Как предпринимателю освободить время с помощью сервиса финучета
Загрузить выписки из банков, распределить операции по статьям, внести данные в таблицы, проанализировать отчеты — такая финансовая рутина может стоить предпринимателю нескольких часов ежедневно. Сохранить это время помогает автоматизация финансового учета в специальных сервисах. За счет чего достигается экономия времени — рассказываем в статье.
Повторяющиеся действия можно автоматизировать
Например, подключить интеграцию с банком, чтобы все операции по бизнес‑счетам автоматически загружались в сервис финансового учета. Аналогично можно настроить загрузку данных из внешних программ, например, 1С, «Мой склад» или любых других — с помощью прямых интеграций или API.
API — набор правил, с помощью которых сервисы, программы и приложения «общаются» друг с другом.
После получения данных от банков или внешних программ сервис финансового учета обработает их: присвоит операциям статьи расходов и доходов, назначит нужный проект, направление, присвоит тег, разобьет на несколько частей и так далее. Конкретный набор действий зависит от выбранного сервиса финучета и структуры компании.
Рассылка: как вести бизнес в России
Пять полезных писем пришлем сразу после подписки. В них — бизнес‑идеи, готовые промпты для нейросетей, советы, как выбрать налоговый режим и получать пассивный доход
Структура отчетов уже продумана
Ручное создание финансовых отчетов — одна из самых ресурсоемких задач, особенно если ей занимается сам предприниматель без опыта и финансового образования. Даже простой отчет о движении денежных средств может отнять несколько дней чистого времени.
В специализированных сервисах уже продуманы форма, внешний вид, основные разделы — предприниматель видит готовые отчеты на основе тех данных, что загрузились в сервис.
Обычно набор включает:
- отчет о движении денежных средств (ДДС);
- отчет о прибылях и убытках (P&L);
- баланс;
- отчет о задолженностях.
Не нужно думать над формулами, структурой или построением графиков — разработчики сделали всё сами. В некоторых сервисах пользователям оставляют пространство для кастомизации отчетов — возможность добавлять данные, не предусмотренные по умолчанию. Например, в сервисе Adesk можно настроить интеграцию с Roistat, чтобы в отчете ОПиУ учитывались визиты на сайт, конверсии и продажи, или просто внести какие‑то данные руками, задав собственные статьи расхода или дохода.
Меньше времени уходит на исправление ошибок
Ни один сервис не может полностью исключить человеческий фактор или гарантировать отсутствие ошибок, но чем больше действий выполняет «машина», тем меньше риск, что где‑то вмешается недосып, усталость, невнимательность или банальная опечатка сотрудника.
Помогает минимизировать ошибки и настройка прав доступа сотрудников — можно задать, кто и какие части видит и может редактировать. В отличие от таблиц, где большинство предпринимателей начинают вести учет, можно настраивать доступ к разным разделам: расходам, состоянию счетов, финансовым отчетам. Это важно, когда в финансовом учете задействовано несколько человек: CEO, менеджер, бухгалтер, руководители отделов, ключевые сотрудники.
Данные о финансах хранятся в одном месте
Одна из главных проблем ручного учета — разрозненность информации. Часть данных хранится в банковских выписках, еще часть — в 1С, еще немного — в таблицах и CRM. Приходится собирать всё это вручную, чтобы получить целостную картину и принять какое‑то решение: об открытии новой точки, найме сотрудника, контракте с поставщиком.
Сервис финансового учета избавляет от хаоса: благодаря интеграциям с банками, онлайн‑кассами, сервисами документооборота, CRM и складскими системами, данные собираются в одном месте, а предприниматель получает целостный взгляд на финансы бизнеса — видно, где деньги, какие основные расходы, что с дебиторкой и прибылью.
Бонус: можно быстро принимать решения на основе актуальных финансовых данных и более оперативно реагировать на изменения рынка, поведение конкурентов, потребительский спрос.
Решения принимаются на основе актуальных данных
Когда финансовые данные собраны, обработаны и визуализированы, предприниматель может быстрее реагировать.
Если дебиторка значительно выросла — надо заняться возвратом долгов, а если направление не приносит прибыли — можно разработать меры по его реанимации или просто закрыть. Подобные выводы предприниматель, который ведет финучет в специальном сервисе, может делать «здесь и сейчас» — это помогает избегать кассовых разрывов, убыточных проектов и спонтанных решений, а еще — экономить время на исправлении ошибок и решении проблем бизнеса.
Опыт пользователей Adesk показывает, что после внедрения сервиса финучета большинству предпринимателей достаточно 1 часа в неделю, чтобы посмотреть ключевые отчеты и составить представление о финансовом состоянии компании.
Сервис финансового учета — это инструмент, который экономит время, снижает риски и помогает принимать решения. Предприниматель получает систему, прозрачность и свободное время, которое можно направить туда, что действительно важно: рост бизнеса, стратегию, команду — или, наконец, отдых без чувства вины.
