Внештатные специалисты vs постоянный найм: что выгоднее для бизнеса?

Бизнес зачастую недооценивает силу фриланса, за счет которого происходит оптимизация затрат на сотрудников. Такой подход может повлиять на успех вашей компании в 2025 году.

Чтобы принять верное решение для себя, необходимо глубже разобраться в вопросе, проанализировав все преимущества и недостатки.

Насколько привлечение внештатного специалиста выгоднее, чем найм в штат?

Фактически около 30% от зарплаты каждого штатного работника уходит на взносы — пенсионные, медицинские и социальные. Кроме того, полагаются оплачиваемые отпуска, больничные листы, выплаты пособий, компенсации при увольнении и другие гарантии согласно Трудовому кодексу. Работодателю необходимо обеспечивать сотруднику рабочее место и все необходимые условия труда.

При работе же с фрилансером большинство этих расходов отсутствуют. Если компания привлекает специалиста по гражданско‑правовому договору (ГПХ) или как самозанятого, она не обязана предоставлять соцпакет. Оплата происходит только за выполненную работу или оказанную услугу.

Более того, вознаграждение часто оговаривается как фиксированная сумма за проект или сдельная оплата, и если результат не устраивает заказчика, сотрудничество можно быстро прекратить без сложных процедур увольнения.

Государство ввело специальный налоговый режим для фрилансеров — самозанятость, который серьезно упростил жизнь бизнесу. Такие специалисты сами платят налог 4–6% со своих доходов, а компания‑заказчик освобождается от роли налогового агента и уплаты взносов.

Помимо налогов, фрилансер не требует постоянных расходов, если работы временно нет. Бизнес платит только за выполненные проекты. Нет нужды создавать штатную единицу с окладом, когда задачу можно закрыть привлечением специалиста на пару дней.

География поиска экспертов тоже шире — благодаря удаленному формату можно нанять профессионала из любого региона, где расценки могут быть ниже столичных.

Наконец, с внештатником проще расстаться, если он не подошел — достаточно не продлевать сотрудничество или расторгнуть договор по условиям в нем. Штатный же сотрудник более защищен: уволить его можно лишь по ограниченному перечню причин, несоблюдение процедуры грозит восстановлением через суд.

Таким образом, фриланс дает бизнесу гибкость — возможность быстро масштабировать команду под проект и так же быстро сокращать, избегая длительных обязательств и расходов.

Какие именно внештатники наиболее выгодны для компаний? Самозанятые или ГПХ?

На практике у организаций популярны два варианта:

• заключить договор подряда с физическим лицом (ГПХ);
• работать с исполнителем, оформленным как самозанятый (либо ИП на упрощенке, аналогично по налогам).

С точки зрения расходов самозанятые наиболее выгодны. Исполнитель сам уплачивает НПД (4% с доходов от физлиц или 6% с доходов от юрлиц), никакой отчетности от компании не требуется — достаточно получить от специалиста электронный чек через приложение ФНС за оказанные услуги.

При работе по договору ГПХ с обычным физлицом экономия для фирмы значительно ниже: она обязана удержать 13% налога с выплат и перечислить взносы в Пенсионный фонд и ФОМС.

Не удивительно, что число самозанятых продолжает быстро расти

В результате наиболее выгодны для компаний официально оформленные самозанятые, но использовать их нужно по назначению — для проектной, временной работы. В свою очередь договоры ГПХ с физлицами удобны, когда исполнитель по каким‑то причинам не может или не хочет регистрироваться в качестве плательщика НПД.

При каком объеме работы компании выгоднее переходить на внештатных специалистов, и как это рассчитать?

Ключевой фактор — объем и регулярность работы, а также стратегическая важность функции для компании.

Когда разумно привлекать фрилансеров?

Нагрузка эпизодическая или проектная. Если задача носит разовый характер либо возникает нерегулярно. К примеру, разработать сайт, перевести текст, настроить контекстную рекламу — типичные разовые проекты для внешних исполнителей.

