Как вести исполнительную документацию в строительстве
Во время строительства большинства объектов, в том числе коммерческих, например торгового центра или кафе, любые выполненные работы отражают в документах. Если все правильно оформить и вести, скорее всего, объект сдадут успешно и не будет проблем с его вводом в эксплуатацию.
Вместе с экспертами разобрали, что такое исполнительная документация в строительстве, что в нее входит, как ее оформлять, хранить и кто должен это делать — строители или заказчик.
Статья будет полезна и строительным компаниям, и бизнесу, который заказал строительство коммерческого объекта.
🎁 Внутри — ссылки на важные шаблоны документов, которые можно скачать и использовать в работе.
Чек‑лист «Как арендовать помещение для бизнеса»
Если собираетесь арендовать коммерческое помещение, вам поможет наш гайд с советами юриста. В нем рассказали, на что обращать внимание при осмотре помещения и как заключить договор аренды.
Что такое исполнительная документация в строительстве
Исполнительная документация, ИД, — это пакет документов, которые оформляют в ходе строительства, реконструкции, капитального ремонта здания и в которых фиксируют каждый этап работ. В ИД записывают, как на самом деле построили объект: в нее включают все параметры, отклонения, изменения и фактические данные.
Застройщик — юридическое лицо, которое инициирует, финансирует и реализует проект строительства.
Заказчик — физическое или юридическое лицо, которое заказывает и оплачивает строительные работы.
Подрядчик — физическое или юридическое лицо, которое выполняет строительные работы по договору подряда.
Генподрядчик — подрядчик, который привлекает к выполнению работ субподрядчиков.
Субподрядчик — подрядчик, который выполняет часть работ по договору с генподрядчиком.
Исполнительная документация юридически доказывает, что построенный объект соответствует нормам качества, безопасности и техническим требованиям. Вот для чего и кому она нужна:
- подрядной организации — чтобы подтвердить факт выполнения всех видов работ, которые указаны в договоре подряда, и получить полную оплату своих услуг. Что такое договор подряда и как его оформить;
- заказчику — чтобы подтвердить качество выполненных работ, зафиксировать фактически выполненные объемы для их оплаты, а также для ввода объекта в эксплуатацию. Если брали кредит на строительство — для прохождения аудиторских проверок;
- для государственного строительного надзора — чтобы выдать заключение о соответствии построенного или реконструированного объекта требованиям проектной документации.
«Термин „исполнительная документация“ появился относительно недавно. Первым регламентирующим документом, который зафиксировал это название, а также пояснил состав и порядок ее ведения, был приказ Ростехнадзора от 26.12.2006 № 1128. В том же 2006 году в строительных компаниях начали массово формировать современные производственно‑технические отделы — ПТО, которые отвечали за подготовку ИД. В 2014 году Минтруд официально утвердил профессиональный стандарт на профессию „инженер ПТО“.
Произошли эти важнейшие события потому, что завершалась эра типовых проектов и требовалось определять разницу между первоначальной задумкой проектировщиков и фактически построенным сооружением с подтверждением качества применяемых материалов. Со временем исполнительная документация стала необходима и в качестве правового инструмента в споре между заказчиком и подрядчиком».
Марина Горюцкая
Руководитель компании «Эксцепта» — аутсорсинг производственно‑технического отдела в строительствеДля строительства нового объекта компании часто берут кредит — собрали полезные инструкции для бизнеса.
Состав исполнительной документации
ИД включает текстовые документы, чертежи и схемы. Вот список основных нормативных документов по их оформлению и содержанию — актуально на 2026 год:
- приказ Минстроя России № 1026/пр от 02.12.2022 «Об утверждении формы и порядка ведения общего журнала, в котором ведется учет выполнения работ по строительству, реконструкции, капитальному ремонту объекта капитального строительства»;
- приказ Минстроя № 344/пр от 16.05.2023 «Об утверждении состава и порядка ведения исполнительной документации при строительстве, реконструкции, капитальном ремонте объектов капитального строительства»;
- СП 543.1325800.2024 «Строительный контроль при строительстве, реконструкции, капитальном ремонте объектов капитального строительства»;
- ГОСТ Р 70108‑2025 «Документация исполнительная. Формирование и ведение в электронном виде»;
- ГОСТ Р 51872‑2024 «Документация исполнительная геодезическая. Правила выполнения».
