Что входит в первичные документы бухгалтерского учета
Компании и ИП должны документально оформлять все операции, которые связаны с деньгами или имуществом. Это требование закона. Поэтому первичные документы важно правильно составлять, вести, хранить.
Что такое первичные документы
Первичный документ — бумажный или электронный документ, который подтверждает событие в бизнесе: покупку или продажу товаров, выплату денег, перемещение материалов, начисление резервов. На основании первичных документов компании ведут бухгалтерский и налоговый учет, а ИП — только налоговый.
Примеры первичных документов: товарная накладная, акт приемки выполненных работ, в том числе КС-2, акт ОС-1, авансовый отчет, бухгалтерская справка. Часто бухгалтеры называют первичные документы «первичкой».
Бухгалтерская справка
Бухгалтерская справка — бланк, который заполняют при проведении операции без утвержденной формы первичного документа. Например, при учете технологических потерь. Еще справку используют для корректировки уже проведенной ошибочной операции.
Перечень первичных документов
В законодательстве нет обязательного перечня форм первичных документов. Состав первички определяет руководитель компании по согласованию с главным бухгалтером или ИП.
Если сделку условно разделить на три этапа, ее документальное сопровождение выглядит так:
- На первом этапе заключают договор, значит, понадобится договор и счет на оплату.
- На втором этапе — оплата по сделке — кассовый чек, квитанция к приходному кассовому ордеру.
- На третьем этапе — исполнение сделки — нужна товарная накладная, акт выполненных работ или оказанных услуг.
Второй и третий этап могут меняться местами, если по договору предусмотрена постоплата. Также у каждого вида бизнеса могут быть еще свои документы. Примеры мы собрали в таблице.
Если видов деятельности несколько, например торговля и услуги, по каждому виду будет свой перечень первички.
Какие формы использовать для первички
Формы документов бывают унифицированные и разработанные самостоятельно.
Унифицированные формы обязательны для документов из специального перечня. В таблице мы собрали примеры таких документов.
Остальные унифицированные формы документов бизнес применять вправе, но не обязан. Это, к примеру, товарная накладная ТОРГ-12 или акт ОС-1. Но обычно их используют учетные программы, а с ними компании и ИП.
Самостоятельно разработанные формы. Для документов, которые не входят в перечень, формы можно разработать самим. Главное, чтобы в них были все обязательные реквизиты, о них расскажем дальше.
Применяемые формы надо утвердить в учетной политике: разработанные самостоятельно — привести в качестве приложений, унифицированные — просто перечислить.
Обязательные реквизиты первичной документации
Обязательные реквизиты бывают двух типов:
- общие — для всех первичных документов;
- специфические — для конкретных документов.
Общие обязательные реквизиты должны быть в любой первичке — неважно, унифицированная это форма или собственный бланк.
Специфические реквизиты — указаны в нормативном акте с правилами заполнения конкретного документа. Например, такие реквизиты есть:
- у путевого листа — в приказе Минтранса от 28.09.2022 № 390;
- у транспортной накладной — в постановлении правительства от 21.12.2020 № 2200.
В первичный учетный документ можно включать дополнительные реквизиты. Они не обязательные. Например, такими могут быть наименование структурного подразделения, гриф утверждения или согласования, отметка о заверении копий, печать.
Правила оформления первичных документов
Если не учитывать требования к оформлению документов, налоговый инспектор может не принять первичку. Это означает, что расходы бизнеса ничем не подтверждены и возникли ниоткуда. А раз так, то и уменьшать налоговую базу компания или ИП не вправе. Если все-таки уменьшили, а с первичкой проблемы, — могут доначислить налоги и оштрафовать. Поэтому разберем самые важные моменты оформления.
Способ оформления первички — на бумаге или в электронном виде — выбирают самостоятельно и фиксируют в учетной политике. Можно выбрать единый вариант для всех документов или комбинированный. Например, часть документов оформлять на бумаге, а часть — в электронном виде.
