Как провести аттестацию сотрудников
Аттестация помогает работодателю решить, продолжит ли сотрудник работать в компании или с ним стоит расстаться. Если неправильно провести аттестацию, работник сможет оспорить ее результаты.
Что такое аттестация сотрудников
Понятия «аттестация» нет в ТК РФ. На практике аттестация — это периодическая проверка сотрудника на соответствие занимаемой должности. Работодатель проводит квалификационный экзамен. Это может быть письменное тестирование или устное собеседование. По его результатам работодатель оценивает, обладает ли сотрудник нужными знаниями и навыками.
Если аттестация пройдена успешно, сотрудник продолжает работать или может претендовать на повышение в должности или зарплате. При провале сотрудника можно понизить в должности или уволить.
Какой бывает аттестация и какие специалисты должны ее проходить
Аттестация может быть двух видов:
- Обязательная по закону.
- По инициативе работодателя.
Обязательную аттестацию проводят по должностям, специальностям или профессиям из федеральных нормативных актов. Например, такую проверку должны регулярно проходить сотрудники авиации, транспортной безопасности, медперсонал, педагоги, научные сотрудники, госслужащие.
Аттестация по инициативе работодателя. Условия проведения такой процедуры нужно прописать в локальном нормативном акте. Проводить ее можно по любым категориям сотрудников.
Кого нельзя аттестовывать
Если цель аттестации — уволить сотрудников, которые с ней не справились, придется освободить от экзамена следующие категории сотрудников:
- беременных женщин;
- женщин с детьми в возрасте до трех лет;
- одиноких матерей, которые воспитывают ребенка в возрасте до 14 лет или ребенка-инвалида до 18 лет;
- отцов, воспитывающих без матери ребенка до 14 лет или ребенка-инвалида до 18 лет, либо опекунов и попечителей таких детей;
- родителей, опекунов, попечителей — единственных кормильцев ребенка до трех лет в семье, где трое и более детей до 14 лет, либо ребенка-инвалида до 18 лет, если другой родитель не работает;
- сотрудников, у которых маленький трудовой стаж, например меньше одного года, поэтому у них нет нужного производственного опыта.
Если сотрудник из списка пройдет аттестацию и окажется, что он не соответствует занимаемой должности, уволить его нельзя.
Какие есть формы и методы проведения аттестации персонала
Есть три формы аттестации сотрудников на соответствие занимаемой должности:
- Устная. Аттестационная комиссия задает вопросы, а сотрудник на них отвечает. Могут проверять знания нормативов, инструкций и регламентов, спрашивать про навыки, должностные обязанности.
- Письменная. Сотрудник пишет ответы на вопросы в свободной форме или проходит тест.
- Смешанная. Состоит из устной и письменной части.
Уровень знаний и практических навыков сотрудников можно проверить с помощью разных методов, например ранжирования, шкалы оценок, интервью, деловых игр, анализа выполненных задач.
Ранжирование. Сотрудников сравнивают между собой по уровню компетенций и результатам работы, например качеству общения с клиентами или количеству закрытых сделок. Руководитель с аттестационной комиссией составляет список, в котором на первых местах — наиболее продуктивные, на последних — те, кто справляется с задачами хуже. Минус метода — он не учитывает индивидуальные особенности людей в команде.
Шкала оценок. Для каждой должности разрабатывают, например, пятибалльную систему, по которой оценивают профессиональные качества сотрудника, достижения и недочеты в работе. Баллы суммируют и на основе результата делают вывод, насколько работник справляется с задачами. Для объективности к этому методу добавляют другие инструменты, например интервью.
Интервью. Может быть как самостоятельным, так и дополнительным методом. Его преимущество в том, что сотрудник участвует в оценке своих компетенций. Например, он может рассказать о достижениях или повышении квалификации.
Деловая игра. Сотрудника погружают в бизнес-ситуации: он решает различные задачи и параллельно прокачивает навыки принятия решений. Игра может быть метафорической — на основе выдуманных ситуаций — или же имитировать реальные рабочие процессы.
Анализ выполненных задач. Комиссия разбирает конкретные рабочие задачи, с которыми сталкивался сотрудник. Метод помогает понять, к примеру, как работа сотрудника повлияла на достижение целей проекта, с какими сложностями он сталкивался и как их решал.
Как подготовиться к аттестации
Перед началом аттестации на соответствие занимаемой должности нужно свериться с обязанностями сотрудников. Затем продумать порядок проведения экзамена и назначить аттестационную комиссию.
Проверить должностные обязанности. Общие требования прописывают в трудовом договоре, а детали — в должностной инструкции. Если в случае спора у работодателя не окажется документа, в котором прописаны должностные обязанности сотрудника, суд может признать результаты аттестации недействительными.
Также без четких критериев оценки нельзя сделать вывод, соответствует ли сотрудник занимаемой должности.
Выбрать способ аттестации. Подробнее о формах и методах экзамена рассказали в предыдущем разделе.
