excel, заполнит табель Т‑7 и потом выгрузит документы из 1С.

Иначе дела обстоят в крупном бизнесе. В конце года кадровый отдел компании с 2 тысячами сотрудников работает без выходных. Каждый декабрь специалисты ежедневно рассылают напоминания и вручную сводят таблицы Excel с графиками отпусков.

Рассказываем, как автоматизация помогла ускорить планирование отпусков в 5 раз и исключила ошибки в этом процессе.

Отдел кадров долго ждал заполненные графики и вручную обрабатывал каждый файл

Чтобы выполнить требования законодательства, специалисты отдела кадров заранее рассылали 2 тыс. сотрудникам шаблон графика отпусков в Excel. Каждый должен был самостоятельно одобрить даты отпуска у руководителя и выслать заполненный файл обратно.

На практике планирование отпусков выглядело следующим образом:

• сотрудники допускали ошибки — превышали положенный им лимит или не учитывали обязательные две недели непрерывного отпуска;
• руководители долго вручную сводили данные, но не видели полную картину отпусков по подразделению;
• отдел кадров вручную проверял каждый файл, составлял сводную таблицу по отделу и сам загружал в 1С:ЗУП.

Работа с графиком не заканчивалась в декабре. Раз в месяц кадровый специалист проверял, кто должен идти в отпуск, выгружал приказы и уведомления, а затем направлял сотрудникам с просьбой выслать почтой подписанный экземпляр. Его, в свою очередь, подписывал директор.

Иногда сотрудники уходили в отпуск не в запланированные даты. Из‑за этого кадровым специалистам приходилось вносить правки в утверждённые документы.

Теперь можно быстро создать, согласовать и утвердить график отпусков в BPM‑системе

Компания автоматизировала работу с графиками в российской BPM‑системе «Первая Форма». Теперь в ноябре автоматически создаётся задача «Запланировать отпуск» для каждого сотрудника компании. В ней указано количество доступных дней отпуска — оно будет разным в зависимости от региона работы. Так, жителям Крайнего Севера полагается в общей сумме 52 дня. Система учитывает эти особенности, так как баланс плановых отпусков автоматически загружается из штатного расписания в 1С:ЗУП благодаря встроенному коннектору для интеграции.

Например, Курбан‑байрам — это нерабочий день в Республике Татарстан, но в отпуск он не входит и не оплачивается. Система не даст сотруднику из Казани включить его в график.

Если график заполнен некорректно, на экране появится подсказка, какую ошибку необходимо исправить. Пока сотрудник не внесёт нужные изменения, сохранить и передать отпуск на согласование не получится.

В системе график отпусков автоматически разбивается на основной и дополнительный, который полагается за определённые условия работы: вредные условия труда, ненормированный рабочий день, работу на Крайнем Севере и приравненным к ним территориям.

BPM‑система автоматически направляет запланированные отпуска руководителю и формирует сводный график по всем подчинённым. Это позволяет быстро оценить ситуацию и принять решение, согласовать или отклонить предложенные даты.

Данные по согласованным графикам отпусков автоматически загружаются в 1С:ЗУП. Дополнительные действия со стороны отдела кадров не нужны.

За две недели до запланированного отдыха сотрудник автоматически получает в BPM‑системе уведомление и приказ о предоставлении отпуска, как и положено по ТК РФ. Он должен подтвердить отпуск или оформить перенос на другие даты. Всё происходит по тому же алгоритму, через заявку на корпоративном портале.

Результаты автоматизации планирования отпусков в крупной компании

Теперь согласовать график отпусков для 2 тыс. сотрудников можно за три дня вместо двух недель. Первый опыт нового согласования отпусков прошел успешно — в начале декабря документ уже был готов.

Остальные получили прозрачный и удобный инструмент для планирования отпуска. Линейные сотрудники без ошибок планируют отпуск, видят статус согласования и график коллег. А сводный график помогает руководителям избежать периодов с критической нехваткой персонала и согласовать предстоящий отпуск за 2 минуты.