Как вести учет и списание ГСМ
Бизнес покупает ГСМ для собственных, арендованных или лизинговых машин. Чтобы отслеживать такие затраты, важно правильно оформлять в учете операции покупки и списания топлива.
📗 В конце бонус — памятка по учету ГСМ, которую вы можете скачать и сохранить!
Что относится к ГСМ
Горюче‑смазочные материалы, ГСМ, — это общее название нефтепродуктов, которые используют для работы и обслуживания автотранспорта и техники.
К ГСМ относят:
- топливо — бензин, дизельное топливо, авиационный керосин, сжиженный нефтяной газ, сжатый природный газ;
- моторные масла;
- трансмиссионные масла;
- пластичные смазки;
- специальные жидкости — тормозные, антифриз, тосол, для гидроусилителя руля.
ГСМ в учете — это чаще всего топливо, например бензин, дизель. Остальные материалы, в частности масла, жидкости, часто учитывают как «вспомогательные материалы», но в разговорной речи их тоже могут называть ГСМ.
Кто должен вести учет топлива
Учет ГСМ может быть бухгалтерским и налоговым.
Бухгалтерский учет ведут только компании, которые используют автомобили и другую автотехнику. Индивидуальным предпринимателям это не нужно.
Налоговый учет ведут компании и ИП, кому важно учитывать расходы и подтверждать их для налоговой. В частности, это касается бизнеса на ОСН, УСН и АУСН «Доходы минус расходы».
Документы для учета ГСМ
Документы обосновывают затраты на покупку топлива, подтверждают расход и цели использования топлива. Такими документами могут быть:
- путевой лист — основной документ, в котором указан маршрут, пробег и иногда расход топлива. Может оформляться на один день, рейс или более длительный период;
- акт списания ГСМ — документ, который подтвердит расход топлива, составляется на основании путевых листов и утвержденных норм;
- приказ об утверждении норм расхода ГСМ — документ, которым компания или ИП устанавливает нормы расхода топлива для каждого вида транспорта;
- документы, подтверждающие покупку: чеки с заправки, счета‑фактуры, отчеты эмитента топливных карт, накладные, топливные талоны, авансовые отчеты водителей.
Самый главный документ — это путевой лист. Но лучше, если в бухгалтерии будут все эти документы.
Путевые листы и другие документы, подтверждающие расход ГСМ, хранят минимум пять лет после завершения делопроизводства.
Нужно ли устанавливать норму расхода топлива
Бизнес сам решает, будет ли он нормировать расходы на топливо. Но мы рекомендуем это делать, так как нормы пригодятся:
- чтобы дисциплинировать водителей — не допускать перерасхода и краж;
- для расчета компенсаций, если сотрудник использует в работе личный автомобиль.
Использовать можно собственные нормы или рекомендованные Минтрансом. Однако в последних нет моделей, выпущенных позже 2008 года, и ряда марок, например китайских. Решение о том, какие нормы будете применять, можно указать в учетной политике. Как ее составить.
Нормы утверждают приказом руководителя или ИП. Они должны соответствовать маркам машин, учитывать их техническое состояние и особенности эксплуатации.
Рекомендуем утвердить отдельно летние и зимние нормы расхода топлива. Для этого можно воспользоваться таблицей зимних надбавок по регионам России, которую утвердил Минтранс.
При одинаковой длительности сезона переиздавать приказы не нужно. Если зима наступит раньше, руководитель или ИП может приказом изменить срок действия зимних надбавок.
Как рассчитать норму расхода ГСМ
Если решили списывать топливо по своим нормам, их можно рассчитать по формуле:
Базовая норма на 100 км. Это расход горючего в литрах на километр пробега без груза в идеальных условиях: прямая дорога, езда без пробок, теплое время года. Взять нормы можно из рекомендаций Минтранса или из документов завода‑изготовителя.
Пробег. По электронной системе контроля в автомобиле можно следить за его передвижениями и, соответственно, определить пробег. Если ее нет, узнать сведения о пробеге можно по путевым листам и показаниям одометра.
Коэффициент. Его также берут из рекомендаций Минтранса.
Как рассчитать фактический расход топлива
Для расчета расхода топлива пригодятся данные из путевых листов или системы слежения за пробегом и затратами топлива:
- остаток топлива при выезде автотранспорта на маршрут;
- объем залитого в бак топлива;
- остаток топлива при возвращении автотранспорта с маршрута.
