Как автоматизация предприятия повышает производительность труда
Производительность труда напрямую влияет на эффективность компании. Чем продуктивнее работают сотрудники, тем быстрее развивается бизнес. В статье разберем, какие факторы мешают росту производительности и как автоматизация процессов в совокупности с прочими методами помогает ее повысить.
Что такое производительность труда
С помощью производительности труда компания понимает, насколько хорошо работают сотрудники. Самый простой способ подсчета — соотнести объем работы и время на его выполнение. Если за час один рабочий выпускает 10 деталей, а другой — 20, производительность второго выше в два раза.
Производительность труда — величина непостоянная, и может меняться от периода к периоду. Поэтому этот показатель обычно рассчитывают и измеряют в динамике. Сравнение производительности показывает, что происходит с эффективностью работы в компании, есть ли проблемы с использованием ресурсов.
Так, если компания от месяца к месяцу увеличивает выработку продукции, это показывает рост производительности. Еще лучше, если при этом сотрудники тратят меньше усилий, то есть экономят трудозатраты. Если компания добивается снижения трудозатрат при высоких показателях выработки, это говорит о хорошей производительности труда — компания развивается и получает прибыль.
При соотношении трудовых затрат и результата производительность измеряют в человеко-часах или денежном эквиваленте продукта.
Что такое трудозатраты и зачем их считать
Трудовые затраты считают через время на решение бизнес-задачи. На эту величину влияет множество факторов: квалификация персонала, оборудование и софт, опыт и мотивация сотрудников.
С помощью учета трудовых затрат компания оптимизирует свою работу — тратить меньше и при этом эффективнее производить продукт. Для этого учет трудозатрат решает следующие задачи.
Повышает мотивацию персонала и дисциплинирует его. Сотрудники грамотно планируют свое время на решение задач. Появляется понимание того, как работать продуктивно и без сбоев. Так растет вовлеченность в работу, повышается ответственность перед руководством.
Распределяет ресурсы более эффективно. Грамотный и точный учет трудозатрат помогает равномерно распределять нагрузку на сотрудников. Например, при проектной деятельности снижается риск того, что одна команда решает десять задач, пока другая с трудом справляется с одной. Появляется больше возможностей для планирования ресурсов.
Помогает точнее оценивать стоимость услуг. С помощью учета трудозатрат руководство понимает, в какую стоимость обходятся те или иные задачи. Это позволяет гибко распределять бюджет, понимать, сколько бизнес заработает, а сколько — потратит.
Оптимизирует процессы внутри компании. Учет трудозатрат дает возможность составлять реально достижимые KPI — для отдельных сотрудников и команд.
Например, насколько эффективно стала работать техподдержка после внедрения нового ПО, помогает ли новый регламент быстрее обслуживать клиентов. Благодаря прозрачной картине компания понимает результат от вложенных средств и может планировать дальнейшие инвестиции.
Что мешает росту производительности труда
На любом предприятии есть типовые процессы, которые обычно выполняют вручную. Это может быть формирование и передача документов, выгрузка отчетности, создание и отслеживание заявок на обслуживание.
Без поддержки специализированного программного обеспечения таких процессов возникает множество проблем. Задачи распределяются непоследовательно, руководству сложно контролировать их выполнение. Из-за этого в командах возникают ошибки, информация теряется, а результаты задерживаются. Сотрудники вынуждены заниматься рутинными задачами и лишней бумажной работой вместо того, чтобы сосредоточиться на ключевых аспектах бизнеса, таких как производство и продажи.
Это особенно заметно в компаниях с численностью сотрудников более 30 сотрудников, где неэффективность управления становится более очевидной. Чем выше количество персонала, тем серьезнее будет влияние рутины на эффективность всего процесса. Хотя автоматизация процессов — не единственный фактор, влияющий на продуктивность, тем не менее, этот подход играет важную роль в оптимизации бизнес-процессов.
Сегодня российский рынок предлагает десятки специализированных сервисов для повышения производительности труда. Важно правильно выбрать софт, который подойдет для конкретного бизнеса. Каждая отрасль имеет свои уникальные инструменты, которые могут помочь в оптимизации процессов.
Для организаций важно внедрять системы, которые облегчают взаимодействие между различными подразделениями. Это могут быть платформы, позволяющие сотрудникам ставить задачи, отправлять заявки и отслеживать их выполнение.
В этом плане особую ценность для бизнеса предлагают системы класса service desk, которые которые помогают применить сервисный подход, свойственный ИТ, ко всем подразделениям компании. Они регламентируют процессы между отделами, создают прозрачную структуру, в которой каждый знает свои обязанности и сроки.
Бизнес-преимущества service desk и сервисного подхода
Сервисный подход выступает как методика взаимодействия. Он может быть успешным даже без автоматизации, но в сочетании с соответствующим программным обеспечением результат будет значительно выше.
