Участие в тендерах: что нужно знать малому и среднему бизнесу
Тендеры ― это способ для компаний получить стабильные заказы и долгосрочные контракты. Малый и средний бизнес участвует в них, чтобы обеспечить загрузку на месяцы вперед, укрепить финансовое положение и накопить опыт работы с крупными заказчиками.
Однако выиграть тендер непросто: помимо цены, заказчики оценивают компетенции, опыт и качество подготовки документов. Рассказываем, как обратить на себя внимание заказчика, на примере репутационного агентства Sidorin Lab (SL), которое больше десяти лет участвует в коммерческих и государственных закупках.
Что такое тендеры и какие бывают
Тендеры ― это конкурентные закупки, которые обычно проводятся средним и крупным бизнесом, чтобы выбрать поставщика продукции и услуг, например если нужно закупить канцелярские товары или сделать ремонт.
Тендеры классифицируют по разным критериям. По источнику финансирования выделяют:
- Коммерческие тендеры, которые проводят частные компании. Они устанавливают правила торгов самостоятельно. Главное, чтобы условия не нарушали Гражданский кодекс РФ и ФЗ № 135‑ФЗ «О защите конкуренции».
- Государственные закупки, которые проводят государственные организации. Такие торги регулируются ФЗ № 44‑ФЗ «О контрактной системе» и ФЗ № 223‑ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц».
- Тендеры от компаний с государственной поддержкой свыше 50% (например, РЖД). Эти закупки регулируются ФЗ № 223‑ФЗ, но заказчики могут самостоятельно прописать отдельные условия.
По форме проведения тендеры бывают:
- Открытые. Информацию о закупке размещают в открытом доступе на специальной площадке для торгов.
- Закрытые. Компания‑организатор высылает информацию о тендере на электронные почты предполагаемых участников.
Рассылка: как вести бизнес в России
Пять полезных писем пришлем сразу после подписки. В них — бизнес‑идеи, готовые промпты для нейросетей, советы, как выбрать налоговый режим и получать пассивный доход
Кто и зачем участвует в тендерах
В качестве поставщиков в тендерах могут участвовать компании всех уровней ― малые, средние и крупные. При этом средний и крупный бизнес нередко сам проводит закупки и таким образом выбирает подрядчиков.
Как правило, условия участия в тендере схожи для всех компаний. Основным критерием выбора подрядчика чаще всего становится цена. При этом заказчики нередко оценивают и другие показатели — опыт работы, качество выполнения тестового задания, наличие отраслевых достижений и репутацию исполнителя. Конкретные требования зависят от формата и целей закупки.
Каждая сторона получает выгоду от участия в тендере:
- заказчик — надежного и опытного подрядчика с конкурентной ценой на услуги;
- поставщик — долгосрочное сотрудничество (в среднем на срок до года) и финансовую стабильность благодаря гарантированной оплате по договору.
Кроме того, участие в тендерах помогает поставщикам реализовывать интересные проекты и набираться опыта. Иногда результаты можно оформить в виде публичного кейса, если это не противоречит договору. Но в некоторых сферах, например в ORM (Online Reputation Management, управление репутацией в сети), рассказывать о клиентах нельзя из‑за требований конфиденциальности. Например, SL участвует во множестве тендеров, но почти никогда не раскрывает имена клиентов — приоритетом остается защита их репутации и данных. Несмотря на это, заказчики запоминают нас по качеству работы и регулярно приглашают к участию в новых закупках.
Где и как искать тендеры
Информацию о тендерах обычно размещают на специализированных электронных площадках — федеральных, региональных, частных или окологосударственных. Среди популярных — РТС‑тендер, ЭТП ГПБ, Закупки 360. Полный список таких площадок (их больше ста) можно найти в поисковике или с помощью нейросети по запросу «электронные торговые площадки для тендеров и закупок».
Ручной поиск тендеров на разных площадках занимает много времени. Чтобы упростить процесс и ничего не пропустить, удобно пользоваться агрегаторами закупок — сервисами, которые собирают информацию о тендерах в одном месте. Например, SL использует агрегатор Контур.Закупки. В нём можно настроить фильтры: выбрать только госзакупки по ФЗ № 44 и № 223 или задать ключевые слова, которые встречаются в названии или описании тендера. В нашей сфере это, например, «мониторинг информационного поля», «отработка негатива», «ORM» и «SERM».