Если нормативный и фактический расход топлива равны, значит, нормы ГСМ рассчитаны правильно, а путевые листы заполнены верно. Если не равны — это означает перерасход или экономию топлива. Регулярная экономия сигнализирует, что стоит пересчитать и уменьшить нормы. С перерасходом надо разбираться отдельно: это вина водителя или такова особенность конкретного автомобиля.
Расчет по путевым листам или системе слежения попадает в бухгалтерский и налоговый учет на ОСН. Если нужно заправлять бензопилу или мотоблок, для учета применяют акт о списании ГСМ — в нем указывают объем израсходованного бензина.
Документ составляют в свободной форме, его подписывают члены комиссии и ее председатель.
Как вести учет ГСМ по путевым листам
В путевых листах нужно заполнять данные о заправке и расходе топлива, пробеге и показаниях одометра, затем — рассчитать фактический или нормативный расход. По этим данным бухгалтер делает проводку по списанию ГСМ.
Рекомендуем придерживаться такого алгоритма.
Шаг 1. Заполнить путевые листы:
- водитель или механик фиксирует в путевом листе показания одометра на начало и конец поездки, а также уровень топлива в баке до и после рейса;
- если заправка была в течение рейса, нужно указать количество выданного топлива и документ, подтверждающий это, например чек, талон;
- рассчитать пробег за смену как разницу между показаниями одометра на конец и начало рейса.
Шаг 2. Рассчитать нормативный и фактический расход топлива. Выше в статье рассказывали, как это сделать.
Шаг 3. Отразить покупку и списание ГСМ в бухгалтерском учете. Какими проводками это оформить, расскажем дальше.
Как отразить покупку ГСМ в бухучете
Операции с ГСМ отражают в бухгалтерском учете в зависимости от того, как это топливо купили: за наличные, по талонам или топливным картам.
Наличные.Сотрудник, который получил наличные на покупку ГСМ, обязан отчитаться о расходах в срок, установленный работодателем. Для этого он сдает в бухгалтерию авансовый отчет. К нему прикладывает кассовые чеки с указанием даты покупки, количества, марок и стоимости ГСМ.
Талоны. Талоны на ГСМ принимают к учету по покупной цене без НДС. Их бухучет зависит от условий договора и вида талонов.
Покажем на примере. 1 октября компания «Альфа» купила денежный талон на бензин за 1 650 ₽, в том числе НДС — 297,5 ₽. Поставщик оформил накладную и выставил счет‑фактуру.
4 октября талон выдали водителю служебного автомобиля Колесову. В этот же день водитель купил по талону 30 литров бензина АИ‑92 по 55 ₽ за литр, в том числе НДС — 9,92 ₽.
За октябрь Колесов сдал в бухгалтерию путевые листы, по которым весь бензин по талону, 30 л, он израсходовал. Расход соответствует нормам, утвержденным руководителем.
Топливные карты. Покупку ГСМ по топливной карте приходуют на счет 10 «Материалы» по себестоимости без НДС.
НДС отражают на счете 19 «НДС по приобретенным ценностям».
Покажем на примере. 4 июня ООО «Альфа» заключило с эмитентом договор на обслуживание денежной топливной карты. В этот же день компания оплатила карту — 122 ₽, в том числе НДС — 22 ₽.
По договору платы за обслуживание карты нет.
5 июня топливную карту получили и передали водителю Колесову.
30 июня Альфа перечислила на карту аванс 18 000 ₽, в том числе НДС — 3 246 ₽.
30 июня: Дт 60 субсчет «Авансы выданные» Кредит 51 — 18 000 ₽ — перечислили аванс на карту.
В течение июля Колесов получил по карте 380 литров дизельного топлива по 45 ₽ за литр, в том числе НДС — 8,11 ₽.
Как отразить списание ГСМ в бухучете
Списание топлива отражают в учете записью Дт 20, 23, 25, 26, 44 Кт 10.3.
Если сотрудник использовал свой автомобиль в служебных целях, ему за это платят компенсацию. Тогда купленный им бензин для заправки авто к учету не принимают, но учитывают выплаченную компенсацию:
- Дт 20 (23, 25, 26, 44) Кт 73 — начислили компенсацию за ГСМ при использовании личного автомобиля по работе;
- Дт 73 Кт 50 (51) — выдали или перечислили компенсацию сотруднику.