Язык. Первичные учетные документы составляют на русском языке. Документ на иностранном языке должен содержать построчный перевод на русский язык. Исключение — ситуация, когда ведете деятельность в иностранном государстве и документы составляют на его языке в соответствии с чужим законодательством.
Валюта. Все первичные документы должны быть в рублях. Если нужны показатели в иностранной валюте, их можно добавить как дополнительный реквизит.
Цвет чернил. Первичные документы можно заполнять и подписывать чернилами любого цвета. Как правило, документы заполняют и подписывают чернилами синего, фиолетового или черного цвета. А вот заполнять документы простым карандашом нельзя. Все записи должны быть в хорошем качестве в течение срока хранения документов.
Подпись. Все первичные документы должен подписать человек, который их составил, либо сотрудник с правом подписи таких бумаг. Бумажные документы подписывайте собственноручной подписью, электронные — КЭП (квалифицированной электронной подписью).
Нельзя подписывать документы факсимиле — ставить штамп, точно копирующий собственноручную подпись человека. Такие документы не примет налоговая.
Заверенные факсимильной подписью документы не могут подтверждать право на вычет
Ситуация. Налоговая в ходе проверки запросила документы у компании. Компания представила документы с факсимильной подписью.
Аргументы. Налоговая доначислила НДС 630 000 ₽, так как нельзя применять вычет по НДС по документам, подписанным факсимиле. Компания не согласилась с решением налоговой и обратилась в суд.
Решение. Суд поддержал выводы налоговой. Счета-фактуры и товарные накладные, подписанные факсимильной подписью, составлены с нарушением и не могут быть основанием для применения вычетов по НДС.
Постановление Арбитражного суда Поволжского округа от 20.12.2021
Дата учета. Даты учета первички в бухгалтерском и налоговом учете могут отличаться. В бухучете операцию отражают в периоде, когда ее совершили, даже если документ поступил с опозданием. В налоговом учете же нельзя учесть расходы без документа. Если первичка поступила с опозданием, расходы можно учесть только в том периоде, когда получен документ.
Срок выставления документов. Срок, когда нужно выставить документ, зависит от сделки и вида документа:
- накладная на отгрузку ТМЦ — сразу при отгрузке товаров со склада;
- акт о выполнении работ составляют на дату завершения работ;
- акт об оказании услуг составляют на дату оказания услуги;
- счет-фактура как на отгрузку товаров, так и на выполнение работ, оказание услуг — не позднее пяти календарных дней с даты отгрузки, выполнения работ или оказания услуг.
Исключение — товары поставляют или оказывают услуги в течение длительного срока. В этом случае счет-фактуру можно выставлять по окончании месяца оказания услуг или поставки товаров или по окончании квартала.
Как проверить первичные документы: критичные ошибки
Ошибки в первичке условно можно разделить на критичные и некритичные для признания расходов.
Критичные ошибки. Из-за них инспекторы не признают расходы, и доказывать реальность операции придется другими документами. К критичным относят ошибки, которые не позволяют идентифицировать налогоплательщика, контрагента или саму хозяйственную операцию.
Например, неверно указано название компании, которая составила документ, количество и стоимость товаров не совпадают с данными в счете-фактуре и транспортной накладной, нет подписей ответственных лиц или же сотрудник, подписавший документ, в компании не работает или не вправе подписывать этот документ.
Некритичные ошибки. Это ошибки и неточности, которые не мешают идентифицировать контрагентов и операцию. Их можно не исправлять. Например, нет номера в актах, накладных. Или же название компании написано с опечаткой, заглавная буква написана вместо строчной, лишние дефисы, точки и запятые, кавычки, но эти ошибки не мешают идентифицировать стороны сделки.
Как исправлять первичку
Если в документе обнаружили ошибку, ее нужно исправить. Правила исправления ошибок прописаны в ФСБУ 27/2021.
Нельзя исправлять кассовые и банковские документы:
- приходный кассовый ордер — форма № КО-1;
- расходный кассовый ордер — форма № КО-2;
- платежное поручение и требования.
