Как подключить электронный документооборот

Электронные документы — это файлы, подписанные электронной подписью. Их не нужно распечатывать — они равносильны бумажным документам с собственноручной подписью, их быстрее и проще получить, сложнее потерять или подделать.

Электронными документами обмениваются внутри бизнеса, с контрагентами или налоговой. Перевести в электронный вид можно любой документ, например счет‑фактуру, акт или договор.

Рассказываем, что такое электронный документооборот, ЭДО, как он помогает бизнесу упростить работу и как перейти с бумажных документов на электронные.

Что такое ЭДО

Сначала разберем подробнее, что такое электронный документооборот и кто его организует.

Электронный документооборот, или ЭДО, — процесс обмена электронными документами. Компании и ИП обмениваются ими с помощью сервиса, который называют системой электронного документооборота, или СЭД.

ЭДО бывает:

• внутренний — этот документооборот ведется между сотрудниками и руководством компании или ИП. Он не регулируется законодательством, поэтому каждый бизнес может установить свои правила обмена;
• внешний — это обмен электронными документами с контрагентами. Тут уже при составлении документов нужно соблюдать определенные нормы, установленные законодательством;
• с государственными органами — это сдача отчетности и других документов в налоговую, Социальный фонд России, Росстат и другие ведомства.

Чтобы вести электронный документооборот, должны выполняться два условия:

1. Документы должны быть подписаны электронной подписью. Подойдет та, которой компания или ИП заверяет отчетность в налоговую.
2. Пересылать документы должен оператор электронного документооборота.

Оператор ЭДО — это компания, которая предоставляет организациям и ИП услугу обмена электронными документами, гарантирует юридическую значимость документов и безопасность передаваемой информации.

Как работает электронный документооборот

Вот что могут современные системы электронного документооборота:

• создавать и отправлять документы;
• хранить документы;
• распределять входящие документы;
• согласовывать документы внутри компании или ИП;
• обмениваться документами между разными операторами ЭДО;
• отправлять документы в контролирующие органы;
• автоматически сверять взаиморасчеты.

Создавать и отправлять документы. Их можно добавить с компьютера, выгрузить из учетной системы или создать с нуля. Встроенный редактор подскажет, как правильно сформировать и заполнить документ. Перед отправкой система проверит счета‑фактуры, акты и накладные — это исключит ошибки и гарантирует, что контрагенты и налоговая примут документы.

Хранить документы. Все документы находятся на серверах в дата‑центрах, поэтому информацию невозможно потерять. Это безопаснее, чем хранить на личном компьютере.

Распределять входящие документы. В СЭД можно настроить маршрутизацию — назначить подразделение, которое автоматически будет получать документы от определенного контрагента.

Согласовывать документы внутри компании или ИП. Отправлять документы на подпись можно как определенному сотруднику, так и всему подразделению. Получателям придет уведомление на эл. почту.

Отправлять документы в контролирующие органы. Если понадобится бумажная копия электронного документа, ее можно распечатать.

Автоматически сверять взаиморасчеты. Можно быстро сопоставить данные актов сверки. Например, бухгалтеру нужно сверить задолженность на конец года по расчетам с контрагентом, суммы у компаний разные. Чтобы найти ошибку, бухгалтер вручную сверяет два акта сверки — свой и контрагента. Если компании активно сотрудничали в течение года, то у них может быть более ста операций и ручная проверка займет много времени. Сервис это сделает автоматически: сформирует акт сверки, сравнит данные и выдаст отчет по расхождениям.

Кто должен работать на ЭДО в 2025 году

В 2025 году использовать ЭДО обязаны компании и ИП, которые продают маркированные товары и работают с госзакупками.

Передавать сведения напрямую через личный кабинет на сайте «Честного знака» нельзя — это можно делать только через оператора ЭДО.

Плюсы и минусы ЭДО

У электронного документооборота есть преимущества и недостатки.

Еще ЭДО позволяет:

• упростить взаимодействие с госорганами — отправлять в налоговую и суды электронные документы;
• отправлять и получать документы прямо из своей учетной системы, например 1С;
• контролировать статус документа: доставлен, подписан, отказ в подписи;
• уменьшить частоту отказов налоговой. Например, предприниматели и компании часто совершают ошибки, когда заполняют отчетность по НДС. Операторы ЭДО проверяют формат и оформление документов, а значит, налоговая будет принимать их с первого раза.

Минусы ЭДО. У системы электронного документооборота есть и недостатки:

• если ЭДО нет у какого‑либо контрагента, придется составлять документы и в электронном, и в бумажном виде;
• переход на ЭДО затратен: нужно подключить и купить СЭД, потратить время и деньги на обучение сотрудников.

Лучше всего ЭДО подойдет, если бизнес работает со счетами‑фактурами, сдает декларации по НДС, у него много подразделений, большое количество контрагентов из других регионов, много бумажных документов. Тогда ЭДО поможет организовать электронный архив, сократить время на пересылку бумажной почты, ускорит обмен документами. А вот для небольшого бизнеса внедрять ЭДО может быть неоправданно дорого.

