Правила расчета отпускных в 2025 году
Предприниматели в 2025 г. неизбежно столкнутся с изменениями в начислении отпускных наемным работникам. В этой статье разберемся в основных понятиях и определим актуальные тонкости начислений.
Что такое «отпускные», кому и за что они начисляются
Согласно актуальному налоговому законодательству РФ, каждый наемный работник имеет право на оплачиваемый отпуск и получать при этом «отпускные» — среднюю заработную плату (з/п), начисляемая не за отработанные, а за календарные дни.
Здесь важно понимать, что в отличие от обычной з/п, отпускные выплачиваются за все дни отдыха, в том числе и за выходные. В учет не берутся «красные дни календаря», т.е. государственные праздники.
Основные изменения в расчете отпускных
Как рассчитывается оплачиваемый отпуск? Конечно, в строгом соответствии с актуальным налоговым законодательством.
С 1.01.2025 г. в силу вступил Закон об изменениях налоговой системы от 12.07.2024 №176-ФЗ. Теперь бизнес, при расчете отпускных, должен учитывать как минимум три важных изменения:
- Учет актуального мин. размера оплаты труда (МРОТ) по России. Согласно ФЗ от 29.10.2024 г. № 365-ФЗ О внесении изменения в статью 1 ФЗ «О минимальном размере оплаты труда», с 1.01.2025 г. актуальный зарплатный минимум увеличился на 16,5% составляет 22 440 руб.
Эта сумма установлена на федеральном уровне. С помощью локальных актов регионы могут изменить размер МРОТ, но исключительно в бОльшую сторону. Если сотрудник находится на неполной ставке, то при расчетах отпускных, важно сопоставить их с пропорционально уменьшенным МРОТ. - Планы-графики отдыха сотрудников в найме должны быть составлены с учетом актуального производственного календаря на 2025 г., опубликованного Министерством труда. Согласно обновленным данным, количество праздничных дней не изменится, но распределение времени труда и отдыха значимо скорректировано.
Бизнесу важно помнить, что в случае разделения отпуска, необходимо составить специальное соглашение/акт. - Расчет НДФЛ с учетом пятиступенчатой прогрессивной шкалы. Как и з/п, а также прочие выплаты, предусмотренные рамками трудового договора, отпускные облагаются налогами на доходы физических лиц (НДФЛ).
С 1.01.2025 г. расчет НДФЛ должен быть реализован по прогрессивной шкале:
- 13% на доход до 2 400 000 руб.;
- 15% на часть дохода от 2 400 000 до 5 000 000 руб.;
- 18% на часть дохода от 5 000 000 до 20 000 000 руб.;
- 20% на часть дохода от 20 000 000 до 50 000 000 руб.;
- 22% на часть дохода более 50 000 000 руб.
Отдельно стоит проговорить, что с 09.01.2025 г. на рассмотрении находится законопроект № 812971-8 «О внесения изменения в статью 107 Трудового кодекса Российской Федерации», согласно которому предлагается уточнить понятие «отпуск», что гипотетически должно упростить жизнь бизнесу, исключая вероятность правовых коллизий.
ТОП-3 ошибки бизнеса при расчете отпускных
Рассмотрим самые частые ошибки при расчете отпускных.
Ошибка №1. Не все доходы берутся в расчет отпускных, из-за чего неверно определяется состав выплат.
Ошибка №2. Неправильно рассчитывается средний заработок. СДЗ должен рассчитываться по формуле, и это очень важно. Когда он рассчитывается неправильно, идет расчет или больше, или меньше, естественно, что может привести бизнес к серьезным штрафам.
Ошибка №3. Неверное определение расчетного периода. У нас есть определенный расчетный период, нарушение его влечет неверный расчет отпускных и, соответственно, штрафы.
С 1.01.2025 г., в соответствии с решением Роструда, необходимо учитывать особенности расчета стажа работы, дающего право на начисление отпускных.
Расчет среднедневного заработка. Среднедневной заработок (СДЗ) — з/п за выбранный расчетный период, деленная на среднемесячное число календарных дней (29,3). Формула расчета СДЗ: з/п за установленный расчетный период / расчетный период / 29,3 дней.
