Как заполнять путевые листы в 2025 году
Оформлять путевой лист должны все компании и ИП, которые используют автотранспорт для перевозки людей и грузов. Без этого документа автомобиль не может выходить в рейс.
Рассказываем, когда нужен путевой лист, как правильно его оформить, хранить и что будет, если выехать в рейс без него.
Что такое путевой лист и зачем он нужен
Путевой лист — это первичный документ для учета работы автотранспорта и водителя. Заполненный лист должен находиться в автомобиле компании или ИП во время любой поездки в служебных целях.
Если на дороге водителя остановят сотрудники ГИБДД, они могут проверить путевой лист. Если он не оформлен, могут выписать штраф. Кроме сотрудников ГИБДД, путевые листы могут проверить и другие ведомства, перечислили их в таблице.
Кто должен оформлять путевые листы
Путевые листы оформляют компании и ИП, которые перевозят пассажиров и грузы на автотранспорте: легковых, грузовых автомобилях, автобусах.
Например, путевой лист не нужен, если директор едет на личной машине в ресторан с семьей. Но нужен, если он едет на встречу с партнером или везет на личной машине 30 метров кабеля покупателю.
Путевые листы оформляют до выпуска транспорта на маршрут. Документ надо заполнять либо на каждую поездку, либо один лист на весь месяц. Главное, вносить записи ежедневно и ставить отметки об осмотрах. О них расскажем дальше.
Кто должен оформлять путевой лист, зависит от владельца транспорта.
Если автомобиль в собственности, заполнить путевой лист может любой сотрудник, которого назначили ответственным за оформление этого документа. Например, менеджер, бухгалтер или диспетчер.
Если автомобиль арендованный, порядок заполнения зависит от условий аренды:
- если аренда без экипажа — путевой лист составляет арендатор, так как он использует арендованный транспорт и несет расходы на ГСМ — ст. 646 ГК РФ;
- если аренда с экипажем — оформляет арендодатель. Арендатору понадобится акт об оказанных услугах.
Эксперты Бизнес-секретов рекомендуют все нюансы оформления путевых листов детально прописать в договоре аренды.
Какие формы использовать для заполнения
Путевой лист можно оформить на бумаге или в электронном виде.
На бумаге. Официального бланка бумажного путевого листа нет. Форму можно разработать самостоятельно. Главное, включить в него обязательные реквизиты из приказа Минтранса № 390 — об этом расскажем дальше.
В электронном виде. Формат электронного путевого листа утвержден приказом ФНС, применять другой вариант нельзя.
Обычно удобно использовать бланк, встроенный в учетную программу. Еще вы можете воспользоваться шаблонами Бизнес-секретов, составленными вместе с экспертами:
Формат бланка, который будет применять компания или ИП, нужно закрепить в учетной политике.
Как заполнить путевой лист: пошаговая инструкция
В путевом листе должны быть такие сведения:
- О сроке действия путевого листа.
- О владельце транспортного средства.
- О транспорте.
- О водителе.
- О перевозке.
Еще каждый лист должен быть заверен подписями, о них ниже.
Если обязательный реквизит путевого листа указать невозможно, в соответствующем поле пишут причину. Например, показания одометра относятся к обязательным сведениям о транспорте. Но у водителя сломался этот прибор, и он не внес показания одометра в путевой лист. Тогда действовать надо так:
- Поломку фиксируют документально. Например, можно составить акт о выявленных неисправностях основного средства.
- В поле «Показания одометра» указывают факт поломки и реквизиты этого акта.
- К путевому листу прикладывают документ, подтверждающий расстояние, которое проехал автомобиль с неисправным одометром. Это может быть, например, бухгалтерская справка. Данные о пробеге можно узнать с помощью ГЛОНАСС.
Разберем, как заполнить каждый обязательный реквизит.
Срок действия путевого листа. Его можно определить самостоятельно и прописать в учетной политике. Путевой лист можно выписать на день или несколько, вплоть до месяца.
Владелец транспорта. Компании и ИП заполняют эти сведения по-разному.
Указывать данные компании нужно как в учредительных документах. В путевом листе можно указать как полное, так и сокращенное название компании. Опечатки, заглавные буквы вместо строчных, лишние дефисы, точки и запятые, кавычки можно не исправлять. Главное, чтобы компанию или ИП можно было идентифицировать.