Как подключить ЭДО в организации или у ИП

Пошаговый план подключения такой:

1. Изменить учетную политику.
2. Составить схему электронного документооборота.
3. Оформить электронную подпись для сотрудников.
4. Выбрать способ работы ЭДО.
5. Выбрать оператора.
6. Подключить контрагентов.

Шаг 2. Составить схему электронного документооборота. Изучите схему бумажного документооборота бизнеса: сколько сотрудников задействовано, кто может подписывать документы, этапы, где возникают задержки документов. Переведите эту схему в электронный формат так, чтобы исключить проблемы бумажной цепочки.

Например, есть проблема: менеджеры часто забывают передать документы в бухгалтерию, а потом их теряют. С помощью ЭДО бухгалтер будет видеть, когда и какой документ поступил к менеджеру и на каком этапе работа с этим документом.

Шаг 4. Выбрать способ работы ЭДО. Определитесь с техническим решением:

• меньше 100 документов в месяц — подойдет онлайн‑версия сервиса;
• большой объем документов — интеграция ЭДО в учетную систему бизнеса.

Шаг 5. Выбрать оператора. Можете спросить у контрагентов, с какими операторами они уже работают

Шаг 6. Подключить контрагентов. Отправьте контрагентам приглашения в сервисе. Когда компания или ИП примет приглашение, можно будет начать обмен электронными документами. Чем больше контрагентов будет подключено к ЭДО, тем ощутимее будет выгода от перехода на него.

Что нужно изменить в учетной политике

Чтобы приравнять электронные документы к бумажным, нужно прописать в учетной политике:

• способ обмена по ЭДО. Например, можно добавить такую формулировку: «Обмен электронными документами с контрагентами производится через третью организацию — оператора электронного документооборота»;
• перечень документов, передаваемых в электронном виде. Примерный список: договоры с дополнительными соглашениями к ним, счета на оплату, товарные накладные, счета‑фактуры — УПД, акты выполненных работ, служебные записки;
• вид электронной подписи для утверждения документов — простая или усиленная, вторая может быть квалифицированной и неквалифицированной;
• список сотрудников с доступом к системе ЭДО;
• обязанность соблюдения положения по ЭДО всеми обособленными подразделениями бизнеса.

Чтобы документально закрепить применение системы ЭДО, рекомендуем выделить дополнительный раздел в учетной политике компании или ИП.

Какая электронная подпись нужна для электронного документооборота

При обмене документами с физическими лицами подойдет любая подпись. Важно учитывать, что простая подпись наименее защищена и ее могут подделать — например, если мошенники взломают электронную почту.

Для заверения внутренних документов подойдет любая подпись. Иногда в электронном документообороте бизнеса используют несколько видов подписи.

Например, сотрудники заверяют документ простой подписью и нажимают кнопку «Согласовать». Руководитель видит в карточке документа, что нужные сотрудники его прочитали и подтвердили, что все в порядке. После этого директор может подписать документ квалифицированной подписью, придавая ему юридическую силу.

При обмене документами между компаниями или ИП может быть две ситуации:

1. Если документы подписывают простой или усиленной неквалифицированной подписью, нужно договориться и подписать соглашение об обмене электронными документами.
2. Если квалифицированной — соглашение можно не подписывать, но нужно договориться с контрагентом о взаимном обмене электронными документами.

У компаний или ИП могут быть разные операторы. Но обычно удобнее, когда контрагенты подключены к одной системе ЭДО: тогда не нужно настраивать роуминг между разными системами.

При обмене документами с налоговой и СФР нужна квалифицированная электронная подпись. Через ЭДО компании и ИП могут отправлять в налоговую и фонд любые электронные документы.

Как выбрать оператора

Если у контрагентов будут разные операторы, это нормально. Главное, убедитесь, что оператор соответствует таким важным критериям:

• состоит в реестре налоговой службы;
• поддерживает роуминг с большинством других операторов;
• гарантирует безопасность данных.

Примеры крупных операторов ЭДО, которые подходят под эти критерии: Такском, Контур.Диадок, Тензор, Калуга‌ ‌Астрал.

Главное

1. Электронный документооборот, или ЭДО, — процесс обмена электронными документами с помощью сервиса, который называют системой электронного документооборота, или СЭД.
2. Пересылать документы должен оператор ЭДО — компания, которая предоставляет бизнесу услугу обмена электронными документами, гарантирует их юридическую значимость и безопасность передаваемой информации.
3. С помощью СЭД можно, например, создавать, хранить и отправлять документы, согласовывать их внутри бизнеса, отправлять в контролирующие органы и автоматически сверять взаиморасчеты.
4. В 2025 году ЭДО обязаны использовать компании и ИП, которые продают маркированные товары и работают с госзакупками.
5. Чтобы подключить ЭДО, нужно оформить электронную подпись для сотрудников, выбрать способ работы ЭДО и оператора, подключить контрагентов.
6. При выборе оператора нужно обратить внимание на три критерия: он состоит в реестре налоговой службы, может обмениваться документами с большинством других операторов и гарантирует безопасность данных.