Как навести порядок в финансах малого бизнеса
Многие владельцы небольших компаний (особенно IT‑сектор, где преимущественно занимаются продажей услуг) часто сталкиваются с похожими трудностями: бизнес вроде бы работает, клиенты есть, но в финансах постоянный бардак. Непонятно, сколько вообще денег есть, кто кому и за что должен, сколько можно потратить на развитие, как не попасть в кассовый разрыв, когда поднимать цены на услуги и что по маржинальности — может бизнес вообще работает «в ноль» или в убыток.
Хорошая новость: эти проблемы решаемы. Достаточно внедрить простую систему учета и регулярно ее вести.
Покажем, как устроен наш финфайл в Google Таблицах и обязательно поделимся шаблоном, чтобы вы тоже могли им пользоваться.
Почему мы решили вести финансы в Google Таблицах
Тут важно сказать, что мы ведем не самый полноценный и классический P&L (отчет о прибылях и убытках) с избыточной детализацией. Но это не всегда нужно. Мы сфокусировались на создании адаптивной системы, которая отражает только ключевые для нас метрики. В этом и есть фишка: кто‑то может не вести учет, так как это очень сложно, но, оказывается, можно отсекать лишнее, оставлять под свой бизнес что‑то важное и потом наращивать там, где появляется потребность.
Наша дизайн‑студия StandApp на рынке уже почти 10 лет и за это время мы пробовали разные IT‑решения для финансового учета: (1С, Контур, Finolog,…). Но ни один сервис не закрывал все потребности: чего‑то не хватало или было слишком сложно и дорого. Тут, конечно, специфика бизнеса решает. Нам, например, как заказной разработке нужно считать и знать одни переменные, а какой‑нибудь кофейне — другие. В итоге мы решили вести финансы в Google Таблицах и сделать так, чтобы было все просто и понятно.
Как и во многих стартапах все начиналось с контроля доходов и расходов, а в итоге доросло до полноценной автоматизированной системы с планированием бюджета и нагрузки команды, ежемесячным контролем маржинальности по проектам и сотрудникам, понятными квартальными отчетами и контролем ключевых показателей бизнеса в сравнении год к году.
В конце статьи вы найдете ссылку на шаблон нашего финфайла — возможно, он станет хорошим стартом для вашей системы учета.
С его помощью вы сможете:
- избегать кассовых разрывов;
- эффективно планировать расходы и доходы;
- четко видеть текущее финансовое состояние бизнеса;
- оценивать маржинальность проектов и понимать, когда повышать цены на услуги.
Для этого даже не нужен отдельный сотрудник, справится любой бухгалтер, бизнес‑ассистент или операционный менеджер. Всего несколько часов работы в месяц и ваши финансы в полном порядке.
Даже если планируете делать все сами с нуля, формулы из нашего шаблона помогут с автоматизацией и не придется ломать голову, как сделать так, чтобы все само собой считалось.
Итак поехали. Вот наша система, которая экономит время, деньги и помогает бизнесу расти.
Рассылка: как вести бизнес в России
Пять полезных писем пришлем сразу после подписки. В них — бизнес‑идеи, готовые промпты для нейросетей, советы, как выбрать налоговый режим и получать пассивный доход
Как устроен финфайл
Данные заполнены для примера за первый квартал, чтобы было более наглядно. В шаблоне финфайла 10 вкладок. Ниже расскажем, что в них находится, а в следующем блоке объясним, как этим пользоваться и настроить все под себя.
Доходы: тут ведется учет поступлений по клиентам, партнерам и депозитам.
Расходы: тут ведется учет трат компании по нескольким категориям (зарплата, доход руководства, сервисы, офис, банк, маркетинг, налоги и прочее).
Рейты по каждому сотруднику и проекту. Тут есть как почасовые ставки, так и фиксированные. Также внизу есть таблица с планированием повышения клиентских рейтов, чтобы вы вовремя их индексировали.
Расчет ЗП: тут автоматически рассчитывается заработная плата по каждому сотруднику.
Недельные срезы: тут можно еженедельно и ежемесячно мониторить время и деньги по сотрудникам, проектам и смотреть долю ФОТ от дохода.
Планирование: тут можно планировать и сверять план/факт доходов и расходов помесячно и на год вперед, чтобы избегать кассовых разрывов. А также смотреть показатели по прибыли и марже. Плюс есть оценка загрузки по часам по каждому сотруднику и проекту, чтобы правильно оценивать потраченные ресурсы.
Год: сюда автоматически собираются данные с других вкладок и можно проанализировать операции доходов/расходов помесячно, поквартально и за год. А также можно вести учет количества клиентов и проектов.
