Как получить электронную подпись

Руководители компаний, ИП, сотрудники организаций и физлица могут подписывать документы электронно. Разобрались, какие разновидности электронных подписей существуют, как и где их оформить, как с ними работать.

Что такое электронная подпись

Компаниям и ИП нужна электронная подпись, чтобы обмениваться документами с партнерами, сдавать отчетность через интернет, участвовать в электронных тендерах, подавать иски в суд.

Обычные люди пользуются подписью, чтобы подать электронный иск в суд или обмениваться документами с удаленным работодателем.

В чем ее преимущества

• надежность;
• экономия времени и денег;
• высокая скорость подписания документов;
• удобство использования.

Надежность. Электронную подпись нельзя подделать, а документ — изменить в одностороннем порядке после подписания. Например, если один участник сделки решит добавить в документ новый символ, то первичная подпись уже не подойдет к этому документу. Это касается только усиленных квалифицированных электронных подписей, УКЭП — о них пойдет речь в следующем разделе.

Экономия времени и денег. Можно подписывать документы онлайн, без личных встреч, снизить расходы на логистику и хранение документов, на покупку бумаги и картриджей для принтера.

Высокая скорость подписания документов. Это позволяет бизнесу, например, быстрее заключать сделки или снижать нагрузку на сотрудников.

Удобство использования. С ЭП можно работать с документами из любой точки мира со смартфона или компьютера. Электронные документы легко искать, сортировать и невозможно потерять.

Виды ЭП и где их используют

В законе описаны два вида подписей: простая и усиленная — неквалифицированная и квалифицированная.

Простая электронная подпись используется, чтобы авторизоваться на сайте, отправить заявку на услугу, провести банковскую операцию. Например, когда вы входите на сайт, используя логин и пароль, или подтверждаете платеж с помощью СМС‑кода.

Простая ЭП — самая незащищенная, при подписании документов не используется шифрование информации. У нее появляется юридическая сила, только если участники электронного документооборота заключили об этом соглашение.

Соглашение об электронном документообороте — договор с условиями, на которых стороны будут обмениваться документами. Например, какие документы можно подписывать электронной подписью или как вносить в них изменения.

Простую подпись лучше не использовать при работе с имущественными и финансовыми документами. Она подтвердит, что документ подписали, но не гарантирует, что его не меняли и что его подписал нужный человек.

Неквалифицированная электронная подпись, НЭП, — по сравнению с простой более защищенная, для ее создания используются средства шифрования. С ее помощью можно определить, кто подписал электронный документ и не менялся ли документ после подписания.

Чтобы признать неквалифицированную подпись равнозначной собственноручной подписи на бумаге, нужно заключить официальное соглашение с другими участниками документооборота, как для простой подписи.

Неквалифицированную подпись можно использовать, например, для обмена документами с контрагентами или внутри своего бизнеса. Эту подпись не обязательно получать в удостоверяющем центре. Если умеете программировать, ее можно сгенерировать самостоятельно.

Квалифицированная электронная подпись, КЭП, — самая надежная и защищенная. У нее такая же юридическая сила, как у собственноручной подписи, причем без дополнительных соглашений. КЭП позволяет определить владельца подписи и подтверждает, что никто не менял документ перед отправкой.

Государственные органы доверяют документам, которые подписаны КЭП. Поэтому такую подпись можно использовать для любых операций: участия в торгах, сдачи налоговой отчетности, обращения в суд. Если компания или ИП хочет обмениваться документами с госорганами дистанционно, им нужна именно квалифицированная электронная подпись.

Какую электронную подпись выбрать

Чтобы определиться, какая электронная подпись вам подойдет, нужно знать, где какую можно использовать.

Чаще всего компаниям и ИП нужна квалифицированная электронная подпись, чтобы обмениваться документами с госорганами и участвовать в торгах. Поэтому дальше будем говорить о КЭП.

Как работает электронная подпись

Технически КЭП — сгенерированный файл с уникальной последовательностью цифр, который прикрепляется к документу.

Электронная подпись состоит из трех компонентов:

• закрытого ключа, который генерирует электронную подпись;
• открытого ключа для проверки подлинности подписи;
• сертификата ЭП с данными о владельце подписи и об удостоверяющем центре.

Закрытый ключ — набор символов, с помощью которого создается уникальная электронная подпись для документа. Закрытый ключ можно хранить на компьютере, диске, флешке, в облаке, но лучше всего использовать токен.

Токен — специальный USB‑носитель для электронной подписи. Внешне он похож на обычную флешку. В токен встроена защищенная карта памяти, поэтому использовать его безопаснее: никто не сможет взломать или перехватить вашу подпись в интернете.

Открытый ключ содержит публичную информацию. По нему получатель документа может проверить подлинность подписи и целостность документа.

Для работы с подписью нужна специальная программа — СКЗИ, средство криптографической защиты информации. Она шифрует и дешифрует электронные документы. Есть разные СКЗИ: КриптоПро CSP, Signal‑COM CSP, ЛИССИ‑CSP, VipNet CSP. Когда физлица без статуса ИП или работники бизнеса получают подпись в удостоверяющем центре, там расскажут, какую программу нужно будет использовать.