При сервисном подходе бизнес-процессы в подразделениях организуются в формате услуг. У каждой услуги есть заказчики, поставщики и конечные пользователи. При этом вся сервисная деятельность регламентируется с помощью соглашения о качестве услуг SLA. Этот документ определяет зоны ответственности, требования и сроки по каждой услуге.
Так в бизнес-процессах возникает строгая структура и прозрачная логика. Что касается вопроса производительности, сервисный подход помогает решить сразу три крупные задачи:
- снижает трудовые затраты;
- повышает производительность сотрудников;
- экономит ресурсы предприятия.
Оказание услуг по регламенту исключает ненужные дополнительные согласования процессов. Между отделами возникает устойчивая коммуникация, когда каждый сотрудник понимает:
- кто отвечает за решение той или иной проблемы;
- как выполнить процедуру подачи заявки;
- в какие сроки заявка будет решена.
В иерархии ИТ-инфраструктуры система service desk становится центральным инструментом, способствующим повышению производительности труда. Она обеспечивает прозрачность в работе, позволяя всем видеть, чем заняты их коллеги.
Service desk как единая система автоматизации — простой и экономически выгодный способ внедрить сервисный подход и повысить производительность труда. Каждый отдел получает доступ к решению в рамках единого окна и выстраивает те процессы, которые необходимы для конкретного подразделения.
Например, юридический отдел оказывает услуги по подготовке договоров. Финансовый департамент формирует счета и налоговую отчетность. АХО принимает заявки на заказ и доставку оборудования. ИТ-служба оказывает техническую поддержку. При этом каждый процесс становится понятным и прозрачным.
По такому принципу выстроена работа service desk ITSM 365. Изначально облачный сервис был предназначен для нужд ИТ-подразделений. Со временем накапливался опыт того, как сконструировать систему под нужды конкретного отдела и масштабировать одно решение на все подразделения.
Как в ITSM 365 повышают производительность труда
В нашей собственной компании мы автоматизировали множество процессов на базе решения service desk. К системе подключили продажи, техническую поддержку и документооборот, что позволило достичь высокой производительности труда.
В системе автоматизации предусмотрен и модуль учета трудозатрат, который связан с обработкой пользовательских обращений. Схема работы модуля выглядит так:
- Заказчик услуги заносит заявку в систему.
- Для обращения назначается ответственный за процесс.
- После того, как заявка уходить в работу service desk, фиксируется время, потраченное на каждом этапе работы с заявкой.
- Указанные трудозатраты утверждаются руководителем и используются в дальнейшем для оценки эффективности работы сотрудника.
Какие преимущества дает применение единой системы для учета трудозатрат:
- У предприятия нет необходимости в капиталовложениях для поиска дополнительного решения для фиксации нагрузки на персонал и учета ресурсов.
- Service desk предлагает обширный набор отчетности для аналитики: информацию по каждому клиенту, типам заявок, результатам и оценкам. Если заявка выполняется в несколько этапов разными специалистами, то система фиксирует данные по каждому из них.
- Получить детальную информацию по трудозатратам можно за пару кликов. Все данные выводятся на дашборды с графиками, диаграммами и таблицами.
- Любую отчетность можно гибко настроить. Например, учитывать трудозатраты по каждому подразделению или отдельным сотрудникам, внешним клиентам и отраслям.
- Не нужно тратить время на перепроверку данных. Пользователь service desk может вручную списывать трудозатраты или автоматизировать этот процесс.
Учет трудозатрат высоко оценили пользователи ITSM 365. Так, в АО «НИЦ ЕЭС» с помощью service desk принимают заявки от арендаторов бизнес-центров и подрядчиков. Как правило, каждая заявка — это многоэтапная цепочка бизнес-процессов, по которым практически нереально вручную учитывать трудозатраты.
Благодаря автоматизации «НИЦ ЕЭС» получает прозрачную картину по каждой заявке, срокам и затраченным ресурсам. Это помогло втрое сократить персонал поддержки, оптимизировать управление бизнес-центрами и заявками от сотен клиентов.
Вывод: выгодно ли компаниям тратить ресурсы на то, чтобы повысить производительность труда?
Более эффективное использование трудовых ресурсов поможет компании увеличить прибыль, превзойти конкурентов, масштабироваться и выйти на новый уровень развития.
Повысить производительность труда можно не только с помощью автоматизации и усовершенствования бизнес-процессов, но и с помощью обучения и развития персонала, улучшения условий труда, системы мотивации персонала. При этом оптимальный вариант — применять все инструменты в сочетании для достижения наилучшего эффекта.
Как еще можно повысить производительность труда компании? Поделитесь мнением в комментариях.