Окупаемость: тут можно посмотреть данные по каждому сотруднику и каждому проекту по месяцам и сводную за квартал, оценить маржу и при необходимости перераспределить ресурсы и скорректировать нагрузку на внутренние задачи.
Показатели: сюда автоматически собираются данные с других вкладок и можно проанализировать ключевые финансовые показатели (прибыль, маржу, ФОТ, доход по видам деятельности, по клиентам и проектам) и сравнить данные год к году.
Клиенты/сотрудники: тут указаны все проекты компании и люди, которые в ней работают.
Как пользоваться финфайлом
Теперь расскажем, как этим пользоваться и что нужно сделать, чтобы начать вести финансовый учет вашей компании.
Скопируйте шаблон финфайла на ваш Google Диск.
Заполните вкладку «Клиенты/Сотрудники». Отсюда тянутся данные на другие вкладки.
Если вы получаете агентские проценты от партнеров, то добавьте клиента и в столбце «Проекты» укажите «Партнерство».
Если вы пользуетесь депозитами, то добавьте название банка и в столбце «Проекты» укажите «Начисление % по счетам».
Столбец «Итого (Сотрудники):» нужен для автоматического пополнения выпадающего списка на вкладке «Окупаемость». Тут просто в скобках продублируйте ФИО сотрудника.
На вкладке «Доходы» ежемесячно заполняйте поступления.
На каждой вкладке обязательно читайте подсказки в зеленой ячейке «Важно!», чтобы ничего не сломалось.
Первые два столбца расчетные, они заполняются автоматически, тут ничего не меняйте.
На всех вкладках в ячейках, текст в которых выделен зеленым, есть формула и все считается автоматически, их трогать не нужно.
В столбце «Дата» укажите, когда пришли деньги и сразу добавьте сумму в столбец «Поступление». Из этого столбца данные сразу подтягиваются на вкладку «Планирование».
Далее выберите клиента (этот список формируется автоматически из вкладки «Клиенты/Сотрудники»), затем укажите проект и вид деятельности (этот список формируете вы сами, чтобы его скорректировать, нажмите «Вставка» → «Раскрывающийся список»).
Столбец «Категория» заполните в зависимости от того, какой платеж поступил: по предоплате или постоплате.
Далее в столбце «Время» укажите, сколько часов потрачено на проект в предыдущем месяце, за который был выставлен счет. Если проект по предоплате (как правило это в поэтапных проектах), то заполните фактическое время по итогам каждого этапа.
Столбец «Сумма по рейту» заполняется автоматически (умножается количество часов на рейт, ставка тянется с вкладки «Рейты»). Эти расчеты помогут сверять корректность выставления счетов клиентам.
На вкладке «Расходы» ежемесячно заполняйте траты.
В столбце «Дата» укажите, когда было списание средств.
Далее выберите категорию трат (этот список формируете вы сами, чтобы его скорректировать, нажмите «Вставка» → «Раскрывающийся список»).
Затем в столбце «Направление» укажите, за что было списание и в столбце «Сумма» на какую сумму. Из этого столбца данные сразу подтягиваются на вкладку «Планирование».
Сумма заработной платы сотрудников подтягивается автоматически с вкладки «Расчет ЗП».
На вкладке «Рейты» укажите и регулярно обновляйте ставки по сотрудникам и проектам.
Также в таблице внизу указаны рейты клиентов на текущую дату (ее нужно менять вручную). Тут можно планировать повышение рейтов и понимать, когда было последнее изменение стоимости услуг и когда и на сколько процентов ее можно поднять.
На вкладке «Расчет ЗП» ведите расчет заработной платы в зависимости от количества отработанных часов (если сотрудник на почасовой ставке) или дней (если сотрудник на зарплате).
В столбце «Дата» укажите, когда будет зарплата, далее ФИО сотрудника и время, которое он отработал за расчетный период.
У сотрудников, которые на зарплате, ФОТ нужно посчитать вручную в соответствии с кол‑вом отработанных дней за расчетный период.
На вкладке «Недельные срезы» каждый понедельник заполняйте потраченное время на работу каждым сотрудником, и время, которое вся команда потратила на каждый проект и на внутренние задачи.
В столбце «Неделя» укажите, за какую неделю вносите данные, далее укажите ФИО сотрудников, названия проектов и потраченное время.
Из столбцов «Время» данные сразу подтягиваются на вкладку «Планирование».
По итогам каждой недели и месяца автоматически считаются средние рейты, суммы часов и денег, которые нужно будет заплатить сотрудникам, и которые вам принесли текущие проекты.
