«Хотите идти в ФНС — идите, но не один»: проблемы с налогами и как их избежать. Часть 2

Марат Самитов много лет трудился в найме, в том числе занимал должности главного бухгалтера и финансового директора. С 2009 года параллельно с основной работой он начал развивать собственное дело, а с 2017 стал заниматься только своим проектом — Самитов Консалтинг.

Марат активно делится полезной информацией в области бухгалтерии и налогообложения: пишет книги — их вышло уже девять, ведет канал на Ютубе и в Телеграме. Он знает все о проблемах с бухгалтерией и налоговым учетом, их причинах, последствиях и рассказал об этом редакции Т‑Бизнес секретов.

Это вторая колонка цикла о возможных проблемах с налоговой. В первой части Марат поделился тем, чего не стоит делать при попытке оптимизировать налоги. В новой колонке он рассказывает о том, как выбрать бухгалтера, который повысит налоговую безопасность бизнеса, что делать, если инспектор ФНС вызвал на беседу, а также о том, где учиться предпринимателям, которые хотят разбираться в сфере.

Коротко о бизнесе Марата Самитова

Хороший бухгалтер предупредит о возможных рисках

Конечно, если к вам приходит частный специалист, которому вы платите 5 000 ₽ в месяц, то это скорее исполнитель, который выполняет минимум работы, чтобы побыстрее сдать отчеты и забыть о вас до следующего раза. Но штатный сотрудник, которого вы цените и которому платите зарплату не меньше рыночной, а также бухгалтеры в аутсорсинговых компаниях должны не только сдавать отчеты, но еще и управлять налоговой и финансовой безопасностью.

Найти грамотного бухгалтера несложно. Если у вас небольшая компания, можно передать бухгалтерию на аутсорсинг. Для этого открыть поисковик, написать «бухгалтерские услуги», перейти по ссылкам, проверить отзывы, сроки работ, обзвонить понравившиеся компании, запросить коммерческие предложения и решить, с кем сотрудничать.

Хочу отметить, что обращаться в аутсорсинговые компании имеет смысл. В том числе и потому, что они работают в открытую и дорожат репутацией. Также потому, что у таких компаний застрахована ответственность. Даже если они что‑то сделают не так, вам не придется выбивать из них деньги, чтобы компенсировать ущерб.

Как‑то наш бухгалтер забыла подать заявление на патентную систему налогообложения для клиента. Чтобы скрыть это, в декларации она поставила данные старого патента, который перестал действовать.

Естественно, ФНС все это увидела и доначислила 120 000 ₽ налога. Клиент сразу заплатил, а мы помогли составить в отношении самих себя претензию, приложили решение налоговой, платежки, подтверждающие оплату, и отправили все в страховую. Через две недели клиент получил выплату. Конечно, бухгалтера мы уволили.

Если вы не хотите работать с аутсорсинговыми компаниями, нужно нанимать бухгалтера в штат либо сотрудничать с частником. Но любой бухгалтер‑частник — это темная лошадка, потому что в информационном пространстве его часто нет, отзывов о нем мало или они вовсе отсутствуют. Также не получится застраховать его профессиональную ответственность — это можно сделать только для ИП или юрлиц.

Еще непонятно, как контролировать бухгалтера, особенно мелким предпринимателям, у которых мало знаний и опыта, — такой специалист может стать миной замедленного действия. Именно поэтому малому бизнесу я советую передавать бухгалтерию на аутсорс.

Если вы собственник или директор крупного бизнеса, тогда имеет смысл взять бухгалтера в штат. В такой ситуации вы только оцениваете успешных кандидатов, которых отобрал HR. При этом, если вы не уверены в специалисте, можно обратиться в ту же аутсорсинговую компанию, чтобы его протестировали. Мы тоже оказываем такую услугу — она стоит около 40 000 ₽, как обычная консультация. Мы гоняем человека по налоговому кодексу, узнаем реальные навыки, в том числе проверяем, как он работает в программах.

