Отправляем сотрудника в командировку. Часть 2: как сэкономить на поездке

Иван Бойцов пришел в Авиасейлс в 2019 году, чтобы с нуля построить В2В‑направление. Его запускали в нелегкое время — весной 2020 года, когда спрос на поездки значительно упал. Но уже в 2023 году Авиасейлс для бизнеса вошел в топ‑10 поставщиков услуг на рынке бизнес‑тревела по отчету РБК. Сейчас через сервис компании приобретают билеты, бронируют отели, оформляют страховки, визы, организовывают конференции и корпоративы.

Это вторая колонка цикла о рабочих поездках. В первой части Иван поделился особенностями организации командировок, а также ошибками в кадровом и бухгалтерском учете. В новой колонке он рассказывает о том, из‑за чего компании обычно несут лишние расходы, как сэкономить на поездке сотрудника и при чем тут тревел‑политика.

Коротко о работе Ивана Бойцова

Есть три способа организовать командировку

Расходы компаний на командировки растут. Если говорить о затратах на транспорт, сильнее всего подорожал железнодорожный. Только за последний год стоимость ж/д билетов выросла примерно на 30%. В том числе и потому, что люди чаще выбирают поезд как более предсказуемый способ передвижения — аэропорты часто закрывают, рейсы переносят. Автобусы не так популярны — на них приходится около 5% расходов наших клиентов. Билеты на них покупают тогда, когда путь занимает до шести часов или если до конечной точки не едет другой транспорт.

Стоимость размещения в российских гостиницах за последние годы практически не изменилась. Но это средние данные, в каждом конкретном случае все зависит от даты поездки. Если нужно лететь в командировку в Сочи в разгар туристического сезона, бронь номера выйдет гораздо дороже, чем, например, в феврале.

Подорожали номера в зарубежных отелях. Компании‑посредники, через которые их можно забронировать, несут дополнительные расходы из‑за сложного перевода оплаты — это сказывается на итоговой цене.

РБК проводил исследование общих расходов компаний на бизнес‑тревел. По его результатам, в 2019 году средний чек на одну транзакцию был 12 000 ₽. В 2023 году — 14 000 ₽. Думаю, сейчас он составляет около 19 000 ₽. Но подчеркну, что это данные по всем расходам, в том числе и на проживание, и на проезд.

Есть три способа организовать командировку.

Первый: доверить процесс сотрудникам. Они приобретают билеты, бронируют номера, приносят чеки, после расходы проводят по бухгалтерии. Преимущество в том, что так можно сэкономить: работник как физлицо может воспользоваться скидкой, которые не предоставляют для В2В‑сегмента. Недостаток способа в том, что расходы сотрудника не контролируются. Не факт, что он купит самый дешевый билет — скорее выберет самый комфортный для себя, который может оказаться и самым дорогим.

Еще один минус — риск не учесть расходы. Чтобы предложить клиенту более выгодный перелет, некоторые агентства проводят транзакцию через другие страны. Причем сам сайт с билетами может быть российским, а продавец — юридическим лицом из Казахстана или другой страны. Покупателю либо не выдают кассовый чек, либо выдают, но не от российской компании и с суммой в иностранной валюте. Провести такие расходы по бухгалтерии сложно, а в некоторых случаях невозможно.

Также у сотрудника должны быть личные деньги для покупки билетов и брони отелей. Иногда перелет и проживание обходятся очень дорого — не каждый может заплатить сам, чтобы затем получить деньги обратно после сдачи авансового отчета. Из‑за всех недостатков такой способ в основном используют компании, где редко отправляют в командировки или где чаще ездит руководитель.

Второй способ: обращение в бизнес‑тревел‑агентство. Преимущество такого способа в том, что клиенты гарантированно получают все необходимые для учета документы. Но приходится доплачивать за каждый билет около 1 000—1 500 ₽. Цены на отели при бронировании номеров через агентства тоже выше рынка.

К тому же в агентство чаще всего нужно идти, как минимум чтобы подписать договор. Также, даже если у него есть свой онлайн‑сервис, чаще всего он с ограниченным функционалом. Поэтому приходится тратить время, чтобы решить часть вопросов через чаты, почту или по телефону.

Третий вариант: онлайн‑сервисы. У них разные наценки, но в среднем сотрудничество обходится на 2—3% дешевле, чем при обращении в агентство, в том числе и за счет дополнительных возможностей. Например, у нас работает метапоиск авиабилетов: система выдает для В2В‑клиентов предложения от четырех поставщиков, среди которых можно выбрать самый выгодный вариант. Предложения по отелям сервисы чаще всего показывают по той же стоимости, что и для физических лиц. Это означает, что забронировать номер можно дешевле, чем через агентство.