Также важно обращать внимание на долю ФОТ от дохода. В шаблоне установлено форматирование на 45%: если доля больше, то ячейка подсвечивается красным. Это повод проанализировать, как перераспределить ресурсы.
Если нужно скорректировать форматирование и изменить процент, нажмите «Формат» → «Условное форматирование».
На вкладке «Планирование» регулярно заполняйте данные по доходам и расходам.
В столбцах «План» укажите, сколько примерно денег вы ожидаете получить от клиентов за конкретный период, а сколько потратить по всем категориям (зарплата, сервисы, маркетинг и т.д.).
Если у вас есть регулярные платежи (например, ежемесячная аренда коворкинга), или платежи в течение года, о которых вы знаете (например, налоги), лучше внести все сразу и, если что‑то изменится, то подкорректировать.
Данные в столбцах «Факт» подтягиваются автоматически с вкладок «Доходы», «Расходы» и «Недельные срезы».
Важно регулярно сверять план/факт, контролировать дебиторскую задолженность и планировать хотя бы на квартал вперед. Этого времени хватит, чтобы избежать кассовых разрывов и принять необходимые меры.
На вкладке «Год» ежемесячно заполняйте строку «Остаток на начало месяца», эти данные тянутся на вкладку «Планирование». Также ведите учет количества клиентов и проектов, эти данные тянутся на вкладку «Показатели».
Остальные данные на эту вкладку подтягиваются автоматически и тут вы более наглядно можете проанализировать операции доходов/расходов помесячно, поквартально и за год.
На вкладке «Окупаемость» ежемесячно вносите данные по времени, потраченном каждым сотрудником на каждый проект и на внутренние задачи.
В столбце «Сотрудник» укажите ФИО сотрудника, далее с столбце «Проект/%» укажите названия проектов, над которыми этот сотрудник работал в текущем месяце, и в столбце «Время» укажите, сколько часов было потрачено на каждый проект.
Все наименования заполняйте так, как указано на вкладке «Клиенты/Сотрудники».
Остальные данные рассчитываются автоматически.
Для того, чтобы посмотреть сводные данные за квартал по каждому сотруднику и каждому проекту, в строке 3 и 9 укажите месяц, от которого пойдет расчет и выберите нужного сотрудника и проект.
Вы увидите маржу помесячно и общую за квартал и при необходимости можете перераспределить ресурсы и скорректировать загрузку на внутренние задачи, чтобы в будущем улучшить финансовые показатели.
В шаблоне в столбце «Маржа» установлено форматирование на 37% — 40%: если маржа меньше или равна 37%, то ячейка подсвечивается красным, если от 37% до 40%, то желтым, если больше 40%, то зеленым.
Если нужно скорректировать форматирование и изменить проценты, нажмите «Формат» → «Условное форматирование».
На вкладке «Показатели» по итогам года заполните количество клиентов, которые ушли и сколько всего клиентов было за год. Остальные строки рассчитываются автоматически. Останется только проанализировать итоги года.
Основные рекомендации:
- Обязательно читайте подсказки в зеленой ячейке «Важно!», и следуйте рекомендациям, чтобы ничего не сломалось.
- Помните про ячейки с формулами (цвет текста которых выделен зеленым), в них все считается автоматически и их лучше не трогать.
- Если что‑то сломалось, финфайл можно восстановить, посмотрев прошлые версии таблицы, для этого нажмите «Файл» → «История версий».
- Регулярно делайте бэкапы. Заведите правило раз в квартал создавать копию финфайла и сохранять в отдельную папку, указав в названии дату последнего обновления.
Что в итоге
Прочитав такое количество информации, мысль, которая может возникнуть первой: «Ой, ду ну, тут голову можно сломать». Мы бы подумали тоже самое, если бы сами не делали этот файл.
Но главное понять, что проделана большая работа, которая может помочь привести финансы в порядок и вы не потратите столько времени, сколько ушло на это у нас (а это много часов работы).
Дайте себе время и позже вернитесь к статье снова, скачайте шаблон и попробуйте начать заполнять все постепенно. Или, если есть такая возможность, делегируйте эту задачу вашему бухгалтеру или ассистенту с математическим складом ума и все получится.
Если у вас уже есть свой финфайл или вы планируете делать все сами с нуля, используйте формулы из нашего шаблона, чтобы не ломать голову, как все автоматизировать.
Вот ссылка на наш шаблон, как обещали. Желаем финансового процветания вашему бизнесу!
Редактор: Егор Поляков