Если в таком документе допущена ошибка, вместо него нужно оформить новый.
В остальных документах ошибку можно исправить. Порядок исправления зависит от того, в какой форме составлен документ: на бумаге или в электронном виде.
Документ на бумаге исправляют так: зачеркивают ошибку вручную, вписывают верные данные, пишут «Исправлено», ставят дату. Исправление заверяет сотрудник, подписавший документ.
Бухгалтер ООО «Орион» обнаружил ошибку в требовании-накладной: вместо названия цемента «М-400-Д20» сотрудники указали другое — «М-500-А10».
Бухгалтер исправил запись: зачеркнул «М-500-А10», написал правильную —
Электронный документ. Для исправления электронного документа нужно оформить новый с верными данными. В нем указывают, что документ составлен взамен первоначального электронного документа, дату исправления, электронные подписи лиц, составивших первичный учетный документ, с указанием их должностей, фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих людей.
Рассылка для бухгалтеров
Важные новости, разборы законов и советы для бухгалтеров, которые хотят упростить себе работу и больше зарабатывать. Отправляем раз в две недели
Как принимать к учету первичные учетные документы
Чтобы принять к учету первичку, бухгалтеру нужно проверить такие моменты:
- в документе есть обязательные реквизиты;
- заполнены все данные;
- подписи со стороны контрагента соответствуют подписям руководителя или лиц, уполномоченных руководителем;
- документ ранее не принимался к учету.
Принять к учету можно оригинал первичного документа. Если оригинала нет, в большинстве случаев нельзя подтвердить операцию незаверенной копией документа, в том числе скан-копией, фотокопией. В исключительных случаях скан можно использовать в бухучете, но только как временную меру для своевременного отражения операций. Дальше нужно будет получить оригиналы документов от контрагентов.
«Чтобы получать первичку от контрагентов вовремя, пропишите сроки и условия в договоре:
— срок, когда контрагент должен выставить вам первичный документ;
— срок, когда контрагент должен вернуть подписанный документ, оформленный вашей компанией или ИП;
— требования к первичке — форма, наличие обязательных реквизитов;
— сроки исправления документа, если в документе обнаружена ошибка.
Если контрагент не возвращает подписанный документ, направьте ему письмо с запросом о представлении документов».
Ольга Хроленко
Бухгалтер и владелец магазина Nitti
Кто может подписывать первичные документы
Подписывать первичные документы может руководитель или ИП. Передать право подписи первичных документов компании можно приказом или доверенностью. Реквизиты этого документа указывайте рядом с подписью и Ф. И. О. подписанта в первичном документе. А вот ИП право подписывать первичку делегировать не может — придется делать все самому. Исключение — счета-фактуры, на их подпись можно оформить нотариальную доверенность.
Приказ. Если право подписи передают сотруднику компании, нужно оформить приказ. Если таких сотрудников сразу несколько, их можно оформить списком в приложении к приказу. Там указывают должность, Ф. И. О. и документы, которые сотрудник сможет подписывать. Можно установить ограничение по сумме, на которую оформлен документ. В отдельной графе приказа следует проставить образец подписи уполномоченного лица.
Приказ о передаче права подписи
Приказ составляют, чтобы руководитель компании мог передать сотруднику право первой подписи, то есть полномочия удостоверять внутренние документы и счета-фактуры. ИП передают право подписи только по нотариальной доверенности.
Доверенность. Этот документ понадобится в двух случаях:
- Руководитель передает право подписи не сотруднику компании.
- Сотрудник представляет компанию в любых правоотношениях с третьими лицами. К примеру, банку будет недостаточно приказа компании.
Доверенность можно оформить в бумажном или электронном виде. В ней обязательно должны быть реквизиты: дата совершения, сведения о доверителе и представителе, подпись доверителя. Без них доверенность недействительна. Остальные реквизиты указывают по своему усмотрению.