Рассылка: как вести бизнес в России
Пять полезных писем пришлем сразу после подписки. В них — бизнес‑идеи, готовые промпты для нейросетей, советы, как выбрать налоговый режим и получать пассивный доход
Требования к оформлению ИД
Состав ИД на конкретный объект определяет и утверждает заказчик до начала строительных работ. Список документов прикрепляют к договору: требовать бумаги вне этого перечня запрещено. Затем подрядчик готовит и ведет ИД в процессе строительства.
Заказчик вправе выбрать способ, как оформить и вести документацию: на бумаге или в электронном виде.
На бумаге. Рекомендуемые формы документов есть в приложениях к приказу Минстроя № 344/пр. Количество бумажных экземпляров должно соответствовать числу тех, кто их подписывает, — об этом расскажем дальше.
Электронные документы. Это набор XML‑схем, которые можно найти на сайте Минстроя России. Если XML‑схемы нет, можно использовать форматы DOC, DOCX, ODT или PDF. Электронная форма требует соблюдения требований к ИТ‑системам, например резервного копирования данных, протоколирования действий, сохранности метаданных, возможности восстановления.
Электронные документы подписывают усиленной квалифицированной или неквалифицированной электронной подписью. Как получить электронную подпись в налоговой.
Если ИД содержит сведения, составляющие государственную тайну, нужно соблюдать закон № 5485‑1 «О государственной тайне».
Сейчас программное обеспечение для ведения исполнительной документации в электронном виде недостаточно распространено, особенно среди государственных заказчиков.
Договор подряда: образец
Договор заключают на разовые работы, если в результате них получится что‑то материальное. Например, на постройку здания для бизнеса или ремонт. Установленного образца договора нет, документ разрабатывают самостоятельно.
Порядок ведения
Исполнительную документацию ведут с первых дней выполнения работ — делает это подрядчик. Промежуточные акты приемки работ составляют и подписывают до начала следующего этапа.
ИД принимают и подписывают представители организаций, которые участвовали в строительстве. Например, это представители:
- застройщика или технического заказчика по вопросам строительного контроля;
- генподрядчика;
- субподрядчика;
- проектной компании — для проверки соответствия работ проекту;
- эксплуатационной организации инженерных сетей для актов по сетям.
Если ИД ведут на бумаге, количество экземпляров документов должно соответствовать количеству лиц, которые их подписывают. То же касается и исполнительных схем — их прикладывают к актам.
«Лучшее решение — прописать в договоре подряда, в каком виде, количестве и в какие сроки должна передаваться исполнительная документация. Часто даже в крупных компаниях этот момент упускают, так как текст договора составляют юристы, которые не специализируются непосредственно на строительных процессах. Поэтому рекомендую обязательно привлекать к согласованию договоров технического специалиста».
Сергей Юминов
Руководитель направления капитального строительства и технического аудита Commonwealth Partnership«Часто исполнительная документация — это не только эффективный инструмент для взаимодействия участников строительного процесса, но и средство манипуляции. Не подписал документы — не получил оплату. А подписание почти всегда превращается в квест. Вот основные проблемы:
- проектная документация чаще всего „сырая“ и строительство ведут со значительными отклонениями от нее;
- документы на материалы теряют либо не собирают;
- протоколы испытаний или другие технические заключения делают не вовремя или не делают вовсе;
- журналы работ не заполняют или заполняют с нарушениями.