Еще сервисы экономят время: практически все можно сделать онлайн. Но нужно учитывать функционал конкретного сервиса и перечень услуг, который может отличаться. К тому же можно дать доступ сотрудникам — они будут самостоятельно оформлять билеты, а оплачивать их будет компания.

Подытожу: самый дешевый способ организовать командировку — организовать ее как физлицо, но у него куча недостатков. Самый дорогой — через тревел‑агентства. Золотая середина — онлайн‑сервисы.

Берите билеты сразу, как только узнали о командировке

Чем раньше вы купите авиабилет, тем он будет дешевле. В 98% случаев со временем они только дорожают. Это связано с динамическим ценообразованием: авиакомпаниям нужно заполнить рейс с максимальной выгодой для себя. В их системе есть разные тарифы, и продажи открываются с самого дешевого. Например, 10 билетов продают за 3 000 ₽, еще 10 — за 4 000 ₽, остальные 10 — за 5 000 ₽. Иногда в последний день перед вылетом они дешевеют, но такое случается редко.

Дам еще один совет, который помогает сэкономить. Проверяйте соседние даты вылета, если можно продлить командировку на день. Например, рейс в воскресенье вечером из Санкт‑Петербурга в Москву стоит гораздо дороже утреннего в понедельник. Можно продлить отель на одну ночь и улететь позже, но в итоге сэкономить.

Отели также чаще всего дорожают по мере заполнения. Поэтому номера тоже советую снимать как можно раньше, но с бесплатной отменой. Потом можно периодически проверять стоимость — если она снизится, просто перебронировать.

Чтобы сэкономить, можно заключить договор с отелем или авиакомпанией либо воспользоваться программой лояльности. У авиакомпаний есть два вида программ лояльности. По первой пассажир или B2В‑клиент могут накапливать мили, баллы и бонусы. На что именно можно их тратить, зависит от авиакомпании. Это может быть бесплатный заказ питания, доступ в бизнес‑зал, повышение класса обслуживания.

По второй программе лояльности предоставляются скидки на билеты — при определенном объеме покупок. Например, с Аэрофлотом можно летать дешевле в случае, если компания приобрела за последний год услуг на сумму от 5 млн рублей. Причем скидки предоставляются независимо от того, как покупаются билеты — на сайте авиакомпании, в агентстве или через онлайн‑сервисы. В Авиасейлс для бизнеса сотрудники сразу видят стоимость перелета с учетом скидок для их компании.

В среднем размер скидок составляет от 3 до 7%, и их предоставляют большинство российских авиакомпаний и некоторые зарубежные. Также можно подписать договор с перевозчиком — пообещать определенный объем оборота и за это покупать билеты по сниженной стоимости.

У РЖД нет корпоративной программы лояльности. Есть только для физлиц — тех, на чье имя покупают билет. В нашем сервисе можно указать в настройках номер карты лояльности, и каждому сотруднику будут добавляться баллы. При этом работник не обязан использовать их в пользу компании. Даже наоборот: за счет накопленного в рабочих поездках он сможет сэкономить на личных.

Со многими отелями также можно договориться о скидках. Но все зависит от политики гостиницы, количества сотрудников, которых нужно поселить, и того, разовая ли это поездка. Например, можно пообещать минимум 30 бронирований в месяц и за это получить скидку 30—40%.

Бывает, отель не дает скидки, даже если вы привезли много сотрудников, например 100 человек. Гостиница может даже повысить стоимость номеров, если понимает, что их все равно забронируют. Скажем, когда в городе проходит масштабная конференция.

Ошибки чаще всего замечают уже в аэропорту

Компании теряют деньги из‑за ошибок в билетах. Часто путают даты, например 13‑е и 31‑е число, месяцы — июнь и июль, неверно вводят данные паспорта. Когда оформляют билеты на загранпаспорт, неправильно пишут имя или фамилию. Чтобы исключить такие ситуации, мы настроили сервис так, что достаточно загрузить фотографию паспорта — система автоматически распознает данные и их не придется вводить вручную.

Часто путают города, например покупают билет в Саратов вместо Самары, даже страны — вместо Австрии в Австралию. Раньше причиной самых частых возвратов в нашем сервисе была покупка двух билетов на одну дату. Сотруднику уже приобрели билет две недели назад, он об этом забыл и просит его купить. Никто ничего не проверяет — просто берут новый на ту же дату. Сейчас у нас есть проверка дублей — мы автоматически сообщаем о такой ошибке.

