Чем отличается товарно‑транспортная накладная от транспортной накладной?
Читатель спрашивает: «Заключили договор с новым контрагентом, и он просит на каждую поставку оформлять помимо транспортной накладной еще и товарно‑транспортную. До этого отправляли все заказы по транспортной и товарной накладной ТОРГ‑12. Подскажите, в чем разница и когда действительно нужно оформлять товарно‑транспортную накладную?»
Сохраняйте статью в избранное ⭐, если заключаете договоры на оплату товаров, работ или услуг.
Подготовили пошаговую инструкцию с советами для тех, кто работает с большим количеством договоров, актов и накладных.
Что такое накладные и зачем они нужны
Есть три документа, которые нужны для поставки товаров: транспортная, товарная и товарно‑транспортная накладная. Их используют в разных ситуациях.
Товарная накладная, или ТОРГ‑12, — это первичный документ, который подтверждает передачу товара покупателю. Оформляется в двух экземплярах — для продавца и покупателя. На основании товарной накладной продавец отражает реализацию, а покупатель принимает товар к учету.
Товарная накладная
Нужна, когда бизнес поставляет товар контрагенту. Бланк товарной накладной заполняет продавец, а покупатель подписывает ее при приеме товара. Для продавца документ подтверждает списание товара, а для покупателя — расходы на него.
Транспортная накладная, ТН, —это первичный документ, который составляют при перевозке груза в трех экземплярах — для отправителя, перевозчика и получателя. Транспортная накладная подтверждает, что компания или ИП заключили договор с перевозчиком. По ней можно учесть только расходы на доставку.
Транспортную накладную оформляют в паре с товарной. Эти документы нужно использовать для перевозки любых грузов, если их доставляет сторонний перевозчик или стоимость доставки не входит в цену товара и покупатель оплачивает ее поставщику отдельно. ТН не нужна только для перевозки алкоголя.
Транспортная накладная
Нужна, когда организация или ИП доставляют товар покупателю за отдельную плату или с помощью стороннего перевозчика.
Товарно‑транспортная накладная, ТТН, — это документ, по которому можно учесть расходы не только на перевозку, но и на товары. Товарно‑транспортную накладную обязательно оформлять только для перевозки этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции, при этом транспортная накладная не нужна. При перевозке остальных товаров можно обойтись без товарно‑транспортной накладной.
Товарно‑транспортная накладная
Нужна при перевозке алкоголя. В других случаях для поставки товара и перевозки груза используют бланки двух накладных: товарной и транспортной.
Когда используют ТН и ТТН
Товарно‑транспортная накладная обязательна только для перевозки этилового спирта и алкоголя, в других случаях достаточно транспортной. Но некоторые компании и ИП используют ТТН вместо связки из товарной и транспортной накладных — когда товары доставляет сторонний перевозчик.
Чем отличаются накладные
Собрали в таблицу основные отличия трех видов накладных — товарной, транспортной и товарно‑транспортной.
Почему лучше использовать отдельно транспортную и товарную накладные, а не одну товарно‑транспортную
Советуем использовать товарно‑транспортную накладную только для доставки алкоголя. Для других случаев предусмотрены свои документы, поэтому налоговая может не принять по ней расходы на товары и доставку.
Чтобы защитить себя от конфликтных ситуаций и снизить риск повреждения товаров, используйте транспортную накладную. В ней есть специальные разделы: 5 и 9.
Раздел 5 транспортной накладной. В нем прописывают рекомендации отправителя по перевозке груза, маршрут перевозки или температуру. На основе этих данных перевозчик подберет транспорт и маршрут. К тому же можно будет отследить, кто конкретно виноват в порче груза: поставщик, который неверно описал условия перевозки, или перевозчик, который не учел рекомендации.
Раздел 9 транспортной накладной. Здесь указывают сведения об изменении места выгрузки. Например, склад не смог принять дополнительный товар из‑за нехватки места и машину отправили на соседний или перевозчик не смог привезти товар вовремя из‑за других обстоятельств. В любой ситуации заполнение 9‑го раздела станет основанием для изменения стоимости доставки груза.
Если перевозите товар своими силами, в транспортной или товарно‑транспортной накладной нет смысла: вам не нужно учитывать расходы на перевозку сторонней компанией и заполнять лишние разделы.
Задайте вопрос про бизнес
Эксперты помогут разобраться в теме. Например, как считать налоги на УСН с 2025 года, отпустить сотрудника в отпуск или выбрать товар для выхода на маркетплейс. Ответим на почту, это бесплатно.
Какими документами оформляете отгрузку: товарной накладной, транспортной или составляете оба документа?