Ответственные лица меняются достаточно часто. Каждый акт подписывают пять‑шесть человек. Если даже один принимающий представитель поменялся, другой может потребовать переделать документы.
Сроки приемки ИД не регламентированы — заказчик может рассматривать документы сколько угодно и может просить изменить их неограниченное количество раз. К тому же часто меняются нормативные документы.
Проблем достаточно много, но с появлением СП 543 в 2024 году впервые за долгое время мы ощутили положительную динамику. Формы документов исключают из многочисленных сводов правил и приводят их к единому документу — со временем это снимет ряд вопросов. Также вводят рейтинг строительных компаний. Думаю, что в дальнейшем все это поможет свести человеческий фактор в подготовке ИД к минимуму».
Марина Горюцкая
Руководитель компании «Эксцепта» — аутсорсинг производственно‑технического отдела в строительствеКак и сколько хранить исполнительную документацию
На стадии строительства исполнительная документация находится у подрядчика. После введения объекта в эксплуатацию ИД передают застройщику на постоянное хранение. Застройщик обязан хранить документы в течение всего срока эксплуатации объекта и не менее 10 лет после завершения строительства.
Если объект подлежит государственному строительному надзору, подрядчик обязан передать ИД застройщику или техническому заказчику в течение пяти рабочих дней после получения заключения о соответствии, ЗОС. Срок может быть другим, если его прописали в договоре.
Если ИД ведут на бумаге, в договоре можно прописать поэтапную передачу документов по мере подписания актов и завершения работ.
За любое нарушение условий хранения или утрату документов можно получить штраф: для должностных лиц и ИП — от 20 000 до 30 000 ₽; для малых предприятий — от 50 000 до 150 000 ₽; для остальных компаний — от 100 000 до 300 000 ₽.
Чек‑лист «Как правильно хранить документы»
В гайде рассказываем, как правильно хранить бумажные и электронные документы и что делать, когда срок хранения истек.
«Главное в подготовке исполнительной документации — своевременность. Для этого внутри каждой компании должны учитываться четыре фактора.
Во‑первых, инженер ПТО на площадку должен зайти раньше, чем даже производитель работ.
Во‑вторых, на первоначальном этапе обязательно нужно проводить входной контроль проектной документации, описать выявленные нарушения или недостатки и обсудить с заказчиком, что с этим делать.
В‑третьих, в договоре подряда нужно указывать максимальные сроки приемки исполнительной документации.
В‑четвертых, процессы в компаниях должны быть систематизированы.
Каждый сотрудник строительной компании должен четко выполнять свои функции. Например, геодезист вовремя делает съемку, руководитель стройки заполняет журналы и вызывает необходимые лаборатории, отдел снабжения вовремя запрашивает нужные документы качества от поставщиков и передает их в ПТО, а руководитель компании регулярно отслеживает работу каждого сотрудника.
Когда стройка только начинается, советую сразу сформировать профессиональный штат ПТО. Для этого можно пригласить специалистов на аутсорсе или обойтись своими силами. Главное, чтобы этим занимался человек, который понимает суть работы отдела, желательно, чтобы он в нем работал».
Марина Горюцкая
Руководитель компании «Эксцепта» — аутсорсинг производственно‑технического отдела в строительствеГлавное
- Исполнительная документация, ИД, — это пакет документов, которые оформляют в ходе строительства и в которых фиксируют каждый этап работ. Она юридически доказывает, что построенный объект соответствует нормам качества, безопасности и техническим требованиям.
- ИД включает текстовые документы, чертежи и схемы. Их ведут на бумаге или в электронном виде — по выбору заказчика.
- Состав ИД на конкретный объект определяет и утверждает заказчик до начала строительных работ. Затем подрядчик — строительная компания — готовит и ведет ИД в процессе строительства.
- Документы нужно хранить в течение всего срока эксплуатации здания.
Как вы считаете, какие проблемы чаще всего возникают при строительстве коммерческих объектов?