Бывает, предприниматель начинает сомневаться в бухгалтере, который уже на него работает. Например, когда задает вопросы, которые напрямую касаются компетенций специалиста, и не получает четкого ответа. Или если бухгалтер не может представить отчет, к примеру о том, сколько осталось товара на складе по 41‑му счету.

Точно стоит засомневаться в бухгалтере, когда из налоговой приходят какие‑то требования, на которые тот не отвечает, когда начисляют пени и штрафы и тем более арестовывают расчетный счет компании. В подобных ситуациях можно обратиться за консультацией или попросить провести аудит бухгалтерии.

Нужно следовать принципу должной осмотрительности

Я советую следовать принципу, который вышел из судебной практики, — принципу должной осмотрительности. Например, перед началом работы с контрагентом проверять сайт, знакомиться с кейсами, узнавать, есть ли лицензия, если она нужна для его вида деятельности, например строительства. Еще — проверять, есть ли штатные сотрудники для выполнения работ, складские остатки товара, который вы собираетесь приобретать, станки, с помощью которых предприятие будет выпускать заказанную продукцию.

Желательно даже знакомиться с директором, конечно, если это какая‑то небольшая компания и это в принципе возможно. Если дело дойдет до проверки, налоговый инспектор может спросить, знаете ли вы того, кто подписывал договор.

Конечно, при проверке контрагента нужно исходить из целесообразности. Например, если заключаете договор на оказание услуг мобильной связи с МТС, в этом нет смысла. Во‑первых, ясно, что это не какая‑то обнальная контора, во‑вторых, в месяц вы будете тратить не больше 10 000 ₽ — особых рисков нет. Но если это неизвестная компания и относительно большая сумма контракта, проверять ее уже нужно.

Для поддержания уровня налоговой безопасности и решения гипотетических проблем, в том числе и в суде, компании нужны минимум три документа:

1. Учетная политика, где указано, как ведется бухучет, как рассчитываются налоги. Кстати, у малого бизнеса ее часто нет.
2. График документооборота, где написано, кто и в какие сроки представляет первичную документацию в бухгалтерию, кто ответственен за процесс.
3. Регламент проверки поставщиков, где указано, в каких случаях нужно проверять контрагентов и как именно.

Учетную политику и график документооборота обычно составляет бухгалтер, а утверждает директор. Регламентом проверки поставщиков чаще занимаются юристы, в том числе совместно со службой безопасности, если это крупная компания.

Есть вещи, которые нужно мониторить постоянно. Например, если работаете с самозанятыми, прежде чем платить им, нужно проверять их статус. В том числе и потому, что сняться с учета очень легко — человек вчера мог быть самозанятым, а сегодня уже не плательщик НПД. Если вы перечислите ему деньги, это будет платеж физлицу и придется дополнительно уплачивать страховые взносы в размере 30%.

Нужно постоянно проверять поставщиков, с которыми вы работаете. Например, с помощью аналитического сервиса «Контур.Фокус». Он пришлет информацию, что ваш поставщик начал банкротиться, что его адрес стал недостоверным, — если не знать этого и провести платеж, налоговая может сказать, что вы сотрудничали с технической компанией. Это чревато в том числе разрывами по НДС — налоговая не примет вашу декларацию с вычетом по нему и доначислит налог к уплате.

Сервис поможет снизить риск неисполнения обязательств — он сообщит, что на контрагента подали в суд из‑за невыплаченных долгов. Мы сами в Самитов Консалтинг пользуемся Контур.Фокусом — он подсвечивает всех поставщиков и клиентов, у которых есть какие‑то проблемы.

Избежать проблем по ФЗ‑115 поможет сервис «Контур.Призма». К примеру, перед проведением платежа по сделке можно проверить в нем поставщика и узнать, в какой он зоне риска — красной, желтой или зеленой, и с учетом этого принимать решение о сотрудничестве.

