Доверяй, но проверяй: как оценивать благонадежность контрагентов

Если из-за сотрудничества с недобросовестным партнером вы стали участником его нелегальной налоговой схемы, власти могут заподозрить и вас в стремлении сэкономить. А если ФНС найдет подтверждение своим доводам, вам придется доплатить в бюджет «недостающую» сумму — речь может идти о десятках миллионов рублей.

О тонкостях процедуры проверки Бизнес-секретам рассказали эксперты крупнейших юридических и консалтинговых компаний:

Эксперты объяснили, какие признаки считать «красным флагом» при выборе контрагента, как малому и среднему бизнесу автоматизировать проверки и за какими практиками налоговая следит особенно пристально.

Эффективные процедуры по проверке контрагентов помогут вашему бизнесу сохранить репутацию, капитал и финансовую устойчивость, избежать дополнительных налоговых затрат, судебных тяжб и издержек, с ними связанных, рассказала Клара Валентина Воробьева из МЭФ LEGAL. Требования налогового, антикоррупционного и антиотмывочного законодательства выступают драйверами для проверки контрагентов, пояснил Игорь Лебедев из Kept.

Вот две главные причины, зачем бизнесу проверять контрагентов:

Обойти лишние проблемы с налоговой. Несмотря на то, что закон напрямую не обязывает проверять контрагентов, ФНС считает, что бизнес обязан проявлять ту самую должную осмотрительность — аналогичного подхода придерживаются и суды.

Встречаются разные степени «тяжести» налогового мошенничества. Часто контрагенты добросовестно выполняют условия контрактов, но применяют нелегальные схемы налоговой оптимизации, отметил Лев Виляев из ТеДо. А иногда компании создают фирмы-однодневки, чтобы вообще не платить НДС и налог на прибыль. Такие юрлица нужны для совершения одной или нескольких операций, а затем сразу ликвидируются. Причем распознать их гораздо сложнее, чем кажется: часто компании-однодневки мимикрируют под известные компании отрасли, вплоть до копирования названий популярных поставщиков услуг, рассказала Орлова.

Статистика споров с налоговиками однозначно говорит, что ФНС пожинает плоды автоматизации налогового администрирования, которая началась более 10 лет назад, рассказала Юлия Орлова из ДРТ. Современные системы контроля позволяют службе в максимально сжатые сроки не просто увидеть налоговые разрывы в цепочке закупок и отсутствие нужных деклараций, но и провести более глубокую аналитику: сопоставить НДС-нагрузку на уровне поставщика и покупателя и конкретной сделки, оценить уровни риска, рассказала она.

На практике это означает, что налоговикам автоматически доступны данные о правонарушениях по статье 54.1 НК РФ. Эти сведения становятся основаниями для эффективного проведения налоговых проверок, отметила Орлова. С каждым годом число таких проверок уменьшается. По их итогам в бюджет отчисляется все больше денег, потому что инспекции действуют прицельно.

Избежать убытков из-за сотрудничества с ненадежными контрагентами. Проверка поможет выявить мошенников, банкротов и тех, кто не исполняет обязательства по договору и уже судится с несколькими заказчиками, рассказал Виляев.

На практике также нередки случаи, когда причиной убытков и упущенной выгоды становится несвоевременно обнаруженная аффилированность контрагентов клиента и его сотрудников — конфликт интересов, добавил он. Например, один из кейсов: агенты клиента зарабатывали на продажах больше, чем сам клиент. Агенты использовали внутреннюю информацию от сотрудников, которые создавали собственный бизнес на стороне.

Из-за налоговых рисков бизнес в основном ориентирован на проверку контрагентов-поставщиков, подтвердила Воробьева. Но иногда причиной убытков становятся и проблемы с покупателями. Например, компании-однодневки могут создаваться и для того, чтобы получить товар или услугу и исчезнуть, не заплатив за нее, или обанкротиться — что еще больше усложняет процедуру получения с нее долгов по поставкам.

