Зачем нужна инвентаризационная опись и как ее заполнять
По закону компании обязаны проводить инвентаризацию раз в год для годовой отчетности и чаще — по необходимости. ИП проводят инвентаризацию по желанию. Инвентаризация помогает сопоставить данные бухгалтерского учета с реальным положением дел.
Во время инвентаризации проверяют активы компании и ее финансовые обязательства, например, имущество, наличные в кассе, нематериальные активы, ценные бумаги, кредиты, займы, резервы, дебиторскую и кредиторскую задолженность.
До начала инвентаризации бухгалтер распечатывает инвентаризационные описи, в которых указано количество и (или) величина активов, обязательств и кредиторской задолженности компании, по данным учета. В ходе проверки комиссия или материально ответственное лицо сличает количество и (или) величину с фактическими данными и заполняет описи.
Что такое инвентаризационная опись
Инвентаризационная опись — это документ, в котором фиксируют результаты инвентаризации. Опись помогает сравнить реальное наличие активов и обязательств с данными бухгалтерии.
На складе компании «Орион» руководитель планирует провести инвентаризацию. Он просит бухгалтера распечатать инвентаризационную опись с количеством товара на складе, по данным учета. Кладовщик получает от бухгалтера опись, пересчитывает товар и вписывает количество у него на складе. Бухгалтер получает опись и сравнивает числа. Если есть отличия, оформляет другой документ — ведомость расхождений по результатам инвентаризации.
Простыми словами, инвентаризационная опись — это список одного вида активов или обязательств компании по итогам проверки. Для каждого вида актива или обязательства — своя опись.
Компания может использовать как самостоятельно разработанные формы инвентаризационных описей, так и формы из постановления Госкомстата от 18.08.1998 № 88.
Инвентаризационную опись товарно‑материальных ценностей составляют, чтобы отразить итоги инвентаризации: сопоставить данные бухгалтерского учета с реальностью и указать на несоответствия. Для организаций проведение инвентаризации и составление документа обязательно. ИП могут делать это по желанию.
Как правильно заполнять инвентаризационные описи
Правила заполнения инвентаризационных описей прописаны в методических указаниях по инвентаризации. У каждого вида описи свои особенности, дальше рассмотрим общие моменты.
Описи составляют в двух экземплярах: по одному для бухгалтерии и для инвентаризационной комиссии.
Заполнять опись можно на компьютере или на бумаге без помарок или подчисток. Ошибку исправляют по правилам, которые приняты для первичных документов. Об этом рассказывали в отдельной статье.
На первой странице материально ответственные лица заполняют расписку. Она означает, что на момент проверки у сотрудников нет на руках документов, не сданных в бухгалтерию. Дальше материально ответственные лица ставят подписи, указывают свои ФИО и должности.
Также на первой странице инвентаризационной описи ставят дату и номер приказа об инвентаризации и дату ее проведения. Перечисляют членов комиссии: их ФИО и должности.
На каждой странице описи указывают прописью:
- число порядковых номеров объектов;
- общее количество объектов на странице. Не важно, в каких единицах измерения объекты указаны: штуках, килограммах, метрах.
На последней странице описи делают отметку, что итоги подсчитаны. Под этим должны подписаться все, кто участвовал в инвентаризации.
В унифицированных формах не должно быть пустых строк. Все незаполненные строки прочеркивают.
Как хранить описи
Срок хранения инвентаризационных описей — 5 лет, считая с 1 января года, следующего за годом составления инвентаризационной описи. Например, если провели инвентаризацию в октябре 2023 года, срок отсчитывают с 1 января 2024 года и хранят описи до 1 января 2029 года.
Во время перерывов в работе комиссии хранить описи нужно в шкафу или сейфе в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.
После завершения проверки описи можно хранить в сейфе главного бухгалтера или руководителя.
Что важно запомнить
- Инвентаризационные описи оформляют при проведении инвентаризации. В них сравнивают реальное количество активов и обязательств с данными учета.
- Формы используют в зависимости от того, какой актив или обязательство проверяют. Например, для проверки основных средств и нематериальных активов нужно использовать разные формы.
- Описи составляют минимум в двух экземплярах.
- Хранят описи 5 лет.
