Как переход от Excel к BI помогает систематизировать работу с данными и достигать целей бизнеса

Работа с данными помогает глубже понять рынок и потребности клиентов, лучше оценить эффективность маркетинга, продаж и других ключевых аспектов бизнеса. Делать это можно по-разному: когда бизнес только растет и данных не так много, хватает привычных Microsoft Excel или Google Sheets. Но с ростом компании растут и аналитические потребности — электронных таблиц становится недостаточно.

Excel прост в использовании и доступен для большинства пользователей. Он подходит для базовых расчетов, создания простых отчетов и работы с небольшими объемами данных. Но при больших объемах и сложных вычислениях инструмент теряет эффективность:

Поэтому все чаще крупные компании выбирают Business Intelligence (BI) системы — они собирают, обрабатывают данные из разных источников и визуализируют их, предоставляя пользователям лучшее представление о бизнесе.

Важно понимать, что BI — это лишь часть аналитической системы, которая в свою очередь включает также хранилища данных, инструменты для управления качеством и машинного обучения. BI помогает преобразовывать данные в удобные формы, такие как отчеты и дашборды, для оперативного принятия решений.

Автоматизация отчетов, прогнозная аналитика и интерактивные дашборды помогают компаниям улучшить бизнес-процессы, повысить эффективность и увеличить прибыль. Поэтому переход от Excel к BI — это стратегический шаг для расширения аналитических возможностей и эффективного использования данных. В статье рассматриваются различия между Excel и BI, преимущества аналитических систем и способы их внедрения.

Excel. Основное преимущество этого инструмента — в простоте, доступности и низкой стоимости. При этом в Excel можно создавать таблицы, формулы и графики, что делает его удобным для быстрых расчетов, анализа и подготовки простых отчетов. Кроме того, многие сотрудники уже умеют им пользоваться — это снижает затраты на обучение. Лицензия стоит недорого, никакая дополнительная инфраструктура не требуется — отличный вариант для небольшой компании.

Вот, например, графики, построенные не небольшом объёме данных — на их основе можно сделать те или иные выводы. Например, сейчас видим, что в октябре каждый день месяца выручка от постоянных гостей была выше, чем от новых, оставаясь при этом на том же уровне в обеих категориях.

Но при больших объемах данных производительность Excel падает, а риск ошибок из-за ручной обработки — растет. Совместная работа и контроль версий затруднены, это снижает эффективность команды.

Если в примере с графиками выше данных будет больше (после того, как их внесут вручную), они всё ещё будут достаточно информативными, но будут обновляться медленнее. Обновлять их, кстати, тоже нужно будет вручную.

BI-системы. BI-системы работают с большими объемами данных из разных источников, обеспечивая высокую производительность, быстрый доступ к информации и возможность масштабирования по мере роста компании. Автоматизация процессов минимизирует ручной труд и ошибки, сохраняя время для стратегических задач.

Кроме того, такие системы предоставляют широкий спектр инструментов для углубленной аналитики:

Эти инструменты помогают выявлять закономерности, прогнозировать тренды и принимать обоснованные решения на основе данных. Интерактивные дашборды и отчеты визуализируют KPI и позволяют быстро реагировать на изменения.

Возвращаясь к примеру визуализации — так выглядит тот же набор данных, что и выше, только построенный в BI-системе, после всех необходимых преобразований. Здесь всё обновляется автоматически, быстро и без ошибок. Также есть возможность построения более сложных графиков.

При этом внедрение BI-систем, несмотря на очевидные преимущества, требует дополнительных инвестиций: в покупку программного обеспечения, настройку инфраструктуры (серверов, баз данных) и обучение сотрудников для работы с системой. Для использования BI-платформ может потребоваться привлечение специалистов со знанием SQL, опытом работы с хранилищами данных и навыками построения моделей данных.

Масштабируемость и объем данных. Одно из основных различий между Excel и BI-системами — их способность работать с большими объемами данных. Excel имеет ограничения по количеству строк и ячеек, что делает его неудобным для больших данных. У BI-системы таких ограничений нет, поэтому они подходят для работы с любыми объемами данных.

Визуализация данных. Хотя Excel позволяет создавать базовые графики и диаграммы, построение сложных, интерактивных визуализаций занимает много времени. BI-системы предоставляют интерактивные дашборды с фильтрацией и углубленным анализом, что упрощает восприятие данных.