Например, налоговая указывает на необходимость более детального анализа налоговой и бухгалтерской отчетности контрагента. В частности, насторожить могут следующие критерии:

Первостепенным для налоговых органов является факт современной и полной уплаты соответствующих налогов контрагентом, а не должная осмотрительность при его выборе, отметила Виктория Арутюнян из ФБК Legal. Но налоговики часто фокусируются и на детальном анализе реальности хозяйственных операций: наличия у контрагента персонала и активов, необходимых для исполнения обязательств, сроков выполнения обязательств, рассказала Орлова. В случаях, когда установлено несоответствие возможностей подрядчика и объема взятых им на себя обязательств, инспекция может посчитать, что заказчик не проявил должную осмотрительность при выборе контрагента, добавила она.

Эксперты, хорошо знакомые с практиками ФНС, советуют обратить особое внимание и на другие признаки недобросовестности:

Воробьева также рекомендует изучить сайт потенциального партнера, его рекламные объявления, отзывы о нем и другую информацию из открытых источников. Так, сомнение в добросовестности контрагента должен вызывать сам факт отсутствия у него собственного сайта или иных сведений о нем в интернете.

Есть три схемы проверки:

Чтобы унифицировать процесс проверки, сделать его быстрым и удобным, Арутюнян советует разработать методику ее проведения для сотрудников и издать приказ или положение об этом. Чтобы ничего не упустить, лучше создавать такой документ с привлечением внешнего консультанта. Это также поможет наладить бизнес-процесс по проверке контрагентов внутри компании и обучить сотрудников.

Часть из них, например СПАРК и Контур.Фокус, предоставляют информацию на платной основе. Но при качественной проверке этими ресурсами ограничиваться нельзя. Нужно также запросить у партнера пакет документов, включающий устав, лицензии и уведомление о сдаче налоговой декларации, добавила Арутюнян.

Если число контрагентов превышает 500 в год, проверять их в ручном режиме регулярно очень сложно, подтвердила Орлова. Это требует значительных временных и трудовых ресурсов — в том числе создания в компании отдельной структурной единицы, которая будет заниматься только такими оценками. Иногда компании с большим количеством поставщиков, не желая тратить время и силы на их проверки, ограничиваются только проверкой при приемке, игнорируя необходимость регулярного обновления сведений о контрагентах, — это рискованный путь, отметила она.

Если вы хотите контролировать налоговые и финансовые риски самостоятельно, наиболее эффективный инструмент — проверка контрагента как на этапе заключения договора, так и в процессе работы через постоянный автоматизированный мониторинг изменения существенных сведений о нем, отметил Виляев. Если вам удобнее, чтобы за вашими рисками следили специалисты, функцию проверки контрагентов можно полностью передать на аутсорс, добавил он.

Современные учетные системы позволяют получать информацию о недобросовестности контрагента на основе сведений из ЕГРЮЛ и бухгалтерской отчетности — в том числе в автоматическом режиме при заполнении документов, рассказала Воробьева. В таких сервисах также часто доступны функции анализа отчетности за последние три года и финансового анализа контрагента по нескольким критериям.

Большинство сервисов также позволяют выявлять такие признаки неблагонадежности, как массовый адрес регистрации, отсутствие отчетности и нулевая выручка, наличие взысканий со стороны регулирующих органов, признание ФНС недействительными адреса регистрации, владельца и руководства компании, существенное количество судебных дел с контрагентами, отметил Лебедев. Наиболее продвинутые решения также идентифицируют первичные признаки банкротства и наличие негативных сведений о компании в СМИ.

На рынке уже есть большой выбор автоматизированных решений для мониторинга контрагентов. Например, такой продукт есть у 1С и крупнейших консалтинговых компаний: налоговый скоринг контрагентов от ДРТ, Kept Risk Radar, Интелла от ТеДо.