Чаще всего фрилансеров привлекают именно на дизайн, веб‑разработку, программирование, копирайтинг, маркетинг — то есть под задачи, которые возникают у бизнеса время от времени или требуют узкой экспертизы. Заказав такую услугу на стороне, компания платит только за результат и не несет постоянных расходов.

Небольшой объем работ. Малому бизнесу с ограниченным бюджетом выгоднее сотрудничать с фрилансером, если нужный фронт работ укладывается, условно, в несколько часов или дней в месяц. Например, ИП не нужен бухгалтер на полной ставке для ведения пары десятков операций — проще ежеквартально платить приходящему бухгалтеру‑аутсорсеру.

Сезонные пики тоже легче покрывать внештатниками: торговые компании на праздники могут привлечь временных курьеров или рекламщиков, вместо того, чтобы содержать раздутый штат круглый год.

Нужна узкая специализация или редкая экспертиза. Фрилансеры позволяют найти специалиста именно под свою задачу. Если требуется дизайнер с опытом в отрасли fashion или программист редкого языка — скорее всего, выгоднее привлечь такого эксперта со стороны.

Тем более, порог входа на фриланс сейчас низкий, многие талантливые профессионалы сами предпочитают свободный график. Для разовых консультаций или творческих задач таких людей удобнее нанимать внештатно.

Когда объем работ уже достаточен для полной или хотя бы частичной ставки, содержание собственного специалиста может быть выгоднее. Периодически проводите сравнение, сколько вы тратите в месяц на услуги внешних экспертов и во сколько обошелся бы оклад и налоги штатного.

Критерий объема и регулярности можно даже формализовать. Если потребность носит разовый характер — разумно оставить ее на аутсорсе. Когда же нагрузка приближается к полноценной занятости, например, ~ 20 рабочих часов в неделю и более на протяжении долгого периода, стоит прикинуть бюджет найма в штат.

Часто оказывается, что пригласить к постоянному сотрудничеству такого человека дешевле и эффективнее, если работы хватит на полный день. Нередки и комбинированные схемы: небольшой костяк ключевых работников оформлен, а для пиковых нагрузок и вспомогательных задач привлекаются фрилансеры.

Такой баланс сейчас практикуют многие фирмы, особенно в IT

В каких сферах бизнеса постоянный найм всегда будет выгоднее фриланса и почему?

Производственные отрасли. Заводы, фабрики, сельское хозяйство — во всех этих сферах работа носит непрерывный цикличный характер. Все, что связано с посменной занятостью и работой со сложным оборудованием. Трудовое законодательство строго регламентирует подобные работы.

Розничная торговля и сервис. Магазины, рестораны, отели — сферы, где важны персональный сервис и постоянство. Хотя некоторые сервисы (уборка помещений, доставка) могут частично отдаваться на аутсорсинг, ключевые роли фронт‑офиса обычно занимают штатные сотрудники.

С финансовой точки зрения, массовый персонал в ритейле не так дорог, а текучка кадров и так высокая — лишние эксперименты с оформлением могли бы дезорганизовать бизнес.

Ключевые компетенции компании. Даже в современных гибких бизнес‑моделях компании стараются не аутсорсить то, что составляет их конкурентное преимущество. Например, IT‑стартап, разрабатывающий уникальный продукт, вряд ли отдаст ядро разработки на фриланс. Стратегически выгоднее нанять команду в штат, чтобы сохранить экспертизу внутри.

Свои сотрудники — это интеллектуальный капитал фирмы, их знания и опыт остаются внутри, тогда как фрилансер после завершения проекта уходит вместе со своими наработками.

Для долгосрочного успеха в наукоемких, технологичных, инновационных сферах постоянная команда окупается, поскольку генерирует новые идеи и решения, способствует развитию продукта.

Подчеркнем, фриланс не является панацеей от всех затрат. В ряде ситуаций попытка сэкономить на найме обернется потерями.