Перезагрузка без потери фокуса: как и зачем вам нужно организовать выездной офис

Зарубежные исследования показывают, что 75% работников считают командный дух основой успеха любого проекта. Однако многие менеджеры по‑прежнему думают, что активности, направленные на его укрепление — пустая трата времени. В ITECH внедрили формат, который поможет сделать их не только увлекательными, но и полезными для компании. Выездные офисы позволяют членам коллектива зарядиться энергией от совместной поездки, параллельно работая над общими проектами. О том, как совместить коворкинг с экскурсиями и барами, и почему это эффективно, в нашей статье.

Внутри формата: как проходят выездные офисы

Выездной офис — временная рабочая локация в городе, в котором у компании нет постоянного филиала — пространство, в котором все желающие могут жить и работать вместе. Формат появился у нас совершенно спонтанно в 2021 году. Тогда один из департаментов загорелся идеей познакомить в реальной жизни членов команды, которые до этого виделись лишь в Zoom‑конференциях и чатах, и организовать для них совместные рабочие активности.

Большинство онлайн‑сотрудников жили в Краснодаре — именно туда отдел и отправился. Опыт оказался настолько удачным, что мы внедрили его в корпоративную практику и теперь стараемся проводить подобные «офисы» хотя бы раз в год. Мы уже успели побывать в Нижнем Новгороде, Екатеринбурге, а еще привезти часть коллектива на родину ITECH, в Ульяновск.

После окончания рабочего дня начинается самое интересное — исследование нового города. Развлекательные активности проводим самые разные: например, заранее организовываем посещение горнолыжного курорта, катание на катерах или пешие экскурсии — в Нижнем Новгороде команда так обошла весь исторический центр. Совместное приготовление шашлыков и бар‑хоппинг уже стали традицией. И, конечно, мы всегда оставляем пространство для спонтанных прогулок.

Так, в Екатеринбурге половина команды в моменте собрались и посетили небоскреб Высоцкий и Ельцин‑центр. Благодаря такому элементу неожиданности и авантюризму наших сотрудников каждый выездной офис получается уникальным.

Помещения для выездных офисов мы также выбираем с расчетом на полноценный отдых. Обычно мы располагаемся в коттедже, где есть караоке, сауна, бассейн и мангал.

Почему выездные офисы — лучшее решение для команды

Несомненно, совместный туризм и изучение новых мест — увлекательное занятие. Однако поговорим подробнее про рабочую составляющую формата. Выездные офисы — по‑настоящему мероприятие, после которого и сотрудники, и руководители остаются в плюсе.

Работникам «офисы», прежде всего, дают возможность пообщаться и поработать вживую с теми, кого до этого удавалось увидеть лишь на созвонах и аватарках в чате. Согласно зарубежной статистике, сейчас всего 37% миддл и джуниор‑сотрудников регулярно появляются на месте работы. Поэтому коворкинг в поездке — отличный шанс пообщаться с командой в полном составе. А еще можно узнать давно знакомых коллег с новой стороны и укрепить уже налаженные связи. Как выразился один из участников, «не так просто ворчать на дэйли‑митинге на того, кто помогал чистить картошку и жарить мясо на гриле».

Все это идет на пользу менеджерам: рабочие задачи коллектива не тормозятся, команда объединяется новыми впечатлениями и воспоминаниями — а значит, растут и HR‑показатели. В ITECH мы измерили уровень удовлетворенности сотрудников до и после проведения выездных офисов. Оказалось, что в том числе благодаря ним оценка корпоративной культуры и атмосферы в компании улучшилась, поднявшись на 10%. Сейчас она держится на уровне 80%. Средний показатель удовлетворенности общения в рамках проектов также пошел в гору и повысился на 7‑8%.

Отправляемся в поездку: наши ошибки в организации

Чтобы выездной офис получился и принес хороший HR‑результат, нужно его детально спланировать. Расскажу, что нужно учесть при подготовке выездного офиса и как избежать ошибок, которые совершили мы.