После поиска система покажет подходящие закупки. Изучите доступную информацию, сравните условия и выберите тендер, который подходит вашей компании по требованиям и срокам.
Как выбрать подходящий тендер
Чтобы найти действительно выгодную закупку, важно внимательно изучить условия. Если это открытый тендер, обращайте внимание на несколько ключевых моментов.
Сроки. Посмотрите, когда заказчик разместил запрос, и сколько времени остается на подготовку документов и тестового задания. Например, если тендер объявили две недели назад, а вы узнали о нем накануне дедлайна, велик риск не успеть качественно подготовиться.
Есть и другой момент: если вас пригласили в тендер не сразу после его объявления, возможно, заказчик уже нашел основного подрядчика, а остальных участников подключает формально для соблюдения процедуры. В таком случае стоит трезво оценить шансы и целесообразность участия.
Вопросы в анкете и кейсы. Иногда заказчики формулируют запросы некорректно — например, требуют раскрыть конфиденциальную информацию о клиентах, что в некоторых сферах, таких как репутационный менеджмент, невозможно. В таких случаях отвечайте в рамках допустимого, но если заказчик настаивает на раскрытии деталей, сотрудничество может быть проблемным.
Смета. Обратите внимание на структуру расходов. Подробная смета — признак того, что у заказчика уже был опыт подобных закупок и он реалистично оценивает стоимость работ. Однако если смета выглядит слишком точной и продуманной до мелочей, стоит насторожиться: возможно, её заранее прорабатывали с агентством, под которого фактически подготовлен тендер. Если же детализации вовсе нет, это может говорить о том, что заказчик не до конца понимает процесс и может навязывать неэффективные решения, что усложнит выполнение проекта.
Шаблон договора. Часто к тендерной документации прикладывают пример договора. Это позволяет заранее оценить условия и юридические формулировки. Как правило, такой шаблон в дальнейшем почти не меняют, поэтому важно внимательно изучить его заранее.
Иногда тендер изначально заточен под конкретного подрядчика. Например, заказчик может указать необоснованно низкую стоимость услуг. Проверить это можно по параметру НМЦ — начальной максимальной цене. Если она заметно ниже рыночной, участие в такой закупке вряд ли будет выгодным: условия могут оказаться непрозрачными, а прибыль — минимальной или вовсе отсутствовать.
Если тендер закрытый, запросите у организатора максимум информации по электронной почте и оцените условия по тем же критериям, что и для открытых закупок.
Как принять участие в тендере: пошаговая инструкция
Итак, вы нашли подходящий тендер и проверили всю информацию. Что делать дальше?
Шаг 1. Подготовьтесь. Если закупка проходит на электронной площадке, сначала зарегистрируйтесь и при необходимости оплатите тариф. Этот момент иногда упускают из виду, но без активированного тарифа система может не допустить компанию к участию в тендере.
После регистрации войдите в личный кабинет и заполните профиль компании: укажите ИНН, реквизиты, юридический адрес и другую базовую информацию. При необходимости добавьте учредительные документы.
Зарегистрироваться на площадке лучше до выбора конкретного тендера, потому иногда процесс авторизации занимает несколько рабочих дней. Без регистрации вы не сможете открыть техническое задание, анкету или смету, и времени на подготовку останется меньше. Также может потребоваться электронная подпись на флешке или в специальном программном обеспечении. Ею часто подписывают документы, поэтому лучше оформить подпись заранее, чтобы не задерживать подачу заявки.
Шаг 2. Заполните заявку на участие. Ответьте на вопросы в анкете заказчика и приложите документы о компании, которые он запрашивает. Обычно это карточка организации с реквизитами и уставные документы о владельце. На основании этого клиенты проводят предварительный отбор кандидатов.
Шаг 3. Подпишите соглашение о неразглашении информации (NDA). Наличие этого шага зависит от отрасли, в которой проводится закупка. Например, при участии в тендерах на услуги ORM заключение NDA обязательно — без этого заказчик не передаст тестовое задание.
