Как обмениваться документами с белорусским бизнесом в 2025 году: три кейса внедрения ТЭДО
В мае 2024 года ФНС России и МНС Беларуси успешно завершили масштабный проект, который открыл для коммерции доступ к трансграничному электронному документообороту (ТЭДО). Теперь больше не нужно пересылать бумаги, ждать курьеров и волноваться о юридической силе документов.
В статье расскажу, как Mark Formelle, «Савушкин продукт» и «Белорусский цементный холдинг» работают с ИТ-решением. Небольшой спойлер: базовый функционал ТЭДО стал не просто удобным инструментом для торговли, а настоящей ачивкой, которая прибавляет конкурентное преимущество для международного бизнеса.
Как работает ТЭДО между Россией и Беларусью
С ТЭДО белорусские и российские компании могут обмениваться товаросопроводительными и другими юридически значимыми документами без бумажной волокиты и задержек.
При этом бизнесу не нужно переходить на новые системы электронного документооборота (ЭДО). Можно оставаться на привычном софте и использовать электронные подписи своих государств — их признают и российские, и белорусские контролирующие органы.
Какие проблемы решает ТЭДО:
- исключает затраты на курьерскую доставку документов;
- ускоряет согласование и подписание;
- сводит к минимуму ошибки, за которые можно получить штраф.
Процесс обмена документами между белорусским и российским бизнесом выглядит не так сложно. Но в нем принимают участие сразу несколько сторон: зарубежный грузоотправитель, провайдеры ЭДО, инфраструктурные операторы информационных систем и российский грузополучатель.
Разбираем пошагово, как работает ТЭДО:
- Белорусский грузоотправитель формирует накладную, подписывает ее электронной подписью (ЭЦП) и отправляет через свою систему ЭДО.
- Российский сервис ЭДО распознает подпись и передает ее на проверку в ДТС России.
- ДТС России направляет запрос в ДТС Беларуси.
- После ответа белорусской стороны Saby отправляет подписанную электронную накладную грузополучателю в России.
Обмен документами проходит автоматически, без потери времени и с полной юридической защитой.
Рассылка: как вести бизнес в России
Раз в неделю присылаем самые важные новости и лайфхаки для развития вашего бизнеса
Производитель одежды Mark Formelle подписал 4 000 документов онлайн
Mark Formelle — крупнейший белорусский производитель трикотажа, у которого 18 фабрик и 300 магазинов в Беларуси, России и других странах СНГ.
Поставки между белорусским и российским филиалами требовали десятков бумажных документов, которые печатались, подписывались и отправлялись курьерами. Доставка документов в Россию могла занимать более трёх рабочих дней, а если процесс затягивался, бухгалтеры не могли отследить статус груза или выяснить причину задержки.
Как работало без технологий
Белорусские сотрудники Mark Formelle заполняли данные в накладных, передавали на печать, далее готовый пакет документов направлялся курьерской почтой контрагентам в Россию. Получателям товара также приходилось подтверждать отгрузку, отправив бумажные файлы по адресу головной организации в Беларуси.
Сеть Mark Formelle первая перешла на ТЭДО
В мае 2024 года компания впервые оформила поставку груза в Россию через ТЭДО, заменив бумажные накладные на универсальный передаточный документ (УПД) в цифровом формате.
Технологию поддержали аккредитованные операторы ЭДО: со стороны Беларуси — ЭДиН, со стороны России — компания «Тензор». Проверкой подписей занялись доверенные третьи стороны (ДТС): в России — «Газинформсервис», в Беларуси — Национальный центр электронных услуг.
Что изменилось в Mark Formelle:
- в учетной системе Mark Formelle формируется электронная накладная;
- документ передается в белорусский сервис ЭДиН и автоматически поступает в российский Saby;
- операторы ЭДО обмениваются данными, а ДТС проверяют подписи;
- документы согласовываются и подписываются в течение 1 часа вместо нескольких дней.
За первые 7 месяцев работы через ТЭДО Mark Formelle подписал 3,8 тыс. документов. Теперь компания быстрее обрабатывает документы, сокращает расходы на бумагу и доставку, а бизнесу в России не приходится ждать документы по почте.
Технология ТЭДО снизила расходы на печать и хранение бумажных носителей. Это стало дополнительным финансовым преимуществом для компании «Mark Formelle
Виктор Возный
Директор по ИТ группы компаний «Mark Formelle»
Как «Савушкин продукт» ускорил отчетность и поставки
Белорусский филиал «Савушкин продукт» производит молочную продукцию и отправляет ее в торговый дом в России. Осенью 2024 года компания впервые протестировала обмен электронной накладной с московским филиалом. Теперь планирует запустить ТЭДО на постоянной основе.
Как устроен ТЭДО в «Савушкин продукт». После перехода на электронный документооборот компания ускорила процесс передачи грузов контрагентам: отгрузки теперь сопровождаются УПД, которые подписываются онлайн и без задержек.
Вместо ожидания бумажных накладных и ручного сбора отчетности все документы поступают в систему мгновенно. Это помогло повысить скорость поставок, минимизировать риски задержек и обеспечить бесперебойное взаимодействие с российскими партнерами.
«Белорусская цементная компания»: цифровизация трансграничных сделок
Еще один международный бизнес, который перевел поставки груза в цифру, — холдинг БЦК. В его состав входит более 20 предприятий по производству строительных материалов. Общая мощность заводов превышает 5 млн тонн цемента в год. Готовая продукция отправляется в российский торговый дом БЦК-Союз.
Как ТЭДО изменил промышленный бизнес
EDI-провайдер СТТ и российский оператор ЭДО Saby поддержали обмен товаросопроводительными документами нового формата. Он был утвержден ФНС России в декабре 2023 года и станет обязательным для всех участников рынка уже с апреля 2025 года.
Первая тестовая отгрузка между управляющей компанией БЦК и БЦК-Союз прошла успешно, поэтому бизнес сможет легко обмениваться электронными накладными и работать по новым требованиям госорганов.
Кстати, кроме накладных, через ТЭДО можно передавать и другие документы — например, договоры или соглашения. Это дает бизнесу больше гибкости в работе с контрагентами.
Почта или ТЭДО: какой профит ожидать бизнесу
С переходом на ТЭДО международные партнеры больше не зависят от почтовых и курьерских служб. Документы доставляются и подписываются за считаные минуты вместо дней и недель. Кроме того, белорусские компании и их российские контрагенты могут сократить расходы на хранение бумажных архивов.
По нашим данным, экономия ощущается и в других аспектах: внедрение ТЭДО снижает затраты на печать и доставку документов за границу до 80%, а время сотрудников, задействованных в документообороте, сокращается на 25–40%.
Тензор первым запустил трансграничный обмен электронными документами, реализовав проект с Республикой Беларусь. Сейчас компания расширяет технологию, предлагая цифровые решения для бизнеса в странах ЕАЭС.