Разберем на примере.
Учет ГСМ при списании по факту. Водитель сделал в путевом листе отметки: на начало поездки в баке 10 л, выдано 35 л, после рейса осталось 5 л. Стоимость бензина 64,67 ₽.
Использовали: 10 + 35 − 5 = 40 л.
Бухгалтер спишет сумму: 40 л × 64,67 ₽ = 2 586,8 ₽ и оформит проводкой: Дт 26 Кт 10.3 — 2 586,8 ₽.
Учет ГСМ при списании по нормам. Водитель сделал в путевом листе отметки о пробеге: на начало поездки 17 500 км, в конце — 17 590 км. За рейс проехал 90 км.
Норма расхода топлива для машины — 8 л. Поправочный коэффициент в зависимости от региона — 10.
0,01 × 8 л × 90 км × (1 + 0,01 × 10) = 7,92 л.
Бухгалтер спишет: 7,92 л × 64,67 ₽ = 512,19 ₽ проводкой: Дт 26 Кт 10.3 — 512,19 ₽.
Собрали самые частые проводки по учету ГСМ в один документ
Налоговый учет горюче‑смазочных материалов
Налоговый учет зависит от применяемой системы налогообложения.
Учет на ОСН. Расходы на топливо отражают в налоговом учете в зависимости от того, в какой деятельности используют транспорт:
- для перевозок по заказам или в производственных целях — стоимость ГСМ относят к материальным расходам — подп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ;
- для иных нужд бизнеса — расходы включают в состав прочих, связанных с производством и реализацией, — подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ.
Все расходы на ГСМ должны быть обоснованы и документально подтверждены. При проверках налоговые инспекторы будут обращать на это внимание. Если отсутствуют путевые листы, чеки АЗС, авансовые отчеты или другие документы, подтверждающие приобретение и расход топлива, ИФНС может отказать в признании этих затрат при расчете налога на прибыль.
Ситуация. Сотрудники компании использовали личные авто в работе и покупали бензин за свои деньги. В бухгалтерию сдавали чеки АЗС и авансовые отчеты. Компания по этим документам компенсировала сотрудникам расходы на покупку бензина. Бухгалтер учитывал эти расходы при налогообложении прибыли.
Аргументы. Во время проверки инспекторы выяснили, что купленный бензин списывался в затраты единовременно, без учета норм списания и без документов: путевых листов, актов учета расхода. А в подтверждение расходов компания представила только чеки АЗС. Инспекторы доначислили налог на прибыль и НДС. Компания не согласилась с этим и обратилась в суд.
Решение. Судьи встали на сторону налоговой инспекции и указали, что путевой лист — один из документов, который подтверждает обоснованность расходов на покупку ГСМ. Дополнительно к нему должны быть акты на выдачу и на списание ГСМ, сводные ведомости расхода горючего. Если таких документов нет, расходы на покупку ГСМ нельзя связать с предпринимательской деятельностью компании. Значит, их нельзя учитывать при налогообложении прибыли и принимать по ним НДС к вычету.
Постановление Арбитражного суда Западно‑Сибирского округа от 17.12.2019 № А81‑9588/2018
Учет на спецрежимах. На УСН «Доходы минус расходы» топливо списывают в затраты полностью после оплаты и заправки в бак. На АУСН — сразу после оплаты, в том числе авансом.
Путевые листы оформляют для подтверждения использования транспорта в предпринимательской деятельности. Обычно расход в литрах в них не пишут за ненадобностью.
На УСН или АУСН «Доходы» налоговый учет топлива не ведут, поскольку это не влияет на обязательства бизнеса.
Главное
- Под ГСМ обычно понимают топливо для работы и обслуживания автотранспорта и самоходной техники.
- Все расходы на покупку и списание ГСМ должны быть обоснованы и документально подтверждены.
- Нормировать расходы на ГСМ не обязательно. Но если бизнес решил это делать, нужно утвердить это в учетной политике.
- Использовать можно нормы Минтранса, а можно утвердить собственные приказом руководителя или ИП.
- Списывают топливо по путевым листам и другим подтверждающим документам.
Какие бывают сложности при учете ГСМ?