ИП и руководители компаний получают КЭП в налоговой, и там уже встроена КриптоПро.

1. Вы подписываете документ в системе. С помощью СКЗИ для договора создается хэш‑сумма — уникальная последовательность цифр, которая генерируется на основе содержания документа.
2. Хэш‑сумма шифруется с помощью закрытого ключа. Это и есть уникальная подпись договора.
3. Вы отправляете зашифрованный документ партнеру через систему ЭДО. Этот документ передается вместе с подписью и данными сертификата, где указан открытый ключ.
4. Партнер получает документ. С помощью открытого ключа он расшифровывает документ. СКЗИ на стороне получателя тоже вычисляет хэш‑сумму и сравнивает ее с той, которую вы зашифровали при подписании документа.

Если эти две последовательности чисел совпадают, подпись верна, договор подписан и имеет юридическую силу. Если не совпадают, значит, документ меняли после подписания: подпись признается недействительной, а договор недействителен.

Кто и где может получить электронную подпись

Электронную подпись для ИП, руководителей и частных нотариусов выдает налоговая.

Есть исключения. Налоговая не выдает электронные подписи банкам, операторам платежных систем и некредитным организациям, таким как инвестиционные фонды и ломбарды. Они получают КЭП в удостоверяющем центре ЦБ РФ.

Сколько она стоит

Стоимость КЭП зависит от задач, под которые покупают подпись, и от тарифов удостоверяющего центра. Для физических лиц и самозанятых без статуса ИП подпись стоит от 1 000 до 2 000 ₽, для компаний и ИП — от 2 000 до 20 000 ₽. Отдельно нужно приобрести токен — их продают, например, в удостоверяющих центрах, магазинах производителей или на маркетплейсах. Токен стоит от 1 500 ₽.

В отличие от аккредитованного удостоверяющего центра КЭП в налоговой можно получить бесплатно. Нужно лишь купить токен либо использовать ранее приобретенный для подписи физлица без статуса ИП.

Как получить электронную подпись сотруднику организации

Сотрудники ИП и компаний могут выпустить электронную подпись в аккредитованных удостоверяющих центрах.

Для оформления электронной подписи сотрудникам нужно записаться в УЦ и лично его посетить. С собой необходимо взять:

• паспорт;
• СНИЛС.

Токен и программное обеспечение выдадут на месте.

Как проверить подлинность подписи

Проверку подписи проводят, чтобы убедиться в юридической силе документа. Это нужно, если партнеры отправляют документы не через системы ЭДО. Например, заказчик принимает заявки от участников тендера не через торговую площадку, а обычной электронной почтой.

Проверить подлинность электронной подписи можно через специальные сервисы, например КриптоПро, Контур.Крипто, сайт госуслуг.

Можно ли передать подпись другому лицу

По закону владелец подписи должен обеспечить ее конфиденциальность. Это значит, что, передавая подпись кому‑то другому, вы ее компрометируете. Если об этом узнает удостоверяющий центр, он должен отозвать сертификат, чтобы подпись перестала действовать.

Бывает, что руководитель поручает бухгалтеру подписывать отчетность и отдает ему свой токен. Это рискованно: если кто‑то отправляет договор или отчетность вместо руководителя, ответственность за подписанные документы будет нести владелец подписи. А для бухгалтера можно выпустить отдельную ЭЦП.

Если потеряли подпись

Если вы потеряли ключ электронной подписи или его украли, как можно скорее обратитесь в МФЦ или удостоверяющий центр, который выдал подпись. Они отзовут сертификат, чтобы им никто не мог воспользоваться. Еще обязательно сообщите об утере или краже контрагентам, чтобы они знали, что вашей ЭП могут воспользоваться мошенники.

Восстановить сертификат нельзя, его придется выпускать заново.

Как перевыпустить электронную подпись

Сертификат электронной подписи для руководителей компаний и ИП выдают на 15 месяцев. Чтобы продлить сертификат, нужно заново подать заявление в МФЦ или удостоверяющий центр.

Если какие‑то данные компании или ИП изменились, нужны будут оригиналы новых документов. Если данные прежние, обычно подпись выпускают на основе сохранившихся документов, повторно их нести не нужно. На всякий случай уточните в УЦ: некоторые центры заново просят весь пакет документов.

Если у вас остался токен, новый сертификат и ключ электронной подписи можно перезаписать на него же.

Главное

1. Электронная подпись — аналог собственноручной подписи на бумаге. Это информация в электронно‑цифровой форме, с помощью которой можно определить, кто подписал документ.
2. В законе указаны два вида подписей: простая и усиленная — неквалифицированная и квалифицированная.
3. Чаще всего компаниям и ИП нужна квалифицированная электронная подпись, чтобы обмениваться документами с госорганами и участвовать в торгах.
4. Электронную подпись для ИП, руководителей и частных нотариусов выдает налоговая и ее доверенные лица. Например, Т⁠-⁠Банк.
5. Сотрудникам компании или ИП нужно обратиться за электронной подписью в коммерческий аккредитованный удостоверяющий центр.