Еще я советую мониторить налоговую нагрузку поставщиков и сравнивать ее со средними данными по региону и виду деятельности. Для этого нужно использовать статистические данные, которые ФНС публикует каждый квартал. Если налоговая нагрузка контрагента слишком низкая, компания может быть признана технической.

После посещения ФНС можно остаться без штанов

Нередко проблемы в бухгалтерском и налоговом учете приводят к проверкам, в том числе вызову руководителя на беседу или допрос в налоговую инспекцию. Чаще всего это происходит, когда есть ошибки в первичной документации, вопросы по сотрудничеству с самозанятыми, подозрения на подделку актов или накладных, а также когда выявлены факты открытия расчетного счета позже даты заключения договора.

Хочу отметить, что предпринимателю лучше не взаимодействовать с ФНС самостоятельно. Стоит делегировать это налоговому юристу или бухгалтеру. Но большинство предпринимателей совершают ошибку — идут в ФНС одни.

Заплатите деньги налоговому юристу, возьмите его с собой! Такой специалист точно знает права и обязанности налогового органа и налогоплательщика. Он будет иногда тормозить вас: предприниматели часто говорят лишнее на допросах. Он будет тормозить и налогового инспектора, если тот начнет угрожать уголовным делом и превышать должностные полномочия. Поэтому хотите идти в ФНС — идите, но не один.

Важно подготовиться к допросу как минимум по тому вопросу, по которому вызвали. Например, если нужно дать разъяснения по самозанятым, стоит собрать все акты выполненных работ, договоры, проанализировать их — может быть, там есть ошибки. Еще важно продумать, как объяснить, почему вы сотрудничали именно с самозанятыми, а не наняли штатных сотрудников.

При общении с инспектором нужно занимать нейтральную позицию. Если вы будете нарушать нормы этики, ругаться, ничего хорошего не выйдет. А если со всем соглашаться, можно остаться без штанов — отстоять свои интересы не получится, и придется уплачивать доначисленные налоги, штрафы и пени. Если не уверены в себе, боитесь сорваться или сдаться под напором инспектора, возьмите с собой налогового юриста.

Предпринимателям советую прокачивать налоговую грамотность

Собственникам компаний стоит оставлять за собой окончательное решение по найму главбуха или заключению договора на обслуживание с аутсорсинговой компанией. Основатели любят делегировать этот процесс сотрудникам и часто не осознают, как это потом отразится на их бизнесе.

Некоторые вопросы стоит держать на контроле, даже если у вас хорошие главбух и финдиректор. Например, когда внедряете налоговую схему, проводите реструктуризацию, рекомендую обязательно участвовать и в консультациях, и в итоговом решении. Если схема окажется кривой, это обойдется очень дорого.

Повышая свою налоговую грамотность, вы постепенно придете к пониманию того, как правильно вести учет, что обязательно нужно делать. Еще осознаете, сколько будут стоить упущения, например, если не будете контролировать сбор первичной документации. После ниточка потянется дальше — от вас к вашей команде, и культура налоговой безопасности компании станет более зрелой.

Почитайте теорию управления Александра Высоцкого — вы поймете, что такое оргструктура компании, какие в ней должны быть отделы, начнете их строить. Также — прописывать регламенты, которые в том числе помогают поддерживать высокий уровень налоговой безопасности. Кстати, многие думают, что регламенты должен писать директор, но их прекрасно составляют и сами сотрудники. Конечно, для этого они должны хорошо разбираться в процессах.

Повышение квалификации, в том числе в бухгалтерии и налогах, приведет к тому, что главбух будет с удовольствием работать с вами. Кстати, у главбухов часто возникают трения с собственниками и директорами, потому что они как специалисты понимают, что правильно, а что нет, а руководители не понимают. Иногда приходится тратить вагон энергии не на работу с бухгалтерией, а на то, чтобы переключатель в голове у того же директора наконец щелкнул.

Фотограф: Альбина Королева