Доверенность от организации на передачу права подписи не нужно заверять у нотариуса. Если же лицо, получившее право подписи по доверенности, решит его передоверить другому лицу, тогда такое передоверие нужно заверить нотариально.
Доверенность на право подписи документов
Доверенность нужна руководителям компаний и ИП, чтобы передать другому человеку или представителю организации право подписывать документы, связанные с бизнесом.
Хранение первичных документов
По общему правилу, первичные документы нужно хранить минимум пять лет, считая с года, в котором они в последний раз использовались для исчисления налоговых обязательств. Для некоторых документов установлены другие сроки. После истечения срока хранения документы можно уничтожить.
Срок хранения первичных документов — стандартно не менее пяти лет после окончания отчетного года.
Для отдельных видов документов установлены свои сроки. Например, при переносе убытков на будущее нужно хранить первичные документы в течение всего периода переноса плюс пять лет.
Как хранить. Хранить первичные документы нужно в том виде, в котором они были составлены изначально. Электронные документы хранят в электронном виде, бумажные документы — на бумаге. Переводить бумажные документы в электронный вид для хранения нельзя.
Как уничтожить. После истечения срока хранения документы можно уничтожить — после проведения экспертизы ценности. Для этого приказом создают комиссию. Она проверит, какие документы можно утилизировать, какие надо продолжать хранить, а какие передать в сторонний архив.
Когда комиссия отберет документы на уничтожение, оформляют акт. После этого документы можно уничтожить.
Документы передают на уничтожение в специализированную компанию. Исключение — документы, содержащие персональные данные, с пометкой «Для служебного пользования» и документы, содержащие информацию ограниченного доступа. Их измельчают в шредере, а бумажные отходы передают на утилизацию.
Ответственность за нарушения
Размер штрафа зависит от вида нарушения, их может быть несколько.
Непредставление первичных документов по запросу налоговой. За это бизнес штрафуют на 200 ₽ за каждый документ.
Отсутствие первичных документов — грубое нарушение правил учета. За такое нарушение компании или ИП грозит штраф 10 000 ₽. При повторном нарушении — 30 000 ₽. Если нарушение привело к занижению суммы налогов в бюджет, оштрафуют на 20% от суммы каждого неуплаченного налога, но не менее 40 000 ₽.
Непредставление первичных документов для налогового контроля грозит штрафом для должностных лиц, например директора. Размер штрафа — от 300 до 500 ₽.
Отсутствие кассовых документов — нарушение кассовой дисциплины. За это предусмотрен штраф для должностных лиц — от 4000 до 5000 ₽, для малого предприятия — от 20 000 до 25 000 ₽, для средней и крупной компании — от 40 000 до 50 000 ₽. ИП штраф не грозит — они не обязаны соблюдать порядок кассовых операций.
Главное
- Первичные документы, или первичка, — бумажный или электронный документ, который подтверждает событие в бизнесе: покупку или продажу товаров, выплату денег, продажу товаров, покупку материалов.
- Состав первички определяет руководитель компании по согласованию с главным бухгалтером или ИП.
- Формы документов можно использовать как унифицированные, так и разработанные самостоятельно. Однако некоторые унифицированные формы обязательны, например приходный кассовый ордер.
- Ошибки в документах могут быть критичными и некритичными. Например, если из-за ошибки невозможно определить поставщика, — она критичная. Налоговая может не принять документ и доначислить налоги. А отсутствие номера акта — некритичная ошибка и ни на что не повлияет.
- Принять к учету можно оригинал документа. Если поставщик прислал копию, такой документ нужно заменить.
- Руководитель может как сам подписывать документы, так и передать право подписи первичных документов другим лицам приказом или доверенностью. ИП придется подписывать документы самостоятельно: выдать нотариальную доверенность он может только на подписание счетов-фактур.
- По общему правилу, хранить первичную документацию нужно пять лет, считая с года, в котором она в последний раз использовалась для исчисления налоговых обязательств.
Поделитесь, возникали ли у вас сложности с первичными документами? Если да, то какие?