Самый удобный формат проверок контрагентов для малого и среднего бизнеса — внедрение автоматизированных сервисов для мониторинга в форматах SaaS или IaaS — аренда готовых сервисов или аренда вычислительных мощностей для запуска своих решений.

При работе с зарубежными контрагентами полная автоматизация процессов проверки их благонадежности затруднена, отметил Лебедев из Kept. Во-первых, ограничен доступ к зарубежным источникам информации. Во-вторых, бизнесу в любом случае придется вручную проводить детальный анализ фактического наличия заявленных ресурсов и мощностей у потенциального партнера, полномочия его представителей в России, а также документы, предоставляющие право на осуществление деятельности.

Например, при сотрудничестве с контрагентом из ОАЭ крайне важно проверять соответствие предмета договора зарегистрированному виду деятельности зарубежной компании, подчеркивает Лебедев. Каждый из таких видов в Эмиратах подлежит лицензированию, а оказание услуг без соответствующей лицензии будет признано незаконным.

Особый подход требуется и к оценке контрагентов из Восточной Азии. Есть кейсы, когда китайские поставщики оборудования представляются производителями продаваемого товара, заявляя о наличии собственных производственных мощностей. При проверке же оказывается, что мощностей у них нет и они лишь занимаются перепродажей товаров в качестве посредников. При этом проверка китайских контрагентов дополнительно осложняется тем, что для прохождения аудита от покупателя они часто используют схему краткосрочной аренды мощностей у третьих сторон.

В лучшем случае сотрудничество с такими поставщиками будет просто невыгодной сделкой: цена товара будет выше в сравнении с вариантами, при которых покупатели выстраивают прямое взаимодействие с производителем. В худшем сценарии вы получите убыток в размере полной стоимости контракта: после полной предоплаты товара китайский контрагент может вообще перестать выходить на связь.

Поэтому для проведения проверок контрагентов из дружественных юрисдикций Лебедев рекомендует привлекать специалистов со знанием языка и специфики раскрытия информации в этих странах.

Доказательством должной осмотрительности при выборе контрагента для налоговиков служит не только предоставление правильно оформленных документов. Важно обосновать свой мотив выбора контрагента и пояснить обстоятельства заключения и исполнения договора — это аргумент в пользу реальности хозяйственной операции, рассказала Воробьева. Если инспекция придет с проверкой, от вас будут ждать последовательный и логичный рассказ о причинах выбора конкретного поставщика с коммерческой точки зрения, добавила Орлова.

Налоговые органы также обязательно постараются определить степень возможного контроля компании над действиями своего контрагента — взаимозависимость или аффилированность, продолжила Воробьева. Для сбора доказательств о вашей деятельности инспекторы активно практикуют допрос свидетелей, которым могут быть известны обстоятельства совершения сделок и их исполнения. Зачастую на допрос вызывают бывших сотрудников, отметила эксперт.

Налоговики также могут осматривать любые используемые вашим бизнесом производственные, складские, торговые и иные помещения и территории — независимо от места их нахождения, обратила внимание Воробьева. Часто инспекция запрашивает данные объективного контроля, например записи с камер видеонаблюдения и документы контрагента в рамках встречной проверки.

Большое внимание проверяющие уделяют и тому, есть ли в компании формализованная процедура проверки контрагентов и насколько вы от нее отступаете, рассказала Орлова. Если ваш бизнес ее не придерживается, это воспринимается налоговиками крайне негативно и может рассматриваться как «спусковой механизм» проведения дополнительных контрольных мероприятий с последующими доначислениями.

ФНС выявила, что даже крупные поставщики маркетинговых услуг зачастую не обладают собственными трудовыми ресурсами для обслуживания всех заключенных контрактов и прибегают к найму субподрядчиков на УСН. При этом фокус внимания налоговой периодически сдвигается с одного сектора на другой — ранее аналогичный подход применялся к поставщикам клининговых услуг, сказала Орлова.