Сведения о транспорте. Здесь довольно много нюансов, поэтому про сведения о транспорте рассказали в отдельном разделе ниже.
Сведения о водителе должны включать:
- фамилию, имя, отчество, серию, номер и дату выдачи водительского удостоверения, СНИЛС;
- дату и время проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра и его результат.
Если транспорт используют поочередно несколько водителей, можно на одну машину оформить путевой лист для каждого водителя.
Медосмотр водителя проводят до рейса или до смены. Послерейсовый медосмотр проходят водители, перевозившие пассажиров и опасные грузы.
Организовать медосмотр обязан работодатель. Для этого:
- либо нанимают в штат медработника;
- либо организуют медпункт или заключают договор с медицинским учреждением.
Чтобы проводить медосмотр, у сотрудника или учреждения должна быть лицензия на медицинскую деятельность.
Сотрудник должен проходить медосмотр в таких случаях:
- если он работает водителем — ст. 23 закона от 10.12.1995 № 196-ФЗ;
- если работа связана с постоянными разъездами на служебном автомобиле — ст. 213 ТК РФ. Например, у курьеров, которые доставляют товары на служебном транспорте.
Медработник ставит в путевом листе:
- штамп с надписью «Прошел предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен»;
- штамп с надписью «Прошел послесменный, послерейсовый медицинский осмотр» — если у работника после рейса нет признаков воздействия вредных или опасных веществ на его здоровье, острого профзаболевания, отравления или признаков опьянения;
- штамп с надписью «Прошел послесменный (послерейсовый) медицинский осмотр, выявлены признаки» — если выявлены признаки воздействия опасных веществ на организм, и указывает их;
- подпись с расшифровкой и дату.
Отметки о медосмотре в электронном путевом листе заверяют усиленной квалифицированной или неквалифицированной электронной подписью — УКЭП или УНЭП.
Если путевой лист выписан на нескольких водителей, отметки о предрейсовом медосмотре должны стоять по каждому сотруднику.
Даже если сотрудник не работает водителем, но периодически использует личный транспорт для нужд компании или ИП, он тоже обязан проходить медосмотры.
Сведения о перевозке включают информацию о видах перевозок и видах сообщения.
Выделяют такие виды перевозок:
- регулярные перевозки пассажиров и багажа;
- перевозки пассажиров и багажа по заказам;
- перевозки пассажиров и багажа легковым такси;
- перевозки для собственных нужд;
- организованные перевозки группы детей;
- перевозки грузов;
- для собственных нужд.
При перевозке в разных видах сообщения указывают все виды сообщения через запятую. Например, «перевозка грузов в пригородном, междугородном сообщениях».
Подпись. Подписями заверяют отметки:
- о дате и времени выпуска транспорта на линию, а также о дате, времени и результате предрейсового контроля технического состояния;
- о дате, времени и показаниях одометра при выезде транспорта с парковки и заезде на нее. Эти же отметки заверяют при передаче транспорта последующему водителю, когда на транспорт оформляют несколько путевых листов на каждого водителя.
Подписывают путевой лист водитель и сотрудник, ответственный за составление путевых листов, например диспетчер. Указывают Ф. И. О., должность водителя и уполномоченного сотрудника.
Рассылка для бухгалтеров
Раз в две недели присылаем новости и советы, которые помогут упростить работу и больше зарабатывать
Что еще стоит указать
В путевом листе можно указывать дополнительные реквизиты. Например, сведения о маршруте: адреса посещенных компаний или мероприятий, цель поездки. Эта информация подтвердит при проверке, что водитель ездил по городу не в личных целях, а по рабочему заданию.
Также отдельно скажем про наименование, номер и печать.
Наименование и номер исключили из обязательных реквизитов путевого листа. Но эксперты Бизнес-секретов рекомендуют их оставить, так как эти реквизиты остаются обязательными для первичного учетного документа. Поэтому в бланке нужно указать наименование документа — «Путевой лист» и тип транспорта, для которого этот путевой лист составлен. Например, «Путевой лист легкового автомобиля».
