Как рассчитать и начислить аванс
Авансом принято называть часть зарплаты за первую половину отработанного месяца.
Работодатель сам устанавливает размер аванса и дату его выплаты, но с учетом трудового законодательства.
Рассказываем, как рассчитать аванс и когда платить, чтобы избежать штрафов.
Что такое аванс
По закону работодатель должен выплачивать зарплату сотрудникам не реже, чем раз в полмесяца. Аванс — это разговорный термин, который обозначает заработок сотрудника за первую половину месяца.
Как рассчитать аванс
Аванс можно рассчитать двумя способами:
- по количеств отработанных дней;
- как процент от зарплаты.
По количеству отработанных дней. С точки зрения закона это самый безопасный способ рассчитать аванс, поэтому он самый распространенный. В этом варианте считают, сколько дней в первой половине месяца отработал сотрудник.
Нельзя выплатить меньше, чем человек заработал на день выплаты аванса. Если же не было ни одного отработанного дня, например из-за болезни, аванс можно не платить. А вот заплатить больше — можно.
Зарплата администратора — 35 000 ₽. В марте 2025 года 21 рабочий день. С 1 по 15 марта 2025 года сотрудник отработал 10 рабочих дней и может получить аванс 35 000 / 21 × 10 = 16 666,67 ₽. Если два дня он был в отпуске или болел и отработал только 8 дней, его аванс — 13 333,33 ₽. Меньше этой суммы выплатить нельзя.
При расчете аванса за январь, март, май, июнь и ноябрь не учитывают праздничные дни в первой половине месяца.
Как процент от зарплаты. Некоторые работодатели устанавливают аванс в процентах — 40—50% от оклада. Законом это не запрещено.
Такой способ неудобен тем, что придется каждый раз сравнивать эту сумму с выплатой за отработанные дни в первой половине месяца — вдруг вторая больше.
В компании установлено, что аванс — это 50% от оклада. Зарплата Олега — 60 000 ₽. В июне 2025 года ему начислили аванс 30 000 ₽. В этом месяце 19 рабочих дней, в первой половине июня Олег отработал 10 дней.
Получается, что начисленный аванс Олега должен быть минимум 31 578,95 ₽ = 60 000 ₽ / 19 дней × 10 дней. Это больше, чем 30 000 ₽, значит, Олегу надо выплатить в июньский аванс 31 578,95 ₽.
Если выплатить работнику меньше, чем за отработанные дни, его права будут нарушены. Ведь работодатель занизит оплату труда. За это он рискует получить штраф от трудовой инспекции — об этом расскажем далее.
Правила расчета аванса нужно прописать в положении об оплате труда. Если компания или предприниматель решит изменить способ расчета аванса, внести изменения в положение будет легче, чем в трудовой договор.
Положение об оплате труда
В положении об оплате труда работодатели фиксируют, как выплачиваются заработная плата, премии, надбавки, стимулирующие доплаты, а также алгоритм их расчета. Это внутренний документ, его можно составить в свободной форме.
Можно ли платить фиксированную сумму в качестве аванса
Выплачивать фиксированный аванс не запрещено. Но бухгалтерия должна будет каждый раз сравнивать фиксированную сумму с выплатой за отработанные дни в первой половине месяца. Если вторая больше, это означает, что, получив фиксированный аванс, работник недосчитается денег, которые ему причитаются за отработанные дни.
Работодатель установил, что аванс — это 35 000 ₽ от оклада. Зарплата Марии — 70 000 ₽. В июне 2025 года ей начислили аванс 35 000 ₽. В этом месяце 19 рабочих дней и в первой половине июня Мария отработала 10 дней.
Получается, что начисленный аванс Марии должен быть 36 842,10 ₽: 70 000 ₽ / 19 дней × 10 дней. Это больше, чем 35 000 ₽, значит, Марии надо выплатить в июньский аванс 36 842,10 ₽.
Именно поэтому многие бухгалтерские расчетные программы не позволяют установить фиксированный аванс.
Когда выплачивают аванс
Выплачивать зарплату нужно минимум раз в полмесяца. То есть крайний срок выплаты аванса — 30‑е или 31‑е число текущего месяца, в феврале — 28‑е или 29‑е число, а оставшейся зарплаты — 15‑е число следующего месяца.
Между зарплатой и авансом должно быть максимум 15 дней. Например, если аванс выплачивают 20-го числа, зарплату нужно выдать не позднее 5-го числа следующего месяца. Если аванс 25-го, зарплата — не позднее 10-го.
Сроки выплаты зарплаты и аванса работодатель устанавливает сам.
Какие выплаты включают в аванс
По мнению Минтруда, в аванс не входят выплаты, которые можно рассчитать в конце месяца — с учетом выполненной или невыполненной нормы рабочего времени.
Менеджер отработал в первой половине месяца 11 дней. Дважды он оставался работать сверхурочно — на 3 часа — и выходил работать в субботу. Его аванс считается как оплата 11 отработанных дней.
Сверхурочные нужно будет оплатить при начислении зарплаты за вторую половину месяца, когда можно будет подсчитать все переработки по его итогам. Размер оплаты за переработку указан в трудовом кодексе.
Как исчисляется НДФЛ с аванса
Работодатель сразу удерживает НДФЛ с аванса. Срок уплаты налога зависит от того, когда удержали налог.
Налог надо перечислить в бюджет:
- до 28-го числа текущего месяца, если НДФЛ удержан с 1-го по 22‑е число текущего месяца;
- до 5-го числа следующего месяца, если НДФЛ удержан с 23-го числа по последнее число текущего месяца;
- до последнего рабочего дня года, если НДФЛ удержан с 23 по 31 декабря.
Например, в компании аванс выплачивают 20-го числа каждого месяца. Тогда НДФЛ с аванса за февраль 2025 года работодателю нужно уплатить до 28 февраля 2025 года, а НДФЛ с аванса за март — до 28 марта 2025 года.
Штрафы за невыплату аванса
Работодатель обязан платить зарплату сотрудникам минимум раз в 15 дней. Иначе могут быть штрафы:
- для ИП или малого предприятия — 1000—5000 ₽;
- для должностных лиц, например директора, — 10 000—20 000 ₽;
- для средних и крупных компаний — 30 000—50 000 ₽.
Если нарушить повторно, штрафы будут больше: до 20 000 ₽ для ИП и малых предприятий и до 100 000 ₽ для остальных компаний.
Главное
- Авансом называют выплату за первую часть отработанного месяца.
- Аванс рассчитывают одним из двух способов: по количеству отработанных дней или как процент от зарплаты.
- Можно выплачивать в фиксированной сумме, но есть нюансы.
- В аванс не включают выплаты, которые можно рассчитать в конце месяца — с учетом выполненной или невыполненной нормы рабочего времени.
- Работодатель сразу удерживает НДФЛ с аванса. Срок уплаты налога зависит от того, когда его удержали.
- Если работодатель не выплатит сотруднику зарплату два раза в месяц, может получить штраф.
Расскажите, есть ли сложности с выплатой или расчетом аванса?