Пример 1
Сотрудник по имени Николай в найме отработал весь оговоренный расчетный период, 12 мес. Фактический доход за год — 800 000 руб.
Рассчитываем его СДЗ: 800 000 руб. / 12 мес. / 29,3 дней ≈ 2 275,3 руб. в день.
Получается, что в среднем, Николай получал ежемесячно, за 21 раб. день +/- 47 781,3 руб., что больше МРОТ.
Сравнение СДЗ с актуальным МРОТ. Важно учитывать актуальный МРОТ, проводя расчеты строго пропорционально отработанному периоду.
Пример 2
Другой сотрудник по имени Олег в найме также полностью отработал весь оговоренный период, 12 мес.. Но его фактический доход за 12 мес. — 200 000 руб.
Рассчитываем его СДЗ: 200 000 руб. / 12 мес. / 29,3 дней ≈ 568,8 руб. в день.
Получается, что в среднем, Олег получал ежемесячно, за 21 раб. день +/- 11 944,8 руб., что меньше МРОТ.
В таком случае, при расчетах нужно вычислить СДЗ из МРОТ. Формула расчета СДЗ из МРОТ на январь 2025 г.: 22 440 руб. / 29,3 дней ≈ 765,87 руб. в день.
Рассмотрим ещё один пример.
Пример 3
Сотрудник Илья, трудоустроенный на 0,5 ставки и получающий 100 000 руб. в год. СДЗ при этом будет расчитываться с учетом неполной ставки: 100 000 руб. в год / 12 мес. / на 29,3 дней ≈ 284,4 руб. в день.
Получается, что в среднем, Илья получал ежемесячно, за 21 раб. день +/- 3 872,4 руб., что меньше МРОТ.
Выполняем расчет СДЗ из МРОТ, но с корректировкой на неполную ставку: 22 440 руб. х 0,5 / 29,3 дней ≈ 382,9 руб. в день.
Расчет итоговой суммы отпускных. Здесь все достаточно просто и понятно. Формула: СДЗ х Количество дней отпуска.
Количество дней отпуска — число календарных дней, в течение которых наемный работник временно перестает выполнять обязанности по трудовому договору, но при этом за ним сохраняется СДЗ, а также должностная единица.
Если СДЗ больше МРОТ, то берем расчеты по конретному работнику. Если же меньше, то считаем с использованием СДЗ из МРОТ. Не забываем и про НДФЛ, учитывая годовой заработок.
Вернемся к нашим работникам. Все они зарабатывают менее 2 400 000 руб., значит НДФЛ будет 13%.
Пример 1
За оплачиваемый отпуск, длительностью 28 дней, Николаю будет начислено: 2 275,3 руб. в день х 28 дней отпуска = 63 708,4 руб.
Рассчитываем НДФЛ с отпускных: 63 708,4 руб. х 13% ≈ 8 282 руб.
Итого: 63 708,4 — 8282 = 55 426,4 руб. — сумма отпускных Николая «на руки».
Рассчитаем отпускные Олега.
Пример 2
За оплачиваемый отпуск, длительностью 14 дней, Олег, с учетом СДЗ из МРОТ получит: 765,87 руб. в день х 14 дней отпуска = 10 722,18 руб.
Рассчитываем НДФЛ с отпускных: 10722,18 руб. х 13% ≈ 1 393,8 руб.
Итого: 10 722,18 — 1393,8 = 9 328,38 руб. — сумма отпускных Олега «на руки».
Рассчитаем отпускные Ильи.
Пример 3
За 14 дней оплачиваемого отпуска, с учетом СДЗ из МРОТ, рассчитанный по ставке х0,5, Илья получит: 382,9 руб. в день х 14 дней отпуска ≈ 5 360,6 руб.
Рассчитываем НДФЛ с отпускных: 5360,6 руб. х 13% ≈ 696,8 руб.
Итого: 5360,6 — 696,8 = 4 663,8 руб. — сумма отпускных Ильи «на руки».
Важно понимать, что отпускные могут оказаться меньше з/п из-за непроработанного расчетного периода, либо меньшего размера дохода.
О чем хотите спросить автора статьи? Пишите вопросы в комментариях.