Нумеруют путевые листы в хронологическом порядке. Использовать можно арабские цифры, буквы русского или латинского алфавита, другие символы. Например, если компания эксплуатирует разные типы транспортных средств, можно использовать индексы для каждого типа.
Печать. Печать или штамп — необязательный реквизит. Ставить их или нет — решает сама компания или ИП.
Как заполнить сведения о транспорте
Сведения о транспорте включают в себя:
- тип транспорта, например легковой автомобиль, грузовой автомобиль, автобус;
- марку и модель, например Skoda Octavia. Если грузовой автомобиль используют с прицепом, указывают и модель прицепа. Государственный номер заполняют и на автомобиль, и на прицеп;
- дату и время предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспорта, результат контроля;
- дату и время выпуска транспорта на линию и его возвращения;
- показания одометра в полных километрах пробега: при выезде транспорта с парковки, при заезде транспорта на парковку, при приеме-сдаче транспорта следующему водителю в конце смены.
Технический контроль транспорта. Во время контроля технического состояния нужно проверить транспортное средство по показателям, которые указаны в приказе Минтранса от 15.01.2021 № 9. Например, исправность тормозов, руля, колес.
Если водитель перевозит своих сотрудников или имущество на легковом автомобиле, все равно нужно проводить контроль и ставить отметку в путевом листе.
Если при осмотре не нашли нарушения в техническом состоянии транспорта, ответственный за осмотр сотрудник:
- делает запись «Выпуск на линию разрешен»;
- заверяет своей подписью с указанием Ф. И. О., даты и времени осмотра.
Если на транспорте работает несколько водителей посменно, отметку о проведенном предрейсовом контроле технического состояния надо ставить в листе водителя, который первым выехал с парковки.
Выпускать транспорт в рейс или на смену без проверки нельзя.
Время выезда и возвращения. В реквизите указывают дату и время в часах и минутах, когда машина:
- выехала с парковки;
- прибыла в место назначения;
- вернулась обратно.
Если в путевом листе указан выезд в выходной день, налоговые инспекторы при проверке могут заподозрить, что поездка была в личных целях, и исключат понесенные расходы на ГСМ. Тогда придется документально доказывать, что поездка была в служебных целях. Например, оформить приказом работу в выходной или праздничный день.
Приказ о привлечении к работе в выходной день
В документе должна быть причина для работы в выходной, время работы, виды и размер компенсации.
Вместе с приказом сотрудник подписывает согласие на привлечение к работе в выходной день. Оно может быть включено в приказ или составлено отдельным документом.
Показания одометра и ГСМ. Показания одометра указывают перед выездом транспорта и после его возвращения из рейса на парковку. Разница между значениями и будет пробегом автомобиля за рейс или смену. Указывают пробег в полных километрах. Данные по отдельным участкам маршрута за день должны совпадать с общим пробегом.
Когда на один транспорт оформили несколько бумажных путевых листов на каждого водителя, при его приеме-сдаче следующему водителю дату, время и показания одометра проставляет и заверяет подписью водитель, принимающий транспорт. Он должен указать свои Ф. И. О.
Как хранить путевые листы
Нет специального порядка хранения путевых листов. Компания или ИП может установить свои правила. Скреплять путевые листы, если надо, можно степлером, нитками, специальным оборудованием. Главное, чтобы вся информация в документах свободно читалась и копировалась.
Оформленные путевые листы нужно хранить в течение пяти лет.
Штрафы за отсутствие путевых листов или за другие нарушения
Если использовать автотранспорт без путевого листа или составить его с нарушением правил, могут оштрафовать компанию, ИП, должностное лицо или водителя. Штраф за первое нарушение могут заменить на предупреждение.
Главное
- Путевой лист — это документ учета и контроля работы транспорта и водителя.
- Путевой лист подтверждает, что транспорт и водитель прошли нужные проверки перед выходом на линию. Еще путевой лист помогает подтвердить расходы на ГСМ.
- Документ выдают на один день или на один рейс и оформляют до выхода транспорта на маршрут.
- Путевой лист можно не заполнять, когда водитель использует автомобиль компании в личных целях.
- Путевой лист сдают в бухгалтерию, где он должен храниться пять лет.
Какие бывают сложности при заполнении путевых листов?