Когда перерегистрировать онлайн‑кассу?

Читатель Андрей пишет: «Мой цветочный магазин переехал в другое место. Мне надо из‑за этого перерегистрировать кассу, которая там была, или нет? И как это сделать?»

Кассу надо перерегистрировать, если меняются сведения из карточки регистрации ККТ

1. Меняются сведения, указанные в карточке регистрации ККТ: адрес или место установки кассы, название компании и другое.
2. Меняют фискальный накопитель.
3. Меняется оператор фискальных данных.
4. Меняются сведения о работе кассы в составе автоматического устройства или вне его. Например, касса была подключена к вендинговому оборудованию, а теперь ее хотят отключить от него.
5. Переход из автономного режима работы в обычный.
6. Переход из обычного режима работы в автономный.

У каждой причины есть свой код, об этом мы расскажем в следующем разделе.

Если меняются данные, которых в регистрационной карточке ККТ нет, кассу перерегистрировать не нужно. Например, если у компании или ИП изменилась система налогообложения, ставка НДС или сменился кассир. В этих случаях достаточно изменить настройки на кассе и сформировать на ней отчет об изменении настроек.

Как подать заявление на перерегистрацию ККТ

Заявление на перерегистрацию можно подать:

• лично на бумаге в любую инспекцию;
• в электронном виде через личный кабинет юрлица или ИП на сайте налоговой службы;
• в электронном виде через личный кабинет оператора фискальных данных — ОФД.

Подать заявление нужно не позже чем на следующий рабочий день после изменений.

Если подписи нет, придется идти в инспекцию и подавать документы на бумаге.

Упрощенный порядок не применяют, если:

• предыдущий фискальный накопитель был сломан, на нем невозможно закрыть архив;
• ККТ какое‑то время применяли в режиме без передачи данных в налоговые органы или она работала в составе автоматических устройств;
• нужно изменить признаки ККТ, которые нельзя передать в отчете: торговля маркированными товарами, работа в игорных заведениях или развозная и разносная торговля.

В остальных случаях доступна перерегистрация через ОФД.

Инструкция по перерегистрации ККТ через оператора фискальных данных

Передать данные через оператора можно, только если ККТ всегда работала через оператора фискальных данных. Для перерегистрации сделайте следующее:

Шаг 1. Подключите ККТ. Установите новую кассу вместо старой, если меняете ее, или перенесите кассу на новое место работы и подключите ее.

Шаг 2. Сформируйте и подпишите на ККТ отчет. Включите ККТ и сформируйте отчет об изменении параметров регистрации.

Шаг 3. Передайте отчет. Отправьте отчет об изменении параметров регистрации через ОФД в налоговую. Если все настроено верно, ККТ сама отправит отчет.

Шаг 4. Проверьте новую карточку ККТ. На сайте налоговой перейдите в личный кабинет и найдите новую карточку ККТ. Если карточка есть, перерегистрация завершена.

Если пришел отказ из‑за того, что сведения недостоверны или неполные, направьте заявление в общем порядке, а не в упрощенном. При необходимости подайте заявление лично в инспекцию на бумаге.

Перерегистрацию считают завершенной, когда карточка ККТ появится в личном кабинете.

Инструкция по перерегистрации ККТ в инспекции, если меняются сведения в карточке

Разберем, как подать заявление лично в налоговой.

В таблице написали причины регистрации, их описание и коды этих причин в заявлении на перерегистрацию.

Нельзя одновременно указать переход ККТ в режим передачи фискальных данных в налоговую инспекцию в электронной форме и выход из этого режима — это пункты 5 и 6 в форме заявления. Остальные причины можно указывать в одном заявлении.

Шаг 2. Подайте заявление в налоговую лично. Если все верно, налоговая примет заявление и поставит печать.

Шаг 3. Получите новую карточку регистрации ККТ. Сотрудник налоговой выдаст ее сразу после перерегистрации.

Инструкция по перерегистрации ККТ онлайн, если меняются сведения в карточке

Изменить сведения в карточке регистрации ККТ можно на сайте налоговой службы. Для работы на этом сайте нужна КЭП — квалифицированная электронная подпись. Без нее подать заявление онлайн не получится.