Что именно делать, зависит от ошибки. При оформлении билетов не на ту дату можно поменять ее за небольшую доплату. Если ошиблись в одной‑двух буквах имени или фамилии, это тоже исправляют за небольшой сбор, примерно 100—300 ₽. Но иногда билет покупают не на того сотрудника. В этом случае нужно оформлять возврат.

Чтобы сэкономить, компании выбирают самые дешевые билеты, которые чаще всего невозвратные. Клиенты нашего сервиса возвращают около 10% билетов по разным причинам — не только из‑за ошибок. При этом 60% из них куплено по невозвратному тарифу — компании теряют их полную стоимость. Скажу больше: 6% всех билетов просто сгорают — их даже не пытаются вернуть.

В среднем возвратные билеты на 30% дороже невозвратных, но по ним можно вернуть большую часть денег за вычетом небольших сборов и штрафов. А если брать их задолго до вылета, разница в стоимости может быть около 10%.

Проблема и в том, что ошибки в билетах чаще всего замечают в день поездки. На город еще как‑то обращают внимание, а дату особо не проверяют — приезжают в аэропорт не в тот день или даже месяц, например в июне с билетами на май или июль. В таком случае компания теряет деньги и на возврате, и на покупке нового билета — как я говорил, чем ближе дата вылета, тем они дороже.

Чтобы предотвратить ошибки клиентов, мы ввели и специфические проверки. Например, предупреждаем, если сотруднику купили билеты туда и обратно на один день и получается, что он будет в командировке меньше суток. Так может происходить, если компания перепутала дату обратного вылета.

Еще после покупки билета у нас можно сразу перейти к бронированию отеля. В окне заказа номера будет автоматически стоять дата приезда сотрудника. Это тоже помогает заметить ошибку и быстро исправить ее.

Тревел‑политика сокращает расходы на командировку на 15%

Тревел‑политика — это набор правил проведения командировок. Она может включать ограничения по стоимости билетов и по комфортности гостиниц. Например, в тревел‑политике может быть написано, что сотрудникам можно летать только экономклассом и жить в отелях не выше трех звезд. Тревел‑политику создают для контроля трат сотрудников на поездки и в них.

Мы проводили исследование, по результатам которого оказалось, что каждый третий сотрудник пытается улучшить условия поездки и проживания за счет работодателя. В том числе покупает билеты более высокого класса, бронирует отель получше, приобретает дополнительные услуги. Также мы выяснили, что тревел‑политика сокращает расходы на командировку на 15%.

Документ, в котором изложена тревел‑политика, чаще всего называют положением о командировках. Если его нет, придется компенсировать расходы сотруднику, даже если он купил самые дорогие билеты и жил в пятизвездочном отеле. Отказаться возвращать деньги нельзя, потому что для этого нет оснований. А если компания попытается, сотрудник может написать жалобу, в итоге расходы все равно придется компенсировать.

Когда компания создает тревел‑политику, она как бы договаривается с сотрудниками о том, какие расходы будет покрывать. Конечно, не стоит забывать о комфорте людей. Нельзя заставлять всех летать самыми дешевыми рейсами и жить в гостиницах с самой низкой звездностью.

Сотрудник не обязательно должен расписываться под текстом положения о командировках, но существование такого документа должно быть указано в трудовом договоре. При этом само положение должно быть проведено отдельным приказом. Еще желательно объяснить сотрудникам, в чем заключается тревел‑политика, чтобы они не просто знали, что она есть, а понимали, на что могут рассчитывать.

В Авиасейлс для бизнеса можно установить настройки с учетом тревел‑политики компании. Например, указать, что сотрудникам можно покупать билеты не дороже 15 000 ₽, жить в номерах стоимостью не выше 3 000 ₽ за сутки и в отелях не выше трех звезд. Можно указать отдельные ограничения для разных регионов.

У нас есть уникальная настройка: сотрудник может покупать билеты не дороже фиксированной суммы или процента от стоимости самого дешевого билета в конкретном направлении. В таком случае не нужно задавать отдельные критерии для каждого города или региона. Конечно, отдельные условия можно настроить для каждого вида транспорта.

Можно сделать так, что сотрудник, который сам покупает билеты, просто не увидит варианты, которые не отвечают тревел‑политике. Или они будут отображаться, но подсвечиваться — при выборе такого билета нужно будет согласовать покупку с руководством. Также можно установить разные настройки для разных департаментов, должностей или отдельных сотрудников.

Фотограф: Валерия Шустер