Доступность исходных данных. Еще одно важное отличие — доступность исходных данных. Если в Excel получить данные довольно просто, то для работы с BI-системами требуется помощь дата-инженеров: они настраивают систему, поддерживают ее работу и предоставляют доступ к сырым данным.

Стоимость и доступность. Excel дешевле и доступнее, так как часто входит в стандартные программные пакеты. BI-системы требуют вложений в инфраструктуру, настройку и обучение сотрудников, что делает их более подходящими для компаний с бОльшими объемами данных и ресурсами.

Работа с аналитическими системами предоставляет компаниям ряд существенных преимуществ, которые напрямую влияют на эффективность бизнес-процессов и качество принимаемых решений.

Экономия времени. Аналитические системы автоматизируют рутинные задачи по сбору и анализу данных, освобождая время сотрудников для стратегического анализа и принятия решений. Это повышает продуктивность и помогает сосредоточиться на ключевых бизнес-задачах.

Масштабируемость. Аналитические системы легко адаптируются к росту компании и увеличению объема данных. Они обеспечивают стабильную производительность и быстрый доступ к информации независимо от ее объема, поддерживая развитие бизнеса.

BI-системы предоставляют мощный инструментарий для управления бизнесом, позволяя принимать обоснованные решения на основе данных. Это достигается благодаря нескольким ключевым функциям:

Контроль ключевых показателей. BI-системы автоматически собирают и структурируют данные, упрощая отслеживание KPI — например, выручка, прибыль, затраты, производительность и конверсия. Это помогает быстро выявлять тенденции, отклонения и проблемы, чтобы своевременно принимать корректирующие меры. Важно заранее определить, какие KPI наиболее значимы для бизнеса.

Повышение прозрачности. BI-системы делают бизнес-процессы прозрачнее, предоставляя актуальные данные всем уровням управления в режиме реального времени. Это ускоряет принятие решений и стандартизирует отчетность, обеспечивая единый источник достоверной информации.

Переход от электронных таблиц к полноценной BI-системе — это стратегически важный шаг для любой компании, стремящейся к data-driven подходу в управлении. Этот процесс требует тщательного планирования и структурированного подхода. Рассмотрим ключевые этапы, которые обеспечат успешное внедрение BI и максимальную отдачу от инвестиций.

Шаг 0. Оценка текущего состояния. Прежде чем приступать к внедрению новой системы, нужно провести всесторонний аудит текущей аналитической инфраструктуры. Это включает в себя инвентаризацию всех источников данных, используемых в компании:

На этом этапе важно проанализировать используемые технологии для обработки и анализа данных: какие инструменты применяются, насколько они эффективны, какие есть ограничения. Важно также оценить текущую отчетность: какие отчеты создаются, кто их использует, насколько они актуальны и полезны для принятия решений.

Наконец, следует четко сформулировать цели внедрения BI:

Эта подготовительная работа позволит сформировать ясное понимание текущей ситуации и определить требования к будущей BI-системе.

Шаг 1. Планирование будущей системы. Составьте план внедрения:

На этом этапе рекомендуется привлечь опытных консультантов по BI, которые помогут выбрать оптимальное решение и избежать потенциальных проблем.

Шаг 2. Организация сбора и хранения данных. Создайте централизованное хранилище данных. Это обеспечит:

Шаг 3. Визуализация данных. После загрузки данных создайте интерактивные дашборды и отчеты. BI-системы предлагают широкий выбор визуализаций: графики, диаграммы, таблицы и карты. Выберите подходящий формат для каждого KPI и сделайте интерфейс удобным для пользователей.

Шаг 4. Документация и обучение сотрудников. Обучите сотрудников работе с BI:

В заключение, переход от Excel к BI-системе — это не просто смена инструментов, а качественный скачок в области принятия решений. В то время как Excel хорошо справляется с базовыми задачами, системы аналитики открывают перед компаниями новые горизонты, предоставляя мощный инструментарий для работы с большими объемами данных, автоматизации отчетности, углубленной аналитики и визуализации. Этот переход позволяет компаниям принимать более обоснованные решения, оптимизировать бизнес-процессы, повышать эффективность и, в конечном итоге, достигать более высоких финансовых результатов.

Хотя внедрение BI-системы требует определенных инвестиций времени и ресурсов, долгосрочные преимущества, которые она предоставляет, значительно перевешивают затраты. Следуя поэтапному плану внедрения, начиная с оценки текущего состояния и заканчивая обучением сотрудников, компании могут значительно максимизировать отдачу от инвестиций в BI и получить конкурентное преимущество на рынке.