Шаг 2. Выберите кассу, которую нужно перерегистрировать. ИП нужно нажать на строку с данными о кассе. Компании — на регистрационный номер кассы в графе «РН ККТ».

Шаг 3. Начните перерегистрацию. Откроется окно с подробной информацией об онлайн‑кассе. В этом окне нажмите кнопку «Перерегистрировать».

Шаг 4. Укажите причину. Откроется окно «Заявление о перерегистрации контрольно‑кассовой техники». Из списка выберите причину перерегистрации онлайн‑кассы.

Шаг 5. Подпишите заявление. После того как заполнили заявление, нажмите «Подписать и отправить».

Шаг 6. Дождитесь перерегистрации. Когда налоговая обработает заявление, в разделе с кассами в вашем личном кабинете появится статус «ККТ перерегистрирована».

Новая карточка о регистрации ККТ автоматически появится в вашем личном кабинете. Только после этого процедура считается завершенной.

Инструкция по перерегистрации ККТ, если меняется фискальный накопитель

При замене фискального накопителя процесс другой: вы уже не просто изменяете информацию в карточке, а регистрируйте другое устройство.

Шаг 1. Закройте смену на кассе. Убедитесь, что все фискальные документы с кассы переданы в ОФД: в отчете «О закрытии смены» в поле «Количество непереданных ФД» должно быть пусто.

Шаг 2. Сформируйте на кассовом аппарате «Отчет о закрытии фискального накопителя». Как это сделать, сказано в инструкции производителя кассы.

Если отчет сформировать не получилось из‑за того, что фискальный накопитель сломан, все равно переходите к следующему шагу. В конце инструкции мы расскажем, что делать со сломанным фискальным накопителем.

Шаг 3. Замените ККТ. Установите новый фискальный накопитель.

Шаг 4. Сформируйте отчет «Об изменении параметров регистрации или фискализации». Это тоже есть в инструкции к вашей кассе.

После этого вам надо перерегистрировать саму онлайн‑кассу. Дальше процесс будет отличаться в зависимости от того, будете вы это делать онлайн или лично в инспекции.

При перерегистрации на сайте налоговой службы:

• откройте раздел с информацией о кассах;
• выберите кассу, которую хотите перерегистрировать;
• в окне с подробной информацией нажмите «Перерегистрировать»;
• в окне «Заявление о перерегистрации контрольно‑кассовой техники» выберите причину: «Перерегистрация ККТ в связи с заменой фискального накопителя»;
• укажите данные из отчета «О закрытии фискального накопителя», который вы сформировали на своей кассе, когда меняли фискальный накопитель: ​дату и время, номер фискального документа, фискальный признак.

При перерегистрации лично в инспекции:

• заполните заявление на перерегистрацию и укажите причину;
• в разделе 1 в строках 030 и 040 впишите наименование нового фискального накопителя и его заводской номер;
• заполните раздел 4 — впишите данные из отчетов о закрытии фискального накопителя и изменении параметров фискального накопителя;
• если накопитель сломан и отчет о закрытии получить не удалось, в разделе 4 в строке 180 поставьте «1». Подраздел 4.2 «Сведения из отчета о закрытии фискального накопителя» заполнять не нужно;
• заполните остальные разделы заявления так же, как и при первичной регистрации ККТ;
• к заявлению приложите отчет о закрытии фискального накопителя, если он есть, и отчет об изменении параметров фискального накопителя.

Шаг 5. Дождитесь, когда перерегистрация закончится. Если все верно, налоговая примет заявление и перерегистрирует онлайн‑кассу. В личном кабинете появится новая карточка ККТ.

Если фискальный накопитель сломан и отчет сформировать не удалось, сделайте следующее:

1. В течение пяти рабочих дней со дня поломки накопителя нужно снять с учета ККТ или перерегистрировать ее. Как это сделать, рассказывали выше.
2. Сломанный накопитель отдайте на экспертизу в сервисный центр изготовителя.
3. В течение 30 дней изготовитель пришлет вам техническое заключение и уведомит об этом налоговую.
4. В течение 60 дней передайте в налоговую данные со сломанного фискального накопителя, если производитель подтвердил, что это возможно.

С 1 марта 2025 года срок регистрации, перерегистрации и снятия с регистрационного учета ККТ — 5 рабочих дней.