Зачем нужно обособленное подразделение и как поставить его на учет
Когда бизнес выходит на новый рынок, открывает филиал в другом регионе или строит удаленный склад, ему может понадобиться обособленное подразделение. Эта часть компании позволит работать ближе к клиентам, оптимизировать логистику и упростить управление региональными процессами.
В статье рассказали, что такое обособленное подразделение, какие виды подразделений бывают и как их поставить на налоговый учет.
Что такое обособленное подразделение
Обособленное подразделение — офис, склад, переговорная комната или другой объект компании, который работает по адресу, отличному от адреса в ЕГРЮЛ. В таком помещении должно быть минимум одно рабочее место. Например, компания из Москвы открывает офис в Казани, чтобы выйти на рынок Татарстана.
По закону компания может открыть сколько угодно обособленных подразделений. А вот у ИП обособленных подразделений не бывает — они стоят на учете только в налоговой по месту жительства или месту ведения деятельности на патенте. Например, казанский офис столичного ИП не обособленное подразделение.
Виды обособленных подразделений
Есть два определения обособленных подразделений: в гражданском кодексе и в налоговом.
В гражданском законодательстве к обособленным подразделениям относят только филиал и представительство. Они не считаются юридическими лицами.
Сведения о филиалах и представительствах нужно вносить в ЕГРЮЛ.
В налоговом законодательстве обособленное подразделение — часть компании, которая одновременно соответствует двум признакам:
- Находится по адресу, отличному от адреса в ЕГРЮЛ.
- Есть минимум одно стационарное рабочее место, созданное на один месяц или больше.
Если одно из условий не соблюдено, часть компании не обособленное подразделение. Например, если арендовать офис в другом городе только на две недели.
Сведения об обособленных подразделениях без статуса филиала или представительства не вносят в ЕГРЮЛ.
Как открыть обособленное подразделение
Пошаговый план действий по открытию обособленного подразделения такой:
Шаг 1. Определить цели и формат. Решите, зачем нужно подразделение. Например, для продаж, производства, логистики или представительства в регионе. Уточните, будет ли оно с правом вести деятельность или только представлять интересы компании.
Шаг 2. Выбрать адрес. Подразделение должно иметь фактический адрес на территории страны. Это может быть арендуемое помещение или собственная недвижимость бизнеса.
Шаг 3. Назначить руководителя. Выберите ответственное лицо, которое будет управлять подразделением. Это может быть сотрудник или представитель по доверенности.
Шаг 4. Внести данные в ЕГРЮЛ и поставить на учет. Сделать это нужно в течение месяца с момента создания. Подробнее об этом рассказали ниже.
Шаг 5. Организовать бухгалтерию и отчетность. Решите, будет ли подразделение вести учет отдельно или централизованно через главный офис. Это важно для расчета налогов.
Шаг 6. При необходимости зарегистрировать сотрудников. Если нанимаете работников, оформите их по трудовому законодательству.
Шаг 7. Открыть расчетный счет. Если подразделение будет вести финансовые операции отдельно, может потребоваться свой расчетный счет.
После этого подразделение сможет полноценно работать.
Как поставить его на учет
Чтобы зарегистрировать филиал или представительство, нужно подать в налоговую заявление о внесении изменений в ЕГРЮЛ по форме Р13014. Ставить такое подразделение на налоговый учет отдельно не придется: инспекция сделает это сама по сведениям из ЕГРЮЛ.
А вот обособленное подразделение без статуса филиала или представительства нужно поставить на налоговый учет по месту его нахождения.
Если у компании несколько обособленных подразделений в городе федерального значения, а за его пределами — в одном муниципальном образовании, она может встать на учет по месту нахождения одного из них на выбор.
Как организовать учет и платить налоги
Чтобы поставить подразделение на учет, нужно сообщить о его создании в налоговую инспекцию по месту своего нахождения. Сделать это нужно в течение месяца со дня начала работы подразделения.
Налоговая присвоит подразделению КПП, а ИНН у него будет тот же, что и у головной компании.
Если подать сообщение о постановке на учет обособленного подразделения позже срока, компании грозит штраф 200 ₽, должностным лицам — от 300 до 500 ₽.
Обособленные подразделения, которые открыли счет в банке и начисляют выплаты сотрудникам, нужно зарегистрировать в Социальном фонде России.
Для этого нужно подать сообщение в налоговую в течение 30 дней с момента создания подразделения. А налоговая передаст информацию в СФР. Если поначалу подразделение работало без расчетного счета и выплаты не начисляло, а после его наделили соответствующими полномочиями, 30 дней отсчитывают от этого момента.
Сообщение компании заполняют и отправляют в налоговую в течение месяца после открытия обособленного подразделения без статуса филиала или представительства.
Как закрыть обособленное подразделение
Закрывают подразделение обычно так:
Шаг 1. Прекратите деятельность подразделения. Завершите все операции, расторгните договоры аренды, увольте сотрудников, завершите расчеты с контрагентами.
Шаг 2. Подготовьте решение о закрытии. Оформите приказ или решение руководителя организации о ликвидации обособленного подразделения.
Шаг 3. Сообщите в налоговую. Подайте уведомление по месту регистрации головной организации.
Шаг 4. Сдайте отчетность. Убедитесь, что сданы все отчеты и уплачены налоги, которые связаны с деятельностью подразделения.
Шаг 5. Закройте расчетный счет. Если счет есть, закройте его в банке.
После этого подразделение считают закрытым.
Что важно запомнить
- В гражданском законодательстве к обособленным подразделениям относят и филиалы, и представительства. В налоговом — часть компании, которая соответствует сразу двум признакам: находится по адресу, отличному от адреса в ЕГРЮЛ, хотя бы с одним стационарным рабочим местом, созданным на срок один месяц или больше.
- Для того чтобы налоговая поставила обособленное подразделение без статуса филиала или представительства на учет, нужно в течение месяца со дня его создания подать сообщение по специальной форме. Филиал или представительство налоговая поставит на учет по заявлению о внесении изменений в ЕГРЮЛ.
- Если обособленное подразделение открыло счет в банке и начисляет выплаты сотрудникам, его нужно через налоговую зарегистрировать в СФР.