Выбирайте место тщательно. В поисках локации для выездного офиса мы руководствуемся тремя критериями:

1. Место должно быть интересным с туристической точки зрения.
2. В этом городе должны быть наши сотрудники, причем родившиеся или проживающие там уже долгое время.
3. Расходы на поездку не должны помешать другим планам компании на будущее. Да, мы можем отправиться в дальние края — но KPI сами себя не выполнят.

После отбора начинаем планировать путь до города. Крайне важно учесть не только бюджет, но и особенности выбранного транспорта. При организации выездного офиса в Екатеринбурге мы упустили именно этот момент. Сотрудники хотели добраться туда и обратно на самолете, но на момент брони жилья было неясно, останутся ли нужные прямые рейсы «Ульяновск‑Екатеринбург» в даты выездного офиса.

За пару недель до старта обратный рейс действительно был отменен! Благо, участники оказались готовы к такому повороту событий и полетели с пересадкой или доехали на поезде. Второй вариант оказался даже душевнее: наши купе были самыми веселыми в вагоне. Однако все могло бы пойти по‑другому, не учти мы шанс отмены рейсов с самого начала.

Организуйте удобное рабочее пространство. «Офис» — прежде всего, деловая поездка. Поэтому участникам нужно обеспечить все условия для комфортного выполнения рутинных задач.

Убедитесь, что для каждого сотрудника найдется эргономичный рабочий уголок. Проблема его отсутствия преследовала нас в ходе всех выездных офисов. Участникам приходилось проводить встречи из спален, а некоторые даже созванивались с коллегами из сауны. Чтобы такого не было, стоит предусмотреть наличие достаточного количества рабочих пространств на этапе выбора жилья.

Не забывайте про доступ к интернету! Во время выездного офиса в Краснодаре мы столкнулись как раз с этой сложностью. Дом был в пригороде, и связи там почти не было. Работа всех участников была мгновенно парализована. Все удалось решить покупкой wifi‑модема в ближайшем магазине электроники. Теперь стараемся искать локацию в черте города, чтобы интернет был доступен хотя бы с телефона.

Обязательно узнавайте как можно больше о наполнении арендуемого пространства и его прошлых жильцах. До офиса в Нижнем Новгороде мы постоянно сталкивались с помещениями, где были только двуспальные кровати — и теперь подбираем коттеджи с односпальными, чтобы никому не приходилось ночевать на диване в гостинной. А однажды мы попали в жилье, в котором незадолго до этого находилось несколько кошек — а среди участников оказались аллергики. Сейчас мы стараемся учитывать такие нюансы: если отмечено, что в коттедже можно находиться с животными, есть риск, что до нас в нем были пушистые гости.

Рассчитайте бюджет поездки и количество участников. Правильное распределение бюджета — половина успеха выездного офиса. Компания полностью берет на себя оплату жилья. Обычный потолок бюджета офиса с учетом его стоимости — 150‑200 тыс. рублей. Но итоговый объем расходов зависит от города и количества участников. Поэтому последнее также важно рассчитать. Чтобы пространство не было забито «под завязку», мы стараемся развести потоки участников. Для этого мы отправляем участникам Google‑форму, где есть возможность выбрать даты нахождения в выездном офисе. Для многих сотрудников это гораздо удобнее, чем приезжать на всю неделю: все‑таки у каждого свое расписание, планы и дела.

Мы учли опыт прошлых ошибок и сейчас рассчитываем каждую деталь в организации выездных офисов. В последней поездке в Нижний Новгород все было продумано настолько, что, еще будучи в дороге, мы решили, что будем есть по прибытии, и заказали в коттедж доставку со всем необходимым.

И, разумеется, от этой практики мы точно не откажемся. Ее эффективность доказывают не только HR‑показатели, но и искренние, теплые впечатления участников.

Такие впечатления команды, вдохновленные отзывы и воспоминания дорогого стоят.