Определиться с периодичностью аттестации. Ее нужно будет зафиксировать в положении о процедуре.
Обычно сотрудников аттестуют через равные промежутки времени. Например, рядовых сотрудников можно аттестовать раз в полгода, а руководителей — реже, раз в год.
Еще бывают внеплановые переаттестации. Каждый работодатель самостоятельно решает, проводить их или нет. Обычно для этого нужен определенный повод — его прописывают в положении об аттестации. Например, резко упали показатели бизнеса или сменилось руководство.
Назначить аттестационную комиссию. Она будет оценивать результаты экзамена.
Комиссию назначает руководитель компании или ИП приказом. Состав аттестационной комиссии может быть любым. Обычно в нее входят начальники отделов, сотрудники отдела кадров.
Если в организации есть профсоюз, его представителя тоже нужно включить в состав комиссии.
Порядок проведения аттестации работников
В законодательстве нет единого нормативного акта, в котором прописаны правила проверки знаний и навыков. Рекомендуем проводить аттестацию работников так:
- утвердить положение об аттестации;
- издать приказ и утвердить состав аттестационной комиссии;
- уведомить сотрудников;
- провести аттестацию;
- подвести итоги.
Утвердить положение об аттестации. Это локальный нормативный акт компании. Требований к его содержанию нет, работодатель разрабатывает документ самостоятельно.
В положении об аттестации на соответствие занимаемой должности могут быть такие разделы:
- общие нормы: цели аттестации, в какой форме проводится, как часто;
- категории сотрудников, чьи знания и навыки будут проверять;
- виды аттестации: очередная, внеочередная;
- порядок проведения аттестации;
- решения, принимаемые по результатам проверки.
Когда руководитель или ИП утвердит положение, с ним нужно ознакомить под подпись всех сотрудников: тех, кто уже работает в компании и кого только принимают на работу.
Издать приказ о проведении аттестации. В него обычно включают:
- место и график проведения аттестации;
- список сотрудников, которые должны пройти тестирование;
- состав аттестационной комиссии.
Приказ о создании аттестационной комиссии
Руководитель организации или ИП издает приказ, если собирается проводить аттестацию сотрудников. В документе он должен утвердить состав аттестационной комиссии, включая председателя, и указать даты проведения аттестации.
Сообщить сотрудникам. Это можно сделать письменно, например через руководителя отдела. В трудовом кодексе не сказано, как нужно сообщать, поэтому составить уведомление можно в любой удобной форме. Главное, чтобы у работодателя была отметка, что сотрудник знает о предстоящей аттестации. Например, подпись сотрудника на уведомлении.
Подвести итоги аттестации. По результатам аттестации комиссия делает вывод, соответствует ли сотрудник занимаемой должности. Свое решение комиссия должна прописать в аттестационном листе или протоколе и ознакомить с ним сотрудника под подпись. Аттестационный лист и протокол тоже составляются в свободной форме.
Сведения о результатах проведенной аттестации нужно включить в личную карточку сотрудника, если она есть. Если он плохо справился с письменными заданиями, рекомендуем приложить к протоколу эти результаты. Они могут пригодиться, если сотрудник решит обжаловать решение комиссии.
Затем комиссия передает результаты руководителю или другому сотруднику, ответственному за аттестацию. Он уже самостоятельно решает, что с ними делать.
Личная карточка работника
Сейчас вести личные карточки работников необязательно, но многие компании и ИП продолжают это делать. В нее вносят паспортные и личные данные, информацию о должности и отпусках. Личные карточки нужно хранить 50 лет.
Критерии оценки персонала
Во время аттестации обычно учитывают такие группы критериев:
- профессиональные — объем и качество выполняемой работы, знания, умения и навыки, опыт, квалификацию;
- деловые, например организованность, инициативность и желание брать более ответственную работу;
- морально-психологические, например честность, психологическую устойчивость, отношения с коллегами во время выполнения задач.
Выбор конкретных критериев зависит от специфики деятельности сотрудника. Например, при оценке линейного персонала учитывают отсутствие ошибок в работе, выполнение стандартов обслуживания клиентов, объем выполняемой работы, дисциплину.
Главное
- Аттестация сотрудников на соответствие занимаемой должности — это квалификационный экзамен, с помощью которого оценивают знания и навыки персонала.
- Если сотрудник не пройдет аттестацию, его могут понизить в должности или уволить.
- Есть категории работников, которых бессмысленно аттестовывать. Это, например, беременные, женщины с детьми в возрасте до трех лет, одинокие матери и сотрудники с маленьким трудовым стажем. Причина — их нельзя уволить по инициативе работодателя.
- Работодателю нужно разработать и утвердить положение об аттестации и издать приказ о ее проведении. Также надо назначить аттестационную комиссию, которая будет оценивать результаты экзамена. Обычно в нее входят руководители отделов и сотрудники отдела кадров.
Планируете ли вы проводить аттестацию или, может, уже провели? Поделитесь опытом в комментариях.