Шаг 4. Получите от заказчика тестовое задание, смету и задайте по ним вопросы. Обычно заказчик выбирает подрядчика на основании выполненного тестового задания и составленной сметы. В сфере ORM тестовым заданием может быть аудит с анализом информационного поля или разработка репутационной стратегии. Обычно мы оформляем такие материалы в виде презентации, а смету — в таблице Excel. Все документы готовим на фирменных бланках компании и заверяем подписью и печатью.
Если заказчик просит сделать слишком объемное тестовое, это повод задуматься. Возможно, клиент не просто хочет увидеть примеры и оценить качество работы, а бесплатно воспользоваться вашими наработками.
Задать вопросы по тестовому и смете можно на созвоне или в переписке с тендерным специалистом.
Шаг 5. Подготовьте материалы. Оформите тестовое задание и смету в соответствии с требованиями заказчика. При необходимости добавьте дополнительную информацию, если она уместна и у вас есть время на доработку.
Шаг 6. Загрузите материалы на площадку и подпишите документы электронной подписью, если необходимо.
На этом этапе важно верно внести стоимость услуг: структура сметы в документации заказчика и форма на площадке могут отличаться. Ошибки в цифрах или несоответствие строк приведут к отклонению заявки, даже если остальные материалы подготовлены корректно.
Шаг 7. Ответьте на вопросы клиента по материалам, если возникнут.
Шаг 8. Пройдите переторжку. На этом этапе заказчик может предложить участникам улучшить условия, например снизить стоимость услуг. Переторжка проводится не во всех тендерах, но если она предусмотрена, обязательно участвуйте, даже если не планируете менять цену. Иначе система может автоматически исключить вас из конкурса.
Шаг 9. Подписать договор с заказчиком. Если вы прошли все шаги и стали лидером, значит, победили в тендере.
Чтобы не сойти с дистанции на финальном этапе, важно хотя бы раз в день проверять статус закупки. В процессе могут происходить изменения:
- участники задают уточняющие вопросы по тестовому заданию или смете, и ответы становятся видны всем;
- заказчик корректирует техническое задание или другие документы;
- может быть назначена переторжка.
Следите за обновлениями и оперативно реагируйте на изменения. Помните: на стороне заказчика тоже работают люди, которые сравнивают предложения. Вежливо и вовремя отвечайте на вопросы и предоставляйте запрошенные материалы — это повышает шансы на успех.
Как узнать конкурентов в тендере и нужно ли это делать
Помимо основных шагов, можно изучить конкурентов в тендере, чтобы оценить свои шансы на победу. Однако сделать это непросто, потому что большей части информации нет в открытом доступе. Иногда полезные данные можно найти в карточках прошлых закупок заказчика: там могут быть указаны победители или встречаться материалы с логотипами участников.
Тем не менее при подготовке лучше ориентироваться не на конкурентов, а на техническое задание и собственную экспертность, которые могут обернуть закупку в вашу пользу. Например, если вы видите, что техническое задание предыдущего подрядчика составлено некорректно и знаете, как его улучшить, стоит тактично указать на это заказчику. Такой подход демонстрирует экспертность и внимание к деталям.
Иногда после этого заказчик может пересмотреть условия закупки, а в некоторых случаях заключить договор напрямую с единственным поставщиком. Даже если задание не изменится, ваши шансы стать новым подрядчиком заметно вырастут.
Как выиграть тендер
Рекомендации от SL, основанные на нашем опыте участия в закупках и практике крупных компаний‑победителей:
- Регистрируйтесь на площадках заранее и не откладывайте подачу документов — так у вас останется больше времени на подготовку тестового задания и сметы.
- Будьте проактивными и говорите на языке клиента. Задавайте вопросы тендерному менеджеру, предлагайте изменить техническое задание, если знаете, что ваш подход сработает эффективнее. Дайте заказчику возможность запомнить вас и продемонстрируйте экспертность.
- Внимательно следите за ходом тендера: реагируйте на изменения в процессе, не забывайте про переторжку. Это повысит шансы на победу.
